Sie können InterAction für Microsoft Outlook so konfigurieren, dass Termine, die Kontakte mit bestimmten Kontaktarten enthalten, automatisch zu InterAction hinzugefügt werden. Diese Einstellung gilt sowohl für die Kontakte als auch für die mit den Kontakten verbundenen Unternehmen.
Zum Beispiel können Sie alle Termine, die Kontakte mit der Kontaktart Top-Kunde enthalten, automatisch zu InterAction hinzufügen. In diesem Szenario wird das Meeting automatisch zu InterAction hinzugefügt, wenn nur ein Kontakt in einem Termin (oder das mit dem Kontakt verbundene Unternehmen) ein Top-Kunde ist.
Benutzer können immer entscheiden, einen Termin nicht zu InterAction hinzuzufügen. Diese Einstellungen bestimmen, ob der Termin standardmäßig hinzugefügt wird.
Diese Einstellung wird in der Entität Aktivitäten, Termine und Dokumentreferenzen im InterAction Administrator konfiguriert.
So konfigurieren Sie InterAction für Microsoft Outlook, um Termine automatisch zu InterAction hinzuzufügen:
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Aktivitäten, Termine und Dokumentreferenzen.
- Wählen Sie Einstellungen.
-
Wählen Sie unter Termineinstellungen die Kontaktarten aus, die das automatische Protokollieren von Terminen auslösen sollen.
Siehe Welche Kontaktarten sollte ich auswählen? für Vorschläge, welche Kontaktarten ausgewählt werden sollten. Wenn ein Kontakt (oder das mit dem Kontakt verbundene Unternehmen) in einem Termin eine der ausgewählten Kontaktarten hat, wird der Termin standardmäßig protokolliert und mit InterAction synchronisiert.
- Wählen Sie OK.
Tipp: Welche Kontaktarten sollte ich auswählen?
Verwenden Sie die Funktion zum automatischen Protokollieren von Terminen, um die Hinzufügung von Terminen zu InterAction zu fördern. Das Ziel ist es, nur wichtige Meetings zu InterAction hinzuzufügen und das System nicht mit Terminen zu überlasten, die für Endbenutzer nicht von Interesse sind.
Im Allgemeinen protokollieren die meisten Organisationen automatisch Meetings, die Kontakte mit wichtigen Kontaktarten (wie Top-Kunden oder Interessenten) enthalten, und protokollieren nicht automatisch Meetings mit Kontaktarten, die InterAction mit Terminen überfluten könnten (wie Unser Personal oder Unsere Berater).
Genauer gesagt hängt die Auswahl der Kontaktarten stark davon ab, wie Ihre Organisation Termine nutzt. Zum Beispiel:
- Ihre Organisation verfolgt sehr genau Ihre Top 100 Kunden. Die Konfiguration von Outlook, um Termine, die Kontakte mit der Kontaktart Top 100 Kunden enthalten, automatisch zu protokollieren, hilft, diese Kontakte in InterAction sichtbarer zu machen.
- Ihre Business Development Manager verfolgen Meetings mit Interessenten. Das automatische Protokollieren von Terminen mit Interessenten- und Interessenten-Personal-Kontakten unterstützt diese Abteilungen bei ihren Verfolgungsbemühungen.