Cómo categorizar tus contactos

Puedes asignar Categorías a tus contactos. Una categoría es una palabra clave o frase que te ayuda a encontrar, ordenar, filtrar o agrupar contactos fácilmente. Puedes usarlas para definir “listas personales” de contactos.

Por ejemplo, supón que quieres invitar a un grupo específico de tus contactos a tu evento anual de golf. Puedes crear una categoría llamada Asistente al Evento de Golf y luego aplicar esa categoría a los contactos correspondientes.

Consulta los siguientes temas:

• Crear una nueva categoría
• Editar o eliminar una categoría
• Usar categorías con una PDA que permite una sola categoría por contacto
• Agregar contactos a categorías
• Editar las categorías asignadas a un contacto individual

Puedes usar las categorías de tus contactos para encontrar contactos en tu lista. Consulta Filtrar y buscar tus contactos.

Crear una nueva categoría

1. Elige el enlace Nueva categoría en el área de Acciones de Mis contactos.

   También puedes elegir el enlace Administrar categorías en el área de Acciones para ver todas las categorías y luego seleccionar Nueva categoría.

2. Ingresa el Nombre de la categoría.
   • El nombre de la categoría puede tener un máximo de 254 caracteres.
   • Debes ingresar al menos un carácter para guardar la categoría.
   • Los nombres de las categorías deben ser únicos.
3. Haz clic en el botón Guardar.

Como las categorías también se sincronizan con las categorías de Microsoft Outlook, se aplican las mismas reglas al importar categorías desde esos productos. Los nombres de las categorías ingresados desde tu PIM o InterAction deben ser únicos.

Crear o administrar categorías

[A] Elige Nueva categoría en el área de Acciones.

[B] También puedes seleccionar Administrar categorías para ver la lista de todas las categorías que has definido. Luego, elige Nueva categoría.

Editar o eliminar una categoría

Puedes editar y eliminar categorías desde el cuadro de diálogo Administrar categorías. Los enlaces para editar y eliminar aparecen a la derecha de cada nombre de categoría.

Administrar categorías - Enlaces de editar y eliminar

[A] Los enlaces Editar y Eliminar aparecen junto a cada categoría. Usa Editar para cambiar el nombre de la categoría; usa Eliminar para quitar la categoría por completo.

Editar una categoría

1. Selecciona el enlace de acción Administrar categorías desde Mis contactos.
2. Busca la categoría que deseas editar y haz clic en el enlace Editar a la derecha del nombre de la categoría. InterAction mostrará el cuadro de diálogo Editar categoría.
3. Realiza los cambios necesarios en el nombre de la categoría y haz clic en Guardar.
4. Haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar categorías.

Eliminar una categoría

1. Selecciona el enlace de acción Administrar categorías desde Mis contactos.
2. Busca la categoría que deseas eliminar y haz clic en el enlace Eliminar a la derecha del nombre de la categoría.
3. Cuando se te pida confirmar la eliminación, selecciona Sí.
4. InterAction elimina la categoría de todos los contactos a los que estaba asignada.
5. Haz clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar categorías.

Usar categorías con una PDA que permite una sola categoría por contacto

Algunos programas de gestión de contactos para dispositivos móviles solo permiten asignar una categoría por contacto. InterAction permite cualquier cantidad de categorías por contacto, al igual que Microsoft Outlook.

Si usas una PDA con este límite, es importante saber cómo maneja tu sistema de sincronización los contactos con varias categorías al sincronizar tu dispositivo con tu PIM. Algunas utilidades de sincronización siempre sincronizan solo la primera categoría del contacto con la PDA y omiten las demás. En este caso, puedes elegir la categoría que deseas sincronizar con la PDA colocándola primero en la lista de categorías asignadas al contacto.

Por defecto, InterAction asigna las categorías a un contacto en orden alfabético. InterAction ofrece la opción “Categoría de PDA” que te permite cambiar esto y elegir específicamente la categoría que será “la primera en la lista” y, por lo tanto, la que se sincronizará con tu PDA. Debes decidir si quieres usar esta opción en tus contactos.

1. En la parte inferior del cuadro de diálogo Administrar categorías, haz clic en el enlace lee esto al final del mensaje “Si sincronizas tus contactos con una PDA que solo admite una categoría, lee esto.”
2. Decide si quieres actualizar tu configuración para controlar la primera categoría en la lista.
3. En la parte inferior de esta ventana, selecciona Sí para elegir la primera categoría en la lista para un contacto específico en las páginas Agregar y editar categorías de contacto. Para más detalles, consulta Agregar contactos a categorías y Editar las categorías asignadas a un contacto individual.

Agregar contactos a categorías

Puedes agregar varios contactos a una categoría al mismo tiempo.

1. Selecciona uno o más contactos desde Mis contactos. Para seleccionar varios contactos, utiliza las casillas a la izquierda del nombre.

2. Elige Acciones > Agregar a categoría. InterAction mostrará el cuadro de diálogo Agregar a categoría.

   

3. Marca las casillas a la izquierda de los nombres de las categorías que deseas aplicar.
   • Las categorías que se muestran incluyen todas las categorías disponibles que has agregado previamente.
   • Si has ingresado una categoría desde otro gestor de contactos que se sincroniza con InterAction y esa categoría se ha aplicado al menos a un contacto, entonces InterAction mostrará esa categoría al agregar categorías a otros contactos.
   • Las categorías se muestran en orden alfabético ascendente.
4. Haz clic en el botón Guardar.

Editar las categorías asignadas a un contacto individual

1. Desde la página Mis contactos, selecciona el contacto y elige Editar > Editar categorías de contacto.

   También puedes hacer clic derecho sobre el contacto y seleccionar Editar categorías de contacto.

2. Edita el conjunto de categorías del contacto seleccionando o desmarcando las casillas a la izquierda de los nombres de las categorías.
3. Si elegiste indicar el uso de tu primera categoría, puedes seleccionar el botón de opción a la derecha de la categoría que deseas sincronizar correctamente con tu PDA. Consulta Usar categorías con una PDA que permite una sola categoría por contacto para más detalles.
4. Haz clic en el botón Guardar cuando termines de editar.

Editar las categorías de un contacto

[A] Selecciona el contacto y elige Editar > Categorías de contacto. También puedes elegir esta opción haciendo clic derecho sobre el contacto.

[B] Marca o desmarca las casillas junto a los nombres de las categorías para cambiar las categorías que aplican al contacto.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."