La synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction prend en charge la synchronisation des contacts et, en option, des éléments de calendrier (rendez-vous et réunions). La synchronisation des contacts est bidirectionnelle entre Outlook et InterAction, tandis que la synchronisation des éléments de calendrier se fait uniquement d'Outlook vers InterAction.
La synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction se fait entre la base de données InterAction et votre serveur Microsoft Exchange. Les utilisateurs finaux n'ont rien à faire pour que la synchronisation ait lieu. Pour plus d'informations, voir Comment fonctionne la synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction ?
Synchronisation des contacts
InterAction et Outlook permettent tous deux aux utilisateurs de gérer des listes de leurs contacts. Lors de l'utilisation d'InterAction pour Microsoft Outlook, les contacts Outlook d'un utilisateur sont synchronisés avec une liste correspondante des contacts de l'utilisateur dans InterAction.
Vous ne pouvez synchroniser que les contacts Outlook d'un utilisateur avec les contacts de la liste de contacts de cet utilisateur. Vous ne pouvez pas synchroniser les dossiers publics Outlook avec InterAction.
La première fois que les contacts Outlook d'un utilisateur sont synchronisés avec sa liste de contacts dans InterAction, les contacts InterAction sont ajoutés à Outlook et les contacts Outlook sont ajoutés à InterAction. La synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction maintient ensuite les deux listes synchronisées - lorsque vous mettez à jour un contact dans Outlook, le contact correspondant dans InterAction est mis à jour avec les mêmes modifications. De même, lorsque vous mettez à jour un contact dans InterAction, le contact correspondant dans Outlook est mis à jour. Consultez le guide Chargement des données dans InterAction pour plus d'informations sur les contacts des utilisateurs.
La synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction ne "fait pas correspondre" les contacts. Par exemple, si un utilisateur a Jane Tarnoff dans Outlook et Jane Tarnoff dans InterAction, lorsque la synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction s'exécute pour la première fois, des contacts en double seront créés.
Synchronisation du calendrier
Les utilisateurs qui créent des rendez-vous et des réunions dans Microsoft Outlook peuvent les ajouter directement dans InterAction à condition qu'ils soient datés dans le futur, non récurrents, et que la fonction de synchronisation du calendrier soit activée. Les informations sur les participants sont également incluses avec le rendez-vous dans InterAction, à condition que les participants soient des contacts InterAction.
Les modifications ultérieures de l'élément de calendrier dans Outlook (par exemple, changement d'heure, de date, de lieu, de participants) sont mises à jour dans InterAction via la synchronisation du calendrier. Il s'agit d'une synchronisation unidirectionnelle. Les informations de rendez-vous stockées dans InterAction ne peuvent pas être modifiées.
La synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction, avec la synchronisation du calendrier activée, doit être exécutée une fois avant que les utilisateurs puissent ajouter des rendez-vous à InterAction.
Si vous ajoutez un rendez-vous à InterAction qui inclut des participants qui ne sont pas des contacts InterAction, vous avez la possibilité de les ajouter à InterAction.
Remarque : Pourquoi une organisation devrait-elle ajouter des rendez-vous à InterAction ?
Il y a deux raisons principales pour lesquelles l'ajout de rendez-vous à InterAction est extrêmement bénéfique pour votre organisation. L'une concerne l'exactitude des informations et l'autre concerne la récupération rapide des informations.
Invariablement, les réunions sont organisées dans Outlook et les horaires changent, des participants sont ajoutés et supprimés, et les réunions sont annulées. Si un utilisateur créait simplement une activité dans InterAction indiquant qu'une réunion doit avoir lieu, les modifications ou mises à jour dans Outlook ne seraient pas reflétées avec précision dans InterAction. En ajoutant le rendez-vous à InterAction, toute modification apportée à l'élément de calendrier Outlook est reflétée dans InterAction via la synchronisation du calendrier.
Deuxièmement, pensez à la facilité avec laquelle il serait de déterminer combien de vos collègues rencontrent un client important le mois prochain ou lequel de vos représentants commerciaux a le plus de réunions le mois prochain en effectuant simplement une recherche dans InterAction. Recherchez le client et visualisez rapidement tous les rendez-vous applicables à ce contact d'entreprise. Recherchez un représentant commercial et voyez rapidement combien de réunions elle a prévues pour le mois prochain. Si cela était fait dans Outlook, vous devriez parcourir de nombreux calendriers de collègues (un exercice très chronophage) pour obtenir les mêmes informations.
Comment fonctionne la synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction ?
La synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction est un processus que vous pouvez planifier pour s'exécuter régulièrement et qui synchronise la liste de contacts de chaque utilisateur dans InterAction avec ses contacts dans Outlook ainsi que les rendez-vous InterAction avec les mises à jour d'Outlook. Ce processus est exécuté à l'aide du Gestionnaire de processus InterAction. Le Gestionnaire de processus est une application utilisée pour exécuter des processus planifiés afin de réaliser différentes fonctions. Vous pouvez planifier des processus à l'aide de l'Administrateur InterAction. Consultez le guide Administration d'InterAction pour plus d'informations.
Pour les contacts, la synchronisation se fait automatiquement entre le serveur Microsoft Exchange et InterAction ; les utilisateurs n'ont pas à prendre de mesures pour que leurs contacts soient synchronisés. De même, ils ne sont pas tenus d'utiliser un formulaire personnalisé pour ajouter, modifier ou supprimer des contacts ou des éléments de calendrier depuis Outlook.
Chaque boîte aux lettres d'utilisateur dans Exchange est identifiée et associée à sa liste de contacts utilisateur dans InterAction. Une fois la boîte aux lettres et la liste de contacts utilisateur associées, elles sont synchronisées régulièrement par le processus de synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction. Toute addition ou modification apportée aux données dans Outlook est ajoutée aux contacts dans InterAction. De même, toute modification apportée aux données de contact dans InterAction est ajoutée à la boîte aux lettres de l'utilisateur dans Exchange.
Pour les éléments de calendrier, un utilisateur doit indiquer explicitement que l'élément de calendrier Microsoft Outlook doit être synchronisé avec InterAction. L'élément de calendrier doit également être daté dans le futur et non récurrent.
Les éléments de calendrier de la boîte aux lettres de chaque utilisateur qui ont été ajoutés à InterAction sont stockés en tant que rendez-vous dans InterAction au niveau de l'entreprise. Les modifications ne peuvent pas être apportées aux rendez-vous dans InterAction. La synchronisation entre les deux versions se fait régulièrement par le processus de synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction. Toute addition ou modification apportée aux éléments de calendrier dans Outlook est ajoutée aux rendez-vous dans InterAction. Les modifications ne peuvent pas être apportées aux rendez-vous dans InterAction.
Quelles informations sont synchronisées ?
InterAction synchronise les informations entre Outlook et InterAction. Cette synchronisation fait des contacts de l'utilisateur dans Outlook une image miroir des contacts de l'utilisateur dans sa liste de contacts InterAction ainsi que des éléments de calendrier de l'utilisateur dans Outlook avec les rendez-vous équivalents dans InterAction. Depuis la liste de contacts de l'utilisateur dans InterAction, les utilisateurs peuvent déterminer quelles informations de contact ils souhaitent envoyer à l'entreprise. Un autre processus appelé Synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise gère ensuite le processus d'envoi des informations de contact de la liste de contacts de l'utilisateur à la Liste des entreprises. Les rendez-vous InterAction font initialement partie des données de l'entreprise.
InterAction vous offre la possibilité d'activer ou de désactiver la synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction pour les contacts de chaque utilisateur. Par exemple, supposons qu'Ed Roberts et Lisa Short soient tous deux utilisateurs d'InterAction et aient donc des listes de contacts utilisateurs. Vous pouvez synchroniser les contacts d'Ed Roberts entre Outlook et InterAction, mais ne pas synchroniser les contacts de Lisa Short.
Selon la façon dont l'utilisateur a configuré l'accès à sa liste de contacts utilisateurs, rendre un contact Privé peut ne pas empêcher le délégué de l'utilisateur de voir le contact dans Outlook. Pour plus d'informations sur ce paramètre dans Outlook, consultez votre documentation Microsoft Outlook.
Vous ne pouvez cependant pas activer ou désactiver la synchronisation pour des contacts individuels au sein des collections des utilisateurs. Par exemple, Ed Roberts ne peut pas spécifier cinq contacts qu'il souhaite uniquement dans Outlook. Les utilisateurs préoccupés par la confidentialité ont la possibilité de contrôler qui peut voir leurs contacts.
Un utilisateur peut ajouter un contact uniquement à sa liste de contacts dans InterAction. Cela rend le contact disponible uniquement pour l'utilisateur et ses mandataires. Un utilisateur peut également rendre un contact Privé, ce qui empêche même les mandataires de l'utilisateur d'accéder au contact dans InterAction. Par exemple, si Ed a un contact qu'il ne veut même pas que sa secrétaire voie, il peut désigner ce contact comme Privé afin que seul lui puisse le voir lorsqu'il est connecté au Web Client d'InterAction.
Si la liste de contacts d'un utilisateur n'est pas configurée pour la synchronisation, cet utilisateur ne peut pas non plus synchroniser les éléments de calendrier.
Pour la synchronisation du calendrier, elle est soit activée pour tout le monde, soit désactivée pour tout le monde. Par exemple, vous ne pouvez pas configurer la synchronisation du calendrier sur une base de groupe ou d'utilisateur. Si la synchronisation du calendrier est activée, tout le monde a la possibilité d'ajouter des réunions et des rendez-vous à InterAction depuis Microsoft Outlook. De plus, tout comme pour le choix du type de synchronisation PIM que vous utilisez, une fois la synchronisation du calendrier activée, elle ne peut pas être désactivée. Contrairement aux contacts, les utilisateurs peuvent choisir quels éléments de leur calendrier sont synchronisés.
Pour plus d'informations, voir Activation et désactivation de la synchronisation de Microsoft Outlook avec InterAction pour les listes de contacts utilisateurs.
De même, les utilisateurs ne peuvent pas spécifier quels champs sont ou ne sont pas synchronisés entre Outlook et InterAction pour les contacts et les éléments de calendrier, à l'exception du champ Notes d'Outlook pour les contacts comme discuté dans Notes Outlook. Pour une liste des champs synchronisés, voir Correspondance des champs.
Puis-je réutiliser les contacts Outlook ?
Non. Ne prenez pas un contact existant dans Outlook et ne changez pas le nom pour créer un nouveau contact. Par exemple, dans Outlook, vous avez un contact nommé Joe Smith chez XYZ company dont vous n'avez plus besoin. Cependant, vous devez ajouter Jane Rogers comme contact qui travaille également chez XYZ company. Pour gagner du temps, vous prenez le contact de Joe et le renommez en Jane.
Maintenant, Outlook se synchronise avec vos contacts utilisateurs dans InterAction. Finalement, Jane est synchronisée avec les contacts de l'entreprise et redescend dans les listes Outlook des autres utilisateurs. InterAction ne réalise pas qu'il s'agit d'une nouvelle personne puisque le ContactID est le même. Le nom de Joe Smith a maintenant été changé en Jane Rogers dans la Firm List (Liste des entreprises) d'InterAction et toutes les activités, relations, etc. de Joe sont maintenant attribuées à Jane.
Au lieu de créer tous ces problèmes, supprimez simplement le contact Joe Smith dans votre client Outlook et créez un nouveau contact pour Jane.