Vous pouvez configurer InterAction pour Microsoft Outlook afin d'ajouter automatiquement des rendez-vous à InterAction qui incluent des contacts avec des types de contact spécifiques. Ce paramètre s'applique aux contacts ainsi qu'aux entreprises associées aux contacts.
Par exemple, vous pouvez automatiquement ajouter tous les rendez-vous à InterAction qui incluent des contacts ayant le type de contact Top Client. Dans ce scénario, si un seul contact lors d'un rendez-vous (ou l'entreprise associée au contact) est un Top Client, la réunion est automatiquement ajoutée à InterAction.
Les utilisateurs peuvent toujours choisir de ne pas ajouter un rendez-vous à InterAction. Ces paramètres déterminent si le rendez-vous est ajouté par défaut.
Ce paramètre est configuré dans l'entité Activités, Rendez-vous et Références de document (Activities, Appointments, and Document References) dans InterAction Administrator.
Pour configurer InterAction pour Microsoft Outlook afin d'ajouter automatiquement des rendez-vous à InterAction :
- Connectez-vous à InterAction Administrator.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de document (Activities, Appointments, and Document References).
- Choisissez Paramètres.
-
Sous Paramètres de rendez-vous, sélectionnez les types de contact pour déclencher l'enregistrement automatique des rendez-vous.
Voir Quels types de contact devrais-je sélectionner ? pour des suggestions sur les types de contact à sélectionner. Si un contact (ou l'entreprise associée au contact) lors d'un rendez-vous a l'un des types de contact sélectionnés, le rendez-vous est enregistré et synchronisé avec InterAction par défaut.
- Choisissez OK.
Astuce : Quels types de contact devrais-je sélectionner ?
Utilisez la fonction d'enregistrement automatique des rendez-vous pour encourager l'ajout de rendez-vous à InterAction. L'objectif est d'ajouter uniquement les réunions importantes à InterAction et de ne pas surcharger le système avec des rendez-vous qui n'intéressent pas les utilisateurs finaux.
En général, la plupart des organisations enregistrent automatiquement les réunions qui incluent des contacts avec des types de contact importants (comme Top Clients ou Prospects) et n'enregistrent pas automatiquement les réunions avec des types de contact qui pourraient inonder InterAction de rendez-vous (comme Notre Personnel ou Nos Consultants).
Plus précisément, les types de contact que vous sélectionnez dépendent grandement de la façon dont votre organisation utilise les rendez-vous. Par exemple :
- Votre organisation suit de très près vos 100 meilleurs clients. Configurer Outlook pour enregistrer automatiquement les rendez-vous qui incluent des contacts avec le type de contact Top 100 Clients aide à rendre ces contacts plus visibles dans InterAction.
- Vos responsables du développement commercial suivent les réunions avec les prospects. Enregistrer automatiquement les rendez-vous avec des contacts Prospect et Personnel Prospect aide ces départements dans leurs efforts de suivi.