Normalmente, quando crei un nuovo contatto, scegli se includerlo nella tua lista, nella Lista dello Studio o in entrambe. Impostare questa opzione per ogni contatto è importante perché determina se le informazioni aggiornate da altri nella tua organizzazione saranno disponibili per i tuoi contatti. Aggiungere un contatto alla Lista dello Studio viene chiamato contribuire il contatto (vedi Contribuire i contatti e mantenere i dati riservati).
I nuovi contatti, sia per la lista dello studio che per una lista utente, devono soddisfare i requisiti di sistema per un nuovo contatto. Per una persona, il cognome è sempre obbligatorio. Lo studio potrebbe richiedere anche altri campi obbligatori (come il numero di telefono, l'indirizzo email o entrambi). I campi obbligatori sono indicati nell'interfaccia.
È possibile aggiungere un contatto alla tua raccolta senza indicare se deve essere contribuito alla Lista dello Studio o meno. Questo di solito accade quando l'amministratore della tua organizzazione importa i tuoi dati nel sistema. Può anche succedere se aggiungi contatti utilizzando un altro gestore di contatti (come Microsoft Outlook).
Questi contatti che si trovano in questo stato “sconosciuto” appaiono nel sistema con un'icona a punto interrogativo (). Inoltre, ogni volta che hai contatti in questo stato, InterAction mostra dei link nei seguenti punti:
- In cima alla pagina I miei avvisi
- In cima alla pagina I miei contatti
- Nell'area Centro messaggi della pagina Home
Scegli uno di questi link per rivedere i nuovi contatti e decidere quali devono essere contribuiti alla Lista dello Studio. Poi seleziona i contatti che vuoi contribuire e lascia non selezionati quelli che vuoi rimangano personali (vedi Identificare i contatti che vuoi contribuire).
Link per contribuire i contatti
[A] Questo link appare nelle pagine I miei contatti e I miei avvisi.
[B] Questo link appare nella pagina Home.
Seleziona uno di questi link per rivedere i contatti e decidere quali aggiungere alla Lista dello Studio.
La tua organizzazione può configurare InterAction per contribuire automaticamente determinati tipi di contatti alla Lista dello Studio. Può anche impostare una raccomandazione per aggiungere un contatto alla Lista dello Studio, in base a criteri come una corrispondenza di contatto o una corrispondenza di associazione aziendale per un tipo di contatto specifico. Per maggiori informazioni su questo argomento, vedi Contribuire i contatti e mantenere i dati riservati.
Identificare i contatti che vuoi contribuire
- Scegli il link Quali contatti dovrebbero essere nella Lista dello Studio? dalla pagina I miei avvisi o I miei contatti.
- Seleziona le caselle a sinistra dei contatti che vuoi contribuire alla Lista dello Studio. Per mantenere un contatto personale, lascia la casella non selezionata.
- L'icona del biglietto da visita giallo con il segno più verde (
) rappresenta un contatto che la tua organizzazione ti consiglia di contribuire. Viene mostrato anche il motivo della raccomandazione.
- Ogni contatto da contribuire deve soddisfare i requisiti per un nuovo contatto. Per le persone, è richiesto il cognome e potrebbero essere richiesti anche altri dati, come il numero di telefono, l'indirizzo email o entrambi. Lo studio specifica i requisiti nella sezione Controllo contatti di Data Minder. Per le aziende, è richiesto il nome dell'azienda e nessuna informazione aggiuntiva nei campi nome/cognome. I contatti che non soddisfano questi requisiti appaiono con un punto interrogativo (
). Devi correggere questi contatti prima di aggiungerli alla Lista dello Studio.
- L'icona del biglietto da visita giallo con il segno più verde (
- Dopo aver deciso quali contatti contribuire, scegli il pulsante Accetta questa pagina.
Lavorare nella pagina Contribuisci contatti
[A] Seleziona la casella per ogni contatto che vuoi contribuire alla Lista dello Studio. Puoi selezionare o deselezionare tutte le caselle contemporaneamente tramite i link in alto.
[B] Se hai bisogno di maggiori informazioni su un contatto, scegli Visualizza. Scegli Elimina per rimuoverlo completamente dalla tua lista.
[C] A seconda della configurazione della tua organizzazione, InterAction può consigliarti di aggiungere alcuni contatti alla Lista dello Studio. Viene mostrato anche il motivo di ogni raccomandazione.
[D] Scegli Accetta questa pagina per aggiornare i contatti. I contatti selezionati vengono aggiunti alla Lista dello Studio; quelli non selezionati rimangono come contatti personali.
[E] Scegli Chiudi per chiudere la pagina senza salvare le modifiche. In questo caso, i contatti non vengono aggiornati.
Contatti senza cognome
[A] Questo contatto ha tutte le informazioni nel campo nome, quindi InterAction non può determinare se si tratta di una persona o di un'azienda. Non puoi aggiungerlo alla Lista dello Studio finché non correggi questo dato.
[B] Scegli Modifica nome per correggere i contatti.
Contribuire un singolo contatto alla Lista dello Studio
Da I miei contatti, tutti i contatti non risolti appaiono con un'icona biglietto da visita con punto interrogativo blu (). All'interno di I miei contatti, puoi decidere se contribuire o meno questo contatto alla Lista dello Studio. Ogni contatto da contribuire alla Lista dello Studio deve soddisfare gli standard dello studio per i campi obbligatori.
- Scegli l'icona del biglietto da visita con punto interrogativo per il contatto non risolto. Si apre la finestra di dialogo Contribuisci contatto.
-
La finestra di dialogo Contribuisci contatto ti chiede se questo contatto deve essere contribuito alla Lista dello Studio. Scegli Sì, No o Deciderò più tardi.
Puoi anche inserire eventuali informazioni aggiuntive nel campo Le mie note.
Aggiungere uno o più dei tuoi contatti alla Lista dello Studio
Oltre a contribuire i contatti non risolti alla lista dello studio, puoi aggiungere in qualsiasi momento uno qualsiasi dei contatti attualmente presenti nella tua lista alla lista dello studio. Potresti volerlo fare se inizialmente hai scelto di mantenere i contatti nella tua lista, ma poi hai deciso che questi contatti dovrebbero far parte della lista dello studio. Tutti i contatti da contribuire alla Lista dello Studio devono soddisfare i requisiti minimi dello studio per i campi obbligatori.
Aggiungere un singolo contatto alla Lista dello Studio
- Dalla pagina I miei contatti, seleziona il contatto da aggiungere alla lista dello studio e scegli Azioni > Aggiungi alla Lista dello Studio.
- Completa ogni pagina della procedura guidata Aggiungi contatto alla Lista dello Studio e scegli Avanti.
Aggiungere più contatti alla Lista dello Studio contemporaneamente
Aggiungere diversi contatti alla lista dello studio contemporaneamente può richiedere molto tempo. Per questo motivo, hai la possibilità di lasciare che il normale processo di sincronizzazione gestisca l'aggiornamento in un secondo momento. Questa opzione è disponibile se hai selezionato più di cinque contatti da aggiungere.
- Dalla pagina I miei contatti, seleziona i contatti spuntando la casella per ciascun contatto.
- Scegli Azioni > Aggiungi alla Lista dello Studio.
- Se hai selezionato più di cinque contatti, decidi se vuoi aspettare che i contatti vengano aggiunti immediatamente o lasciare che sia il processo di sincronizzazione a farlo in seguito.
- Scegli Sì se vuoi aspettare mentre i contatti vengono aggiunti subito.
- Scegli No per lasciare che la sincronizzazione se ne occupi più tardi. Questa opzione ti permette di continuare a lavorare.
-
Se hai selezionato meno di cinque contatti, scegli OK per confermare l'aggiunta. Il Web Client aggiunge quindi automaticamente i contatti e mostra un messaggio solo se uno o più non possono essere aggiunti.
Un contatto persona senza cognome (obbligatorio per tutti i contatti persona) o con altri dati obbligatori mancanti non può essere aggiunto alla lista dello studio. Se uno dei contatti selezionati manca del cognome, il Web Client mostra un messaggio.
Messaggio quando si aggiungono più contatti alla Lista dello Studio:
Messaggio quando alcuni contatti non possono essere aggiunti alla Lista dello Studio: