Puoi configurare InterAction per Microsoft Outlook in modo che aggiunga automaticamente ad InterAction gli appuntamenti che includono contatti con specifici tipi di contatto. Questa impostazione si applica sia ai contatti che alle aziende associate ai contatti.
Ad esempio, puoi aggiungere automaticamente ad InterAction tutti gli appuntamenti che includono contatti con il tipo di contatto Top Client. In questo caso, se anche solo un contatto presente in un appuntamento (o l’azienda associata al contatto) è un Top Client, la riunione viene aggiunta automaticamente ad InterAction.
Gli utenti possono sempre scegliere di non aggiungere un appuntamento ad InterAction. Queste impostazioni determinano se l’appuntamento viene aggiunto automaticamente come impostazione predefinita.
Questa impostazione si configura nell’entità Attività, Appuntamenti e Riferimenti a Documenti in InterAction Administrator.
Per configurare InterAction per Microsoft Outlook in modo che aggiunga automaticamente gli appuntamenti ad InterAction:
- Accedi a InterAction Administrator.
- Nell’elenco delle entità della finestra principale, fai doppio clic su Attività, Appuntamenti e Riferimenti a Documenti.
- Seleziona Impostazioni.
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Sotto Impostazioni Appuntamenti, seleziona i tipi di contatto che attivano la registrazione automatica degli appuntamenti.
Consulta Quali tipi di contatto dovrei selezionare? per suggerimenti su quali tipi di contatto scegliere. Se un qualsiasi contatto (o l’azienda associata al contatto) presente in un appuntamento ha uno dei tipi di contatto selezionati, l’appuntamento viene registrato e sincronizzato con InterAction automaticamente.
- Seleziona OK.
Suggerimento: Quali tipi di contatto dovrei selezionare?
Usa la funzione di registrazione automatica degli appuntamenti per favorire l’aggiunta di appuntamenti ad InterAction. L’obiettivo è aggiungere solo le riunioni importanti ad InterAction, evitando di sovraccaricare il sistema con appuntamenti che agli utenti finali non interessano.
In generale, la maggior parte delle organizzazioni registra automaticamente le riunioni che includono contatti con tipi di contatto importanti (come Top Clients o Prospects) e non registra automaticamente le riunioni con tipi di contatto che potrebbero riempire InterAction di appuntamenti (come Our Personnel o Our Consultants).
Più nello specifico, i tipi di contatto che selezioni dipendono molto da come la tua organizzazione utilizza gli appuntamenti. Ad esempio:
- La tua organizzazione tiene traccia in modo molto dettagliato dei 100 clienti più importanti. Configurare Outlook per registrare automaticamente gli appuntamenti che includono contatti con il tipo di contatto Top 100 Clients aiuta a rendere questi contatti più visibili in InterAction.
- I tuoi responsabili dello sviluppo commerciale tengono traccia delle riunioni con i prospect. Registrare automaticamente gli appuntamenti con contatti Prospect e Prospect Personnel aiuta questi reparti nelle loro attività di monitoraggio.