InterAction-Erinnerungen sind eine großartige Möglichkeit, schnell und einfach Nutzen aus InterAction zu ziehen. Mit nur wenig Einrichtung können Sie regelmäßige Erinnerungen erhalten, die die Inhalte Ihrer Organisation enthalten, und diese Informationen nutzen, um mit Ihren Kunden und Interessenten in Kontakt zu bleiben.
Erinnerungen sind hilfreich, weil sie:
- Schlüsselpersonen identifizieren, mit denen Sie in Kontakt bleiben sollten
- Regelmäßig geplante Nachrichten einrichten, die Sie daran erinnern, wann Sie wieder mit diesen Kontakten kommunizieren sollten
- Wichtige Details bereitstellen, um Kunden/Interessenten zu zeigen, wie wertvoll sie sind
- Einen einfachen Zugang zu detaillierteren Informationen gewähren, um Beziehungen zu stärken
Was sind Erinnerungen?
Erinnerungen ermöglichen es Ihnen, E-Mail-Nachrichten für sich selbst einzurichten, damit Sie daran denken, mit wichtigen Kontakten zu kommunizieren.
Client-Team-Manager können auch E-Mail-Nachrichten für Mitglieder des Client-Teams einrichten, um sicherzustellen, dass wichtige Kunden von den richtigen Personen kontaktiert werden, ohne mit Anrufen überhäuft zu werden.
Erinnerungen bestehen aus zwei Teilen: sowohl eine Erinnerung als auch eine Erinnerungsnachricht.
Erinnerungen
Eine Erinnerung ist der Ort, an dem Sie die Erinnerungsnachricht einrichten, die Sie erhalten möchten. Sie können Erinnerungen für sich selbst vom Web Client oder Microsoft Outlook aus konfigurieren. Im Web Client können Sie auch Erinnerungen für Ihr Client-Team erstellen und verwalten, wenn Sie die Berechtigung haben, Erinnerungen für andere als Client-Team-Manager zu erstellen. Ihr InterAction-Administrator kann Ihnen dieses Recht gewähren.
Ein Client-Team-Manager verwaltet Client-Teams oder Gruppen von Fachleuten, die sich dem Aufbau von Beziehungen zu bestimmten Kunden und der Gewinnung von mehr Geschäft widmen. Diese Personen können Erinnerungen für Kunden an Mitglieder des Client-Teams zuweisen und verwalten.
Eine Erinnerung ist eine Konfiguration von:
- Benutzer - Sie oder jemand, den Sie in einem Client-Team verwalten
- Kontakt - die Person oder das Unternehmen, über die Sie erinnert werden möchten
- Häufigkeit - die Wiederholungsrate, mit der Sie erinnert werden möchten (täglich oder wöchentlich) oder ob es einmalig sein soll
- Datum - der Tag, an dem die nächste Nachricht gesendet wird
- Beschreibung - Notizen, die auf der Erinnerung angezeigt werden und erklären, warum Sie mit dem Kontakt in Verbindung treten
Erinnerungen unterliegen diesen Regeln:
-
Jede Erinnerung kann nur einen Kontakt haben.
Benutzer können nicht mehrere Kontakte auf derselben Erinnerung platzieren.
-
Erinnerungen sind auf einen Benutzer beschränkt.
Mehrere Benutzer können nicht dieselbe Erinnerung teilen. Allerdings können verschiedene Benutzer ihre eigenen individuellen Erinnerungen für dieselben Kontakte haben.
- Nur Benutzer, ihre Stellvertreter oder ein Client-Team-Manager können eine Erinnerung sehen.
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Erinnerungen, die Sie im Allgemeinen oder für einen bestimmten Kontakt haben können.
Erinnerungsnachrichten
Eine Nachricht ist die eigentliche E-Mail-Nachricht, die an Sie gesendet wird. Sie können entscheiden, wie und wann Sie auf die Nachricht reagieren. Die Nachricht enthält:
- Die Informationen, die erforderlich sind, um zu entscheiden, ob ein Treffen oder Anruf notwendig ist
- Kontaktinformationen zur Durchführung der Kommunikation
- Links, um eine Aktivität hinzuzufügen
- Eine Zusammenfassung Ihrer letzten Aktivität bezüglich dieses Kontakts
- Eine Möglichkeit, einen Bericht anzuzeigen oder zu senden
- Die Möglichkeit, die nächste Erinnerung zu bearbeiten
Das Format und der Inhalt der Nachricht werden durch von Ihrer Organisation entworfene Site-Vorlagen definiert.
Wo sind Erinnerungen verfügbar?
Sie können mit Erinnerungen im Web Client sowie in Microsoft Outlook arbeiten.
Was Erinnerungen nicht leisten sollen
Erinnerungen sollen Ihnen helfen, Ihre Beziehungen aufzubauen und zu verbessern. Sie sind nicht für folgende Zwecke gedacht:
- Erweiterte Aufgabenverwaltung
- Erweiterte Kalenderfunktionen
- Deal-Management-Aktionen
- Erweiterte Workflows
Erinnerungseinstellungen im Web Client festlegen
Bevor Sie Erinnerungen erstellen, sollten Sie Ihre Einstellungen für neue Erinnerungen konfigurieren. Diese Einstellungen sind Standardeinstellungen, die Sie bei Bedarf für einzelne Erinnerungen überschreiben können. Sie sollten Ihre Erinnerungseinstellungen festlegen, bevor Sie beginnen, neue Erinnerungen für Ihre Kontakte zu erstellen.
Allgemeine Informationen zum Festlegen von Einstellungen in InterAction finden Sie unter Meine InterAction-Einstellungen.
Die folgende Tabelle definiert die verfügbaren Einstellungen:
Erinnerungseinstellungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Format | |
| Wählen Sie das Anzeigeformat für Erinnerungsnachrichten |
Bestimmt das Format der Erinnerungs-E-Mail-Nachrichten: entweder HTML oder Text. Informationen zur Auswahl finden Sie unter Warum Text statt HTML für Ihre Erinnerungsnachrichten wählen?. |
| Zustelloptionen | |
| Zustellung |
Die Häufigkeit, mit der die Erinnerungsnachrichten zugestellt werden. Die Optionen sind: • Täglich an Wochentagen • Wöchentlich an einem beliebigen Wochentag Details finden Sie unter Was ist der Unterschied zwischen täglicher und wöchentlicher Zustellung? |
| Bericht |
Wie Berichte zugestellt werden. Die Optionen sind: • Der Berichtsauswahlbildschirm wird angezeigt • Ein spezifischer Bericht, den Sie aus dem Berichtsauswahlbildschirm auswählen Hinweis: Wenn Sie einen spezifischen Bericht zur Anzeige auswählen, wird dieser Bericht in zukünftigen Erinnerungsnachrichten verwendet. Eine Änderung dieser Einstellung ändert nicht die Links in bereits erhaltenen Erinnerungsnachrichten. |
| Neue Erinnerungen | |
| Wiederholen alle.. | Die anfängliche Häufigkeit für neue Erinnerungen in einem Intervall von 1-12 Wochen oder Monaten. |
Wenn Sie hauptsächlich mit Microsoft Outlook arbeiten, können Sie Ihre Erinnerungseinstellungen stattdessen von dieser Anwendung aus festlegen.
Erinnerungseinstellungen festlegen
- Wählen Sie den Link Mein InterAction in der oberen rechten Ecke des Web Clients. Das Dialogfeld Mein InterAction öffnet sich in einem separaten Fenster.
- Wählen Sie Erinnerungseinstellungen.
- Überprüfen Sie die Einstellungen und ändern Sie sie bei Bedarf, dann wählen Sie Speichern.
Warum Text statt HTML für Ihre Erinnerungstexte wählen?
Die Erinnerungseinstellung, ob Erinnerungstexte im HTML- oder Textformat formatiert werden, gilt für alle Erinnerungstexte und nicht für einzelne Erinnerungen. Sie könnten sich dafür entscheiden, Erinnerungstexte im Textformat statt in HTML zu erhalten, wenn Sie Ihre E-Mails auf einem PDA oder von E-Mail-Clients abrufen, die Einschränkungen bei der Anzeige von HTML haben.
Wenn Sie jedoch HTML wählen, sind Erinnerungstexte multipart/alternative MIME-Nachrichten. Das bedeutet, dass derselbe Inhalt in beiden Formaten bereitgestellt wird:
- Einfacher Text (text/plain) - für Mail-Clients, die kein HTML anzeigen können
- HTML (text/HTML) - um die Nutzung von Formatierungen und Hyperlinks zu ermöglichen
Erinnerungstexte im Textformat können alle Informationen enthalten, die auch im HTML-Format enthalten sind. Es gibt jedoch einige Unterschiede, wie Sie diese Informationen nutzen können:
- In Textnachrichten sind der Name und die E-Mail-Adresse des Kontakts nur lesbar - in HTML sind der Name und die E-Mail-Adresse des Kontakts Links.
- In Textnachrichten werden Kontaktdetails, das Anzeigen eines Berichts, der Erhalt des Berichts als Anhang, das Bearbeiten der Erinnerung und das Hinzufügen einer Aktivität als URLs dargestellt - in HTML sind dies Links.
Was ist der Unterschied zwischen täglicher und wöchentlicher Zustellung?
Erinnerungstexte werden nur an Wochentagen zugestellt, entweder täglich oder wöchentlich. Sie können jedoch weiterhin Erinnerungen für Samstag oder Sonntag planen.
Wenn Sie eine tägliche Zustellung wählen, erhalten Sie Ihre Nachrichten für Montag bis Donnerstag an dem jeweiligen Tag. Am Freitag erhalten Sie Ihre Erinnerungen für Freitag, Samstag und Sonntag.
Wenn Sie eine wöchentliche Zustellung wählen, erhalten Sie Ihre Erinnerungstexte für den von Ihnen angegebenen Tag plus die nächsten sechs Tage. Wenn Sie beispielsweise eine wöchentliche Zustellung am Montag wählen, erhalten Sie alle Nachrichten für Montag bis Sonntag am Montag.