Kontakte zur Kanzleiliste beitragen

Normalerweise, wenn Sie einen neuen Kontakt erstellen, wählen Sie, ob Sie ihn in Ihre Liste, die Kanzleiliste oder beide aufnehmen möchten. Diese Einstellung für jeden Kontakt ist wichtig, da sie bestimmt, ob von anderen in Ihrer Organisation aktualisierte Informationen für Ihre Kontakte verfügbar sind. Einen Kontakt zur Kanzleiliste hinzuzufügen, wird als Beitrag des Kontakts bezeichnet (siehe Beitrag von Kontakten und Vertraulichkeit von Daten wahren).

Neue Kontakte zur Kanzleiliste oder einer Benutzerliste müssen die Systemanforderungen für einen neuen Kontakt erfüllen. Bei einer Person ist der Nachname immer erforderlich. Die Kanzlei kann zusätzliche Pflichtfelder haben (einschließlich Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder beides). Die Pflichtfelder sind in der Benutzeroberfläche angegeben.

Es ist möglich, einen Kontakt zu Ihrer Sammlung hinzuzufügen, ohne anzugeben, ob er zur Kanzleiliste beigetragen werden soll oder nicht. Dies tritt typischerweise auf, wenn der Administrator in Ihrer Organisation Ihre Daten in das System importiert. Es kann auch passieren, wenn Sie Kontakte mit einem anderen Kontaktmanager (wie Microsoft Outlook) hinzufügen.

Diese Kontakte, die sich in diesem „unbekannten“ Zustand befinden, erscheinen im System mit einem Fragezeichen-Symbol (). Darüber hinaus zeigt InterAction, wann immer Sie Kontakte in diesem Zustand haben, Links an den folgenden Stellen an:

• Oben auf der Seite Meine Benachrichtigungen
• Oben auf der Seite Meine Kontakte
• Im Nachrichtenbereich der Startseite

Wählen Sie einen dieser Links, um die neuen Kontakte zu überprüfen und zu entscheiden, welche zur Kanzleiliste beigetragen werden sollen. Sie wählen dann die Kontakte aus, die Sie beitragen möchten, und lassen die, die Sie persönlich behalten möchten, nicht ausgewählt (siehe Kontakte identifizieren, die Sie beitragen möchten).

Links zum Beitragen von Kontakten

[A] Dieser Link erscheint auf den Seiten Meine Kontakte und Meine Benachrichtigungen.

[B] Dieser Link erscheint auf der Startseite.

Wählen Sie einen dieser Links, um die Kontakte zu überprüfen und zu entscheiden, welche zur Kanzleiliste hinzugefügt werden sollen.

Ihre Organisation kann InterAction so konfigurieren, dass bestimmte Arten von Kontakten automatisch zur Kanzleiliste beigetragen werden. Ihre Organisation kann auch eine Empfehlung festlegen, einen Kontakt zur Kanzleiliste hinzuzufügen, basierend auf Dingen wie einem Kontaktabgleich oder einem Unternehmenszuordnungsabgleich für einen bestimmten Kontakttyp. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Beitrag von Kontakten und Vertraulichkeit von Daten wahren.

Kontakte identifizieren, die Sie beitragen möchten

1. Wählen Sie den Link Welche Kontakte sollten in der Kanzleiliste sein? entweder von der Seite Meine Benachrichtigungen oder Meine Kontakte.
2. Markieren Sie die Kontrollkästchen links von den Kontakten, die Sie zur Kanzleiliste beitragen möchten. Um einen Kontakt persönlich zu halten, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert.
   • Die gelbe Visitenkarte mit dem grünen Pluszeichen-Symbol () stellt einen Kontakt dar, den Ihre Organisation empfiehlt, beizutragen. Der Grund für die Empfehlung wird ebenfalls angezeigt.
   • Jeder beizutragende Kontakt muss die Anforderungen für einen neuen Kontakt erfüllen. Für Personen ist ein Nachname erforderlich und möglicherweise mehr, wie eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse oder beides. Die Kanzlei legt die Anforderungen im Abschnitt Kontaktkontrolle von Data Minder fest. Für Unternehmen ist ein Firmenname erforderlich und keine zusätzlichen Informationen in den Feldern Vorname/Nachname. Alle Kontakte, die diese Anforderung nicht erfüllen, erscheinen mit einem Fragezeichen (). Sie müssen diese Kontakte korrigieren, bevor Sie sie zur Kanzleiliste hinzufügen.
3. Sobald Sie entschieden haben, welche Kontakte Sie beitragen möchten, wählen Sie die Schaltfläche Diese Seite akzeptieren.

Arbeiten auf der Seite Kontakte beitragen

[A] Wählen Sie das Kontrollkästchen für jeden Kontakt, den Sie zur Kanzleiliste beitragen möchten. Sie können alle Kontrollkästchen auf einmal mit den Links oben auswählen oder löschen.

[B] Wenn Sie mehr Informationen zu einem Kontakt benötigen, wählen Sie Anzeigen. Wählen Sie Löschen, um ihn vollständig aus Ihrer Liste zu entfernen.

[C] Abhängig von der Konfiguration Ihrer Organisation kann InterAction empfehlen, dass Sie einige Kontakte zur Kanzleiliste hinzufügen. Der Grund für jede Empfehlung wird ebenfalls angezeigt.

[D] Wählen Sie Diese Seite akzeptieren, um die Kontakte zu aktualisieren. Ausgewählte Kontakte werden zur Kanzleiliste hinzugefügt; diejenigen, die nicht ausgewählt sind, werden als persönliche Kontakte festgelegt.

[E] Wählen Sie Schließen, um die Seite zu schließen, ohne die Änderungen zu speichern. In diesem Fall werden die Kontakte nicht aktualisiert.

Kontakte ohne Nachnamen

[A] Dieser Kontakt hat alle Informationen im Vornamenfeld, sodass InterAction nicht bestimmen kann, ob es sich um eine Person oder ein Unternehmen handelt. Sie können ihn nicht zur Kanzleiliste hinzufügen, bis dies korrigiert ist.

[B] Wählen Sie Name bearbeiten, um die Kontakte zu korrigieren.

Einen einzelnen Kontakt zur Kanzleiliste beitragen

In Meine Kontakte erscheinen alle ungelösten Kontakte mit einem Fragezeichen-Visitenkarte-Symbol in Blau (). Innerhalb von Meine Kontakte können Sie entscheiden, ob Sie diesen Kontakt zur Kanzleiliste beitragen möchten oder nicht. Jeder Kontakt, der zur Kanzleiliste beigetragen werden soll, muss die Standards der Kanzlei für erforderliche Felder erfüllen.

1. Wählen Sie das Fragezeichen-Visitenkarte-Symbol für den ungelösten Kontakt. Das Dialogfeld Kontakt beitragen öffnet sich.

2. Das Dialogfeld Kontakt beitragen fragt Sie, ob dieser Kontakt zur Kanzleiliste beigetragen werden soll oder nicht. Wählen Sie Ja, Nein oder Ich entscheide später.

   Sie können auch zusätzliche Informationen im Feld Meine Notizen eingeben.

Einen oder mehrere Ihrer Kontakte zur Kanzleiliste hinzufügen

Zusätzlich zum Beitrag ungelöster Kontakte zur Kanzleiliste können Sie jederzeit beliebige Kontakte, die sich derzeit in Ihrer Liste befinden, zur Kanzleiliste hinzufügen. Sie möchten dies möglicherweise tun, wenn Sie sich zunächst entschieden haben, Kontakte in Ihrer Liste zu behalten, dann aber später entschieden haben, dass diese Kontakte Teil der Kanzleiliste sein sollten. Alle Kontakte, die zur Kanzleiliste beigetragen werden sollen, müssen die Anforderungen der Kanzlei für Mindestanforderungen erfüllen.

Einen einzelnen Kontakt zur Kanzleiliste hinzufügen

1. Wählen Sie auf der Seite "Meine Kontakte" den Kontakt aus, den Sie zur Kanzleiliste hinzufügen möchten, und wählen Sie Aktionen > Zur Kanzleiliste hinzufügen.
2. Füllen Sie jede Seite des Assistenten "Kontakt zur Kanzleiliste hinzufügen" aus und wählen Sie Weiter.

Mehrere Kontakte gleichzeitig zur Kanzleiliste hinzufügen

Das Hinzufügen mehrerer Kontakte zur Kanzleiliste kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Daher haben Sie die Möglichkeit, das normale Synchronisationsverfahren die Aktualisierung später durchführen zu lassen. Diese Option steht zur Verfügung, wenn Sie mehr als fünf Kontakte ausgewählt haben.

1. Wählen Sie auf der Seite "Meine Kontakte" die Kontakte aus, indem Sie das Kontrollkästchen für jeden Kontakt aktivieren.
2. Wählen Sie Aktionen > Zur Kanzleiliste hinzufügen.
3. Wenn Sie mehr als fünf Kontakte ausgewählt haben, entscheiden Sie, ob Sie warten möchten, bis die Kontakte sofort hinzugefügt werden, oder ob Sie die Synchronisation später durchführen lassen möchten.
   • Wählen Sie Ja, wenn Sie warten möchten, während die Kontakte sofort hinzugefügt werden.
   • Wählen Sie Nein, um die Synchronisation später durchführen zu lassen. Diese Option ermöglicht es Ihnen, weiterzuarbeiten.

4. Wenn Sie weniger als fünf Kontakte ausgewählt haben, wählen Sie OK, um das Hinzufügen zu bestätigen. Der Web Client fügt die Kontakte dann automatisch hinzu und zeigt nur eine Nachricht an, wenn einer oder mehrere nicht hinzugefügt werden konnten.

   Ein Personenkontakt ohne Nachnamen (erforderlich für alle Personenkontakte) oder fehlende andere erforderliche Felddaten kann nicht zur Kanzleiliste hinzugefügt werden. Wenn bei einem der ausgewählten Kontakte Nachnameninformationen fehlen, zeigt der Web Client eine Nachricht an.

   Nachricht beim Hinzufügen mehrerer Kontakte zur Kanzleiliste:

   

   Nachricht, wenn einige Kontakte nicht zur Kanzleiliste hinzugefügt werden konnten:

   

"Dieser Hilfeartikel wurde mit KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei Informationen unsicher sind, beziehen Sie sich bitte auf die Originalversion in Englisch."