In Mein InterAction können Sie Einstellungen wählen, um das Standardverhalten für neue Kontakte festzulegen. Sie können auch wählen, ob diese Änderungen rückwirkend auf Ihre bestehenden Kontakte angewendet werden sollen.
Sie können Ihre Standardeinstellungen auch für jeden Kontakt individuell ändern. Ihre Organisation kann festlegen, ob Sie Ihre Standardeinstellungen ändern dürfen oder nicht.
Siehe die folgenden Themen:
- Hinzufügen und Bearbeiten von Kontakten im InterAction Web Client
- Hinzufügen und Bearbeiten von Kontakten aus einem PIM
Hinzufügen und Bearbeiten von Kontakten im InterAction Web Client
Im InterAction Web Client ermöglicht Ihnen der neue Kontakt-Assistent, eine oder beide der folgenden Optionen zu wählen:
- Erstellen Sie den neuen Kontakt in der Kanzleiliste - diese Option erstellt einen Kanzleikontakt.
- Erstellen Sie den neuen Kontakt in Meine Kontakte - diese Option erstellt einen Benutzerkontakt.
Wenn Sie beide Optionen auswählen, werden sowohl ein Benutzerkontakt als auch ein Kanzleikontakt erstellt. Der Benutzerkontakt wird der Organisation beigetragen und ist daher mit der Version in der Kanzleiliste verbunden. Wenn Sie wählen, den Kontakt nur zu Meine Kontakte hinzuzufügen, können Sie auch entscheiden, ob Ihre Stellvertreter den Kontakt sehen können oder nicht.
Bei einem verbundenen Kontakt können Sie auch steuern, welche spezifischen Felder beigetragen und welche vertraulich gehalten werden sollen, solange alle erforderlichen Felder angegeben sind:
- Geschäftstelefone und -adressen
- Privattelefone und -adressen
- Name und Telefonnummer des Assistenten
- Mobil-, Fax- und E-Mail-Adressen
- Die Tatsache, dass Sie den Kontakt kennen (Who Knows Whom™)
Die Mindestanforderungen der Kanzlei für neue Kontakte können eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse oder beides zusätzlich zu einem Nachnamen umfassen. Die erforderlichen Felder werden in der Weboberfläche angezeigt. Wenn Sie alle diese Daten vertraulich halten, kann der neue Kontakt nicht gespeichert werden.
Im ersten Schritt des neuen Kontakt-Assistenten wählte der Benutzer, den Kontakt zur Kanzleiliste beizutragen. In einem nachfolgenden Schritt kann der Benutzer die Telefon- und Adressinformationen des Kontakts eingeben und entscheiden, welche Daten vertraulich gehalten und welche der Organisation beigetragen werden sollen.
Beigetragene Felder sind in der Version des Kontakts der Organisation verfügbar. Aktualisierungen dieser Felder werden wie in Überprüfen und Akzeptieren von Aktualisierungen besprochen, behandelt.
Entscheiden, Informationen beizutragen oder vertraulich zu halten
- [A] Diese Optionen bestimmen, ob der Kontakt zur Kanzleiliste beigetragen oder nur in der Liste Meine Kontakte des Benutzers gehalten wird.
- [B] Die markierten Felder werden vertraulich gehalten. Nur dieser Benutzer kann diese Daten sehen.
Sie können in Mein InterAction Optionen festlegen, die bestimmen, welche Felder standardmäßig vertraulich gehalten werden.
Standardeinstellungen für neue Kontakte festlegen
[A] Beim Erstellen neuer Kontakte sind diese Felder standardmäßig auf Vertraulich gesetzt.
Für jeden Kontakt können Sie ändern, welche Felder beigetragen werden.
Hinzufügen und Bearbeiten von Kontakten aus einem PIM
Wenn Sie einen Kontakt aus Microsoft Outlook mit dem InterAction New Contact-Assistenten erstellen, wird der Kontakt sofort zu InterAction hinzugefügt. Sie können wählen, ob Sie den Kontakt der Organisation beim Eingeben des Kontakts beisteuern möchten, genauso wie beim Erstellen des Kontakts im Web Client.
Wenn Sie einen Kontakt ohne Verwendung des InterAction New Contact-Assistenten erstellen (z. B. über die Synchronisation mit einem PDA), werden diese Kontakte erst zu InterAction hinzugefügt, wenn der entsprechende Synchronisationsprozess ausgeführt wird. Zu diesem Zeitpunkt werden Ihre Einstellungen verwendet, um zu bestimmen, ob der neue Kontakt zur Kanzleiliste beigetragen wird oder nicht. Beachten Sie, dass Sie auch festlegen können, ob der Kontakt mit Methoden, die spezifisch für das PIM sind, beigetragen werden soll – eine Dropdown-Liste in Outlook.
Wenn die „Verfügbarkeit“ des Kontakts nicht angegeben ist, verwendet InterAction eine der folgenden Optionen, wenn die PIM-Kontakte zu InterAction hinzugefügt werden:
- Zur Kanzleiliste hinzufügen - fügt den Kontakt sowohl Ihrer Liste als auch der Kanzleiliste hinzu und verbindet Ihre Version mit der Version in der Kanzleiliste.
- Die Kontakte nur in meiner Liste behalten. Nicht zur Kanzleiliste hinzufügen - fügt den Kontakt nur Ihrer Liste hinzu.
- Mich fragen, ob die Kontakte zur Kanzleiliste hinzugefügt werden sollen - fügt den Kontakt in einem „unbekannten“ Zustand zu Ihrer Liste hinzu. Sie können dann den Web Client verwenden, um anzugeben, ob Sie den Kontakt zur Kanzleiliste beitragen möchten oder nicht.
Für Kontakte, die in einem unbekannten Zustand in InterAction gebracht werden, macht es InterAction Ihnen leicht, später zu entscheiden, was zu tun ist. Links auf der Startseite, Meine Kontakte und Meine Benachrichtigungen-Seiten benachrichtigen Sie, wenn es neue Kontakte gibt, die entweder beigetragen oder in Ihrer Liste behalten werden müssen.
Links zum Beitragen von Kontakten
- [A] Dieser Link erscheint auf den Seiten Meine Kontakte und Meine Benachrichtigungen.
- [B] Dieser Link erscheint auf der Startseite.
Wählen Sie einen dieser Links, um die Kontakte zu überprüfen und zu entscheiden, welche zur Kanzleiliste hinzugefügt werden sollen.
Bei nachfolgenden Bearbeitungen der Kontaktinformationen bestimmen Ihre Präferenzen, welche Felder als Änderungen am Kanzleikontakt übermittelt werden.