Obwohl dies ein wichtiger Vorteil sein kann, gibt es auch Fallstricke beim Teilen von Daten auf diese Weise:
- Nicht alle Benutzer in Ihrer Organisation geben Daten korrekt ein oder ändern sie. Sie könnten unvollständige oder ungenaue Informationen eingeben, die manchmal die Gesamtqualität der Systemdaten beeinträchtigen und das Vertrauen anderer in die Nützlichkeit der Datenbank verringern.
- Einige Benutzer in Ihrer Organisation könnten zögern, ihre Kontakte beizutragen, aus Angst, die Kontrolle über ihre Kontaktinformationen zu verlieren. Sie könnten besorgt sein, dass andere Änderungen vornehmen, die sie nicht wünschen, oder ihre Kunden auf unangemessene Weise kontaktieren.
InterAction bietet zwei Mechanismen zur Lösung dieser Probleme:
- Ihre Organisation kann Regeln festlegen, die steuern, welche Änderungen an Kanzleikontakten vorgenommen werden können. Datenverwalter können dann Änderungen überprüfen und genehmigen, um die Kanzleiliste sauber zu halten. Dies geschieht mithilfe von Regeln zur Datenänderungsverwaltung. Im oben gezeigten Beispiel würden die Regeln zur Datenänderungsverwaltung wirksam, nachdem Ed die Telefonnummer bearbeitet hat.
- Sie können wählen, welche Aktualisierungen von der Organisation Sie akzeptieren möchten. Für jeden Kontakt können Sie entscheiden, ob Sie alle Aktualisierungen automatisch akzeptieren oder zuerst überprüfen möchten. Durch das Überprüfen von Aktualisierungen haben Sie die volle Kontrolle darüber, welche Änderungen an Ihren Kontakten vorgenommen werden.
Im unten gezeigten Beispiel hat der Benutzer Matt Aktualisierungen für den Kontakt Jane Tarnoff automatisch akzeptiert, während der Benutzer Lisa sich entschieden hat, Aktualisierungen vor der Anwendung zu überprüfen.
Grundlegende Datenänderungsverwaltung
Weitere Informationen zum Überprüfen von Aktualisierungen finden Sie in den folgenden Themen:
- Überprüfen oder Akzeptieren von Aktualisierungen auf Kontaktbasis
- Automatisches Akzeptieren von Aktualisierungen für stark verwaltete Kontakte
Überprüfen oder Akzeptieren von Aktualisierungen auf Kontaktbasis
Für jeden Kontakt in Ihrer Liste können Sie wählen, ob Sie den Kontakt automatisch auf dem neuesten Stand halten, indem Sie alle Aktualisierungen von der Organisation akzeptieren, oder Aktualisierungen des Kontakts überprüfen, bevor sie angewendet werden.
Für Kontakte, die Sie zur Überprüfung ausgewählt haben, zeigt der Web Client einen Link auf den Seiten Meine Kontakte und Startseite an, wenn jemand eine Änderung am Kanzleikontakt vornimmt. Sie können dann die Änderungen überprüfen.
Beim Überprüfen der Aktualisierungen zeigt InterAction die Version der Organisation und Ihre Version an und ermöglicht es Ihnen, auszuwählen, welche Daten Sie für jedes Element behalten möchten. Im Beispiel haben andere Benutzer Philips bestehende Telefonnummer und E-Mail-Adresse geändert. Der Benutzer (Ed Roberts) kann entscheiden, ob er alle diese Änderungen akzeptieren oder seine bestehenden Informationen behalten möchte.
Überprüfen von Aktualisierungen für einen Kontakt
- Überprüfen Sie Ihre Version und die Änderungen und entscheiden Sie, welche Sie behalten möchten.
- Wenn Sie mehr Vertrauen in die Qualität der Daten der Organisation gewinnen, können Sie Zeit sparen, indem Sie auswählen, zukünftige Aktualisierungen für den Kontakt automatisch zu akzeptieren.
Sie können festlegen, ob Sie Aktualisierungen für einen bestimmten Kontakt überprüfen möchten, wenn Sie den Kontakt erstellen oder bearbeiten.
Damit Änderungen gespeichert werden, müssen die Aktualisierungen weiterhin die Anforderungen für einen neuen Kontakt erfüllen. Erforderliche Felder sind in der Weboberfläche angegeben.
Ihre Organisation kann Sie daran hindern, Kontaktaktualisierungen zu überprüfen, und verlangen, dass Sie immer alle Änderungen akzeptieren.
Automatisches Akzeptieren von Aktualisierungen für stark verwaltete Kontakte
Um Ihnen Zeit zu sparen, bietet InterAction die Möglichkeit, Aktualisierungen für bestimmte Kontakte automatisch zu akzeptieren. InterAction beinhaltet das Konzept der „stark verwalteten“ Kontakte. Dies sind Kontakte in Sammlungen, die von Datenverwaltern verwaltet und als „zertifiziert“ gekennzeichnet sind, um gute Daten zu enthalten. Sie können auswählen, Aktualisierungen für alle Kontakte in einer dieser Sammlungen automatisch zu akzeptieren.
Angenommen, Ihre Organisation hat Datenverwalter, die die Kontaktarten Top-Kunden und Unser Personal verwalten. Diese Personen verwenden Regeln zur Datenänderungsverwaltung, um die verschiedenen von Endbenutzern vorgenommenen Änderungen zu überprüfen und zu genehmigen. Sie sind zuversichtlich, dass diese Kontaktarten gute, genaue Daten widerspiegeln, daher kennzeichnen sie die Sammlungen als „Datenqualität zertifiziert“.
Wenn Ed Roberts sich entscheidet, Kontakte mit Aktualisierungen zu überprüfen, kann er auswählen, alle Aktualisierungen für alle als Kunde oder Top-Kunde identifizierten Kontakte automatisch zu akzeptieren.