Sie können Unternehmen oder Personen zu InterAction® hinzufügen, indem Sie den Neuer Kontakt-Assistenten im InterAction Web Client verwenden. Beim Hinzufügen eines Kontakts können Sie die Informationen auswählen, die Sie zur Kanzleiliste beitragen möchten.
Wenn Sie einen neuen Kontakt speziell für eine Arbeitsliste erstellen möchten, können Sie den Link Neuer Kontakt für diese Liste aus der gewünschten Arbeitsliste auswählen. Weitere Details zu diesem Thema finden Sie unter Listenspezifische Kontakte.
In vielen Fällen hat ein anderer Benutzer möglicherweise bereits die Person oder das Unternehmen hinzugefügt, das Sie hinzufügen möchten. Daher überprüft InterAction automatisch, ob es bereits vorhandene Kontakte gibt, die mit dem von Ihnen erstellten übereinstimmen.
Siehe die folgenden Themen:
- Erstellen eines Unternehmenskontakts
- Erstellen eines Personenkontakts
- Duplikate finden beim Erstellen neuer Kontakte
Erstellen eines Unternehmenskontakts
Wenn Sie ein neues Unternehmen erstellen, geben Sie die Informationen in einem Assistenten ein. Füllen Sie die Felder auf jedem Panel aus und wählen Sie Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
-
Wählen Sie die Schaltfläche Neuer Kontakt im linken Menü.
InterAction zeigt das erste Panel des Neuer Kontakt-Assistenten an.
-
Wählen Sie im Erstellen-Panel die Option Unternehmen, geben Sie den Firmennamen ein und wählen Sie Weiter.
Standardmäßig fügt InterAction das neue Unternehmen sowohl Ihrer Kontaktliste als auch der Kanzleiliste hinzu. Sie können dies ändern, indem Sie die Kontrollkästchen Die Kanzleiliste oder Meine Kontakte deaktivieren.
Wenn Sie auswählen, das Unternehmen nur zu Ihrer Liste hinzuzufügen, wird die Option Meinen Stellvertreter diesen Kontakt nicht sehen lassen angezeigt. Wählen Sie diese Option, um einen privaten Unternehmenskontakt zu erstellen.
- Wenn es bereits bestehende Unternehmen gibt, die mit dem von Ihnen eingegebenen Namen übereinstimmen, werden diese im Übereinstimmungen-Panel angezeigt. Bestimmen Sie, ob der von Ihnen erstellte Kontakt in der Liste ist.
- Wenn eines der aufgeführten Unternehmen das von Ihnen erstellte Unternehmen ist, wählen Sie dieses Unternehmen aus und klicken Sie auf Weiter. Das Dialogfeld zeigt die Postadresse für jede potenzielle Übereinstimmung an, um die Identifizierung des richtigen Kontakts zu erleichtern.
-
Wenn keines der aufgeführten Unternehmen mit dem von Ihnen erstellten Unternehmen übereinstimmt, wählen Sie Keine dieser Optionen und klicken Sie auf Weiter.
Wenn Sie einen anderen Kontakt als Übereinstimmung auswählen, kombiniert InterAction die von Ihnen eingegebenen Informationen mit den Informationen des bestehenden Kontakts. Bei Konflikten (z. B. wenn Sie eine neue geschäftliche Telefonnummer für einen Firmenkontakt eingeben, der bereits eine geschäftliche Telefonnummer hatte) ersetzen die von Ihnen eingegebenen Informationen die alten Informationen.
Um mehr Informationen über einen Unternehmenskontakt zu sehen, wählen Sie den Link Profil.
Wenn keine Übereinstimmungen existieren, überspringt InterAction das Übereinstimmungen-Panel und zeigt das Details-Panel an.
Weitere Informationen darüber, wie InterAction Übereinstimmungen findet, finden Sie unter Duplikate finden beim Erstellen neuer Kontakte.
- InterAction zeigt das Details-Panel an. Geben Sie Adress- und Telefoninformationen für das Unternehmen im Details-Panel ein.
- InterAction enthält Vertraulich halten-Kontrollkästchen neben allen Geschäftsadressen, Telefon- und elektronischen Adressfeldern. Aktivieren Sie diese Kontrollkästchen, wenn Sie die Informationen nicht beitragen möchten.
-
Unter Kontaktaktualisierungen geben Sie an, wie Sie Aktualisierungen des Kontakts verwalten möchten.
Wenn ... Wählen Sie diese Option ... Sie benachrichtigt werden möchten, wenn jemand anderes die Version des Kontakts der Kanzlei ändert. Ich möchte Aktualisierungen dieses Kontakts überprüfen, bevor sie angewendet werden. Der Kontakt mit Informationen von anderen in Ihrer Organisation auf dem neuesten Stand gehalten werden soll. Diesen Kontakt automatisch auf dem neuesten Stand halten (vertrauliche Informationen werden nicht automatisch aktualisiert). - Wählen Sie Weiter, um zum Verwalten-Panel zu gelangen.
- Im Verwalten-Panel wählen Sie aus, ob Sie das Unternehmen kennen, und geben Sie Details zu Ihrer Beziehung mit dem Unternehmen an.
- Wenn Sie die Option Meine Beziehung privat halten auswählen, erstellt InterAction eine „anonyme“ Beziehung und verbirgt Ihren Namen, wenn ein anderer Benutzer die Liste der Personen ansieht, die den Kontakt kennen. Wenn ein anderer Benutzer jedoch eine E-Mail-Anfrage an Kollegen sendet, die diesen Kontakt kennen, erhalten Sie dennoch die E-Mail. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre Beziehung bei Bedarf offenzulegen.
- Beachten Sie, dass E-Mail-Nachrichten, die an Personen gesendet werden, die eine anonyme Beziehung angegeben haben, niemals an den Absender der Anfrage „zurückgesendet“ werden. Ihre anonyme Beziehung wird nicht offengelegt, es sei denn, Sie entscheiden sich, auf die Anfrage zu antworten.
- Wählen Sie, ob Sie dieses Unternehmen zu einem Kontakttyp, einer Arbeits- oder Marketingliste hinzufügen möchten.
Wenn Sie die Informationen im Überprüfen-Panel eingegeben haben, wählen Sie Fertigstellen.
InterAction erstellt das Unternehmen und zeigt eine Erfolgsmeldung an, die Ihnen auch die Möglichkeit bietet, eine Nächster Schritt-Aktion auszuführen. InterAction zeigt dann die entsprechende Seite für die Aktion an, nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben.
Neues Unternehmen - Erstellen-Panel
[A] Wählen Sie Neuer Kontakt aus dem linken Menü, um den Neuer Kontakt-Assistenten zu starten.
[B] Wählen Sie Unternehmen und geben Sie den Firmennamen ein.
[C] Diese Optionen bestimmen, ob der Kontakt ein Kanzleikontakt oder ein Benutzerkontakt ist.
Wählen Sie beide Optionen, um einen Benutzerkontakt zu erstellen, der mit einem entsprechenden Kanzleikontakt verbunden ist.
Neues Unternehmen - Übereinstimmungen und Details-Panels
[A] Übereinstimmungen-Panel – Diese Liste zeigt Kontakte an, die mit dem von Ihnen erstellten Kontakt übereinstimmen. Die Postadresse für jede potenzielle Übereinstimmung wird in der Spalte angezeigt. Sie können auch Kontakt oder Profile wählen, um mehr Informationen über den Kontakt zu sehen, um festzustellen, ob es sich um denselben handelt, den Sie erstellen.
[B] Wenn keiner der aufgeführten Kontakte mit dem von Ihnen erstellten Kontakt übereinstimmt, wählen Sie dieses Kontrollkästchen.
[C] Details-Panel – Geben Sie hier Telefon- und Adressinformationen ein. Wählen Sie die Sperr-Kontrollkästchen, um Informationen vertraulich zu halten.
[D] Tipp – wählen Sie den Staat oder die Provinz aus der Dropdown-Liste. Beachten Sie, dass die in der Liste verfügbaren Elemente auf dem ausgewählten Land basieren. Beachten Sie, dass für einige Länder das Feld Staat/Provinz nicht anwendbar ist und nicht angezeigt wird.
Neue Firma - Verwaltungsbereich:
Erstellen eines Personenkontakts
Wenn Sie eine neue Person erstellen, geben Sie die Informationen in einem Assistenten ein. Füllen Sie die Felder auf jedem Panel aus und wählen Sie Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
-
Wählen Sie die Schaltfläche Neuer Kontakt im linken Menü.
InterAction zeigt das erste Panel des Assistenten für neue Kontakte an.
-
Wählen Sie im Erstellungs-Panel die Option Person, geben Sie die Namensinformationen der Person ein und wählen Sie Weiter.
Standardmäßig wird diese Person sowohl zu Ihrer Kontaktsammlung als auch zur Kanzleiliste hinzugefügt. Sie können dies ändern, indem Sie entweder die Kontrollkästchen Die Kanzleiliste oder Meine Kontakte deaktivieren.
Wenn Sie sich entscheiden, die Person nur zu Ihrer Liste hinzuzufügen, wird die Option Meinen Stellvertreter diesen Kontakt nicht sehen lassen aktiviert. Diese Option ermöglicht es Ihnen, einen privaten Personenkontakt zu erstellen.
-
Wenn es bereits Personen gibt, die mit dem von Ihnen eingegebenen Namen übereinstimmen, werden diese im Übereinstimmungen-Panel angezeigt. Bestimmen Sie, ob der von Ihnen erstellte Kontakt in der Liste ist.
- Wenn eine der aufgelisteten Personen die von Ihnen erstellte Person ist, wählen Sie diesen Kontakt aus und klicken Sie auf Weiter. Beachten Sie, dass das Dialogfeld die Postadresse für jede potenzielle Übereinstimmung anzeigt, um die Identifizierung des richtigen Kontakts zu erleichtern.
- Wenn keine der aufgelisteten Personen mit der von Ihnen erstellten Person übereinstimmt, wählen Sie Keine davon und klicken Sie auf Weiter.
Um mehr Informationen über die übereinstimmenden Kontakte zu sehen, wählen Sie den Profil-Link.
Wenn Sie einen anderen Kontakt als Übereinstimmung auswählen, kombiniert InterAction die von Ihnen eingegebenen Informationen mit den Informationen des bestehenden Kontakts. Bei Konflikten (z. B. wenn Sie eine neue geschäftliche Telefonnummer für einen Firmenkontakt eingeben, der bereits eine geschäftliche Telefonnummer hatte) ersetzen die von Ihnen eingegebenen Informationen die alten Informationen.
Weitere Informationen darüber, wie InterAction Übereinstimmungen findet, finden Sie unter Doppelte Kontakte beim Erstellen neuer Kontakte finden.
- Wenn es bereits Firmen gibt, die mit dem von Ihnen eingegebenen Firmennamen für diese Person übereinstimmen, werden diese im Übereinstimmungen-Panel angezeigt. Bestimmen Sie, ob die von Ihnen erstellte Person bei einer der aufgelisteten Firmen arbeitet.
- Wenn eine der aufgelisteten Firmen der Arbeitgeber der Person ist, wählen Sie diese Firma aus und klicken Sie auf Weiter. Dies verknüpft die neue Person mit der angegebenen Firma. Beachten Sie, dass das Dialogfeld die Postadresse für jede potenzielle Übereinstimmung anzeigt, um die Identifizierung der richtigen Firma zu erleichtern.
- Wenn keine der aufgelisteten Firmen mit dem Arbeitgeber der Person übereinstimmt, wählen Sie Keine davon und klicken Sie auf Weiter.
- InterAction zeigt das Detail-Panel an. Geben Sie im Detail-Panel die Adress- und Telefoninformationen der Person ein.
- Wenn die Person mit einer bestehenden Firma verbunden ist, listet InterAction die Hauptadresse dieser Firma als Geschäftsadresse der Person auf.
- Wenn die aufgelistete Adresse nicht der richtige Standort für die Person ist, wählen Sie einen anderen Standort, indem Sie den Link Geschäftsstandort ändern neben der Geschäftsadresse auswählen. Wenn die richtige Adresse aufgelistet ist, wählen Sie OK.
- Wenn keine der aufgelisteten Adressen korrekt ist, wählen Sie Abbrechen und bearbeiten Sie die Geschäftsadresse.
- InterAction enthält Vertraulich halten-Kontrollkästchen neben allen Geschäftsadressen-, Telefon- und elektronischen Adressfeldern. Aktivieren Sie diese Kontrollkästchen, wenn Sie nicht möchten, dass die von Ihnen eingegebenen Informationen zur Kanzlei beigetragen werden. Wenn Ihre Kanzlei mindestens eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer oder beides verlangt, können Sie nicht alle diese Felder vertraulich halten.
-
Unter Kontaktaktualisierungen geben Sie an, wie Sie Aktualisierungen des Kontakts verwalten möchten.
Wenn ... Wählen Sie diese Option .... Sie benachrichtigt werden möchten, wenn jemand anderes die Version des Kontakts der Kanzlei ändert. Ich möchte Aktualisierungen dieses Kontakts überprüfen, bevor sie angewendet werden. Sie möchten, dass der Kontakt mit Informationen von anderen in Ihrer Organisation auf dem neuesten Stand gehalten wird. Diesen Kontakt automatisch auf dem neuesten Stand halten (vertrauliche Informationen werden nicht automatisch aktualisiert). - Wählen Sie Weiter, um zum Verwaltungsbereich zu gelangen.
- Im Verwaltungsbereich wählen Sie aus, ob Sie die Person kennen, und geben Sie Details zu Ihrer Beziehung mit der Person an.
- Wenn Sie die Option Meine Beziehung privat halten wählen, erstellt InterAction eine „anonyme“ Beziehung und verbirgt Ihren Namen, wenn ein anderer Benutzer die Liste der Personen ansieht, die den Kontakt kennen. Wenn ein anderer Benutzer eine E-Mail-Anfrage an Kollegen sendet, die diesen Kontakt kennen, erhalten Sie jedoch trotzdem die E-Mail. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre Beziehung bei Bedarf offenzulegen.
- Beachten Sie, dass E-Mail-Nachrichten, die an Personen gesendet werden, die eine anonyme Beziehung angegeben haben, niemals an den Absender der Anfrage „zurückgesendet“ werden. Ihre anonyme Beziehung wird nicht offengelegt, es sei denn, Sie entscheiden sich, auf die Anfrage zu antworten.
- Wählen Sie, ob Sie diese Person zu einem Kontakttyp, Arbeits- oder Marketinglisten hinzufügen möchten.
-
Wenn Sie die Eingabe der Informationen im Überprüfungs-Panel abgeschlossen haben, wählen Sie Fertigstellen.
Wenn Sie fertig sind, zeigt InterAction eine Erfolgsmeldung an, die Ihnen auch die Möglichkeit bietet, eine Nächster Schritt-Aktion auszuführen. InterAction zeigt dann die entsprechende Seite für die Aktion an, nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben.
Neue Person - Erstellungs- und Übereinstimmungen-Panels
[A] Wählen Sie Person und geben Sie die Namensinformationen der Person ein.
[B] InterAction überprüft, ob Kontakte mit der neuen Person und Firmen mit der Firma der Person übereinstimmen. In diesem Beispiel ist John Hamiltons Firma – Shabbona Enterprises – bereits in der Datenbank.
Das Dialogfeld zeigt die Postadressen der Übereinstimmungen an, um Ihnen zu helfen, den richtigen Kontakt zu identifizieren.
Neue Person - Detail- und Verwaltungs-Panels
Duplikate finden beim Erstellen neuer Kontakte
In vielen Fällen existiert der Kontakt, den Sie erstellen möchten, möglicherweise bereits in InterAction. Daher überprüft InterAction beim Erstellen eines neuen Kontakts automatisch, ob bereits vorhandene Kontakte mit dem von Ihnen erstellten übereinstimmen, und zeigt die übereinstimmenden Kontakte in einer Liste an. Wenn einer der Übereinstimmungen der Kontakt ist, den Sie erstellen wollten, können Sie den übereinstimmenden Kontakt auswählen und bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzufügen. Dies hilft, Duplikate in InterAction zu vermeiden und spart Ihnen Zeit beim Erstellen neuer Kontakte.
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie InterAction nach Duplikaten sucht, wenn neue Kontakte erstellt werden. Beachten Sie, dass die gleiche Duplikatprüfung auch durchgeführt wird, wenn Sie einen Kontakt, der nur in Ihrer Liste ist, zur Kanzleiliste hinzufügen.
Duplikate finden beim Hinzufügen einer Person
Wenn Sie einen neuen Personenkontakt in InterAction erstellen, verwendet der neue Kontaktassistent den Nachnamen und den Firmennamen, die im ersten Panel eingegeben wurden, um nach übereinstimmenden Kontakten zu suchen.
Die Ergebnisse, die Sie im Übereinstimmungspanel sehen, hängen davon ab, wie Ihre Organisation InterAction konfiguriert hat. Die Suche führt eine der folgenden Aktionen aus:
- Findet Kontakte, deren Nachnamen genau mit dem von Ihnen eingegebenen Nachnamen übereinstimmen. In diesem Fall würde die Eingabe von „Smith“ als Nachname des neuen Kontakts April Smith, Jane Smith und John Smith finden, aber nicht Jane Smith-Reynolds oder Jane Smithton.
- Findet Kontakte, deren Nachnamen den von Ihnen eingegebenen Nachnamen enthalten. In diesem Fall würde die Eingabe von „Smith“ als Nachname des neuen Kontakts April Smith, Jane Smith, John Smith, Jane Smith-Reynolds und Jane Smithton finden.
Duplikate finden beim Hinzufügen eines Unternehmens
Wenn Sie ein neues Unternehmen in InterAction erstellen, verwendet der neue Kontaktassistent den im ersten Panel eingegebenen Firmennamen, um nach übereinstimmenden Unternehmen zu suchen. Diese Suche findet Unternehmen, deren Name mit dem von Ihnen eingegebenen Firmennamen beginnt.
Zum Beispiel würde die Eingabe von „Telenorth“ als Firmenname sowohl Telenorth Communications als auch Telenorth Financial Services finden. Im Gegensatz dazu würde die Eingabe von „Financial Services“ Telenorth Financial Services nicht finden.