Beim Starten des Seriendrucks aus dem Web Client können Sie eine von Ihrer Organisation bereitgestellte, vorgefertigte Vorlage verwenden. Alternativ können Sie Ihre eigene Vorlage erstellen und verwenden. Sie sollten mit der Erstellung von Seriendruckdokumenten in Microsoft Word vertraut sein.
Wenn Sie Ihre eigene Vorlage erstellen, erstellen Sie das Hauptdokument für den Seriendruck. Dieses Dokument enthält sowohl statischen Text, den Sie für alle Empfänger wünschen, als auch Platzhalter, die die Daten in der Datenquelle repräsentieren.
Der einfachste Weg, dieses Dokument zu erstellen und die Platzhalter für InterAction-Informationen zu verwenden, besteht darin, zuerst den gesamten statischen Text zu erstellen, dann den Seriendruck aus dem Web Client durchzuführen und die Platzhalter hinzuzufügen. Der Seriendruck aus dem Web Client verbindet Ihr Hauptdokument automatisch mit den InterAction-Daten.
- Erstellen Sie Ihr Hauptdokument in Microsoft Word und fügen Sie jeglichen statischen Text hinzu. Speichern Sie das Dokument an einem Ort, den Sie sich merken werden.
- Wählen Sie im Web Client die Kontakte aus, die Sie verwenden möchten, und wählen Sie Aktionen > Briefe, Umschläge oder Etiketten erstellen.
- Wählen Sie die Schaltfläche Durchsuchen.
- Wählen Sie die Datei aus, die Sie in Schritt 1 gespeichert haben, und wählen Sie Öffnen. Dadurch wird der Pfad zur ausgewählten Datei im Dialogfeld Seriendruckvorlage auswählen platziert.
-
Wählen Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Sprachspezifische Informationen für die ausgewählte Sprache einbeziehen und wählen Sie dann die Sprache aus der Dropdown-Liste aus.
Diese Option ist verfügbar, wenn Ihre Organisation InterAction für internationale Korrespondenz konfiguriert hat. Wenn Sie diese Option auswählen, werden sprachspezifische Informationen in Seriendruckfelder exportiert, die Sie in Ihrem Seriendruck verwenden können. Weitere Details finden Sie unter Verwendung sprachspezifischer Felder in Ihrer benutzerdefinierten Seriendruckvorlage.
- Wählen Sie OK. Der Web Client öffnet Ihre ausgewählte Datei und führt den Seriendruck durch. Da Sie noch keine InterAction-Felder hinzugefügt haben, enthält das resultierende Dokument nur den statischen Text.
- Wechseln Sie in Word zur Hauptdokumentdatei (nicht zu den Seriendruckergebnissen).
- Verwenden Sie die normale Seriendruckfunktionalität von Word, um die gewünschten InterAction-Felder einzufügen.
-
Speichern Sie das Word-Dokument und schließen Sie den Seriendruck mit den normalen Seriendruckoptionen von Word ab.
Sobald Sie das Seriendruckdokument abgeschlossen haben, können Sie es mit dem Web Client verwenden, ohne all diese Schritte erneut durchführen zu müssen. Starten Sie einen Seriendruck aus dem Web Client, wie unter Briefe, Umschläge oder Etiketten aus einer Kontaktliste erstellen beschrieben, und wählen Sie die gespeicherte Vorlage in Schritt 3 aus.
Verwendung sprachspezifischer Felder in Ihrer benutzerdefinierten Seriendruckvorlage
Wenn Ihre Organisation InterAction für internationale Korrespondenz konfiguriert hat, stehen die für Ihre Umgebung konfigurierten sprachspezifischen Felder zur Verwendung in Ihrer Seriendruckvorlage zur Verfügung. Diese verwenden das folgende Namenskonvention:
<Sprachname>_<Feldname>
Zum Beispiel würde das sprachspezifische Berufsbezeichnungsfeld für Niederländisch (Niederlande) zu einem Seriendruckfeld mit dem Namen:
<nl_NL_JobTitle>
Fügen Sie die sprachspezifischen Felder für die jeweilige Sprache ein, die für Ihre Sendung geeignet ist, um die in diesen Feldern gespeicherten Werte zu verwenden. Die spezifischen Felder, die verfügbar sind, hängen davon ab, wie Ihre Organisation die internationale Korrespondenz in InterAction konfiguriert hat.
Diese Seriendruckfelder sind nur für Ihr Dokument verfügbar, wenn Sie auswählen, sprachspezifische Informationen beim Auswählen Ihrer Vorlage einzubeziehen.
Auswahl der zu verwendenden Sprache im Seriendruck
Wenn Sie Sprachspezifische Informationen für die ausgewählte Sprache einbeziehen auswählen, stehen die Seriendruckfelder für die ausgewählte Sprache zur Verfügung, um sie dem Word-Dokument hinzuzufügen.
Angenommen, Ihre Organisation unterstützt sowohl die deutsche als auch die niederländische Sprache. Wenn Sie Ihren Seriendruck durchführen, wählen Sie aus, niederländische spezifische Informationen einzubeziehen. Beim Erstellen Ihres Hauptdokuments in Word stehen Felder für Niederländisch als Seriendruckfelder zur Verfügung; Felder für Deutsch sind nicht verfügbar. Wenn Sie deutsche Daten verwenden möchten, müssen Sie den Seriendruck erneut durchführen und auswählen, deutsche spezifische Informationen einzubeziehen.
Beachten Sie, dass die Werte der sprachspezifischen Felder mit dem Windows Client eingegeben werden. Sie können diese Werte nicht im Web Client oder in der Word-Integration eingeben oder bearbeiten.
Beachten Sie auch, dass die angezeigten Feldnamen keine Sonderzeichen anzeigen können. Solche Zeichen werden im Feldnamen in „X“ umgewandelt. Die Daten innerhalb der Felder sind verfügbar und können die Zeichen anzeigen; diese Einschränkung gilt nur für die Seriendruckfeldnamen.
Festlegen des Seriendrucktyps für ein Dokument
Microsoft Word kann verschiedene Arten von Seriendrucken unterstützen. Zum Beispiel beginnt beim Erstellen von Briefen jeder Kontakt auf einer neuen Seite, sodass für jeden ein separates Schreiben vorhanden ist. Im Gegensatz dazu bleiben bei einem Verzeichnis- oder Katalogseriendruck die Kontakte auf derselben Seite und werden für Listen verwendet.
Um sicherzustellen, dass immer der richtige Seriendrucktyp durchgeführt wird, fügen Sie dem Dokument die benutzerdefinierte Eigenschaft IAMergeType hinzu. Machen Sie dies zu einem Zahlen-Feld und setzen Sie seinen Wert auf eine dieser Zahlen:
| Seriendrucktyp | Eigenschaftswert |
|---|---|
| Briefe | 0 |
| Etiketten | 1 |
| Umschläge | 2 |
| Verzeichnis oder Katalog | 3 |
| 4 |
Dieser Schritt ist wichtig, wenn Sie einen Verzeichnis- oder Katalogseriendruck erstellen. Für die anderen Seriendrucktypen ist er nicht erforderlich.
Um eine benutzerdefinierte Eigenschaft für Microsoft Word festzulegen:
- Falls noch nicht geschehen, öffnen Sie das Dokument.
- Wählen Sie die Registerkarte Datei. Wählen Sie in der linken Seitenleiste Informationen.
- Wählen Sie auf der rechten Seite des Bildschirms das Dropdown-Menü Eigenschaften und dann Erweiterte Eigenschaften.
- Wählen Sie im Dialogfeld für Dokumenteigenschaften die Registerkarte Benutzerdefiniert.
- Geben Sie bei Name IAMergeType ein. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Typ Zahl und geben Sie dann die Zahl ein, die den Typ der Zusammenführung darstellt, den Sie durchführen möchten, in das Bearbeitungsfeld Wert.
- Wählen Sie Hinzufügen, um die neue Eigenschaft zur Liste hinzuzufügen.
- Wählen Sie OK und speichern Sie dann das Dokument.