Diese Funktion nutzt die Microsoft® Word® Serienbrieffunktion. InterAction exportiert die Kontakte, öffnet ein Dokument, das Platzhalter für die verschiedenen Feldwerte enthält, und führt dann die exportierten Daten und das Hauptdokument zusammen, um das Dokument zu erstellen.
- Wählen Sie aus einer Kontaktliste die Kontakte aus, die in den Serienbrief aufgenommen werden sollen, indem Sie die Kontrollkästchen links neben den Kontaktnamen auswählen.
- Wählen Sie Aktionen > Briefe, Umschläge oder Etiketten erstellen.
-
Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie lieber eine auf Ihrem Rechner gespeicherte Vorlage verwenden möchten, wählen Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die Vorlagendatei zu finden.
Weitere Informationen zum Erstellen einer eigenen Vorlage finden Sie unter Erstellen einer Serienbriefvorlage zur Verwendung mit dem Web Client.
-
Wählen Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Sprachspezifische Informationen für die ausgewählte Sprache einbeziehen und wählen Sie dann die Sprache aus der Dropdown-Liste aus.
Diese Option ist verfügbar, wenn Ihre Organisation InterAction für internationale Korrespondenz konfiguriert hat. Wenn Sie diese Option auswählen, werden sprachspezifische Informationen in die Serienbrieffelder exportiert, die Sie in Ihrem Serienbrief verwenden können. Weitere Details finden Sie unter Verwendung sprachspezifischer Informationen in einem Serienbrief.
-
Wählen Sie OK. Microsoft® Word® wird gestartet und lädt die Ergebnisse des Serienbriefs herunter.
Es sind zwei Dateien in Microsoft® Word® geöffnet – die zusammengeführte Version (das endgültige Dokument) und das Hauptdokument mit den Platzhaltern. Sie können Änderungen am Hauptdokument vornehmen und dann das Dokument manuell „erneut zusammenführen“, wie Sie es normalerweise in der Microsoft® Word® Serienbrieffunktion tun würden.
- Drucken oder speichern Sie das Dokument nach Bedarf.
Nachdem Sie mit diesem Serienbriefdokument fertig sind, müssen Sie beide Microsoft® Word®-Dokumente schließen, bevor Sie einen weiteren Serienbrief erstellen können.
Serienbriefdokument in Microsoft® Word®
[A] Wählen Sie die Kontakte in der Liste aus und wählen Sie Aktionen > Briefe, Umschläge oder Etiketten erstellen.
[B] Wählen Sie die zu verwendende Serienbriefvorlage aus.
[C] Microsoft® Word® öffnet sich, führt den Serienbrief aus und zeigt das zusammengeführte Dokument an.
Siehe die folgenden Themen:
- Verwendung sprachspezifischer Informationen in einem Serienbrief
- Wie beschränke ich den Serienbrief auf Personen?
- Wie beeinflussen meine regionalen Einstellungen die in den Serienbriefen angezeigten Adressen?
- Welche Telefonnummern und Adressen werden im Serienbrief verwendet?
- Kann ich einen zweisprachigen Serienbrief aus dem Web Client erstellen?
Verwendung sprachspezifischer Informationen in einem Serienbrief
Wenn Ihre Organisation InterAction für internationale Korrespondenz konfiguriert hat, können Sie die sprachspezifischen Informationen für eine bestimmte Sprache in Ihrem Serienbrief verwenden. Dies kann nützlich sein, um sicherzustellen, dass Mailings für verschiedene Sprachen korrekt adressiert sind.
Dies gilt nur, wenn InterAction für diese Funktion konfiguriert wurde. Außerdem werden die sprachspezifischen Informationen für die Kontakte im Windows Client eingegeben und bearbeitet; Sie können diese Felder im Web Client nicht anzeigen oder bearbeiten.
Um sprachspezifische Informationen in einen Serienbrief aus dem Web Client einzubeziehen, wählen Sie das Kontrollkästchen Sprachspezifische Informationen für die ausgewählte Sprache einbeziehen und wählen Sie dann die Sprache aus der Dropdown-Liste aus, wenn Sie Ihren Serienbrief starten.
Dies exportiert sprachspezifische Informationen in Serienbrieffelder, die im Hauptdokument verwendet werden können. Beachten Sie jedoch, dass diese Felder im Hauptdokument eingefügt werden müssen, um verwendet zu werden. Abhängig davon, wie InterAction konfiguriert wurde, können diese Felder in den Vorlagen, die Sie auswählen können, verwendet werden oder nicht.
Falls erforderlich, können Sie Ihre eigene Serienbriefvorlage erstellen, um die sprachspezifischen Felder zu nutzen. Siehe Erstellen einer Serienbriefvorlage zur Verwendung mit dem Web Client.
Auswahl der Verwendung sprachspezifischer Informationen in einem Serienbrief
Wie beschränke ich den Serienbrief auf Personen?
Oft möchten Sie bei der Verwendung von Serienbriefen zur Erstellung von Briefen, Umschlägen oder Etiketten nur Personenkontakte und keine Firmenkontakte einbeziehen. Sie können dies tun, indem Sie die Kontaktliste filtern, bevor Sie den Serienbrief ausführen:
-
Beginnen Sie mit einer Kontaktliste. Dies kann Ihre Kontaktliste, eine Kontaktartliste, Marketingliste, Arbeitsliste oder eine Angelegenheiten/Chancen/Engagements-Kontaktliste sein.
Beachten Sie, dass die meisten Suchformulare auch die Option Person oder Firma als Kriterium enthalten.
- Wählen Sie den Link Diese Liste durchsuchen. Beachten Sie, dass dieser Link für die Liste Meine Kontakte Meine Kontaktliste durchsuchen heißt.
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Person oder Firma die Option Person.
-
Geben Sie alle weiteren Kriterien ein und wählen Sie Suchen.
Diese Suchkriterien beschränken die Ergebnisse auf nur Personen. Wählen Sie die Kontakte aus und erstellen Sie die Briefe, Umschläge oder Etiketten wie unter Erstellen von Briefen, Umschlägen oder Etiketten aus einer Kontaktliste beschrieben.
Wie beeinflussen meine regionalen Einstellungen die in den Serienbriefen angezeigten Adressen?
Die mit InterAction bereitgestellten Serienbriefvorlagen verwenden das Serienbrieffeld <<MailingAdrFormatted>>. Dieses Feld zeigt automatisch die Adresse des Kontakts im korrekten Format für das Land des Kontakts und Ihre regionalen Einstellungen an.
Die Adressen sollten genauso aussehen wie beim Anzeigen von Kontakten im Web Client. Wenn Sie beispielsweise Ihr Land auf Frankreich einstellen, enthalten Adressen für Kontakte in den Vereinigten Staaten das Land, wenn sie im Web Client angezeigt oder in einem Serienbrief verwendet werden. Adressen für Kontakte in Frankreich lassen die Länderinformationen weg. Wenn Sie Ihr Land auf die Vereinigten Staaten umstellen würden, würde das Gegenteil passieren.
Details zum Einstellen Ihrer regionalen Einstellungen finden Sie unter Regionale Einstellungen.
Welche Telefonnummern und Adressen werden im Serienbrief verwendet?
Kontakte in InterAction können zwei verschiedene Versionen von Telefonnummern und Adressen haben: die Informationen, die mit Ihrer Version des Kontakts gespeichert sind, und die Informationen, die mit der Version des Unternehmens gespeichert sind. Diese Informationen können unterschiedlich sein; zum Beispiel könnte Ihre Version eines Kontakts eine Privatadresse haben, während die Unternehmensversion nur die Arbeitsadresse hat.
Wenn Sie einen Serienbrief aus dem Web Client ausführen, muss InterAction entscheiden, welche Version der Informationen verwendet werden soll. Die folgenden Regeln werden angewendet:
- Wenn Sie den Seriendruck aus Ihrer Meine Kontakte-Liste starten, wird immer Ihre Version der Informationen verwendet.
- Wenn die einzigen Kontakte, die Sie einbeziehen möchten, nur in Ihrer Liste sind oder wenn Sie den Seriendruck von einer Übersichtsseite für einen Kontakt in Ihrer Liste starten, wird immer Ihre Version der Informationen verwendet.
-
Wenn Sie den Seriendruck aus einer anderen Liste oder den Ergebnissen einer Suche starten, können Sie wählen, welche Version der Informationen verwendet werden soll. Beim Auswählen der zu verwendenden Vorlage aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Für meine Kontakte meine Informationen anstelle der Kanzleiliste verwenden.
Wenn diese Option ausgewählt ist, wird Ihre Version der Informationen für alle Kontakte in Ihrer Kontaktliste verwendet. Für Kontakte, die nicht in Ihrer Liste sind, wird die Version der Kanzlei verwendet.
Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird die Version der Kanzlei für alle im Seriendruck enthaltenen Kontakte verwendet. Beachten Sie, dass die Informationen der Kanzlei allen Benutzern zur Verfügung stehen können oder nur Benutzern mit Zugriff auf eine bestimmte Liste. Für Details zu listen-spezifischen Telefonnummern und Adressen siehe Erstellen von listen-spezifischen Telefonnummern und Adressen.
Kann ich einen zweisprachigen Seriendruck aus dem Web Client durchführen?
Wenn Ihre Organisation in französisch/englisch zweisprachigen Städten oder Regionen wie Québec, Kanada, tätig ist, kann InterAction so konfiguriert sein, dass Firmennamen sowohl auf Englisch als auch auf Französisch gespeichert werden. In diesem Fall könnten die für den Web Client verfügbaren Seriendruckvorlagen so angepasst worden sein, dass der Firmenname basierend auf der Präferenz jedes Kontakts angezeigt wird. Abhängig davon, wie dies in Ihrer Organisation konfiguriert wurde, funktioniert dies möglicherweise nur mit Englisch und Französisch.
Wenn diese Funktion aktiviert wurde, sollte die englische Version eines Firmennamens im Feld Firmenname und die französische Version im Feld Auch bekannt als eingetragen werden.
Die Sprachpräferenz jedes Kontakts sollte in einem zusätzlichen Feld angegeben werden, das von Ihrem Unternehmen festgelegt wurde.
Um diese Funktion in einem Seriendruck zu verwenden, muss die Seriendruckvorlage so eingerichtet sein, dass das Seriendruckfeld <<PreferredCompanyName>> anstelle des Standard-Seriendruckfelds <<CompanyName>> verwendet wird. Wenn Ihre Organisation die Standard-Seriendruckvorlagen nicht geändert oder ergänzt hat, werden Sie diese Änderungen nicht sehen.
Wenn Sie einen Seriendruck mit einer auf diese Weise konfigurierten Vorlage durchführen, hängt der Wert des Seriendruckfelds <<PreferredCompanyName>> von den bevorzugten Spracheinstellungen des Kontakts ab. Wenn der Kontakt auf Englisch eingestellt ist, wird der normale Firmenname verwendet. Wenn der Kontakt auf Französisch eingestellt ist, wird stattdessen das Feld Auch bekannt als verwendet.
Beachten Sie, dass das oben Gesagte nur für Kontakte gilt, die nicht in Ihrer Kontaktliste sind. Für Kontakte in Ihrer eigenen Kontaktliste wird beim Seriendruck aus dem Web Client immer die mit Ihrem Kontakt gespeicherte Version des Firmennamens verwendet.