Microsoft® Word® bietet Optionen für das Erstellen von Serienbriefen. Das Erstellen eines Serienbriefs in Microsoft® Word® umfasst die folgenden grundlegenden Schritte:
- Erstellen Sie eine Datenquelle mit Informationen über jeden Empfänger, wie Namen und Adressen.
-
Erstellen Sie ein Hauptdokument. Dieses Dokument enthält den statischen Text, den Sie für alle Empfänger wünschen, sowie Platzhalter, die die Daten in der Datenquelle repräsentieren.
Zum Beispiel könnte das Dokument einen Platzhalter wie <<MailingAdrFormatted>> enthalten, der die Postadresse eines Kontakts darstellt.
-
Führen Sie den Serienbrief aus. Microsoft® Word® erstellt ein neues Dokument basierend auf dem Hauptdokument und ersetzt die Platzhalter durch Werte aus der Datenquelle.
Zum Beispiel würde das Feld <<MailingAdrFormatted>> durch die tatsächliche Postadresse für jeden Kontakt in der Datenquelle ersetzt.
Weitere Informationen zu den Mechanismen eines Serienbriefs finden Sie in der Microsoft® Word®-Hilfe.
Microsoft® Word® bietet einen Assistenten, der Sie durch die Einrichtung eines Serienbriefs führt. Sie können eine Gruppe von InterAction-Kontakten als Datenquelle verwenden. Sie können in einer der folgenden Listen suchen:
- Meine Kontakte (d. h. Ihre Kontaktliste) und die Kontaktlisten von Personen, für die Sie als Stellvertreter fungieren
- Die Kanzleiliste
- Marketinglisten
- Arbeitslisten
Wenn Ihre Organisation eine Lizenz für InterAction-Module wie InterAction Matters, InterAction Opportunities oder InterAction Engagements hat, können Sie auch in diesen Listen nach Kontakten suchen.
Dieser Abschnitt behandelt das Starten eines Serienbriefs innerhalb von Microsoft® Word®. Sie können einen Serienbrief auch direkt aus dem Web Client starten. Siehe Briefe, Umschläge oder Etiketten aus einer Kontaktliste erstellen.
Die Schaltfläche Serienbrief ist sowohl auf der Registerkarte Sendungen als auch auf der Registerkarte InterAction verfügbar.
Siehe die folgenden Themen:
- Verwenden von InterAction-Kontakten in einem Word-Serienbrief
- Verfügbare InterAction-Felder für einen Word-Serienbrief
- Erstellen einer Kontaktliste für einen Serienbrief
- Verwenden eines Word-Serienbriefs zum Versenden von E-Mail-Nachrichten
- Verwenden von InterAction-Kontakten in einem Verteilerlisten-Serienbrief
- Wiederverwenden eines Seriendokuments
Verwenden von InterAction-Kontakten in einem Microsoft® Word®-Serienbrief
Dieser Abschnitt behandelt das Starten eines Serienbriefs innerhalb von Microsoft® Word®. Sie können einen Serienbrief auch direkt aus dem Web Client starten. Siehe Briefe, Umschläge oder Etiketten aus einer Kontaktliste erstellen.
-
Wählen Sie in Microsoft® Word® die Schaltfläche Serienbrief-Assistent aus der InterAction-Gruppe auf der Registerkarte Sendungen.
InterAction zeigt das Dialogfeld Kontakte für Serienbrief auswählen an.
-
Wenn Sie im Namen eines anderen Benutzers arbeiten, wählen Sie den Namen dieses Benutzers aus der Liste Suchen im Namen von aus.
Wenn Sie im Namen eines anderen Benutzers arbeiten, spiegeln die Listen, die Sie durchsuchen können, diesen Benutzer wider. Zum Beispiel wird bei der Suche in Meine Kontakte die Kontaktliste des anderen Benutzers durchsucht, nicht Ihre eigenen Kontakte.
-
Wählen Sie die Registerkarte für die Liste(n), in der/denen Sie nach dem Kontakt suchen möchten.
Sie können aus den folgenden Optionen wählen:
- Meine Kontakte
- Kanzleiliste
- Marketinglisten
- Arbeitslisten
- Alle lizenzierten InterAction-Module (wie Matters)
- Wenn Sie die Version der einzufügenden Daten ändern möchten (Ihre Version oder die der Kanzlei), wählen Sie Aktionen > Einstellungen und wählen Sie die entsprechende Option.
- Geben Sie Suchkriterien für die Kontakte ein und wählen Sie Suchen.
- In vielen Fällen wählen Sie möglicherweise eine vollständige Liste aus, wie eine Kategorie in Ihrer Liste Meine Kontakte oder eine bestimmte Arbeits- oder Marketingliste.
- Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, je nachdem, welche Registerkarte Sie im vorherigen Schritt gewählt haben. Zum Beispiel können Sie bei der Suche in Meine Kontakte eine bestimmte Kategorie auswählen, während Sie bei der Suche in der Kanzleiliste einen Kontakttyp auswählen können. Weitere Informationen finden Sie unter Eingeben von Suchkriterien im Dialogfeld Kontakt suchen.
- Sie können eine Option festlegen, um zu bestimmen, welche Version der Informationen in Ihrem Serienbrief verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen der zu verwendenden Kontaktdaten.
- Wählen Sie im Kontakte-Raster jeden Kontakt aus, den Sie in den Serienbrief aufnehmen möchten, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Kontakt aktivieren (Kontakte für einen Serienbrief finden), und wählen Sie dann OK.
- Um alle Kontakte in der Liste auszuwählen, wählen Sie Optionen > Alle auswählen.
- Alternativ können Sie eine Liste von Kontakten aus mehreren Suchvorgängen erstellen. Siehe Erstellen einer Kontaktliste für einen Serienbrief.
- Der Serienbrief-Assistent startet. Führen Sie jeden Schritt des Assistenten aus, um das Hauptdokument für den Serienbrief zu erstellen.
- Wenn Sie nach einer Datenquelle gefragt werden, akzeptieren Sie die Standardeinstellung. Dies sollte die von InterAction erstellte Exportdatei sein.
- Um die InterAction-Daten in Ihr Hauptdokument einzufügen, müssen Sie Seriendruckfelder einfügen. Die Schritte dazu hängen von Ihrer Version von Microsoft® Word® ab.
- Neben dem Erstellen von Formularbriefen können Sie die Microsoft® Word®-Serienbrieffunktion auch verwenden, um E-Mail-Nachrichten an eine Gruppe von Empfängern zu senden. Siehe Verwenden eines Word-Serienbriefs zum Versenden von E-Mail-Nachrichten.
- Wenn Sie das Hauptdokument wiederverwenden möchten (zum Beispiel für einen regelmäßig durchgeführten Versand), speichern Sie die Datei. Weitere Informationen zum Wiederverwenden des Dokuments finden Sie unter Wiederverwenden eines Seriendokuments.
- Schließen Sie den Serienbrief ab.
Kontakte für einen Serienbrief finden
[A] Wählen Sie den Listentyp, den Sie durchsuchen möchten.
[B] Häufig führen Sie einen Serienbrief für eine gesamte Liste in InterAction durch. Abhängig von der verwendeten Registerkarte können Sie hier eine Liste auswählen. In diesem Beispiel werden alle Kontakte auf der Marketingliste des VIP-Golf-Events gefunden.
[C] Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um die Kontakte auszuwählen, die in Ihren Serienbrief aufgenommen werden sollen.
Erstellen des Hauptdokuments in Microsoft® Word®
[A] Das Dialogfeld zum Auswählen von Seriendruckfeldern zum Einfügen. Die angezeigten Felder sind die aus InterAction exportierten Felder.
[B] Seriendruckfelder im Dokument.
[C] Statischer Text, der in jedem Brief gleich bleibt.
InterAction-Felder für einen Microsoft® Word®-Seriendruck verfügbar
Wenn Sie Ihr Hauptdokument in Microsoft® Word® einrichten, können Sie die aus InterAction exportierten Daten einfügen. Die folgenden InterAction-Felder stehen zur Verfügung:
Namensfelder
- FullName
- NameTitle
- FirstName
- MiddleName
- GoesByName
- LastName
- NameSuffix
- Salutation
- CompanyName
- CompanyAKAName
- JobTitle
- Department
- Assistant
- IALID
- IACID
- CompanyID
Telefonfelder
- BusinessPhone
- BusinessFax
- BusinessPager
- BusinessMobile
- BusinessPhone2
- BusinessAsst
- BusinessEMail
- BusinessWeb
Post-/Geschäftsadresse
- MailingAdrType
- MailingAdrGeneralType
- MailingAdrLine1
- MailingAdrLine2
- MailingAdrLine3
- MailingAdrCity
- MailingAdrState
- MailingAdrPostalCode
- MailingAdrCountry
- MailingAdrFormatted
- BusinessAdrLine1
- BusinessAdrLine2
- BusinessAdrLine3
- BusinessAdrCity
- BusinessAdrState
- BusinessAdrPostalCode
- BusinessAdrCountry
- BusinessAdrFormatted
Heiminformationen
- HomePhone
- HomeFax
- HomeAdrLine1
- HomeAdrLine2
- HomeAdrLine3
- HomeAdrCity
- HomeAdrState
- HomeAdrPostalCode
- HomeAdrCountry
- HomeAdrFormatted
- HomeEMail
Sonstiges
- OtherPhone
- OtherPhone2
- OtherFax
- OtherAdrLine1
- OtherAdrLine2
- OtherAdrLine3
- OtherAdrCity
- OtherAdrState
- OtherAdrPostalCode
- OtherAdrCountry
- OtherAdrFormatted
- OtherEmail
- Custom1
- Custom2
- Custom3
- Custom4
- Roles
- Responsibility
Erstellen einer Kontaktliste für einen Seriendruck
Falls erforderlich, können Sie eine Liste von Kontakten aus mehreren Suchvorgängen erstellen. Dies ist nützlich, wenn die Kontakte, die Sie in den Seriendruck einbeziehen möchten, nicht mit einem einzigen Satz von Kriterien gefunden werden können. Angenommen, Sie möchten ein Mailing an alle Personen senden, die in zwei verschiedenen Unternehmen arbeiten. Beide Kontaktgruppen sind nicht gemeinsam auf einer Liste, sodass es kein einziges Suchkriterium gibt, das alle auf einmal finden würde.
- Starten Sie den InterAction-Seriendruck-Assistenten wie unter Verwenden von InterAction-Kontakten in einem Word-Seriendruck beschrieben.
-
Wählen Sie Optionen > Listen-Builder aktivieren.
- Geben Sie Kriterien ein, um die erste Gruppe von Kontakten zu finden.
- Wählen Sie die Kontakte aus, die in die Liste aufgenommen werden sollen, indem Sie die Kontrollkästchen neben den Kontakten auswählen, und wählen Sie dann Hinzufügen, um sie der Liste im unteren Bereich des Dialogfelds hinzuzufügen.
- Ändern Sie die Suchkriterien nach Bedarf, um die nächste Gruppe von Kontakten zu finden, und wiederholen Sie Schritt 4. Sie können so viele Suchvorgänge durchführen, wie Sie benötigen, um die Liste zu erstellen.
-
Wenn Sie die Liste fertiggestellt haben, wählen Sie OK, um die ausgewählten Kontakte für den Seriendruck zu exportieren.
[A] Geben Sie Suchkriterien ein, um die einzuschließenden Kontakte zu finden.
[B] Wählen Sie die Kontakte aus und wählen Sie Hinzufügen, um sie der laufenden Kontaktliste hinzuzufügen.
Verwenden eines Microsoft® Word®-Seriendrucks zum Senden von E-Mail-Nachrichten
Zusätzlich zum Erstellen von Briefen und Etiketten können Sie die Seriendruckfunktionen von Microsoft® Word® verwenden, um E-Mail-Nachrichten an mehrere Empfänger zu senden. Dabei sendet Word eine individuelle Nachricht an jeden Empfänger, was nützlich ist, wenn Sie eine Nachricht an eine Gruppe senden müssen, aber nicht möchten, dass die Empfänger alle anderen Empfänger sehen.
Um E-Mail-Nachrichten mit Microsoft® Word® zu senden, verwenden Sie den InterAction-Seriendruck-Assistenten wie unter Verwenden von InterAction-Kontakten in einem Word-Seriendruck beschrieben. Nachdem Sie die Kontakte gefunden und ausgewählt haben, die in den Seriendruck einbezogen werden sollen, verwenden Sie die Werkzeuge, um Ihre Nachricht zu erstellen und an die Empfänger zu senden. Die spezifischen Schritte hängen von Ihrer Version von Microsoft® Word® ab.
- Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten E-Mail-Nachrichten als Dokumenttyp aus.
- Führen Sie die restlichen Schritte des Assistenten aus. Wenn Sie den letzten Schritt abgeschlossen haben, fordert Microsoft® Word® das Feld an, das die E-Mail-Adressen der Empfänger enthält. Typischerweise ist dies BusinessEMail.
Seriendruck zu E-Mail-Nachrichten in Microsoft® Word®
[A] Auswahl des Seriendrucks zu E-Mail in Microsoft® Word®.
[B] Folgen Sie den restlichen Schritten im Assistenten, um die Nachrichten zu schreiben und zu senden.
Verwenden von InterAction-Kontakten in einem Verteilerlisten-Seriendruck
Der folgende Abschnitt gilt nur, wenn Ihre Organisation eine der InterAction-bezogenen Module (Opportunities, Engagements oder Matters) lizenziert hat.
Opportunities, Engagements und Matters können Verteilerlisten haben. Manchmal müssen die Kontakte in diesen Listen in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet werden. Wenn Sie sich entscheiden, eine Verteilerliste für einen Seriendruck zu verwenden, können Sie diese spezielle Reihenfolge anstelle der normalen alphabetischen Reihenfolge verwenden.
- Starten Sie den Seriendruck wie unter Verwenden von InterAction-Kontakten in einem Word-Seriendruck beschrieben.
- Wählen Sie die entsprechende Registerkarte für Ihr zugehöriges Modul (Opportunities, Matters oder Engagements).
- Wählen Sie den Namen der Opportunity, des Matters oder des Engagements aus der Dropdown-Liste aus oder wählen Sie Suchen, um das Element zu suchen.
- Wählen Sie die Verteilerliste aus der Dropdown-Liste "Anzeigen" aus und wählen Sie Suchen.
- Die Kontakte auf der Liste werden in der benutzerdefinierten Reihenfolge angezeigt. Beachten Sie, dass das Raster eine Reihenfolge-Spalte auf der rechten Seite enthält. Sortieren Sie nach dieser Spalte, um die benutzerdefinierte Reihenfolge beizubehalten. Beachten Sie, dass die Reihenfolge-Spalte nicht angezeigt wird, wenn die Liste nicht so konfiguriert ist, dass sie eine benutzerdefinierte Reihenfolge verwendet.
- Standardmäßig sind alle Kontakte auf der Liste bereits ausgewählt.
- Wählen Sie OK, um die ausgewählten Kontakte zu exportieren und den Seriendruck abzuschließen.
Sie bestimmen, ob eine Verteilerliste eine benutzerdefinierte Reihenfolge verwendet, wenn Sie die Verteilerliste selbst erstellen oder bearbeiten.
Verteilerliste mit benutzerdefinierter Sortierreihenfolge
[A] Wählen Sie die Verteilerliste aus der Anzeigen-Dropdown-Liste aus.
[B] Da diese Liste eine benutzerdefinierte Reihenfolge hat, ist die Spalte "Reihenfolge" enthalten. Sortieren Sie danach, um die benutzerdefinierte Reihenfolge für die Kontakte beizubehalten.
Klicken Sie auf den Spaltenkopf, um die Sortierung umzukehren.
Wiederverwendung eines Seriendruckdokuments
Wenn Sie ein Seriendruckdokument in Microsoft® Word® speichern, wird der Speicherort der aus InterAction exportierten CSV-Datei mitgespeichert. Daher sucht Microsoft® Word® beim nächsten Öffnen des Dokuments nach dieser Datei. Wenn sie noch auf Ihrem Computer vorhanden ist, ist das Dokument „bereit zum Zusammenführen“ mit den bereits exportierten Daten. Wenn Sie es auf einem anderen Computer öffnen, ist der Speicherort ungültig und das Dokument kann keine Verbindung zur Datenquelle herstellen.
In den meisten Fällen möchten Sie den Seriendruck nicht mit den Originaldaten erneut ausführen, da die Daten veraltet sein könnten. Alternativ möchten Sie den Seriendruck möglicherweise mit einem anderen Satz von Kontakten ausführen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie das gespeicherte Dokument in Microsoft® Word®.
- Wenn Sie darauf hingewiesen werden, dass Microsoft® Word® die Datenquelle nicht finden kann, wählen Sie Optionen und dann Daten-/Kopfzeilenquelle entfernen. Dadurch werden die Verweise auf die alte exportierte Datei entfernt, ohne dass sonst etwas im Dokument geändert wird.
- Wählen Sie die Schaltfläche Seriendruck-Helfer aus der InterAction-Symbolleiste.
-
Befolgen Sie die Schritte, um die Kontakte zu finden und den Seriendruck durchzuführen, wie unter Verwendung von InterAction-Kontakten in einem Word-Seriendruck beschrieben.
InterAction exportiert den neuen Satz von Kontakten.
-
Wählen Sie beim Abschluss des Seriendruck-Assistenten, das aktuelle Dokument als Haupt-/Ausgangsdokument im Seriendruck zu verwenden.
Microsoft® Word® verbindet dann die neu exportierten Kontakte mit dem vorhandenen Dokument als Datenquelle.