InterAction® bietet Werkzeuge, die Sie direkt in Microsoft® Word® verwenden können. Dadurch haben Sie Zugriff auf Kontaktnamen, Telefonnummern und Adressen, die in InterAction gespeichert sind.
In Microsoft® Word® sind diese Schaltflächen an mehreren Stellen im Menüband verfügbar:
- Alle Schaltflächen sind auf der InterAction-Registerkarte verfügbar.
- Die Schaltflächen Seriendruck, Umschlag und Etikett befinden sich auch auf der Registerkarte Sendungen.
- Die Schaltfläche Kontakt einfügen befindet sich auch auf der Registerkarte Einfügen.
InterAction-Schaltflächen auf den Menübändern
[A] Die InterAction-Registerkarte mit allen verfügbaren InterAction-Schaltflächen in den Gruppen Einfügen, Sendungen und Allgemein.
[B] Die Schaltfläche Kontakt einfügen ist in der InterAction-Gruppe auf der Registerkarte Einfügen verfügbar.
[C] Die Schaltflächen Seriendruck, Umschlag und Etiketten sind in der InterAction-Gruppe auf der Registerkarte Sendungen verfügbar.
Sie können die InterAction-Werkzeuge verwenden, um Folgendes zu tun:
- Starten Sie den Web Client. Siehe Starten des Web Clients aus Ihrem Textverarbeitungsprogramm (Microsoft® Word®).
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Suchen Sie einen Kontakt in InterAction und fügen Sie Informationen in ein Dokument ein. Zum Beispiel können Sie beim Schreiben eines Briefes einen Kontakt nach Namen suchen und seine Geschäftsadresse einfügen.
Siehe Einfügen von Kontaktinformationen in ein Word-Dokument.
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Suchen Sie einen Kontakt und erstellen Sie einen Umschlag mit der Adresse des Kontakts.
Siehe Erstellen eines Umschlags mit einem InterAction-Kontakt.
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Suchen Sie einen Kontakt und erstellen Sie Etiketten mit der Adresse des Kontakts.
Siehe Erstellen eines Etiketts mit einem InterAction-Kontakt.
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Finden Sie eine Gruppe von Kontakten und führen Sie einen Seriendruck durch, um Briefe, Etiketten oder andere Kontaktlisten in Microsoft® Word® zu erstellen.
Siehe Verwendung von InterAction-Kontakten in einem Seriendruck.
Für allgemeine Informationen zur Verwendung dieser Werkzeuge siehe die folgenden Themen:
- Wie Ihr Microsoft® Word® mit InterAction kommuniziert
- Eingabe von Suchkriterien im Dialogfeld Kontakt suchen
- Auswahl der zu verwendenden Kontaktdaten
Wie Microsoft® Word® mit InterAction kommuniziert
Microsoft® Word® kann InterAction Desktop Integration verwenden, um mit InterAction zu kommunizieren. InterAction Desktop Integration besteht aus mehreren Komponenten, die zur Integration von InterAction mit gängigen Desktop-Tools verwendet werden können. Verfügbare Komponenten sind unter anderem:
- InterAction Desktop Tools
- InterAction-Add-in für Outlook
- Microsoft® Word®-Integration
Ihr Systemadministrator kann diese Komponenten bei Bedarf auf Ihrem Computer installieren. Um die hier beschriebene Integration mit Microsoft® Word® zu nutzen, benötigen Sie die Komponente Textverarbeitungsintegration. Diese installiert die InterAction-Werkzeugleiste.
Die Desktop-Integrationskomponenten werden als Teil der Desktop-Anwendungen-Komponente installiert.
Die Integration erfolgt über die Verwendung von InterAction-Objekten. Programmierer und Makroentwickler können InterAction-Objekte verwenden, um programmgesteuert auf InterAction-Daten zuzugreifen. Ihre Organisation kann zusätzliche benutzerdefinierte Integrationen mit dieser Technologie bereitstellen.
Eingabe von Suchkriterien im Dialogfeld Kontakt suchen
Der erste Schritt bei der Verwendung der InterAction-Werkzeuge in Microsoft® Word® besteht darin, einen Kontakt oder eine Gruppe von Kontakten zu finden. Das Dialogfeld Kontakt suchen verfügt über Registerkarten für die verschiedenen Arten von Kontaktlisten, die Sie durchsuchen können.
Die vier Hauptregisterkarten (Meine Kontakte, Kanzleiliste, Marketinglisten und Arbeitslisten) enthalten jeweils die Suchfelder Vorname, Nachname und Firma. Zusätzliche Optionen unterscheiden sich je nach Registerkarte. Die für verwandte Module (Angelegenheiten, Chancen oder Engagements) verfügbaren Registerkarten sind völlig unterschiedlich und enthalten keine Namensfelder.
Meine Kontakte
Wenn Sie die Registerkarte Meine Kontakte wählen, sucht InterAction nur nach Kontakten in Ihrer Kontaktliste.
Beachten Sie Folgendes:
- Sie können alle Kriterienfelder leer lassen und Suchen wählen, um Ihre gesamte Liste anzuzeigen. Dies ist ähnlich wie das Anzeigen der Seite Meine Kontakte im Web Client.
- Diese Registerkarte enthält eine Kategorie-Dropdown-Liste. Diese enthält alle Kategorien, die Sie für Ihre Kontaktliste erstellt haben.
- Um alle Kontakte in einer Kategorie anzuzeigen, wählen Sie diese aus und lassen Sie die Namensfelder leer.
Registerkarte Meine Kontakte
[A] Wählen Sie eine Kategorie. Diese Dropdown-Liste enthält alle Kategorien, die Sie für Ihre Kontaktliste definiert haben.
Kanzleiliste
Wenn Sie die Registerkarte Kanzleiliste wählen, durchsucht InterAction das gesamte InterAction. Beachten Sie Folgendes:
- Sie müssen in mindestens einem Feld Kriterien eingeben, bevor Sie Suchen wählen.
-
Diese Registerkarte enthält eine Dropdown-Liste für den Kontakttyp. Diese enthält alle Ihre häufig verwendeten Kontakttypen. Wenn Sie einen Kontakttyp suchen möchten, der nicht in der Liste angezeigt wird, wählen Sie Finden, um den Kontakttyp zu suchen.
Für Details zur Definition Ihrer häufig verwendeten Kontakttypen im Web Client siehe Meine häufig verwendeten Listen.
- Um alle Kontakte anzuzeigen, denen ein Kontakttyp zugewiesen ist, wählen Sie diesen aus und lassen Sie die Namensfelder leer.
Registerkarte Kanzleiliste
[A] Wählen Sie einen Kontakttyp. Diese Dropdown-Liste enthält alle Ihre häufig verwendeten Kontakttypen.
[B] Wählen Sie Finden, um einen nicht in der Dropdown-Liste angezeigten Kontakttyp zu suchen.
Marketinglisten
Wenn Sie die Registerkarte Marketinglisten wählen, durchsucht InterAction jeweils eine einzelne Marketingliste. Beachten Sie Folgendes:
- Sie müssen eine Liste aus dem Marketingliste-Dropdown auswählen. Sie können dieses Feld nicht leer lassen.
-
Die Marketingliste-Dropdown-Liste enthält alle Ihre häufig verwendeten Marketinglisten. Wenn Sie eine Liste suchen möchten, die nicht angezeigt wird, wählen Sie Finden, um die Marketingliste zu suchen.
Details zum Definieren Ihrer häufig verwendeten Marketinglisten im Web Client finden Sie unter Meine häufig verwendeten Listen.
- Um alle Kontakte in einer Liste zu sehen, wählen Sie sie aus und lassen Sie die Namensfelder leer.
Marketinglisten-Tab
[A] Wählen Sie eine Marketingliste aus. Diese Dropdown-Liste enthält alle Ihre häufig verwendeten Marketinglisten.
[B] Wählen Sie Finden, um eine Marketingliste zu suchen, die nicht im Dropdown angezeigt wird.
Arbeitslisten
Wenn Sie den Arbeitslisten-Tab wählen, durchsucht InterAction jeweils eine Arbeitsliste. Beachten Sie Folgendes:
- Sie müssen eine Liste aus dem Arbeitsliste-Dropdown auswählen. Sie können dieses Feld nicht leer lassen.
-
Die Arbeitsliste-Dropdown-Liste enthält alle Ihre häufig verwendeten Arbeitslisten. Wenn Sie eine Liste suchen möchten, die nicht angezeigt wird, wählen Sie Finden, um die Marketingliste zu suchen.
Details zum Definieren Ihrer häufig verwendeten Arbeitslisten im Web Client finden Sie unter Meine häufig verwendeten Listen.
- Um alle Kontakte in einer Liste zu sehen, wählen Sie sie aus und lassen Sie die Namensfelder leer.
Arbeitslisten-Tab
[A] Wählen Sie eine Arbeitsliste aus. Diese Dropdown-Liste enthält alle Ihre häufig verwendeten Arbeitslisten.
[B] Wählen Sie Finden, um eine Arbeitsliste zu suchen, die nicht im Dropdown angezeigt wird.
Angelegenheiten, Chancen oder Engagements
Wenn Sie einen Tab für eines der verwandten Module wählen, durchsucht InterAction die Kontaktliste für eine einzelne Angelegenheit, Chance oder Engagement. Beachten Sie Folgendes:
- Dieser Tab enthält keine Namensfelder.
- Sie müssen die Angelegenheit, Chance oder das Engagement aus der ersten Dropdown-Liste auswählen. Sie können dieses Feld nicht leer lassen.
-
Die erste Dropdown-Liste enthält alle Ihre häufig verwendeten Elemente für das Modul. Wenn Sie ein Element suchen möchten, das nicht angezeigt wird, wählen Sie Finden, um die Angelegenheit, Chance oder das Engagement zu suchen.
Details zum Definieren Ihrer häufig verwendeten Arbeitslisten im Web Client finden Sie unter Meine häufig verwendeten Listen.
- Die Anzeigen-Dropdown-Liste enthält die folgenden Untergruppen von Kontakten für die ausgewählte Angelegenheit, Chance oder das Engagement:
- Wichtige Kontakte
- Jede für das Element definierte Verteilerliste
- Wichtige Rollen, wie von Ihrer Organisation definiert
- Kontakte ohne Rollen
- Kontakte, die nicht auf einer Verteilerliste stehen
- Wenn Sie über ausreichende Zugriffsrechte verfügen, können Sie die Verteilerlisten für das Element erstellen und bearbeiten. Wählen Sie Aktionen > Verteilerlisten verwalten.
Angelegenheiten / Chancen / Engagements-Tab
[A] Wählen Sie die Angelegenheit, Chance oder das Engagement aus. Diese Dropdown-Liste enthält alle Ihre häufig verwendeten Elemente für das Modul.
[B] Wählen Sie die Kontaktliste aus, die Sie für das Element anzeigen möchten.
Ändern einer Verteilerliste
[A] Sie können auswählen, ob die Verteilerliste in alphabetischer oder benutzerdefinierter Reihenfolge angezeigt wird. Wenn Sie Benutzerdefiniert wählen, können Sie einen Seriendruck in der angegebenen Reihenfolge durchführen.
[B] Kontakte zur Angelegenheit, Chance oder zum Engagement erscheinen hier. Wählen Sie einen oder mehrere Kontakte aus und wählen Sie Hinzufügen, um sie in die Liste aufzunehmen. Sie können auch Alle hinzufügen und Alle entfernen.
[C] Dies zeigt die Kontakte auf der Verteilerliste an.
Auswahl der zu verwendenden Kontaktdaten
Kontakte in InterAction können zwei verschiedene Versionen von Telefonnummern und Adressen haben: die Informationen, die mit Ihrer Version des Kontakts gespeichert sind, und die Informationen, die mit der Version der Kanzlei gespeichert sind. Diese Informationen können unterschiedlich sein; zum Beispiel könnte Ihre Version eines Kontakts eine Privatadresse haben, während die Kanzleiversion nur die Arbeitsadresse hat.
Wenn Sie die Werkzeuge verwenden, um Kontaktdaten einzufügen oder einen Seriendruck durchzuführen, muss InterAction entscheiden, welche Version der Informationen verwendet werden soll. Sie können eine Präferenz festlegen, um anzugeben, welche Version verwendet werden soll, wenn Sie nach Kontakten von den Tabs Kanzleiliste, Marketinglisten und Arbeitslisten suchen. Es gibt zwei Optionen:
- Immer Ihre Version verwenden. In diesem Fall wird Ihre Version der Informationen für alle Kontakte verwendet, die sich in Ihrer Kontaktliste befinden. Für Kontakte, die nicht in Ihrer Liste sind, wird die Version der Kanzlei verwendet.
- Immer die Version der Kanzlei verwenden.
Wenn Sie vom Tab Meine Kontakte aus suchen, wird immer Ihre Information verwendet, unabhängig von der hier gewählten Präferenz. Beachten Sie auch, dass die Informationen der Kanzlei allen Benutzern zur Verfügung stehen können oder nur Benutzern mit Zugriff auf eine bestimmte Liste. Details zu listen-spezifischen Telefonnummern und Adressen finden Sie unter Erstellen von listen-spezifischen Telefonnummern und Adressen.
Wählen Sie die zu verwendende Version der Kontaktdaten aus
Sie legen diese Option fest, wenn Sie nach Kontakten suchen. Sie können sie bei Bedarf ändern. Zum Beispiel möchten Sie für einen Seriendruck möglicherweise Ihre eigene Version verwenden, während Sie für einen anderen Seriendruck die Version der Kanzlei verwenden möchten.
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In Microsoft® Word® wählen Sie, ob Sie einen Kontakt einfügen oder mit Ihrem Umschlag, Etikett oder Seriendruck beginnen möchten.
Siehe eines der folgenden:
- Wählen Sie im Dialogfeld zum Finden des Kontakts oder der Kontakte Aktionen > Einstellungen.
- Wählen Sie im Dialogfeld Sucheinstellungen entweder Immer meine Version verwenden oder Immer die Firmenversion verwenden.
- Wählen Sie OK.
- Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und fahren Sie mit der Suche nach dem Kontakt oder den Kontakten fort.