InterAction bietet drei Arten von Listen – Kontaktarten, Arbeitslisten und Marketinglisten – um Kontakte auf unterschiedliche Weise zu organisieren und zu verwalten. Sie können auf diesen Listenseiten Kontakte anzeigen, hinzufügen, suchen und aktualisieren, indem Sie allgemeine Aktionen verwenden. Jeder Listentyp ist für Aufgaben wie das Verfolgen von Beziehungen, das Verwalten von Projekten oder das Versenden von Mailings konzipiert.
InterAction stellt drei Arten von Listen zur Verfügung, um Kontakte auf unterschiedliche Weise zu organisieren:
- Kontaktarten identifizieren die Beziehung zwischen Ihrer Organisation und dem Kontakt, den Zweck des Kontakts in der Kanzleiliste oder den Status des Kontakts.
- Arbeitslisten sind temporäre Sammlungen von Kontakten, die mit einer bestimmten Aufgabe verbunden sind, wie z. B. eine Liste von Personen, die jemand in einer bestimmten Abteilung innerhalb einer Woche anrufen muss, eine Liste von Rekrutierungskandidaten oder eine Abteilungsveranstaltung. Sie können Arbeitslisten im Web Client für diese Zwecke und zur Verwaltung persönlicher Projekte erstellen.
- Marketinglisten werden für Mailings und Veranstaltungen verwendet. Marketinglisten können mit oder ohne Sponsoring sein.
Sie können Aktivitäten in Bezug auf Arbeitslisten und Marketinglisten erstellen. Diese Aktivitäten sind im Wesentlichen listenbezogene Aktivitäten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Aktivität in Bezug auf eine Liste.
Ihre Organisation kann den Begriff für jede dieser Arten von Listen ändern.
Die Listen sind im linken Menü des Web Clients verfügbar. Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, wird eine „Startseite“ für den von Ihnen gewählten Listentyp geöffnet. Diese Seite zeigt die verfügbaren Listen an und enthält allgemeine Aktionen, die Sie ausführen können. Die Abbildung unten zeigt diese Seite für die Startseite der Kontaktarten; die Seiten für Arbeitslisten und Marketinglisten sind ähnlich.
Menüelemente für Listen
Startseite für Kontaktarten-Listen
[A] Dies filtert die angezeigte Liste.
[B] Die Listen erscheinen in diesem Bereich. Wählen Sie den Link, um eine Liste anzuzeigen; alternativ wählen Sie die Liste aus und wählen eine der Aktionen am unteren Rand der Seite.
[C] Wählen Sie diese Links, um die Kontakte zu sehen, die auf der Liste sind oder nicht.
[D] Verwenden Sie diese Links, um neue Kontakte zur Liste hinzuzufügen.
[E] Wählen Sie dies, um die Liste nach einem bestimmten Kontakt zu durchsuchen.
Obwohl Kontaktarten, Arbeitslisten und Marketinglisten unterschiedliche Zwecke haben, funktionieren sie auf ähnliche Weise. Die folgenden Aktionen sind im Wesentlichen für alle drei dieser Listen gleich:
- Die Kontakte auf einer Liste anzeigen. Siehe Eine Liste anzeigen.
- Kontakte zu einer Liste hinzufügen. Siehe Kontakte zu einer Liste hinzufügen.
- Eine Liste durchsuchen. Siehe Eine Liste durchsuchen.
- Kontakte von einer Liste entfernen. Siehe Kontakte von einer Liste entfernen.
- Die Listen anzeigen, auf denen ein Kontakt enthalten ist. Siehe Die Listen anzeigen, die einen Kontakt enthalten.
- Listen-spezifische Telefonnummern und Adressen erstellen. Siehe Listen-spezifische Telefonnummern und Adressen erstellen.
- Markierungen auf Kontakte für Listen setzen und löschen, die so konfiguriert sind, dass sie Markierungen verwenden. Siehe Kontakte markieren.
Für Details zu den drei verschiedenen Arten von Listen siehe Folgendes:
Eine Liste anzeigen
- Wählen Sie im linken Menü den Listentyp aus, den Sie anzeigen möchten – Kontaktarten, Marketinglisten, Marketinglisten (mit Sponsoring) oder Arbeitslisten.
- Falls erforderlich, filtern Sie die angezeigte Liste, indem Sie eine Option aus der Anzeigen-Liste auswählen.
- Standardmäßig zeigt die Seite Meine häufig verwendeten Listen an. Die Listen, die Sie am häufigsten verwenden, sollten in diesem Satz enthalten sein. Weitere Informationen zu häufig verwendeten Listen finden Sie unter Meine häufig verwendeten Listen.
- Um alle verfügbaren Listen zu sehen, wählen Sie Alle Listen.
- Um alle Listentypen innerhalb einer bestimmten Gruppe oder eines bestimmten Typs zu sehen, wählen Sie die Gruppe aus.
- Wählen Sie die Liste aus. Um die Liste anzuzeigen, wählen Sie den Link für den Listennamen. Alternativ wählen Sie die Liste aus und wählen eine der Aktionen am unteren Rand der Seite.
- Die Anzeigen-Aktionen bieten Optionen zum Anzeigen von Kontakten, die auf der Liste sind und nicht sind. Dies ist nützlich, um Kontakte in Ihrer eigenen Liste zu finden, die hinzugefügt werden sollten.
- Die Hinzufügen-Aktionen bieten Optionen zum Hinzufügen von Kontakten zur Liste.
- Für einige Arbeitslisten sehen Sie möglicherweise auch einen Verwalten-Abschnitt. Dieser bietet Optionen zum Ändern der Eigenschaften der Liste. Siehe Verwalten einer Arbeitsliste für Details.
Beim Anzeigen der Kontakte auf einer Liste können Sie Berichte für alle Kontakte oder nur eine ausgewählte Gruppe von Kontakten drucken. Für Details siehe Anzeigen und Drucken von Berichten für Kontakte.
Kontakte zu einer Liste hinzufügen
Sie können Kontakte zu Arbeitslisten, Marketinglisten und Kontaktarten-Listen von verschiedenen Orten im Web Client hinzufügen:
- Sie können zur Startseite einer Liste navigieren und die Optionen am unteren Rand der Seite wählen, um Kontakte hinzuzufügen.
- Sie können zur Seite einer einzelnen Liste navigieren und den Link Kontakt zur Liste hinzufügen in der oberen rechten Ecke wählen.
-
Sie können einen Kontakt in einer beliebigen Kontaktliste oder einem Suchergebnis auswählen und Aktionen > Zu Marketinglisten hinzufügen oder Aktionen > Zu Arbeitslisten hinzufügen wählen und dann die Liste auswählen. Für Kontaktarten können Sie Bearbeiten > Kontaktarten wählen.
Weitere Informationen zu Kontaktarten finden Sie unter Anwenden und Entfernen von Kontaktarten.
- Beim Erstellen eines neuen Kontakts können Sie wählen, ihn sofort zu Kontaktarten, Arbeitslisten und/oder Marketinglisten hinzuzufügen. Siehe Kontakte erstellen.
Kontakte von der Listen-Startseite zu einer Liste hinzufügen
- Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Listentyp aus, mit dem Sie arbeiten möchten—Kontakttypen, Marketinglisten, Marketinglisten (mit Sponsoring) oder Arbeitslisten.
- Wählen Sie die Liste aus, zu der Sie Kontakte hinzufügen möchten.
-
Wählen Sie im Abschnitt Aktionen die Methode aus, die Sie zum Hinzufügen der Kontakte verwenden möchten.
Um Tun Sie dies Suchen Sie in der Kanzleiliste nach den hinzuzufügenden Kontakten Geben Sie im Abschnitt Hinzufügen den Namen des Kontakts ein, um ihn zu finden, und wählen Sie Los. Fügen Sie Kontakte aus Ihrer eigenen Kontaktliste hinzu Wählen Sie im Abschnitt Anzeigen den Link Meine Kontakte, die nicht auf der ausgewählten Liste sind.
Wenn die Liste eine Marketingliste ist, die Sponsoring verwendet, sind die Optionen unterschiedlich. Siehe Kontakte hinzufügen und Sponsoring-Informationen für eine Marketingliste festlegen.
Erstellen Sie einen neuen Kontakt für die Liste Wählen Sie im Abschnitt Hinzufügen die Option Neuer Kontakt für diese Liste. Wählen Sie den Kontakt aus einer anderen Liste aus Wählen Sie im Abschnitt Hinzufügen die Option Kontakte aus einer anderen Liste. - Wählen Sie die Kontrollkästchen neben jedem Kontakt aus, den Sie zur Liste hinzufügen möchten.
- Wenn Sie die Auswahl der Kontakte abgeschlossen haben, wählen Sie Speichern.
Eine Option zum Hinzufügen von Kontakten zu einer Liste wählen
[A] Geben Sie den Namen des hinzuzufügenden Kontakts ein und wählen Sie Los.
[B] Wählen Sie dies, um Kontakte in Ihrer Liste zu finden, die noch nicht auf der Liste sind.
[C] Wählen Sie dies, um einen neuen Kontakt zur Liste hinzuzufügen.
[D] Wählen Sie dies, um in einer anderen Liste nach den hinzuzufügenden Kontakten zu suchen.
Kontakte von der Listen-Seite zu einer Liste hinzufügen
- Navigieren Sie zur Seite der Liste, mit der Sie arbeiten möchten.
- Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Listentyp aus, mit dem Sie arbeiten möchten [Kontakttypen, Marketinglisten, Marketinglisten (mit Sponsoring) oder Arbeitslisten].
- Doppelklicken Sie auf die Liste. Alternativ wählen Sie die Liste aus und wählen Kontakte aus ausgewählter Liste.
- Wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite Kontakt zur Liste hinzufügen.
-
Wählen Sie die Methode aus, die Sie zum Hinzufügen der Kontakte verwenden möchten.
Um Tun Sie dies Suchen Sie in der Kanzleiliste nach den hinzuzufügenden Kontakten Wählen Sie Kontakt finden. Fügen Sie Kontakte aus Ihrer eigenen Kontaktliste hinzu Wählen Sie Aus meinen Kontakten auswählen. Erstellen Sie einen neuen Kontakt für die Liste Wählen Sie Neuen Kontakt erstellen. Wählen Sie den Kontakt aus einer anderen Liste aus Wählen Sie Kontakt aus einer anderen Liste kopieren. - Wählen Sie die Kontrollkästchen neben jedem Kontakt aus, den Sie zur Liste hinzufügen möchten.
- Wenn Sie die Auswahl der Kontakte abgeschlossen haben, wählen Sie Speichern.
Kontakte zu einer Liste hinzufügen
[A] Wählen Sie den Link Kontakt zur Liste hinzufügen.
[B] Wählen Sie den Link für die Methode, die Sie zum Hinzufügen von Kontakten zur Liste verwenden möchten.
Eine Liste durchsuchen
- Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Listentyp aus, den Sie durchsuchen möchten: Kontakttypen, Marketinglisten, Marketinglisten (mit Sponsoring) oder Arbeitslisten).
- Wählen Sie die Liste aus, die Sie durchsuchen möchten.
- Wählen Sie Diese Liste durchsuchen.
- Geben Sie Kriterien für die Durchsuchung der Liste ein.
- Sie können nach Namen und Adressinformationen suchen.
- Sie können auch nach zusätzlichen, listen-spezifischen Feldern suchen. Diese erscheinen am unteren Rand des Suchformulars.
- Wählen Sie Suchen, um die Kontakte in der Liste anzuzeigen, die den angegebenen Kriterien entsprechen.
Weitere Informationen zur Verwendung der Listensuchen finden Sie unter Listensuchen und Suchtipps.
Eine Liste durchsuchen
[A] Wählen Sie diesen Link.
[B] Geben Sie Kriterien im Dialogfeld Kontaktsuche ein.
[C] Sie können alle Listen nach Namen und Adressinformationen durchsuchen.
[D] Falls zutreffend, erscheinen hier zusätzliche Felder für die Liste. Geben Sie die Werte ein, die als Kriterien verwendet werden sollen.
Kontakte aus einer Liste entfernen
Wenn Sie über ausreichende Zugriffsrechte verfügen, können Sie Kontakte aus einer Liste entfernen.
Arbeitslisten können listen-spezifische Kontakte enthalten. Diese Kontakte existieren nur innerhalb der Arbeitsliste, nicht in der Kanzleiliste. Das Löschen eines dieser Kontakte aus der Liste entfernt ihn vollständig aus InterAction. Weitere Informationen zu listen-spezifischen Kontakten finden Sie unter Listen-spezifische Kontakte.
- Navigieren Sie zur Seite der Liste, mit der Sie arbeiten möchten.
- Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Listentyp aus, mit dem Sie arbeiten möchten: Kontakttypen, Marketinglisten, Marketinglisten (mit Sponsoring) oder Arbeitslisten.
- Doppelklicken Sie auf die Liste. Alternativ können Sie die Liste auswählen und Kontakte aus ausgewählter Liste wählen.
- Wählen Sie den Kontakt aus, den Sie entfernen möchten. Um mehrere Kontakte gleichzeitig zu entfernen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jeden Kontakt.
-
Wählen Sie Aktionen > Aus dieser Liste löschen.
Wenn die Option Aus dieser Liste löschen im Aktionsmenü deaktiviert ist, bedeutet dies, dass Sie nicht die erforderlichen Zugriffsrechte haben, um Kontakte aus der Liste zu löschen. Diese Zugriffsrechte sind spezifisch für die jeweilige Liste. Wenden Sie sich an den Benutzer, der die Liste verwaltet, oder an Ihren Systemadministrator.
- Wenn Sie zur Bestätigung des Löschvorgangs aufgefordert werden, wählen Sie Ja.
- InterAction entfernt die Kanzleikontakte aus der Liste. Die Kontakte bleiben in der Kanzleiliste.
- InterAction löscht alle listen-spezifischen Kontakte vollständig.
Listen anzeigen, die einen Kontakt enthalten
Manchmal ist es nützlich, eine Liste aus dem Kontext eines einzelnen Kontakts zu betrachten. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht sehen, welche Mailings ein bestimmter Kontakt erhält. Anstatt jede Marketingliste Ihrer Organisation zu überprüfen, können Sie diese Informationen direkt vom Kontakt aus einsehen.
Listen anzeigen, die einen Kontakt enthalten
- Suchen Sie den Kontakt und öffnen Sie die Übersichtsseite des Kontakts.
-
Erweitern Sie den Abschnitt Profile und Listen der Seite.
Weitere Informationen zur Übersichtsseite finden Sie unter Verwendung der Kontaktübersichtsseiten.
-
Wählen Sie entweder Marketinglisten oder Arbeitslisten.
Die Listen, die den Kontakt enthalten, werden auf der linken Seite des Bereichs angezeigt. Sie können alle Felder oder Notizen, die mit der Liste verbunden sind, anzeigen, indem Sie die Liste auswählen.
Dieses Verfahren ist für Kontakttypen nicht erforderlich, da die Kontakttypen, die für einen Kontakt gelten, immer neben dem Namen des Kontakts angezeigt werden.
Listen, die einen Kontakt enthalten
[A] Wählen Sie den Listentyp aus, den Sie anzeigen möchten. Marketinglisten wurde in diesem Beispiel ausgewählt.
[B] Dieser Bereich zeigt die Listen an, die den Kontakt enthalten.
[C] Wählen Sie diese Links, um die listen-spezifischen Informationen zu bearbeiten, die gesamte Liste anzuzeigen oder den Kontakt aus der Liste zu entfernen.
Erstellen von listen-spezifischen Telefonnummern und Adressen
Sie können listen-spezifische Telefonnummern und Adressen für Arbeitslisten, Marketinglisten und Kontakttypenlisten erstellen.
Dies ist nützlich, wenn Sie Informationen haben, die nur im Kontext der Liste für den Kontakt relevant sind. Zum Beispiel könnte die Arbeitsliste für ein temporäres Projekt Personen enthalten, die an einem temporären Standort arbeiten. Sie können listen-spezifische Telefonnummern oder Adressen verwenden, um diese temporären Elemente zu erfassen.
Listen-spezifische Telefonnummern und Adressen funktionieren für alle drei Listentypen auf die gleiche Weise.
Sie können listen-spezifische Telefonnummern und Adressen nur aus dem Kontext der Liste hinzufügen und anzeigen. Das bedeutet, dass Sie die Seite Kontakt anzeigen aus der Liste selbst öffnen müssen, nicht von der Übersichtsseite oder einem anderen Ort.
Führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie innerhalb einer Arbeitsliste, Marketingliste oder Kontakttypenliste das Symbol für den Kontakt oder wählen Sie den Kontakt aus und wählen Sie Anzeigen > Kontakt.
- Wählen Sie den entsprechenden Link, um die Telefonnummer oder Adresse hinzuzufügen (Standort hinzufügen, Telefon hinzufügen oder E-Mail oder Website hinzufügen.)
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieses <Element> ist nur für Benutzer mit Zugriff auf <Listenname> sichtbar.
-
Geben Sie die Telefon- oder Adressinformationen in die entsprechenden Felder ein und wählen Sie Speichern.
Die listen-spezifischen Informationen werden auf der Seite Kontakt anzeigen mit einem Ordnersymbol (
) angezeigt.
Hinzufügen von listen-spezifischen Telefonnummern und Adressen
Dies zeigt das Erstellen eines listen-spezifischen Standorts für eine Arbeitsliste. Der Prozess ist derselbe für Kontakttypenlisten und Marketinglisten.
[A] Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Telefon- oder Adressinformationen listen-spezifisch zu machen.
[B] Geben Sie einen Namen oder eine Beschreibung ein. Dies ist nützlich, um zu unterscheiden, warum das Element listen-spezifisch ist.
[C] Die listen-spezifischen Informationen erscheinen wie andere Telefonnummern und Adressen. Das Ordnersymbol () zeigt an, dass es listen-spezifisch ist.
[D] Dies ist eine normale Adresse für diesen Kontakt. Beachten Sie, dass sie nicht das Ordnersymbol hat.
Kontakte markieren
Eine Liste kann so konfiguriert werden, dass sie Markierungen verwendet. Dies ermöglicht es Ihnen, einzelne Kontakte in der Liste mit verschiedenen Farben zu markieren. Dies kann als Erinnerung nützlich sein, um mit einem Kontakt nachzufassen. Die Bedeutung jeder Farbe kann für die Liste konfiguriert werden.
Wenn Sie Ihre eigenen Arbeitslisten erstellen, können Sie wählen, ob Sie die Markierung für die Liste aktivieren und die Bedeutung jeder Markierungsfarbe festlegen möchten. Zum Beispiel könnte in einer Liste von Personen, die angerufen werden sollen, die rote Markierung "Noch nicht angerufen" bedeuten, während die blaue Markierung bedeutet, dass Sie eine Nachricht hinterlassen haben und zurückrufen müssen. In einer Liste für ein persönliches Ereignis wie eine Party könnten Sie eine Markierungsfarbe als "Einladung noch nicht gesendet" und eine andere als "nimmt nicht teil" definieren.
Für Details zum Festlegen von Optionen für eine Arbeitsliste siehe Verwalten einer Arbeitsliste.
Wenn Sie mit einer von jemand anderem erstellten Liste arbeiten, können Sie möglicherweise die Markierungen setzen und löschen, abhängig von Ihren Zugriffsrechten auf die Liste. Wenn die Liste so konfiguriert wurde, dass sie Markierungen verwendet, hat sie eine Markierungsspalte, die Sie im Raster sehen können. Wenn die Markierungsspalte nicht sichtbar ist, wurde die Liste nicht so konfiguriert, dass sie Markierungen verwendet.
Wenn Sie eine Liste anzeigen, die Markierungen verwendet, können Sie nach der Markierungsspalte sortieren. In diesem Fall werden die Markierungen in der festgelegten Reihenfolge sortiert. Dies ist die gleiche Reihenfolge, die Sie sehen können, wenn Sie Markierungen Kontakten zuweisen. Zum Beispiel würden Kontakte, die mit der roten Markierung versehen sind, vor denen sortiert, die mit Orange markiert sind. Diese Reihenfolge ist nicht konfigurierbar.
Flaggen-Spalte für eine Liste
[A] Diese Liste ist nicht konfiguriert, um Flaggen zu verwenden, daher wird keine Flaggen-Spalte im Raster angezeigt.
[B] Diese Liste verwendet Flaggen, daher ist die zweite Spalte im Raster die Flaggen-Spalte.
Markierte Kontakte auf einer Arbeitsliste
[A] Dieser Kontakt ist mit der schwarzen Flagge markiert. Dies wurde so konfiguriert, dass es „nicht anwesend“ bedeutet, wie im Tooltip für die Flagge angezeigt.
[B] Beispiele für das Markieren von Kontakten mit unterschiedlich farbigen Flaggen (schwarz, rot und orange in diesem Beispiel)
Die Bedeutung, die jeder Farbe zugewiesen wird, hängt davon ab, wie die Liste konfiguriert wurde.
Markieren eines Kontakts oder einer Gruppe von Kontakten
Ein Kontakt kann in einer bestimmten Liste nur eine einzige Flagge haben. Zum Beispiel können Sie einen Kontakt nicht sowohl mit der roten als auch mit der blauen Flagge markieren. Wenn ein Kontakt bereits markiert ist und Sie eine neue Farbe auswählen, wird die alte Flagge entfernt und der Kontakt auf die neue Farbe aktualisiert.
- Wählen Sie innerhalb einer Arbeitsliste, Marketingliste oder Kontaktartliste entweder einen einzelnen Kontakt aus oder aktivieren Sie die Kontrollkästchen für mehrere Kontakte.
-
Wählen Sie Aktionen > Flagge setzen.
Wenn diese Option nicht verfügbar ist, bedeutet dies, dass die Liste nicht konfiguriert ist, um Flaggen zu verwenden.
-
Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Flaggen die Farbe aus, die Sie für die ausgewählten Kontakte verwenden möchten, und wählen Sie dann Speichern.
Der Kontakt oder die Kontakte werden mit der ausgewählten Flaggenfarbe aktualisiert.
Sie müssen über ausreichende Zugriffsrechte auf die Liste verfügen, um Flaggen bei den Kontakten zu setzen oder zu löschen. Wenn Sie keinen Zugriff haben, zeigt InterAction stattdessen eine Fehlermeldung anstelle des Dialogfelds Flagge setzen an.
Löschen der Flagge für einen Kontakt oder eine Gruppe von Kontakten
-
Wählen Sie innerhalb einer Arbeitsliste, Marketingliste oder Kontaktartliste entweder einen einzelnen Kontakt aus oder aktivieren Sie die Kontrollkästchen für mehrere Kontakte.
Sie können mehrere Farben gleichzeitig löschen.
-
Wählen Sie Aktionen > Flagge löschen.
Sie müssen über ausreichende Zugriffsrechte auf die Liste verfügen, um Flaggen bei den Kontakten zu setzen oder zu löschen. Wenn Sie keinen Zugriff haben, zeigt InterAction eine Fehlermeldung an.