Die Häufigkeit, mit der Sie Outlook und InterAction synchronisieren, variiert je nach Anzahl der Benutzer, Kontakte und Termine, die Sie haben, der Geschwindigkeit Ihrer Netzwerke und in gewissem Maße der Art und Weise, wie Sie Ihre Prozesse für die Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung konfigurieren.
Abhängig von der Exchange-Umgebung Ihrer Organisation sollten Sie Ihre Konfiguration der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung unterschiedlich einrichten.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Auswahl einer Express- oder vollständigen Synchronisierung
- Auswahl der Exchange-Server für jede geplante Synchronisierung
- Planung der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung in Koordination mit der Benutzer-zu-Firmen-Kontakt-Synchronisierung
- Verwendung von Servergruppen
- Wie konfiguriere ich die verschiedenen Einstellungen für meine mehreren Exchange-Server-Umgebungen?
- Verwaltung der letzten Synchronisierungsinformationen
Was sollte ich synchronisieren?
Bei der Konfiguration Ihrer Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierungseinstellungen können Sie festlegen, ob die Kontakt- und Kalendersynchronisierung zusammen oder separat durchgeführt werden soll. Wenn Sie sich entscheiden, diese separat auszuführen, müssen Sie für jede einen eigenen Zeitplan erstellen.
Auswahl einer Express- oder vollständigen Synchronisierung
Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung bietet zwei Modi, die Sie bei der Einrichtung der Synchronisierung wählen können.
Express-Modus
Der Express-Modus erkennt einfach die Anzahl der Änderungen, die in Outlook und der Benutzerkontaktliste in InterAction für die Kontaktsynchronisierung vorgenommen wurden. Wenn bei der Verarbeitung jeder Benutzerkontaktliste oder jedes Kalenderelements eine Änderung oder Ergänzung festgestellt wird, wechselt der Prozess für die Kontakt- oder Kalendersammlung dieses Benutzers in den vollständigen Synchronisierungsmodus und synchronisiert alle Änderungen, Ergänzungen oder Löschungen. Der Prozess wechselt dann wieder in den Express-Modus, bis er eine weitere Benutzerkontaktliste oder einen Kalender mit einer Änderung findet.
Dieser Modus ist schneller als eine vollständige Synchronisierung, da er nur dann einen Vergleich von Kontakt zu Kontakt und Kalender zu Kalender durchführt, wenn eine Änderung festgestellt wird. Verwenden Sie diesen Modus, um die Kontakte und Kalendereinträge der Benutzer im Laufe des Tages zu synchronisieren.
Wenn nur Löschungen oder Offline-Änderungen im Kontaktordner eines Benutzers in Outlook vorgenommen werden, werden diese Änderungen nicht erkannt und der Prozess wechselt nicht in den vollständigen Modus. Wenn jedoch andere Ergänzungen oder Bearbeitungen entweder in Outlook oder InterAction (für die Kontaktsynchronisierung) vorgenommen werden, wechselt der Prozess. Aus diesem Grund wird empfohlen, einmal täglich eine Synchronisierung im vollständigen Modus durchzuführen.
Vollständiger Modus
Der vollständige Modus liest den Kontakte-Ordner und den Kalender jedes Benutzers in Outlook sowie seine Kontaktliste und Termine in InterAction und vergleicht die beiden. Dieser Modus vergleicht jeden Kontakt und jeden Termin einzeln, um Unterschiede zu finden.
Dieser Modus ist langsamer als die Express-Synchronisierung, stellt jedoch sicher, dass die beiden Sammlungen und Kalender identisch sind. Führen Sie diesen Modus einmal täglich aus, vorzugsweise außerhalb der Geschäftszeiten.
Auswahl der Exchange-Server für jede geplante Synchronisierung
Je nachdem, wie Ihre Organisation Ihre Exchange-Server eingerichtet hat, wählen Sie eine andere Methode zur Einrichtung Ihrer Synchronisierung zwischen Outlook und InterAction.
Ihre Organisation hat einen Exchange-Server oder alle Ihre Exchange-Server befinden sich an einem zentralen Standort
Installieren Sie auf einem Arbeitsplatz den InterAction-Administrator - einschließlich Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung
Dieser Arbeitsplatz sollte die schnellstmögliche Verbindung zu Ihrem Exchange-Server haben. Dieser Arbeitsplatz muss auch in der Lage sein, über Ihr Netzwerk eine Verbindung zur InterAction-Datenbank herzustellen.
Wenn Sie einen Prozess für die Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung planen, müssen Sie nur einen Prozess planen, um alle Exchange-Server zu synchronisieren.
Ihre Organisation hat mehrere Exchange-Server, die über die Büros Ihrer Organisation verteilt sind (nicht im selben LAN)
Wenn Ihre Organisation mehrere Exchange-Server hat, die nicht im selben lokalen Netzwerk sind, erfordert Ihre Konfiguration der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung mehr Schritte.
Richten Sie für jedes Büro, das einen Exchange-Server hat, einen Prozessmanager-Arbeitsplatz mit den folgenden Komponenten ein:
- InterAction-Administrator - einschließlich Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung
- Microsoft Outlook
Sie müssen nicht für jeden Exchange-Server einen separaten Synchronisierungsarbeitsplatz einrichten, jedoch möglicherweise für jeden Standort mit einem Exchange-Server. Wenn Sie beispielsweise zwei Exchange-Server in London und einen in Chicago haben, könnten Sie einen Prozessmanager-Arbeitsplatz in London und einen in Chicago einrichten.
Jeder Arbeitsplatz sollte die schnellstmögliche Verbindung zu Ihren Exchange-Servern haben, um die Leistung zu verbessern. Aus diesem Grund sollten Sie einen Arbeitsplatz einrichten, um die Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung von jedem Büro auszuführen, das einen Exchange-Server enthält.
Anstatt einen Zeitplan für die Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung zu erstellen, der von einem Arbeitsplatz aus läuft und alle Exchange-Server synchronisiert, müssen Sie einen Prozess für die Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung planen, der von jedem der eingerichteten Arbeitsplätze aus läuft und nur einen Exchange-Server mit InterAction synchronisiert.
Angenommen, Sie haben vier Exchange-Server - einen in Los Angeles, einen in New York und zwei in Ihrem Londoner Büro. Sie richten drei Arbeitsplätze für die Ausführung der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung ein
- einen in jedem Büro. Sie müssen vier Prozesse für die Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung definieren - einen für jeden Exchange-Server. Diese wären wie folgt:
- New Yorker Arbeitsplatz - synchronisiert den New Yorker Exchange-Server mit InterAction
- Los Angeles Arbeitsplatz - synchronisiert den Los Angeles Exchange-Server mit InterAction
- Londoner Arbeitsplatz - synchronisiert den ersten Londoner Exchange-Server mit InterAction
- Londoner Arbeitsplatz - synchronisiert den zweiten Londoner Exchange-Server mit InterAction
Sie können diese Prozesse gleichzeitig planen oder die Prozesse zu unterschiedlichen Zeiten gestaffelt ablaufen lassen. Mehrere gleichzeitig laufende Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierungsprozesse können die Outlook-Leistung für Ihre Benutzer beeinträchtigen.
Weitere Informationen zur Einrichtung der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung in einer solchen Umgebung mit mehreren Exchange-Servern finden Sie unter Wie konfiguriere ich die verschiedenen Einstellungen für meine mehreren Exchange-Server-Umgebungen?.
Planung der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung in Koordination mit der Benutzer-zu-Firmen-Kontakt-Synchronisierung
Wenn Sie Synchronisierungen planen, sollten Sie Folgendes planen:
Zu planende Synchronisierungsprozesse
| Prozess | Einstellungen | Grund |
| Microsoft Outlook zu InterAction Sync | Synchronisationsmodus: Komplett Alte Protokolldateien nach 14 Tagen löschen | Einmal täglich im Komplettmodus ausführen. |
| Microsoft Outlook zu InterAction Sync (nur Kontakte) | Synchronisationsmodus: Express Alte Protokolldateien nach 14 Tagen löschen | Schritt 1 von 4: Änderungen aus Outlook-Kontakten übernehmen. |
| Benutzer zu Kanzleikontakt-Synchronisation | Alte Protokolldateien nach 14 Tagen löschen | Schritt 2 von 4: Outlook-Änderungen von Benutzerkontakten zu Kanzleikontakten übertragen |
| Benutzer zu Kanzleikontakt-Synchronisation | Alte Protokolldateien nach 14 Tagen löschen | Schritt 3 von 4: Obige Änderungen von Kanzleikontakten zu den verbundenen Benutzerkontakten anderer Benutzer übertragen |
| Microsoft Outlook zu InterAction Sync (Kontakte und Kalendereinträge) | Synchronisationsmodus: Express Alte Protokolldateien nach 14 Tagen löschen | Schritt 4 von 4: Obige Änderungen der Benutzerkontakte zeitnah zu den Outlook-Kontakten anderer Benutzer übertragen |
Die letzten vier Einträge sollten im Laufe des Tages in Abständen von einer bis fünf Minuten geplant werden. Abhängig von der Leistung Ihrer Hardware und Netzwerkumgebung können Sie diesen Zyklus so planen, dass er alle 15 Minuten bis alle vier Stunden oder mehr ausgeführt wird.
Hinweis: Wie konfiguriere ich die verschiedenen Einstellungen für meine mehreren Exchange-Server-Umgebungen?
Zuerst, wenn Sie mehrere Server haben, bestimmen Sie, ob Sie separate Prozesse für jeden Exchange-Server planen müssen oder ob Sie einen Prozess planen können, um alle Server zu synchronisieren. Im Wesentlichen, wenn Sie Exchange-Server haben, die über mehrere Bürostandorte Ihrer Organisation verteilt sind, sollten Sie wahrscheinlich separate Prozesse für jeden Exchange-Server planen. Für Details siehe Wählen Sie die Exchange-Server für jede geplante Synchronisation aus.
Wenn Sie entscheiden, dass Sie separate Prozesse für jeden Exchange-Server planen müssen, dann planen Sie für jeden Exchange-Server zwei Versionen des Microsoft Outlook zu InterAction Sync-Prozesses lokal für dieses Büro - eine Version läuft im Express-Modus und ist geplant, um den ganzen Tag über in regelmäßigen Abständen zu laufen. Zum Beispiel können Sie wählen, Microsoft Outlook zu InterAction Sync im Express-Modus alle zwei Stunden auszuführen. Die andere Version läuft im Komplettmodus und ist geplant, einmal zu laufen, vorzugsweise außerhalb der Arbeitszeiten und sollte lokal für dieses Büro geplant werden.
Schließlich planen Sie die Benutzer zu Kanzleikontakt-Synchronisation, um nach Microsoft Outlook zu InterAction Sync zu laufen. In mehreren Exchange-Server-Umgebungen, in denen Server verteilt sind (anstatt sich im selben Büro zu befinden), ist dies möglicherweise nicht möglich. In dieser Situation können Sie sich entscheiden, Microsoft Outlook zu InterAction Sync alle zwei Stunden auszuführen, beginnend um 8 Uhr morgens, und die Benutzer zu Kanzleikontakt-Synchronisation alle zwei Stunden, beginnend um 8:30 Uhr morgens.
Wenn die beiden Prozesse irgendwie zur gleichen Zeit laufen (zum Beispiel, wenn die Benutzer zu Kanzleikontakt-Synchronisation gestartet wurde, bevor Microsoft Outlook zu InterAction Sync beendet war), wird die Kontaktliste eines Benutzers möglicherweise nicht mit der Kanzleiliste während dieser geplanten Synchronisation synchronisiert, da sie derzeit mit Outlook synchronisiert wird. Wenn die nächste geplante Synchronisation stattfindet, wird die Kontaktliste des Benutzers korrekt synchronisiert. Es treten keine Fehler auf, wenn die beiden Prozesse zur gleichen Zeit laufen. Sie sollten jedoch nicht absichtlich Ihre Prozesse so planen, dass sie zur gleichen Zeit laufen.
Mehrere Prozesse können nur gleichzeitig laufen, wenn sie auf verschiedenen Process Manager-Arbeitsstationen geplant sind. Wenn Prozesse auf derselben Arbeitsstation geplant sind und einer geplant ist, bevor der vorherige Prozess beendet ist, wird er zur Warteschlange der Prozesse hinzugefügt und wird sofort nach Beendigung des vorherigen Prozesses gestartet.
Verwendung von Servergruppen
Sie können Servergruppen verwenden, wenn Sie den Outlook zu InterAction Sync-Prozess planen. Servergruppen sind Gruppen von Benutzerkontaktlisten, die Sie im InterAction Administrator definieren. Durch das Erstellen von Servergruppen haben Sie mehr Flexibilität, welche Kontaktlisten synchronisiert werden sollen.
Zum Beispiel können Sie Servergruppen wie die folgenden erstellen:
- Eine Servergruppe, die nur neue Benutzerkontaktlisten zur Synchronisation enthält
- Separate Gruppen für Benutzer in Ihren Büros in New York und London
- Eine Gruppe, die für Fehlerbehebungszwecke vorgesehen ist
Unabhängig vom Grund für die Erstellung von Servergruppen gibt es keine Begrenzung für die Anzahl der Benutzer, die Sie in eine Gruppe aufnehmen können, oder die Anzahl der Gruppen, die Sie erstellen können. Wenn Sie jedoch einen Outlook zu InterAction Sync-Prozess konfigurieren, können Sie bis zu fünf Servergruppen zur Synchronisation angeben.
Durch die Angabe von Servergruppen synchronisieren Sie nur Benutzerkontaktlisten, die in diesen Gruppen enthalten sind. Der Outlook zu InterAction Sync-Prozess synchronisiert nur Benutzerkontaktlisten, die in den Servergruppen Chicago und New York enthalten sind.
Benutzer zu Servergruppen zuweisen
Verwenden Sie die Entität Benutzerkontaktliste im InterAction Administrator, um Benutzerkontaktlisten Servergruppen zuzuweisen. Diese Option ermöglicht es Ihnen, zunächst eine Gruppe von Benutzern zu markieren, sodass Sie mehrere Benutzerkontaktlisten auf einmal einer Servergruppe hinzufügen können.
Alternativ können Sie Benutzerkontaktlisten einzeln Servergruppen zuweisen, indem Sie im Dialogfeld Benutzerkontaktliste verwalten die Option Bearbeiten wählen und dann im Synchronisierungs-Tab einen Servergruppennamen angeben.
Um eine Gruppe von Benutzerkontaktlisten einer Servergruppe zuzuweisen:
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Benutzerkontaktliste.
- Markieren Sie im Dialogfeld Benutzerkontaktliste verwalten die Benutzerkontaktlisten, die Sie einer Servergruppe hinzufügen möchten.
- Wählen Sie unter Einstellung auf markierte Listen anwenden die Option Servergruppenname im Aktions-Dropdown festlegen.
-
Wählen Sie im Feld Servergruppenname die Servergruppe aus der Dropdown-Liste aus oder geben Sie eine neue Servergruppe ein.
Die in den Dropdown-Listen verfügbaren Servergruppen sind alle Servergruppen, die derzeit Benutzerkontaktlisten zugewiesen sind. Sie pflegen keine Liste von Servergruppen.
- Wählen Sie Anwenden.
- Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Schließen.
Benutzerkontaktlisten verwalten - Benutzergruppen festlegen
- A) Markieren Sie die Benutzerkontaktlisten, die Sie einer Servergruppe hinzufügen möchten.
- B) Wählen Sie Servergruppenname im Aktions-Dropdown festlegen.
- C) Geben Sie einen Servergruppennamen ein oder wählen Sie einen aus. Die in den Dropdown-Listen verfügbaren Servergruppen sind alle Servergruppen, die derzeit Benutzerkontaktlisten zugewiesen sind. (Sie pflegen keine Liste von Servergruppen.)
- D) Wählen Sie Anwenden.
- E) Die Servergruppe jeder Benutzerkontaktliste wird in der Spalte Servergruppe angezeigt.
Verwaltung der letzten Synchronisierungsinformationen
Wenn Sie Outlook zum ersten Mal mit InterAction synchronisieren, wird jedem Outlook-Postfach des Benutzers ein Ordner hinzugefügt. Dieser Ordner enthält ein Notizelement, das den letzten Zeitpunkt identifiziert, zu dem Outlook-Kontakte mit InterAction-Kontakten und Outlook-Kalenderelemente mit InterAction synchronisiert wurden.
Innerhalb der Notiz enthält ein verstecktes Feld einen Zeitstempel des letzten Durchlaufs der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung. Dieser Zeitstempel wird mit dem letzten Synchronisierungsdatum verglichen, das in der InterAction-Datenbank gespeichert ist. Wenn die beiden Daten nicht übereinstimmen, findet keine Synchronisierung statt, um sicherzustellen, dass keine Informationen verloren gehen. Weitere Informationen finden Sie unter Disaster Recovery für Microsoft Outlook zu InterAction Sync.