La posibilidad de ver, agregar, editar o eliminar actividades o documentos depende de las opciones seleccionadas al crear el elemento y del tipo de elemento con el que estés trabajando. Para más detalles, consulta los siguientes temas:
- Acceso para ver una actividad o documento
- Acceso para crear actividades y adjuntar documentos
- Acceso para editar y eliminar actividades y documentos
Acceso para ver una actividad o documento
Al crear una nueva actividad o adjuntar un documento a un contacto, puedes especificar qué usuarios podrán ver el elemento seleccionando una opción en la lista desplegable Quién puede ver esto.
En el contexto de esta sección, “ver un documento” significa tanto ver la información sobre el documento (como el nombre y el tipo) como abrir el documento en sí.
Las siguientes opciones están disponibles:
| Opción | Significado |
|---|---|
| Solo yo | Los únicos usuarios que pueden ver la actividad eres tú y tus apoderados. |
| Todos | Todos los usuarios de InterAction pueden ver la actividad o el documento. |
| Grupo específico | Todos los miembros del grupo pueden ver la actividad o el documento. Puedes seleccionar cualquier grupo del que seas miembro. |
|
La lista de marketing lo determina La lista de trabajo lo determina (disponible solo para actividades) |
Los derechos de acceso de la lista de trabajo o de marketing se utilizan para determinar quién puede ver la actividad. Solo los usuarios con acceso de lectura a la lista pueden ver la actividad. Esta opción solo está disponible para actividades relacionadas con una lista específica. No está disponible para documentos adjuntos a un contacto. |
Opciones similares están disponibles al agregar una cita en Microsoft Outlook. Ten en cuenta que la opción Quién puede ver esto no aplica a los documentos adjuntos a una actividad. Para estos casos, se utilizan las configuraciones de seguridad de la actividad.
Si tienes suficiente acceso para ver una actividad, puedes ver toda la información asociada a ella, sin importar otros derechos de acceso.
Por ejemplo, supongamos que Ed Roberts no tiene acceso a la lista de marketing Boletín de Tecnología. Normalmente, no puede ver esta carpeta ni los contactos que contiene. La usuaria Lisa Short crea una actividad relacionada con esta lista de marketing y establece la opción Quién puede ver esto en Todos. Ed puede ver esta actividad. Esto significa que puede ver todo lo siguiente:
- Los nombres de los contactos en la actividad. Esto incluye cualquier contacto específico de la carpeta en el Boletín de Tecnología que normalmente Ed no podría ver. Sin embargo, solo puede ver la información del nombre que aparece en la actividad; no puede ver los detalles de esos contactos.
- El nombre de la carpeta a la que se refiere la actividad (Boletín de Tecnología).
- Toda la información y documentos asociados con la actividad.
Acceso para crear actividades y adjuntar documentos
El acceso para agregar nuevas actividades en InterAction depende del tipo de actividad y de tus configuraciones de acceso.
-
Siempre puedes crear actividades relacionadas con contactos.
Al crear una actividad relacionada con contactos, puedes agregar cualquier contacto al que tengas acceso. Esto puede incluir tanto contactos de la lista de la empresa como contactos almacenados en carpetas de InterAction.
- Para agregar una actividad relacionada con una carpeta en particular, debes tener derechos de acceso de Agregar actividad en la carpeta. Para una lista de trabajo, esto significa que debes tener el rol de Editor.
- Puedes adjuntar un documento a cualquier contacto al que tengas acceso (siempre que tu organización haya habilitado las referencias de documentos en InterAction).
Acceso para editar y eliminar actividades y documentos
El acceso para editar o eliminar una actividad o documento existente depende del tipo de elemento y de tus configuraciones de acceso.
En el contexto de esta sección, “editar un documento” significa tanto editar la información sobre el documento (como cambiar la descripción del documento) como reemplazar el documento por una nueva versión, tal como se describe en Editar y reemplazar documentos.
La persona que crea una actividad o adjunta un documento puede seleccionar la casilla Solo permitirme editar esto. Si se selecciona esta opción, solo el creador y sus apoderados pueden editar la actividad o el documento, sin importar cualquier otra configuración. La opción Solo permitirme editar esto tiene prioridad sobre cualquier otra configuración de seguridad de edición en el elemento.
Para actividades y documentos que no tienen seleccionada la casilla Solo permitirme editar esto, se aplican las siguientes reglas:
- Para una actividad o documento relacionado con contactos, puedes editarlo o eliminarlo si puedes verlo.
- Para una actividad relacionada con una lista de marketing o de trabajo, puedes editarla si tienes derechos de acceso de Editar actividad en la lista. Puedes eliminarla si tienes derechos de Eliminar actividades en la lista. Para listas de trabajo, esto significa que debes tener el rol de Editor.
- Para actividades relacionadas con un asunto, oportunidad o compromiso, se aplican las configuraciones de seguridad definidas para el módulo.
Estas reglas de seguridad no se aplican a los documentos adjuntos a una actividad. Para estos casos, se utilizan las configuraciones de seguridad de la actividad.