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Centro de ayuda de InterAction® Web Client

Adjuntar documentos a actividades y contactos

  • Actualización

Las referencias de documentos en InterAction te permiten conectar a los clientes y contactos de tu organización con los materiales (documentos) generados en apoyo a esos clientes. Por ejemplo, puedes adjuntar documentos como contratos, propuestas, cartas de compromiso y otra información a tus clientes, contactos, asuntos, oportunidades y compromisos en InterAction. Así puedes llevar fácilmente un seguimiento completo de toda la información relevante relacionada con la atención a tus clientes.

Las funciones de referencias de documentos son opcionales; tu organización puede decidir no usarlas. Si tu organización ya cuenta con un proceso para catalogar documentos, como un Sistema de Gestión Documental, es posible que no tengas acceso a estas funciones en el Web Client.

Consulta los siguientes temas:

¿Dónde puedes adjuntar documentos?

Si tu organización ha habilitado la función de documentos, puedes adjuntar documentos a los siguientes elementos de InterAction:

No se pueden agregar archivos de dos GB o más a InterAction.

  • Actividades. El ejemplo más común de esto es un archivo adjunto en un correo electrónico. Cuando creas actividades a partir de mensajes de correo electrónico en Microsoft Outlook, cualquier archivo adjunto en el mensaje original se incluye automáticamente en la actividad en InterAction.

    También puedes agregar documentos manualmente a las actividades, tanto desde el Web Client como desde Outlook.

  • Citas. Si estás sincronizando citas entre InterAction y Outlook, cualquier archivo adjunto incluido en la cita de Outlook se adjunta automáticamente a la versión de InterAction durante la sincronización.
  • Contactos. Puedes adjuntar documentos directamente a un contacto. Por ejemplo, podrías agregar una copia del informe anual de una empresa directamente al contacto de la empresa. Un currículum o una biografía más extensa también pueden ser útiles para agregar a un contacto personal.

  • Asuntos, oportunidades o compromisos. Si tu organización tiene licencia para alguno de estos módulos, puedes incluir documentos directamente en estos elementos. Esto es útil para poner a disposición de otros en InterAction los diferentes documentos asociados a este trabajo. Por ejemplo, podrías agregar RFPs, propuestas o contratos a un asunto, oportunidad o compromiso.

    Para más detalles sobre cómo adjuntar documentos a asuntos, oportunidades o compromisos, consulta la ayuda de tu módulo.

Ver y adjuntar documentos en el Web Client

Adjuntar documentos a una actividad en el Web Client.

[A] Los documentos ya adjuntos a la actividad se muestran aquí.

[B] Elige Adjuntar para agregar un documento adicional

[C] Usa el botón Examinar para buscar el documento que deseas adjuntar. Completa la otra información sobre el documento.

¿Qué sucede con tus documentos cuando los adjuntas a elementos de InterAction?

Cuando adjuntas un documento a un elemento, InterAction hace una copia de tu documento y la coloca en una ubicación designada por el administrador del sistema. A partir de ese momento, ya no existe ninguna conexión entre la copia original del documento en tu equipo y la versión en InterAction. Si deseas hacer cambios en el documento en InterAction, debes seguir las recomendaciones indicadas en Editar y reemplazar documentos.

Requisitos para tu equipo

Adjuntar y ver documentos requiere un componente especial en tu estación de trabajo para ciertas tareas:

  • Adjuntar un documento a un elemento de InterAction.
  • Abrir o guardar el documento.

No se necesita el componente para ver las propiedades del documento o la lista de documentos en un elemento de InterAction.

Si los componentes de Integración de Escritorio de InterAction están instalados en tu equipo, ya tienes todo lo necesario para trabajar con documentos.

Si estos componentes no están instalados, el Web Client te pedirá que instales los elementos necesarios la primera vez que intentes adjuntar o abrir un documento. Sin embargo, ten en cuenta que la configuración de seguridad de tu equipo puede bloquear la descarga de software. Si esto ocurre, es posible que debas pedirle al administrador del sistema que cambie tu configuración de seguridad o que instale los componentes de Integración de Escritorio por ti.

Descarga automática de los componentes necesarios para trabajar con documentos

[A] El aviso inicial advirtiendo que los componentes no están instalados.

[B] Cuadro de diálogo de advertencia de seguridad. Elige Instalar para instalar los componentes necesarios y luego selecciona OK en el primer aviso.

La configuración de seguridad de Internet de tu equipo puede bloquear el cuadro de diálogo de instalación. En ese caso, contacta a tu administrador del sistema para que cambie tu configuración de seguridad o instale directamente los componentes de Integración de Escritorio (recomendado).

Adjuntar un documento a una actividad

Al adjuntar un documento, puedes elegir cualquier documento en tu red local o en tu equipo. Una vez que el documento se agrega a InterAction, no hay conexión entre tu versión original y la versión almacenada en InterAction.

Una actividad puede tener cualquier cantidad de documentos.

  1. Agrega o edita una actividad como se describe en Crear y editar actividades.
  2. Elige el enlace Documentos.
  3. Selecciona el enlace Adjuntar.
  4. En el cuadro de diálogo Adjuntar documento, haz clic en Examinar y selecciona el archivo que deseas adjuntar.
  5. Si es necesario, cambia el Título del documento. Este campo toma por defecto el nombre del archivo. El título se muestra en el Web Client cuando ves la lista de documentos.
  6. Selecciona el Tipo correspondiente. Los tipos de documentos son útiles para filtrar y buscar documentos.
  7. Ingresa una Descripción para el documento.
  8. Haz clic en OK. El documento se agrega a la lista de documentos de la actividad.
  9. Realiza cualquier otro cambio necesario en la actividad y luego selecciona OK. La actividad se guarda y el o los documentos que adjuntaste se agregan a InterAction.

Adjuntar un documento a un contacto

Al adjuntar un documento, puedes elegir cualquier documento en tu red local o en tu equipo. Una vez que el documento se agrega a InterAction, no hay conexión entre tu versión original y la versión almacenada en InterAction.

Puedes adjuntar documentos directamente a un contacto. Esto normalmente se hace si el documento amplía la información de perfil del contacto, pero no está relacionado con una acción específica como un correo electrónico o una llamada telefónica. Por ejemplo, a veces se adjuntan perfiles de marketing detallados a contactos de empresas.

Los documentos asociados a otras acciones (como un documento que enviaste por correo electrónico a un cliente o una agenda de reunión) normalmente se incluyen en actividades (consulta Adjuntar un documento a una actividad).

Además, un documento solo puede estar adjunto a un solo contacto. Si necesitas asociar el mismo documento a varios contactos, agrega una actividad para los contactos e incluye el documento en la actividad.

  1. Navega hasta el contacto y abre el cuadro de diálogo Adjuntar documento.

    Puedes hacerlo desde varios lugares:

    • Muestra la página de resumen del contacto y selecciona Acciones > Adjuntar documento.
    • Muestra la página de Documentos de un contacto y selecciona el enlace Adjuntar.
    • Desde cualquier lista de contactos, selecciona el contacto y elige Acciones > Adjuntar documento.
  2. En el cuadro de diálogo Propiedades del documento, haz clic en Examinar y selecciona el archivo que deseas adjuntar.
  3. Si es necesario, cambia el Título del documento. Este campo toma por defecto el nombre del archivo. El título se muestra en el Web Client cuando ves la lista de documentos.
  4. Selecciona el Tipo correspondiente. Los tipos de documentos son útiles para filtrar y buscar documentos.
  5. Ingresa una Descripción para el documento.
  6. Haz clic en OK. El documento se agrega a InterAction.

Ver los documentos de un contacto

La sección Documentos de la página de resumen muestra los documentos del contacto. Desde aquí también puedes abrir la página de documentos completa.

Además, puedes buscar documentos usando diferentes criterios. Para más detalles, consulta Buscar documentos.

Al ver los documentos de un contacto, la lista incluye tanto los documentos adjuntos directamente al contacto como los que están adjuntos a actividades y citas que incluyen al contacto.

Por ejemplo, podrías agregar una nueva actividad a los contactos Jane Tarnoff, Telenorth Financial Services y Edward Roberts, e incluir el documento Telenorth Contract v.2.doc en la actividad. Este documento aparecerá en la vista de Documentos, junto con los documentos adjuntos directamente al contacto.

La cuadrícula en el Web Client no distingue entre documentos adjuntos a una actividad y los adjuntos directamente al contacto. Puedes seleccionar un documento y elegir Ver > Actividad relacionada para aquellos que están en una actividad. Además, puedes filtrar la vista para mostrar solo los documentos que necesitas, de manera similar a las actividades y citas.

Filtrar la vista de documentos

  1. Muestra la página de resumen del contacto o la página de documentos de un contacto.
  2. Selecciona el enlace Cambiar vista.

  3. Selecciona los criterios para los documentos que deseas ver.

    Puedes filtrar los documentos por varios criterios:

    • Tipo.
    • Relacionado con. Selecciona Listas para ver documentos adjuntos a actividades relacionadas con listas de trabajo y listas de marketing. Si tu organización tiene licencia para un módulo relacionado, también puedes incluir documentos relacionados con asuntos, oportunidades o compromisos.
    • Periodo de tiempo. Puedes seleccionar un rango de fechas, como Desde hace 90 días hasta 30 días adelante. Para más detalles sobre cómo el Web Client determina la fecha de un documento, consulta ¿Cuál es la fecha de un documento?
  4. Haz clic en OK. La vista se filtra según tus opciones.

¿Cuál es la fecha de un documento?

Como los documentos pueden estar adjuntos a diferentes elementos de InterAction (actividades, contactos, etc.), la fecha de un documento varía según cómo fue adjuntado.

  • Para un documento adjunto a una actividad, la fecha es la misma que la fecha de la actividad. Por lo tanto, si creas una actividad el 1 de febrero de 2019 y luego adjuntas un documento una semana después (8 de febrero), la fecha de ese documento seguirá siendo el 1 de febrero de 2019 (la fecha de la actividad).
  • Para un documento adjunto a una cita, la fecha es la misma que la Fecha de inicio de la cita.
  • Para un documento adjunto directamente a un contacto, asunto, oportunidad o compromiso, la fecha se basa en cuándo se adjuntó por última vez el documento. Por ejemplo, si adjuntas un documento a un contacto el 1 de febrero de 2019 y luego editas las propiedades del documento y lo vuelves a adjuntar una semana después (8 de febrero), la fecha de ese documento pasa a ser el 8 de febrero de 2019. Para más detalles sobre cómo reemplazar un documento, consulta Editar y reemplazar documentos.

Cómo ver la actividad o cita a la que está adjunto un documento

La lista de documentos de un contacto incluye tanto los documentos adjuntos directamente al contacto como los que están adjuntos a actividades y citas que incluyen al contacto. En algunos casos, puede que quieras ver la actividad a la que está adjunto el documento. Esto puede ser útil para conocer el contexto del documento.

  1. Muestra la página de resumen del contacto o la página de documentos de un contacto.
  2. Selecciona el documento y elige Ver > Actividad relacionada o Ver > Cita relacionada.

Abrir o guardar un documento

Puedes abrir un documento desde cualquier lista de documentos en InterAction. Al abrir un documento, se obtiene una copia del archivo desde InterAction. Puedes abrir el documento directamente o guardar una copia en tu equipo.

Debes tener disponible la aplicación con la que se creó el documento. Por ejemplo, debes tener Microsoft Word (u otra aplicación capaz de leer archivos de Word) para abrir documentos de Word almacenados en InterAction.

  1. Desde cualquier lista de documentos, selecciona el documento y elige Ver > Documento.

  2. Cuando se te pregunte, elige si deseas abrir o guardar el documento.

    Para Haz esto
    Abrir el documento directamente Elige Abrir.
    Guardar primero una copia del documento en tu equipo (recomendado).

    Elige Guardar. Cuando se te pida, especifica una ubicación para el documento y elige Guardar.

    Después de guardar el documento en tu equipo, puedes abrirlo como cualquier otro archivo.

Guardar o abrir un documento desde InterAction básicamente descarga una copia del documento. El archivo original sigue almacenado en una ubicación especial dentro de InterAction. Si haces cambios en una copia guardada en tu equipo, esto no afecta la versión en InterAction a menos que decidas volver a adjuntar la versión modificada (consulta Editar y reemplazar documentos).

Editar y reemplazar documentos

Si necesitas modificar un documento en InterAction, puedes guardarlo en tu equipo, hacer los cambios y luego agregar la versión modificada de nuevo a InterAction. Hay dos formas diferentes de agregar un documento editado de nuevo a InterAction.

  • Agregar el documento como un documento completamente nuevo. Esto deja disponible el documento original.
  • Editar las propiedades del documento y elegir reemplazar la versión existente por una nueva versión.

Para más detalles sobre cómo guardar un documento en tu equipo, consulta Abrir o guardar un documento.

Agregar el documento revisado como un documento nuevo

Normalmente usas este método al adjuntar documentos a actividades, ya que las revisiones suelen estar relacionadas con una acción que debe quedar registrada en una actividad.

Por ejemplo, Ed Roberts envía un correo electrónico a su clienta Jane Tarnoff e incluye un borrador del contrato del cliente. Crea una actividad para esta acción y adjunta el contrato a la actividad (consulta Adjuntar un documento a una actividad).

Más adelante, necesita actualizar el contrato con algunos cambios menores. Abre el contacto de Jane en InterAction y guarda una copia del contrato original en su equipo. Después de editar el contrato, le envía a Jane un nuevo correo electrónico con la versión revisada.

Como este segundo correo electrónico también debe quedar registrado en InterAction, esta es la forma más rápida y sencilla de agregar el documento revisado a InterAction. Otros usuarios que quieran conocer el historial de tu organización con Jane podrán ver ambas comunicaciones y las diferentes versiones del contrato.

Cuando uses este método, incluye información de “versión” en los títulos de los documentos. Por ejemplo:

  • Contrato Telenorth v.1
  • Contrato Telenorth v.2

Reemplazar un documento existente con una nueva versión

Este método requiere más pasos, pero es útil si quieres asegurarte de que el documento en InterAction refleje la versión más reciente. Este método se usa más a menudo para documentos adjuntos directamente a contactos o directamente a asuntos, oportunidades o compromisos.

Reemplazar un documento existente es similar a adjuntar un documento nuevo a un elemento de InterAction; debes buscar el archivo que deseas agregar.

Para reemplazar un documento existente, haz lo siguiente:

  1. Desde cualquier lista de documentos, selecciona el documento y elige Editar > Propiedades del documento.
  2. Haz clic en el botón Examinar.
  3. Selecciona la nueva versión del documento y elige Abrir.
  4. Cambia la información adicional en las propiedades del documento según sea necesario. Por ejemplo, puedes usar el campo Descripción para indicar información sobre la nueva versión y el motivo del cambio.
  5. Elige OK. La versión revisada del documento se copia en InterAction y la versión anterior se elimina.

Reemplazar un documento

En este ejemplo, supón que ya guardaste una copia del Dossier de Marketing de Telenorth y lo actualizaste con cambios. Ahora necesitas volver a adjuntarlo al contacto Telenorth.

[A] Selecciona el documento de la lista.

[B] Elige Editar > Propiedades del documento. El cuadro de diálogo de Propiedades del documento muestra la información existente sobre el documento.

[C] Haz clic en Examinar y selecciona la versión revisada del documento para agregarla.

Esto reemplaza efectivamente el documento existente. Una vez que la versión revisada se agrega a InterAction, la versión anterior se elimina. InterAction no guarda un historial de versiones anteriores de los documentos.

Eliminar un documento

Si tienes los permisos necesarios, puedes eliminar un documento de una actividad o contacto. Para más detalles sobre los permisos requeridos, consulta Acceso para editar y eliminar actividades y documentos.

No puedes eliminar un documento adjunto a una cita desde el Web Client. Si necesitas cambiar los documentos de una cita, edítala usando Outlook.

  1. Desde cualquier lista de documentos, selecciona el documento y elige Acciones > Eliminar.
  2. Lee el mensaje y elige Sí para continuar con la eliminación del documento.
  3. Cuando se te pida confirmar la eliminación, elige Sí.
"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."