La sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction supporta la sincronizzazione sia dei contatti che, opzionalmente, degli elementi del calendario (appuntamenti e riunioni). La sincronizzazione dei contatti è bidirezionale tra Outlook e InterAction, mentre la sincronizzazione degli elementi del calendario avviene solo da Outlook verso InterAction.
La sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction avviene tra il database di InterAction e il tuo Microsoft Exchange Server. Gli utenti finali non devono fare nulla affinché la sincronizzazione avvenga. Per ulteriori informazioni, consulta Come funziona la sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction?
Sincronizzazione dei contatti
Sia InterAction che Outlook permettono agli utenti di gestire le proprie liste di contatti. Quando si utilizza InterAction per Microsoft Outlook, i contatti di Outlook di un utente vengono sincronizzati con la corrispondente lista di contatti dell’utente in InterAction.
Puoi sincronizzare solo i contatti di Outlook di un utente con i contatti presenti nella sua lista personale. Non è possibile sincronizzare le cartelle pubbliche di Outlook con InterAction.
La prima volta che i contatti di Outlook di un utente vengono sincronizzati con la sua lista di contatti in InterAction, i contatti di InterAction vengono aggiunti a Outlook e i contatti di Outlook vengono aggiunti a InterAction. Da quel momento, la sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction mantiene le due liste aggiornate: quando aggiorni un contatto in Outlook, il corrispondente contatto in InterAction viene aggiornato con le stesse modifiche. Allo stesso modo, quando aggiorni un contatto in InterAction, il contatto corrispondente in Outlook viene aggiornato. Consulta la guida Caricamento dei dati in InterAction per ulteriori informazioni sui contatti utente.
La sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction non “abbina” i contatti. Ad esempio, se un utente ha Jane Tarnoff sia in Outlook che in InterAction, quando la sincronizzazione viene eseguita per la prima volta, verranno creati contatti duplicati.
Sincronizzazione del calendario
Gli utenti che creano appuntamenti e riunioni in Microsoft Outlook possono aggiungerli direttamente in InterAction, a condizione che siano eventi futuri, non ricorrenti e che la funzione di sincronizzazione del calendario sia abilitata. Le informazioni sui partecipanti vengono incluse nell’appuntamento in InterAction, purché i partecipanti siano contatti di InterAction.
Le modifiche successive all’elemento del calendario in Outlook (ad esempio, cambio di orario, data, luogo, partecipanti) vengono aggiornate in InterAction tramite la sincronizzazione del calendario. Questa è una sincronizzazione unidirezionale. Le informazioni sugli appuntamenti memorizzate in InterAction non possono essere modificate.
La sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction, con la sincronizzazione del calendario abilitata, deve essere eseguita almeno una volta prima che gli utenti possano aggiungere appuntamenti in InterAction.
Se aggiungi un appuntamento in InterAction che include partecipanti che non sono contatti di InterAction, ti verrà data la possibilità di aggiungerli a InterAction.
Nota: Perché un’organizzazione dovrebbe aggiungere appuntamenti in InterAction?
Ci sono due motivi principali per cui aggiungere appuntamenti in InterAction è estremamente vantaggioso per la tua organizzazione. Uno riguarda l’accuratezza delle informazioni e l’altro la rapidità nel recuperarle.
Spesso le riunioni vengono organizzate in Outlook e gli orari cambiano, i partecipanti vengono aggiunti o rimossi e le riunioni vengono annullate. Se un utente crea semplicemente un’attività in InterAction per indicare che si terrà una riunione, eventuali modifiche o aggiornamenti in Outlook non verrebbero riportati correttamente in InterAction. Aggiungendo l’appuntamento in InterAction, ogni modifica apportata all’elemento del calendario di Outlook viene riflessa in InterAction tramite la sincronizzazione del calendario.
Inoltre, pensa a quanto sarebbe più semplice capire quanti colleghi incontreranno un cliente importante il prossimo mese o quale rappresentante commerciale ha più riunioni in programma semplicemente facendo una ricerca in InterAction. Cerca il cliente e visualizza rapidamente tutti gli appuntamenti relativi a quel contatto aziendale. Cerca un rappresentante commerciale e vedi subito quante riunioni ha fissato per il mese successivo. Se dovessi farlo in Outlook, dovresti consultare i calendari di numerosi colleghi (un’attività che richiede molto tempo) per ottenere le stesse informazioni.
Come funziona la sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction?
La sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction è un processo che puoi programmare per essere eseguito regolarmente e che sincronizza la lista dei contatti di ciascun utente in InterAction con i suoi contatti in Outlook, oltre agli appuntamenti di InterAction con gli aggiornamenti provenienti da Outlook. Questo processo viene eseguito tramite InterAction Process Manager. Process Manager è un’applicazione utilizzata per eseguire processi pianificati che svolgono diverse funzioni. Puoi programmare i processi tramite InterAction Administrator. Consulta la guida Gestione di InterAction per ulteriori informazioni.
Per i contatti, la sincronizzazione avviene automaticamente tra Microsoft Exchange Server e InterAction; gli utenti non devono fare nulla affinché i loro contatti vengano sincronizzati. Allo stesso modo, non è necessario utilizzare un modulo personalizzato per aggiungere, modificare o eliminare contatti o elementi del calendario da Outlook.
La casella di posta di ciascun utente in Exchange viene identificata e collegata alla sua lista di contatti in InterAction. Dopo che la casella di posta e la lista di contatti sono state abbinate, vengono sincronizzate regolarmente tramite il processo di sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction. Qualsiasi aggiunta o modifica ai dati in Outlook viene riportata nei contatti di InterAction. Allo stesso modo, ogni modifica ai dati dei contatti in InterAction viene riportata nella casella di posta dell’utente in Exchange.
Per gli elementi del calendario, l’utente deve indicare esplicitamente che l’elemento del calendario di Microsoft Outlook deve essere sincronizzato con InterAction. L’elemento del calendario deve inoltre essere futuro e non ricorrente.
Gli elementi del calendario di ciascun utente che sono stati aggiunti a InterAction vengono memorizzati come appuntamenti in InterAction a livello aziendale. Non è possibile modificare gli appuntamenti in InterAction. La sincronizzazione tra le due versioni avviene regolarmente tramite il processo di sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction. Qualsiasi aggiunta o modifica agli elementi del calendario in Outlook viene riportata negli appuntamenti in InterAction. Non è possibile modificare gli appuntamenti all’interno di InterAction.
Quali informazioni vengono sincronizzate?
InterAction sincronizza le informazioni tra Outlook e InterAction. Questa sincronizzazione rende i contatti dell’utente in Outlook una copia speculare dei contatti presenti nella sua lista in InterAction, così come gli elementi del calendario in Outlook corrispondono agli appuntamenti in InterAction. Dalla propria lista di contatti in InterAction, gli utenti possono decidere quali informazioni inviare all’azienda. Un altro processo chiamato Sincronizzazione Contatti Utente-Azienda si occupa poi di inviare le informazioni di contatto dalla lista personale alla Lista Aziendale. Gli appuntamenti di InterAction fanno parte dei dati aziendali fin dall’inizio.
InterAction ti offre la possibilità di attivare o disattivare la sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction per i contatti di ciascun utente. Ad esempio, supponiamo che Ed Roberts e Lisa Short siano entrambi utenti di InterAction e abbiano quindi le proprie liste di contatti. Puoi sincronizzare i contatti di Ed Roberts tra Outlook e InterAction, ma non quelli di Lisa Short.
A seconda di come l’utente ha impostato l’accesso alla propria lista di contatti, rendere un contatto Privato potrebbe non impedire al delegato dell’utente di vedere il contatto in Outlook. Per informazioni su questa impostazione in Outlook, consulta la documentazione di Microsoft Outlook.
Tuttavia, non puoi attivare o disattivare la sincronizzazione per singoli contatti all’interno delle raccolte degli utenti. Ad esempio, Ed Roberts non può specificare cinque contatti che vuole solo in Outlook. Gli utenti che sono preoccupati per la privacy possono controllare chi può vedere i loro contatti.
Un utente può aggiungere un contatto solo alla propria lista in InterAction. In questo modo il contatto sarà visibile solo all’utente e ai suoi delegati. Un utente può anche rendere un contatto Privato, impedendo così anche ai delegati di accedere al contatto in InterAction. Ad esempio, se Ed ha un contatto che non vuole far vedere nemmeno alla sua segretaria, può contrassegnare quel contatto come Privato, così solo lui potrà vederlo quando accede al Web Client di InterAction.
Se la lista di contatti di un utente non è impostata per la sincronizzazione, quell’utente non può sincronizzare nemmeno gli elementi del calendario.
Per la sincronizzazione del calendario, questa può essere abilitata o disabilitata per tutti. Ad esempio, non puoi configurare la sincronizzazione del calendario per un gruppo o un singolo utente. Se la sincronizzazione del calendario è abilitata, tutti possono aggiungere riunioni e appuntamenti in InterAction da Microsoft Outlook. Inoltre, come per la selezione del tipo di sincronizzazione PIM che stai utilizzando, una volta abilitata la sincronizzazione del calendario, non può essere disabilitata. A differenza dei contatti, gli utenti possono scegliere quali elementi del proprio calendario sincronizzare.
Per ulteriori informazioni, consulta Abilitare e disabilitare la sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction per le liste di contatti utente.
Allo stesso modo, gli utenti non possono specificare quali campi vengono o non vengono sincronizzati tra Outlook e InterAction per contatti ed elementi del calendario, ad eccezione del campo Note di Outlook per i contatti come descritto in Note di Outlook. Per un elenco dei campi sincronizzati, consulta Mappatura dei campi.
Posso riutilizzare i contatti di Outlook?
No. Non prendere un contatto esistente in Outlook e cambiare il nome per creare un nuovo contatto. Ad esempio, in Outlook hai un contatto chiamato Joe Smith dell’azienda XYZ che non ti serve più. Tuttavia, devi aggiungere Jane Rogers come contatto che lavora anch’essa in XYZ. Per risparmiare tempo, prendi il contatto di Joe e lo rinomini in Jane.
Ora Outlook si sincronizza con i tuoi contatti utente in InterAction. Alla fine Jane viene sincronizzata con i contatti aziendali e poi con le liste di Outlook degli altri utenti. InterAction non si accorge che si tratta di una nuova persona perché il ContactID è lo stesso. Il nome di Joe Smith è ora cambiato in Jane Rogers nella lista aziendale di InterAction e tutte le attività, relazioni, ecc. di Joe sono ora attribuite a Jane.
Per evitare tutti questi problemi, elimina semplicemente il contatto di Joe Smith dal tuo client Outlook e crea un nuovo contatto per Jane.