La frequenza con cui sincronizzi Outlook e InterAction varia in base al numero di utenti, contatti e appuntamenti che hai, alla velocità delle tue reti e, in parte, anche al modo in cui configuri i processi di sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction.
A seconda dell’ambiente Exchange della tua organizzazione, dovresti impostare la configurazione di Microsoft Outlook to InterAction Sync in modo diverso.
Per ulteriori informazioni, consulta le seguenti sezioni:
- Scegliere una sincronizzazione Express o Completa
- Selezionare i server Exchange per ogni sincronizzazione programmata
- Pianificare la sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction in coordinamento con la sincronizzazione dei contatti utente-azienda
- Utilizzo dei gruppi di server
- Come configuro le varie impostazioni per i miei ambienti con più server Exchange?
- Gestione delle informazioni sull’ultima sincronizzazione
Cosa dovrei sincronizzare?
Quando configuri le impostazioni di Microsoft Outlook to InterAction Sync, puoi specificare se eseguire la sincronizzazione dei contatti e del calendario insieme o separatamente. Se decidi di eseguirle separatamente, dovrai creare processi programmati distinti per ciascuna.
Scegliere una sincronizzazione Express o Completa
Microsoft Outlook to InterAction Sync offre due modalità tra cui scegliere quando imposti la sincronizzazione.
Modalità Express
La modalità Express rileva semplicemente il numero di modifiche apportate in Outlook e nella lista contatti utente in InterAction per la sincronizzazione dei contatti. Durante l’elaborazione di ogni lista contatti o elemento del calendario dell’utente, se viene rilevata una modifica o un’aggiunta, il processo passa alla modalità di sincronizzazione Completa per la raccolta contatti o il calendario di quell’utente e sincronizza tutte le modifiche, aggiunte o eliminazioni. Il processo poi torna alla modalità Express finché non trova un’altra lista contatti o calendario con una modifica.
Questa modalità è più veloce rispetto alla sincronizzazione Completa perché effettua un confronto contatto per contatto e calendario per calendario solo se viene rilevata una modifica. Usa questa modalità per sincronizzare i contatti e gli appuntamenti degli utenti durante la giornata.
Se vengono effettuate solo eliminazioni o modifiche offline nella cartella Contatti di un utente in Outlook, queste modifiche non vengono riconosciute e il processo non passa alla modalità Completa. Tuttavia, se vengono fatte altre aggiunte o modifiche sia in Outlook che in InterAction (per la sincronizzazione dei contatti), il processo cambia modalità. Per questo motivo, si consiglia di eseguire una sincronizzazione in modalità Completa almeno una volta al giorno.
Modalità Completa
La modalità Completa legge la cartella Contatti e il Calendario di ogni utente in Outlook e la sua lista contatti e appuntamenti in InterAction, confrontando i due. Questa modalità confronta ogni contatto e appuntamento, uno per uno, cercando eventuali differenze.
Questa modalità è più lenta rispetto alla sincronizzazione Express, ma garantisce che le due raccolte e i calendari siano identici. Esegui questa modalità una volta al giorno, preferibilmente fuori dall’orario lavorativo.
Selezionare i server Exchange per ogni sincronizzazione programmata
A seconda di come la tua organizzazione ha configurato i server Exchange, scegli un metodo diverso per impostare la sincronizzazione tra Outlook e InterAction.
La tua organizzazione ha un solo server Exchange o tutti i server Exchange sono nella stessa sede centrale
Su una postazione di lavoro, installa InterAction Administrator - incluso Microsoft Outlook to InterAction Sync
Questa postazione dovrebbe avere la connessione più veloce possibile al tuo server Exchange. Deve anche poter accedere al database InterAction tramite la rete.
Quando programmi un processo per Microsoft Outlook to InterAction Sync, devi programmare un solo processo per sincronizzare tutti i server Exchange.
La tua organizzazione ha diversi server Exchange distribuiti tra le varie sedi (non sulla stessa LAN)
Se la tua organizzazione ha diversi server Exchange che non sono sulla stessa rete locale, la configurazione di Microsoft Outlook to InterAction Sync richiede più passaggi.
Per ogni sede che dispone di un server Exchange, configura una postazione Process Manager con i seguenti componenti:
- InterAction Administrator - incluso Microsoft Outlook to InterAction Sync
- Microsoft Outlook
Non è necessario configurare una postazione di sincronizzazione separata per ogni server Exchange, tuttavia potrebbe essere necessario averne una per ogni sede che dispone di un server Exchange. Ad esempio, se hai due server Exchange a Londra e uno a Chicago, potresti configurare una postazione Process Manager a Londra e una a Chicago.
Ogni postazione dovrebbe avere la connessione più veloce possibile ai server Exchange per migliorare le prestazioni. Per questo motivo, dovresti configurare una postazione per eseguire Microsoft Outlook to InterAction Sync da ogni sede che contiene un server Exchange.
Invece di creare una sola pianificazione per Microsoft Outlook to InterAction Sync che viene eseguita da una postazione e sincronizza tutti i server Exchange, devi programmare un processo per Microsoft Outlook to InterAction Sync da ciascuna delle postazioni che hai configurato e sincronizzare solo un server Exchange con InterAction.
Ad esempio, supponiamo che tu abbia quattro server Exchange: uno a Los Angeles, uno a New York e due nella sede di Londra. Configuri tre postazioni per eseguire Microsoft Outlook to InterAction Sync
- una in ciascuna sede. Devi definire quattro processi per Microsoft Outlook to InterAction Sync - uno per ogni server Exchange. Questi sarebbero:
- Postazione di New York - sincronizza il server Exchange di New York con InterAction
- Postazione di Los Angeles - sincronizza il server Exchange di Los Angeles con InterAction
- Postazione di Londra - sincronizza il primo server Exchange di Londra con InterAction
- Postazione di Londra - sincronizza il secondo server Exchange di Londra con InterAction
Puoi programmare questi processi per essere eseguiti contemporaneamente oppure scaglionare le esecuzioni in orari diversi. Avere più processi di Microsoft Outlook to InterAction Sync in esecuzione contemporaneamente potrebbe influire sulle prestazioni di Outlook per i tuoi utenti.
Per ulteriori informazioni sulla configurazione di Microsoft Outlook to InterAction Sync in un ambiente con più server Exchange come questo, consulta Come configuro le varie impostazioni per i miei ambienti con più server Exchange?.
Pianificare la sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction in coordinamento con la sincronizzazione dei contatti utente-azienda
Quando programmi le sincronizzazioni, dovresti programmare quanto segue:
Processi di sincronizzazione da programmare
| Processo | Impostazioni | Motivo |
| Microsoft Outlook to InterAction Sync | Modalità di sincronizzazione: Completa Elimina i file di log più vecchi di 14 giorni | Esegui la modalità completa una volta al giorno. |
| Microsoft Outlook to InterAction Sync (solo contatti) | Modalità di sincronizzazione: Express Elimina i file di log più vecchi di 14 giorni | Fase 1 di 4: Importa le modifiche dai contatti di Outlook. |
| User to Firm Contact Sync | Elimina i file di log più vecchi di 14 giorni | Fase 2 di 4: Trasferisci le modifiche di Outlook dai Contatti Utente ai Contatti Aziendali |
| User to Firm Contact Sync | Elimina i file di log più vecchi di 14 giorni | Fase 3 di 4: Trasferisci le modifiche sopra dai Contatti Aziendali agli altri Contatti Utente collegati |
| Microsoft Outlook to InterAction Sync (contatti e appuntamenti) | Modalità di sincronizzazione: Express Elimina i file di log più vecchi di 14 giorni | Fase 4 di 4: Invia tempestivamente le modifiche ai Contatti Utente agli altri contatti di Outlook degli utenti |
Le ultime quattro voci dovrebbero essere programmate a distanza di uno o cinque minuti l’una dall’altra durante la giornata. In base alle prestazioni dell’hardware e della rete, puoi programmare questo ciclo da ogni 15 minuti fino a ogni quattro ore o più.
Nota: Come configuro le varie impostazioni per i miei ambienti con più server Exchange?
Per prima cosa, se hai più server, determina se devi programmare processi separati per ogni server Exchange o se puoi programmare un solo processo per sincronizzare tutti i server. In sostanza, se hai server Exchange distribuiti in più sedi della tua organizzazione, probabilmente dovresti programmare processi separati per ogni server Exchange. Per dettagli, consulta Selezionare i server Exchange per ogni sincronizzazione programmata.
Se decidi di programmare processi separati per ogni server Exchange, allora, per ciascun server Exchange, programma due versioni del processo Microsoft Outlook to InterAction Sync locali a quella sede: una versione in modalità Express, programmata per essere eseguita durante la giornata a intervalli regolari (ad esempio, ogni due ore), e l’altra in modalità Completa, programmata per essere eseguita una volta, preferibilmente fuori dall’orario lavorativo e sempre localmente a quella sede.
Infine, programma User to Firm Contact Sync da eseguire dopo Microsoft Outlook to InterAction Sync. In ambienti con più server Exchange distribuiti (anziché situati nella stessa sede), questo potrebbe non essere possibile. In questo caso, puoi scegliere di eseguire Microsoft Outlook to InterAction Sync ogni due ore a partire dalle 8:00 e User to Firm Contact Sync ogni due ore a partire dalle 8:30.
Se i due processi dovessero avviarsi contemporaneamente (ad esempio, User to Firm Contact Sync parte prima che Microsoft Outlook to InterAction Sync sia terminato), la lista contatti di un utente potrebbe non essere sincronizzata con la lista aziendale durante quella sincronizzazione programmata perché è in corso la sincronizzazione con Outlook. Alla successiva sincronizzazione programmata, la lista contatti dell’utente verrà sincronizzata correttamente. Non si verificano errori se i due processi vengono eseguiti contemporaneamente. Tuttavia, non dovresti programmare intenzionalmente i processi per essere eseguiti nello stesso momento.
Più processi possono essere eseguiti contemporaneamente solo se sono programmati su diverse postazioni Process Manager. Se i processi sono programmati sulla stessa postazione e uno è programmato per iniziare prima che il processo precedente sia terminato, viene aggiunto alla coda dei processi e avviato subito dopo la fine del processo precedente.
Utilizzo dei gruppi di server
Puoi utilizzare i gruppi di server quando programmi il processo di sincronizzazione tra Outlook e InterAction. I gruppi di server sono insiemi di liste contatti utente che definisci in InterAction Administrator. Creando gruppi di server, hai maggiore flessibilità su quali liste contatti sincronizzare.
Ad esempio, puoi creare gruppi di server come i seguenti:
- Un gruppo di server che include solo le nuove liste contatti utente da sincronizzare
- Gruppi separati per gli utenti delle sedi di New York e Londra
- Un gruppo dedicato alla risoluzione dei problemi
Qualunque sia il motivo per cui crei gruppi di server, non c’è limite al numero di utenti che puoi includere in un gruppo o al numero di gruppi che puoi creare. Tuttavia, quando configuri un processo di sincronizzazione tra Outlook e InterAction, puoi specificare fino a cinque gruppi di server da sincronizzare.
Specificando i gruppi di server, sincronizzi solo le liste contatti utente incluse in quei gruppi. Il processo di sincronizzazione tra Outlook e InterAction sincronizza solo le liste contatti utente incluse nei gruppi di server Chicago e New York.
Assegnare utenti ai gruppi di server
Utilizza l’entità Lista Contatti Utente in InterAction Administrator per assegnare le liste contatti utente ai gruppi di server. Questa opzione ti permette di selezionare prima un insieme di utenti, così da poter aggiungere più liste contatti utente a un gruppo di server in una sola volta.
In alternativa, puoi assegnare le liste contatti utente ai gruppi di server singolarmente scegliendo Modifica nella finestra di gestione della Lista Contatti Utente, quindi specificando un Nome Gruppo Server nella scheda Sincronizzazione.
Per assegnare un insieme di liste contatti utente a un gruppo di server:
- Accedi a InterAction Administrator.
- Dalla finestra principale dell’elenco entità, fai doppio clic su Elenco contatti utente.
- Nella finestra di dialogo Gestisci elenco contatti utente, seleziona gli elenchi contatti utente da aggiungere a un gruppo server.
- Sotto Applica impostazione agli elenchi selezionati, scegli Imposta nome gruppo server nell’azione dal menu a discesa.
-
Nel campo Nome gruppo server, scegli il gruppo server dal menu a discesa oppure digita un nuovo gruppo server.
I gruppi server disponibili nei menu a discesa sono tutti i gruppi server attualmente assegnati agli elenchi contatti utente. Non viene mantenuto un elenco di gruppi server.
- Scegli Applica.
- Al termine, scegli Chiudi.
Gestione elenchi contatti utente - Impostazione gruppi utente
- A) Seleziona gli elenchi contatti utente da aggiungere a un gruppo server.
- B) Scegli Imposta nome gruppo server nel menu a discesa Azione.
- C) Digita o scegli un nome gruppo server. I gruppi server disponibili nei menu a discesa sono tutti i gruppi server attualmente assegnati agli elenchi contatti utente. (Non viene mantenuto un elenco di gruppi server.)
- D) Scegli Applica.
- E) Il gruppo server di ciascun elenco contatti utente viene visualizzato nella colonna Gruppo server.
Gestione delle informazioni sull’ultima sincronizzazione
Quando sincronizzi Outlook con InterAction per la prima volta, viene aggiunta una cartella alla casella di posta di Outlook di ciascun utente. Questa cartella contiene una nota che indica l’ultima volta in cui i contatti di Outlook sono stati sincronizzati con i contatti di InterAction e l’ultima volta in cui gli elementi del calendario di Outlook sono stati sincronizzati con InterAction.
All’interno della nota, un campo nascosto contiene un timestamp dell’ultima volta in cui è stata eseguita la sincronizzazione da Microsoft Outlook a InterAction. Questo timestamp viene confrontato con la data dell’ultima sincronizzazione memorizzata nel database di InterAction. Se le due date non corrispondono, la sincronizzazione non avviene per garantire che nessuna informazione venga persa. Per ulteriori informazioni, consulta Disaster Recovery per la sincronizzazione da Microsoft Outlook a InterAction.