Ob Sie Aktivitäten oder Dokumente anzeigen, hinzufügen, bearbeiten oder löschen können, hängt von den beim Erstellen des Elements ausgewählten Optionen und der Art des Elements ab, mit dem Sie arbeiten. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Themen:
- Zugriff zum Anzeigen einer Aktivität oder eines Dokuments
- Zugriff zum Erstellen von Aktivitäten und Anhängen von Dokumenten
- Zugriff zum Bearbeiten und Löschen von Aktivitäten und Dokumenten
Zugriff zum Anzeigen einer Aktivität oder eines Dokuments
Beim Erstellen einer neuen Aktivität oder beim Anhängen eines Dokuments an einen Kontakt können Sie festlegen, welche Benutzer das Element anzeigen dürfen, indem Sie eine Option aus der Wer kann das sehen-Dropdown-Liste auswählen.
Im Kontext dieses Abschnitts bedeutet „ein Dokument anzeigen“ sowohl das Anzeigen der Informationen über das Dokument (wie Name und Typ) als auch das Öffnen des eigentlichen Dokuments.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Nur ich | Die einzigen Benutzer, die die Aktivität sehen können, sind Sie und Ihre Stellvertreter. |
| Jeder | Alle InterAction-Benutzer können die Aktivität oder das Dokument anzeigen. |
| Bestimmte Gruppe | Alle Mitglieder der Gruppe können die Aktivität oder das Dokument anzeigen. Sie können aus jeder Gruppe auswählen, der Sie angehören. |
|
Marketingliste bestimmt Arbeitsliste bestimmt (nur für Aktivitäten verfügbar) |
Zugriffsrechte für die Arbeitsliste oder Marketingliste werden verwendet, um zu bestimmen, wer die Aktivität sehen kann. Nur Benutzer mit Lesezugriff auf die Liste können die Aktivität sehen. Diese Option ist nur für Aktivitäten verfügbar, die sich auf eine bestimmte Liste beziehen. Sie ist nicht für Dokumente verfügbar, die an einen Kontakt angehängt sind. |
Ähnliche Optionen stehen beim Hinzufügen eines Termins in Microsoft Outlook zur Verfügung. Beachten Sie, dass die Option Wer kann das sehen nicht für Dokumente gilt, die an eine Aktivität angehängt sind. Für diese werden stattdessen die Sicherheitseinstellungen der Aktivität verwendet.
Wenn Sie ausreichenden Zugriff haben, um eine Aktivität anzuzeigen, können Sie alle damit verbundenen Informationen sehen, unabhängig von anderen Zugriffsrechten.
Angenommen, Ed Roberts hat keinen Zugriff auf die Marketingliste Technology Newsletter. Normalerweise kann er diesen Ordner oder darin enthaltene Kontakte nicht sehen. Die Benutzerin Lisa Short erstellt eine Aktivität bezüglich dieser Marketingliste und setzt die Option Wer kann das sehen auf Jeder. Ed kann diese Aktivität sehen. Das bedeutet, er kann Folgendes sehen:
- Die Namen der Kontakte in der Aktivität. Dies schließt alle ordnerspezifischen Kontakte im Technology Newsletter ein, die Ed normalerweise nicht sehen könnte. Er kann jedoch nur die im Rahmen der Aktivität angezeigten Namensinformationen sehen – er kann keine Details zu diesen Kontakten einsehen.
- Den Namen des Ordners, auf den sich die Aktivität bezieht (Technology Newsletter).
- Alle Informationen und Dokumente, die mit der Aktivität verbunden sind.
Zugriff zum Erstellen von Aktivitäten und Anhängen von Dokumenten
Der Zugriff zum Hinzufügen neuer Aktivitäten zu InterAction hängt von der Art der Aktivität und Ihren Zugriffseinstellungen ab.
-
Sie können jederzeit Aktivitäten erstellen, die sich auf Kontakte beziehen.
Beim Erstellen einer Aktivität, die sich auf Kontakte bezieht, können Sie alle Kontakte hinzufügen, die Sie sehen dürfen. Dies kann eine Mischung aus Kontakten in der Kanzleiliste und Kontakten sein, die in InterAction-Ordnern gespeichert sind.
- Um eine Aktivität bezüglich eines bestimmten Ordners hinzuzufügen, müssen Sie Aktivität hinzufügen-Zugriffsrechte für den Ordner haben. Für eine Arbeitsliste bedeutet dies, dass Sie die Rolle des Editors haben müssen.
- Sie können ein Dokument an jeden Kontakt anhängen, den Sie sehen dürfen (vorausgesetzt, Ihre Organisation hat Dokumentenreferenzen in InterAction aktiviert).
Zugriff zum Bearbeiten und Löschen von Aktivitäten und Dokumenten
Der Zugriff zum Bearbeiten oder Löschen einer bestehenden Aktivität oder eines Dokuments hängt von der Art des Elements und Ihren Zugriffseinstellungen ab.
Im Kontext dieses Abschnitts bedeutet „ein Dokument bearbeiten“ sowohl das Bearbeiten der Informationen über das Dokument (wie das Ändern der Beschreibung des Dokuments) als auch das Ersetzen des Dokuments durch eine neue Version, wie in Dokumente bearbeiten und ersetzen beschrieben.
Die Person, die eine Aktivität erstellt oder ein Dokument anhängt, kann das Kontrollkästchen Nur mir erlauben, dies zu bearbeiten auswählen. Wenn dies ausgewählt ist, können nur der Ersteller und seine oder ihre Stellvertreter die Aktivität oder das Dokument bearbeiten, unabhängig von anderen Einstellungen. Die Option Nur mir erlauben, dies zu bearbeiten überschreibt alle anderen Bearbeitungssicherheitsmaßnahmen für das Element.
Für Aktivitäten und Dokumente, bei denen das Kontrollkästchen Nur mir erlauben, dies zu bearbeiten nicht ausgewählt ist, gelten die folgenden Regeln:
- Für eine Aktivität oder ein Dokument bezüglich Kontakten können Sie es bearbeiten oder löschen, wenn Sie es anzeigen können.
- Für eine Aktivität bezüglich einer Marketingliste oder Arbeitsliste können Sie sie bearbeiten, wenn Sie Aktivität bearbeiten-Zugriffsrechte für die Liste haben. Sie können sie löschen, wenn Sie Aktivitäten löschen-Rechte für die Liste haben. Für Arbeitslisten bedeutet dies, dass Sie die Rolle des Editors haben müssen.
- Für Aktivitäten bezüglich einer Angelegenheit, Gelegenheit oder eines Engagements gelten die für das Modul konfigurierten Sicherheitseinstellungen.
Diese Sicherheitsregeln gelten nicht für Dokumente, die an eine Aktivität angehängt sind. Für diese werden stattdessen die Sicherheitseinstellungen der Aktivität verwendet.