Dokumente an Aktivitäten und Kontakte anhängen

Dokumentenreferenzen in InterAction ermöglichen es Ihnen, die Kunden und Kontakte Ihrer Organisation mit den Materialien (Dokumenten) zu verbinden, die zur Unterstützung dieser Kunden erstellt wurden. Zum Beispiel können Sie Dokumente wie Verträge, Vorschläge, Engagement-Briefe und andere Informationen an Ihre Kunden, Kontakte, Angelegenheiten, Gelegenheiten und Engagements in InterAction anhängen. Sie können leicht einen vollständigen Überblick über alle relevanten Informationen im Zusammenhang mit der Betreuung Ihrer Kunden verfolgen.

Die Funktionen für Dokumentenreferenzen sind optional; Ihre Organisation kann sich entscheiden, sie nicht zu nutzen. Wenn Ihre Organisation bereits über einen Prozess zur Katalogisierung von Dokumenten verfügt, wie z.B. ein Dokumentenmanagementsystem, dann haben Sie möglicherweise keinen Zugriff auf diese Funktionen im Web Client.

Siehe die folgenden Themen:

• Wo können Sie Dokumente anhängen?
• Was passiert mit Ihren Dokumenten, wenn Sie sie an InterAction-Elemente anhängen?
• Anforderungen für Ihren Computer
• Ein Dokument an eine Aktivität anhängen
• Ein Dokument an einen Kontakt anhängen
• Dokumente für einen Kontakt anzeigen
• Was ist das Datum für ein Dokument?
• Wie man die Aktivität oder den Termin anzeigt, an den ein Dokument angehängt ist
• Ein Dokument öffnen oder speichern
• Dokumente bearbeiten und ersetzen
• Ein Dokument entfernen

Wo können Sie Dokumente anhängen?

Wenn Ihre Organisation die Dokumentenfunktion aktiviert hat, können Sie Dokumente an die folgenden InterAction-Elemente anhängen:

Dateien von zwei GB oder mehr können nicht zu InterAction hinzugefügt werden.

• Aktivitäten. Das häufigste Beispiel hierfür ist ein E-Mail-Anhang. Wenn Sie Aktivitäten aus E-Mail-Nachrichten in Microsoft Outlook erstellen, werden alle Anhänge in der ursprünglichen E-Mail-Nachricht automatisch in die Aktivität in InterAction aufgenommen.

  Sie können auch manuell Dokumente zu Aktivitäten hinzufügen, sowohl vom Web Client als auch von Outlook aus.

• Termine. Wenn Sie Termine zwischen InterAction und Outlook synchronisieren, werden alle Anhänge, die im Outlook-Termin enthalten sind, während der Synchronisation automatisch an die InterAction-Version angehängt.
• Kontakte. Sie können Dokumente direkt an einen Kontakt anhängen. Zum Beispiel könnten Sie eine Kopie des Jahresberichts eines Unternehmens direkt an den Unternehmenskontakt anhängen. Ein Lebenslauf oder eine längere biografische Skizze könnte nützlich sein, um sie an einen Personenkontakt anzuhängen.

• Angelegenheiten, Gelegenheiten oder Engagements. Wenn Ihre Organisation eines dieser Module lizenziert hat, können Sie Dokumente direkt an diese Elemente anhängen. Dies ist nützlich, um die verschiedenen mit dieser Arbeit verbundenen Dokumente anderen in InterAction zur Verfügung zu stellen. Zum Beispiel könnten Sie RFPs, Vorschläge oder Verträge an eine Angelegenheit, Gelegenheit oder ein Engagement anhängen.

  Für Details zum Anhängen von Dokumenten an Angelegenheiten, Gelegenheiten oder Engagements siehe die Hilfe für Ihr Modul.

Dokumente im Web Client anzeigen und anhängen

Dokumente an eine Aktivität im Web Client anhängen.

[A] Hier werden bereits an die Aktivität angehängte Dokumente angezeigt.

[B] Wählen Sie Anfügen, um ein zusätzliches Dokument hinzuzufügen

[C] Verwenden Sie die Durchsuchen-Schaltfläche, um das anzuhängende Dokument zu finden. Füllen Sie die anderen Informationen über das Dokument aus.

Was passiert mit Ihren Dokumenten, wenn Sie sie an InterAction-Elemente anhängen?

Wenn Sie ein Dokument an ein Element anhängen, erstellt InterAction eine Kopie Ihres Dokuments und platziert es an einem von Ihrem Systemadministrator festgelegten Ort. Ab diesem Zeitpunkt besteht keine Verbindung mehr zwischen der Originalkopie des Dokuments auf Ihrem Computer und der Version in InterAction. Wenn Sie Änderungen am Dokument in InterAction vornehmen möchten, sollten Sie den Empfehlungen in Dokumente bearbeiten und ersetzen folgen.

Anforderungen für Ihren Computer

Das Anhängen und Anzeigen von Dokumenten erfordert eine spezielle Komponente auf Ihrem Arbeitsplatzrechner für bestimmte Aufgaben:

• Ein Dokument an ein InterAction-Element anhängen.
• Das Dokument öffnen oder speichern.

Die Komponente wird nicht benötigt, um Dokumenteigenschaften oder die Liste der Dokumente auf einem InterAction-Element anzuzeigen.

Wenn die Desktop-Integrationskomponenten von InterAction auf Ihrem Computer installiert sind, haben Sie alles, was Sie benötigen, um mit Dokumenten zu arbeiten.

Wenn diese Komponenten nicht installiert sind, fordert Sie der Web Client beim ersten Versuch, ein Dokument anzuhängen oder zu öffnen, auf, die erforderlichen Elemente zu installieren. Beachten Sie jedoch, dass Sicherheitseinstellungen auf Ihrem Computer das Herunterladen von Software blockieren können. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise Ihren Systemadministrator bitten, entweder Ihre Sicherheitseinstellungen zu ändern oder die Desktop-Integrationskomponenten für Sie zu installieren.

Automatisches Herunterladen der Komponenten, die für die Arbeit mit Dokumenten benötigt werden

[A] Die erste Aufforderung, die Sie darauf hinweist, dass die Komponenten nicht installiert sind.

[B] Sicherheitswarnungsdialogfeld. Wählen Sie Installieren, um die benötigten Komponenten zu installieren, und dann OK bei der ersten Aufforderung.

Die Internetsicherheitseinstellungen Ihres Computers können das Installationsdialogfeld blockieren. In diesem Fall wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um entweder Ihre Sicherheitseinstellungen zu ändern oder die Desktop-Integrationskomponenten direkt zu installieren (empfohlen).

Ein Dokument an eine Aktivität anhängen

Beim Anhängen eines Dokuments können Sie jedes Dokument in Ihrem lokalen Netzwerk oder auf Ihrem Computer auswählen. Sobald das Dokument zu InterAction hinzugefügt wurde, besteht keine Verbindung mehr zwischen Ihrer Originalversion und der in InterAction gespeicherten Version.

Eine Aktivität kann eine beliebige Anzahl von Dokumenten haben.

1. Fügen Sie eine Aktivität hinzu oder bearbeiten Sie sie, wie in Erstellen und Bearbeiten von Aktivitäten beschrieben.
2. Wählen Sie den Link Dokumente.
3. Wählen Sie den Link Anfügen.
4. Wählen Sie im Dialogfeld Dokument anfügen Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus, die Sie anfügen möchten.
5. Ändern Sie bei Bedarf den Titel des Dokuments. Dieses Feld wird standardmäßig mit dem Dateinamen des Dokuments ausgefüllt. Der Titel wird im Web Client angezeigt, wenn Sie eine Liste von Dokumenten ansehen.
6. Wählen Sie den entsprechenden Typ aus. Dokumenttypen sind nützlich zum Filtern und Suchen von Dokumenten.
7. Geben Sie eine Beschreibung für das Dokument ein.
8. Wählen Sie OK. Das Dokument wird der Liste der Dokumente für die Aktivität hinzugefügt.
9. Nehmen Sie alle weiteren Änderungen an der Aktivität vor, die erforderlich sind, und wählen Sie dann OK. Die Aktivität wird gespeichert und das oder die angehängten Dokumente werden zu InterAction hinzugefügt.

Ein Dokument an einen Kontakt anhängen

Beim Anhängen eines Dokuments können Sie jedes Dokument in Ihrem lokalen Netzwerk oder auf Ihrem Rechner auswählen. Sobald das Dokument zu InterAction hinzugefügt wurde, besteht keine Verbindung mehr zwischen Ihrer Originalversion und der in InterAction gespeicherten Version.

Sie können Dokumente direkt an einen Kontakt anhängen. Dies wird normalerweise gemacht, wenn das Dokument die Profilinformationen des Kontakts erweitern würde, aber nicht mit einer bestimmten Aktion wie einer E-Mail-Nachricht oder einem Telefonanruf zusammenhängt. Zum Beispiel werden manchmal detaillierte Marketingprofile an Unternehmenskontakte angehängt.

Dokumente, die mit anderen Aktionen verbunden sind (wie ein Dokument, das Sie an einen Kunden gemailt haben, oder eine Besprechungsagenda), werden normalerweise in Aktivitäten aufgenommen (siehe Ein Dokument an eine Aktivität anhängen).

Außerdem kann ein Dokument nur an einen einzigen Kontakt angehängt werden. Wenn Sie dasselbe Dokument mit mehreren Kontakten verknüpfen müssen, fügen Sie eine Aktivität für die Kontakte hinzu und schließen Sie das Dokument in die Aktivität ein.

1. Navigieren Sie zum Kontakt und öffnen Sie das Dialogfeld Dokument anfügen.

   Sie können dies von mehreren Orten aus tun:

   • Zeigen Sie die Kontaktübersichtsseite an und wählen Sie Aktionen > Dokument anfügen.
   • Zeigen Sie die Dokumentenseite für einen Kontakt an und wählen Sie den Link Anfügen.
   • Wählen Sie aus jeder Kontaktliste den Kontakt aus und wählen Sie Aktionen > Dokument anfügen.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Dokumenteigenschaften Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus, die Sie anfügen möchten.
3. Ändern Sie bei Bedarf den Titel des Dokuments. Dieses Feld wird standardmäßig mit dem Dateinamen des Dokuments ausgefüllt. Der Titel wird im Web Client angezeigt, wenn Sie eine Liste von Dokumenten ansehen.
4. Wählen Sie den entsprechenden Typ aus. Dokumenttypen sind nützlich zum Filtern und Suchen von Dokumenten.
5. Geben Sie eine Beschreibung für das Dokument ein.
6. Wählen Sie OK. Das Dokument wird zu InterAction hinzugefügt.

Dokumente für einen Kontakt anzeigen

Der Abschnitt Dokumente auf der Übersichtsseite zeigt Dokumente für den Kontakt an. Von hier aus können Sie auch die vollständige Dokumentenseite öffnen.

Zusätzlich können Sie Dokumente anhand verschiedener Kriterien suchen. Für Details siehe Dokumente finden.

Beim Anzeigen der Dokumente für einen Kontakt umfasst die Liste sowohl Dokumente, die direkt an den Kontakt angehängt sind, als auch solche, die an Aktivitäten und Terminen angehängt sind, die den Kontakt einschließen.

Zum Beispiel könnten Sie eine neue Aktivität zu den Kontakten Jane Tarnoff, Telenorth Financial Services und Edward Roberts hinzufügen und das Dokument Telenorth Contract v.2.doc in die Aktivität einfügen. Dieses Dokument wird in der Dokumentenansicht zusammen mit Dokumenten angezeigt, die direkt an den Kontakt angehängt sind.

Das Raster im Web Client unterscheidet nicht zwischen Dokumenten, die an eine Aktivität angehängt sind, und solchen, die direkt an den Kontakt angehängt sind. Sie können ein Dokument auswählen und Anzeigen > Zugehörige Aktivität für diejenigen wählen, die sich in einer Aktivität befinden. Zusätzlich können Sie die Ansicht filtern, um nur die Dokumente anzuzeigen, die Sie benötigen, ähnlich wie bei Aktivitäten und Terminen.

Die Dokumentenansicht filtern

1. Zeigen Sie die Kontaktübersichtsseite oder die Dokumentenseite für einen Kontakt an.
2. Wählen Sie den Link Ansicht ändern.

3. Wählen Sie die Kriterien für die Dokumente aus, die Sie anzeigen möchten.

   Sie können die Dokumente nach verschiedenen Kriterien filtern:

   • Typ.
   • Bezüglich. Wählen Sie Listen, um Dokumente anzuzeigen, die an Aktivitäten bezüglich Arbeitslisten und Marketinglisten angehängt sind. Wenn Ihre Organisation ein verwandtes Modul lizenziert hat, können Sie auch Dokumente bezüglich Angelegenheiten, Gelegenheiten oder Engagements einbeziehen.
   • Zeitrahmen. Sie können einen Datumsbereich auswählen, wie Von vor 90 Tagen bis 30 Tage voraus. Für Details, wie der Web Client das Datum für ein Dokument bestimmt, siehe Was ist das Datum für ein Dokument?.
4. Wählen Sie OK. Die Ansicht wird gemäß Ihren Optionen gefiltert.

Was ist das Datum für ein Dokument?

Da Dokumente an verschiedene InterAction-Elemente (Aktivitäten, Kontakte usw.) angehängt werden können, variiert das Datum für ein Dokument je nachdem, wie es angehängt wurde.

• Für ein Dokument, das an eine Aktivität angehängt ist, ist das Datum dasselbe wie das Aktivitätsdatum. Wenn Sie also am 1. Februar 2019 eine Aktivität erstellen und eine Woche später (am 8. Februar) ein Dokument daran anhängen, ist das Datum für dieses Dokument immer noch der 1. Februar 2019 (das Aktivitätsdatum).
• Für ein Dokument, das an einen Termin angehängt ist, ist das Datum dasselbe wie das Startdatum des Termins.
• Für ein Dokument, das direkt an einen Kontakt, eine Angelegenheit, eine Gelegenheit oder ein Engagement angehängt ist, basiert das Datum darauf, wann das Dokument zuletzt angehängt wurde. Wenn Sie also am 1. Februar 2019 ein Dokument an einen Kontakt anhängen und eine Woche später (am 8. Februar) die Dokumenteigenschaften bearbeiten und das Dokument erneut anhängen, wird das Datum für dieses Dokument der 8. Februar 2019. Für Details zum Ersetzen eines Dokuments siehe Dokumente bearbeiten und ersetzen.

Wie man die Aktivität oder den Termin anzeigt, an den ein Dokument angehängt ist

Die Liste der Dokumente für einen Kontakt umfasst sowohl Dokumente, die direkt an den Kontakt angehängt sind, als auch solche, die an Aktivitäten und Terminen angehängt sind, die den Kontakt einschließen. In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise die Aktivität anzeigen, an die das Dokument angehängt ist. Dies kann nützlich sein, um den Kontext des Dokuments zu bestimmen.

1. Zeigen Sie die Kontaktübersichtsseite oder die Dokumentenseite für einen Kontakt an.
2. Wählen Sie das Dokument aus und wählen Sie Anzeigen > Zugehörige Aktivität oder Anzeigen > Zugehöriger Termin.

Ein Dokument öffnen oder speichern

Sie können ein Dokument aus jeder Dokumentenliste in InterAction öffnen. Beim Öffnen eines Dokuments wird eine Kopie der Datei aus InterAction abgerufen. Sie können das Dokument entweder direkt öffnen oder eine Kopie auf Ihrem Rechner speichern.

Sie müssen die Anwendung, mit der das Dokument erstellt wurde, verfügbar haben. Zum Beispiel müssen Sie Microsoft Word (oder eine andere Anwendung, die Microsoft Word-Dateien lesen kann) haben, um Word-Dokumente zu öffnen, die in InterAction gespeichert sind.

1. Wählen Sie aus einer beliebigen Liste von Dokumenten das Dokument aus und wählen Sie Anzeigen > Dokument.

2. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wählen Sie, ob Sie das Dokument öffnen oder speichern möchten.

   Um	Tun Sie dies
   Das Dokument direkt öffnen	Wählen Sie Öffnen.
   Zuerst eine Kopie des Dokuments auf Ihrem Rechner speichern (empfohlen).	Wählen Sie Speichern. Geben Sie bei Aufforderung einen Speicherort für das Dokument an und wählen Sie Speichern. Nachdem das Dokument auf Ihrem Rechner gespeichert wurde, können Sie es wie jede andere Datei öffnen.

Das Speichern oder Öffnen eines Dokuments aus InterAction lädt im Wesentlichen eine Kopie des Dokuments herunter. Die Datei selbst wird weiterhin an einem speziellen Ort innerhalb von InterAction gespeichert. Änderungen an einer auf Ihrem Rechner gespeicherten Kopie haben keine Auswirkungen auf die Version in InterAction, es sei denn, Sie entscheiden sich ausdrücklich dafür, die geänderte Version erneut anzuhängen (siehe Bearbeiten und Ersetzen von Dokumenten).

Bearbeiten und Ersetzen von Dokumenten

Wenn Sie ein Dokument in InterAction ändern müssen, können Sie das Dokument auf Ihrem lokalen Rechner speichern und Änderungen vornehmen, dann die geänderte Version wieder zu InterAction hinzufügen. Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, ein bearbeitetes Dokument wieder zu InterAction hinzuzufügen.

• Fügen Sie das Dokument als ein völlig neues Dokument hinzu. Dadurch bleibt das Originaldokument weiterhin verfügbar.
• Bearbeiten Sie die Dokumenteigenschaften des Dokuments und wählen Sie, die vorhandene Version durch eine neue Version zu ersetzen.

Für Details zum Speichern eines Dokuments auf Ihrem lokalen Rechner siehe Ein Dokument öffnen oder speichern.

Das überarbeitete Dokument als neues Dokument hinzufügen

Diese Methode wird typischerweise verwendet, wenn Dokumente an Aktivitäten angehängt werden, da die Dokumentüberarbeitungen oft mit einer Aktion verbunden sind, die in einer Aktivität erfasst werden sollte.

Zum Beispiel sendet Ed Roberts eine E-Mail-Nachricht an seinen Kunden Jane Tarnoff und fügt eine Entwurfskopie des Kundenvertrags bei. Er erstellt eine Aktivität für diese Aktion und fügt den Vertrag der Aktivität hinzu (siehe Ein Dokument an eine Aktivität anhängen).

Später muss er den Vertrag mit einigen kleineren Änderungen aktualisieren. Er öffnet den Kontakt für Jane in InterAction und speichert eine Kopie des Originalvertrags auf seinem Arbeitsplatz. Nach der Bearbeitung des Vertrags sendet er Jane eine neue E-Mail-Nachricht mit der überarbeiteten Version.

Da auch diese zweite E-Mail-Nachricht in InterAction erfasst werden sollte, ist dies der schnellste und einfachste Weg, das überarbeitete Dokument wieder zu InterAction hinzuzufügen. Andere Benutzer, die die Geschichte Ihrer Organisation mit Jane kennen möchten, können sowohl die Kommunikation als auch die verschiedenen Versionen des Vertrags sehen.

Wenn Sie diese Methode verwenden, fügen Sie "Version"-Informationen in die Dokumenttitel ein. Zum Beispiel:

• Telenorth Vertrag v.1
• Telenorth Vertrag v.2

Ein bestehendes Dokument durch eine neue Version ersetzen

Diese Methode erfordert mehr Schritte, ist aber nützlich, wenn Sie sicherstellen möchten, dass das Dokument in InterAction die aktuellste Version widerspiegelt. Diese Methode wird häufiger für Dokumente verwendet, die direkt an Kontakte oder direkt an Angelegenheiten, Gelegenheiten oder Engagements angehängt sind.

Das Ersetzen eines bestehenden Dokuments ist ähnlich wie das Anhängen eines neuen Dokuments an ein InterAction-Element; Sie durchsuchen die Datei, die hinzugefügt werden soll.

Um ein bestehendes Dokument zu ersetzen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie aus einer beliebigen Liste von Dokumenten das Dokument aus und wählen Sie Bearbeiten > Dokumenteigenschaften.
2. Wählen Sie die Schaltfläche Durchsuchen.
3. Wählen Sie die neue Version des Dokuments aus und wählen Sie Öffnen.
4. Ändern Sie die anderen Informationen in den Dokumenteigenschaften nach Bedarf. Zum Beispiel können Sie das Feld Beschreibung verwenden, um Informationen über die neue Version und den Grund für die Änderung bereitzustellen.
5. Wählen Sie OK. Die überarbeitete Version des Dokuments wird zu InterAction kopiert und die alte Version wird entfernt.

Ein Dokument ersetzen

Für das Beispiel nehmen wir an, dass Sie bereits eine Kopie des Telenorth Marketing Dossiers gespeichert und mit Änderungen aktualisiert haben. Jetzt müssen Sie es wieder an den Kontakt Telenorth anhängen.

[A] Wählen Sie das Dokument aus der Liste aus.

[B] Wählen Sie Bearbeiten > Dokumenteigenschaften. Das Dialogfeld Dokumenteigenschaften zeigt vorhandene Informationen über das Dokument an.

[C] Wählen Sie Durchsuchen und wählen Sie die überarbeitete Version des Dokuments aus, die hinzugefügt werden soll.

Dies ersetzt effektiv das bestehende Dokument. Sobald die überarbeitete Version zu InterAction hinzugefügt wurde, wird die alte Version entfernt. InterAction verfolgt keine alten Versionen von Dokumenten.

Ein Dokument entfernen

Wenn Sie über ausreichende Zugriffsrechte verfügen, können Sie ein Dokument aus einer Aktivität oder einem Kontakt entfernen. Für Details zu den erforderlichen Zugriffsrechten siehe Zugriff zum Bearbeiten und Löschen von Aktivitäten und Dokumenten.

Sie können ein an einen Termin angehängtes Dokument nicht aus dem Web Client entfernen. Wenn Sie die Dokumente in einem Termin ändern müssen, bearbeiten Sie den Termin mit Outlook.

1. Wählen Sie aus einer beliebigen Liste von Dokumenten das Dokument aus und wählen Sie Aktionen > Entfernen.
2. Lesen Sie die Aufforderung und wählen Sie Ja, um das Dokument weiter zu löschen.
3. Wenn Sie zur Bestätigung der Löschung aufgefordert werden, wählen Sie Ja.

"Dieser Hilfeartikel wurde mit KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich über Informationen unsicher sind, beziehen Sie sich bitte auf die Originalversion in Englisch."