Kontakte, die sowohl in Ihrer Liste als auch in der Liste der Firma enthalten sind, können von anderen Benutzern in Ihrer Organisation aktualisiert werden. Sie können diese Aktualisierungen überprüfen und entscheiden, ob Sie Ihre Kontakte mit den Informationen aus dem Firmenkontakt aktualisieren möchten.
Dies gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre eigenen Kontakte und bietet Ihnen gleichzeitig potenziell wertvolle Informationen von anderen in Ihrer Organisation.
Sie können wählen, ob Sie Aktualisierungen automatisch akzeptieren oder sie im Einzelfall überprüfen möchten. Wenn Sie diese Änderungen nicht überprüfen möchten, können Sie Änderungen von der Organisation automatisch akzeptieren. Siehe Einstellungen für Kontaktaktualisierungen.
Sie können die Aktualisierungen für alle Kontakte mit ausstehenden Aktualisierungen auf einmal überprüfen. Wann immer Sie Kontakte in diesem Zustand haben, zeigt InterAction einen Link im Nachrichtenbereich der Startseite sowie oben auf der Seite "Meine Kontakte" an. Wenn Sie diesen Link auswählen, wird das Dialogfeld "Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen" angezeigt. Sie können eine der folgenden Optionen wählen:
- Überprüfung überspringen und Kontakte automatisch aktualisieren. In diesem Fall werden alle Ihre Kontakte mit ausstehenden Aktualisierungen aktualisiert, um den Firmenkontakten zu entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Annahme von Aktualisierungen.
- Automatische Annahme von Aktualisierungen für Kontakte, die von Ihrer Firma stark verwaltet werden, und Überprüfung der Aktualisierungen für alle anderen Kontakte. Dies ist eine gute Möglichkeit, Zeit bei der Überprüfung von Aktualisierungen zu sparen. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Annahme von Aktualisierungen für stark verwaltete Kontakte.
- Alle Kontaktaktualisierungen überprüfen. In diesem Fall sehen Sie die Aktualisierungen für jeden Kontakt einzeln. Sie können die Aktualisierungen auf Feldebene akzeptieren – zum Beispiel könnten Sie eine geänderte Telefonnummer akzeptieren, während Sie eine geänderte E-Mail-Adresse ablehnen. Weitere Informationen finden Sie unter Alle Kontaktaktualisierungen überprüfen.
Sie können auch die Aktualisierungen für einen einzelnen Kontakt überprüfen. Siehe Aktualisierungen für einen einzelnen Kontakt überprüfen.
Zugriff auf "Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen"
[A] Dieser Link erscheint auf der Startseite.
[B] Dieser Link erscheint auf der Seite Meine Kontakte.
Wählen Sie einen dieser Links aus, um die Kontaktaktualisierungen zu überprüfen und zu entscheiden, welche Sie akzeptieren möchten.
Tipps zur Überprüfung von Aktualisierungen Ihrer Kontakte
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Zeit zu reduzieren, die für die Überprüfung von Kontaktaktualisierungen benötigt wird, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre wichtigsten Kontakte korrekt sind.
• Wenn Sie alle Aktualisierungen überprüfen, wählen Sie die Option, Aktualisierungen für stark verwaltete Kontakte automatisch zu akzeptieren. Dies sind Kontakte, die Ihre Organisation aktiv pflegt, sodass die Daten in den Versionen dieser Kontakte in der Organisation höchstwahrscheinlich aktuell sind. Siehe Automatische Annahme von Aktualisierungen für stark verwaltete Kontakte.
• Beim Durchblättern der Aktualisierungen können Sie einen Kontakt überspringen und ihn später erneut überprüfen, wenn gewünscht. Sie möchten möglicherweise weniger wichtige Kontakte überspringen und sich auf die wichtigsten konzentrieren.
• Für jeden Kontakt können Sie die Option Alle zukünftigen Aktualisierungen für diesen Kontakt automatisch akzeptieren auswählen. Wenn Sie sich mit der Qualität der Daten der Organisation für bestimmte Kontakte wohler fühlen, können Sie dies auswählen, um die Notwendigkeit zu vermeiden, den Kontakt in Zukunft zu überprüfen.
• Sie müssen nicht alle Kontakte auf einmal überprüfen – Sie können den Überprüfungsprozess jederzeit beenden und später fortsetzen.
• Eine nützliche Technik ist es, Aktualisierungen für Ihre wichtigsten Kontakte zu überprüfen (den Rest zu überspringen) und dann alle Aktualisierungen für die verbleibenden Kontakte zu akzeptieren.
Automatische Annahme von Aktualisierungen
Wenn Sie alle Aktualisierungen automatisch akzeptieren, werden Ihre Kontakte mit den Änderungen aktualisiert, die an den entsprechenden Firmenkontakten vorgenommen wurden. Wenn beispielsweise ein anderer Benutzer eine Telefonnummer für einen der Kontakte geändert hat, wird diese aktualisierte Telefonnummer auch in Ihre Version des Kontakts übernommen.
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Öffnen Sie das Dialogfeld "Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen".
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie auf der Seite "Meine Kontakte" den Link Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen.
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Wählen Sie auf der Startseite den Link Es gibt Kontakte mit zu überprüfenden Aktualisierungen.
Wenn diese Links nicht angezeigt werden, haben Sie derzeit keine Aktualisierungen zu überprüfen.
- Wählen Sie Überprüfung überspringen und meine Kontakte automatisch aktualisieren.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK.
- Nachdem alle Aktualisierungen angewendet wurden, wird eine Erfolgsmeldung angezeigt. Im Nachrichtenfenster können Sie Ja/Nein wählen, um die Einstellung für Kontaktaktualisierungen für alle Kontakte zu aktualisieren, deren Aktualisierungen gerade automatisch angewendet wurden. Wenn Sie Ja wählen, wird die Aktualisierungseinstellung für diese Kontakte auf „Kontakt automatisch auf dem neuesten Stand halten“ gesetzt.
Automatische Annahme von Aktualisierungen für stark verwaltete Kontakte
Um Ihnen Zeit zu sparen, können Sie Aktualisierungen für bestimmte Kontakte automatisch akzeptieren, während Sie Aktualisierungen für andere Kontakte in Ihrer Liste weiterhin überprüfen. Dies tun Sie, indem Sie Aktualisierungen für stark verwaltete Kontakte automatisch akzeptieren.
Dies sind Kontakte in Sammlungen, die von Datenverwaltern verwaltet und als „zertifiziert“ gekennzeichnet sind, um gute Daten zu enthalten. Durch die Zertifizierung der Kontakte auf diese Weise zeigt Ihre Organisation an, dass diese Kontakte immer auf dem neuesten Stand gehalten werden. Normalerweise können Sie Aktualisierungen für diese Kontakte akzeptieren, ohne sie zu überprüfen.
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Öffnen Sie das Dialogfeld Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wählen Sie auf der Seite Meine Kontakte den Link Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen.
- Wählen Sie auf der Startseite den Link Es gibt Kontakte mit zu überprüfenden Aktualisierungen.
Wenn diese Links nicht angezeigt werden, haben Sie derzeit keine Aktualisierungen zu überprüfen.
- Wählen Sie die Option Ich möchte Aktualisierungen meiner Kontakte überprüfen.
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Wählen Sie die Option Ja - Aktualisierungen dieser hoch verwalteten Kontakte automatisch akzeptieren und den Rest überprüfen lassen.
Wenn diese Option nicht angezeigt wird, hat Ihre Organisation keine Kontaktkollektionen als hoch verwaltet zertifiziert.
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Jede zertifizierte Sammlung von Kontakten erscheint in der Liste. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben jeder Sammlung, für die Sie Aktualisierungen überspringen möchten.
Im Beispiel gibt es zwei Sammlungen – Top-Kunden und Unser Personal. Wenn Sie nur Unser Personal auswählen, passiert Folgendes:
- Alle Kontakte mit Aktualisierungen, die als Unser Personal gelten, werden automatisch mit den Änderungen aktualisiert.
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Alle Kontakte mit Aktualisierungen, die als Top-Kunden gelten, werden nicht automatisch aktualisiert. Sie können diese Kontakte einzeln überprüfen.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK. InterAction aktualisiert die hoch verwalteten Kontakte und zeigt eine Erfolgs-/Bestätigungsnachricht an.
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Entscheiden Sie, ob Sie zukünftige Aktualisierungen der hoch verwalteten Kontakte automatisch akzeptieren möchten.
- Wenn es noch andere Kontakte mit Aktualisierungen gibt, müssen Sie diese separat überprüfen. Weitere Informationen finden Sie unter Alle Kontaktaktualisierungen überprüfen.
Alle Kontaktaktualisierungen überprüfen
Wenn Sie alle Kontaktaktualisierungen überprüfen, zeigt InterAction für jeden Kontakt ein Dialogfeld an. Alle Unterschiede zwischen Ihrem Kontakt und dem Firmenkontakt werden angezeigt. Sie können die Aktualisierungen auf Feldebene akzeptieren oder ablehnen – zum Beispiel könnten Sie eine geänderte Telefonnummer akzeptieren, während Sie eine geänderte E-Mail-Adresse ablehnen.
Wenn Sie eine Aktualisierung akzeptieren, wird die Änderung in Ihre Version des Kontakts übernommen. Wenn Sie eine Änderung ablehnen, bleibt Ihr Kontakt unverändert.
Das Ablehnen einer Änderung führt dazu, dass Ihre Version des Kontakts und die Version der Firma unterschiedlich sind. Sie können diese Unterschiede später bei Bedarf einsehen; siehe Vergleich Ihrer Kontakte mit den Kontakten der Firma.
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Öffnen Sie das Dialogfeld Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wählen Sie auf der Seite Meine Kontakte den Link Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen.
- Wählen Sie auf der Startseite den Link Es gibt Kontakte mit zu überprüfenden Aktualisierungen.
Wenn diese Links nicht angezeigt werden, haben Sie derzeit keine Aktualisierungen zu überprüfen.
- Wählen Sie die Option Ich möchte Aktualisierungen meiner Kontakte überprüfen.
- Wählen Sie die Option Nein - Ich möchte alle Aktualisierungen überprüfen.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK. InterAction zeigt das Dialogfeld Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen an.
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Überprüfen und akzeptieren oder lehnen Sie die Aktualisierungen ab.
Um Tun Sie dies Eine Aktualisierung akzeptieren Wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Aktualisierung in der Spalte Ausstehende Aktualisierung akzeptieren. Eine Aktualisierung ablehnen Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Aktualisierung. Alle zukünftigen Aktualisierungen für diesen Kontakt automatisch akzeptieren Wählen Sie das Kontrollkästchen Alle zukünftigen Aktualisierungen für diesen Kontakt automatisch akzeptieren. Bei einigen Kontakten sehen Sie möglicherweise eine Notiz, dass der Kontakt übersprungen wird. In diesem Fall müssen Sie nichts tun; InterAction geht zum nächsten Kontakt über. Weitere Informationen finden Sie unter Warum werden einige Kontakte beim Überprüfen von Aktualisierungen automatisch übersprungen?.
- Wählen Sie Speichern, um die Aktualisierungen auf den Kontakt anzuwenden. Wenn Sie später zu diesen Aktualisierungen zurückkehren möchten, wählen Sie Überspringen.
- Wiederholen Sie dieses Verfahren für jeden Kontakt, der überprüft werden muss.
Aktualisierungen für einen Kontakt überprüfen
[A] Um eine Änderung abzulehnen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
[B] Um eine Änderung zu akzeptieren, wählen Sie das Kontrollkästchen.
[C] Wählen Sie Speichern, um die Aktualisierungen für diesen Kontakt vorzunehmen und den nächsten zu überprüfenden Kontakt anzuzeigen.
[D] Wählen Sie Überspringen, wenn Sie sich nicht sicher sind. Der Kontakt wird nicht aktualisiert – Sie können die Änderungen später erneut überprüfen.
[E] Wählen Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie Los, um alle verbleibenden Kontakte ohne Überprüfung automatisch zu aktualisieren.
[F] Wählen Sie Schließen, um den Überprüfungsprozess ohne Abschluss zu beenden. Sie können die Überprüfung später fortsetzen.
Aktualisierungen für einen einzelnen Kontakt überprüfen
Wann immer ein einzelner Kontakt Aktualisierungen zur Überprüfung hat, zeigt InterAction einen Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen-Link auf den Seiten Übersicht und Kontakt anzeigen an. Das Symbol für den Kontakt wird auch in allen Listen, die den Kontakt enthalten, anders angezeigt ().
Wählen Sie diesen Link an einer dieser Stellen, um das Dialogfeld Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen für den Kontakt zu öffnen.
Sie können den Kontakt auch in Ihrer Liste Meine Kontakte auswählen und Aktionen > Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen wählen.
Wie Sie wissen, wann ein Kontakt Aktualisierungen hat
[A] Das Symbol für den Kontakt zeigt an, dass ausstehende Aktualisierungen zur Überprüfung vorliegen.
[B] Der Link Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen erscheint auf der Übersichtsseite.
[C] Der Link erscheint auch oben im Dialogfeld Kontakt anzeigen.
Wählen Sie einen dieser Links, um die Aktualisierungen für diesen Kontakt zu überprüfen.
Warum werden einige Kontakte beim Überprüfen von Aktualisierungen automatisch übersprungen?
Wenn Sie alle Ihre Kontaktaktualisierungen auf einmal überprüfen, kann es vorkommen, dass eine Meldung angezeigt wird, die darauf hinweist, dass eine Kontaktaktualisierung automatisch übersprungen wird. Dies kann passieren, wenn die Informationen des Kontakts zurückgesetzt wurden, sodass Ihre Version und die Version der Firma nicht mehr unterschiedlich sind.
Dies tritt in folgendem Szenario auf:
- Sie haben einen bestimmten Kontakt in Ihrer Kontaktliste.
- Ein anderer Benutzer ändert die Firmenversion des Kontakts. Die Firmenversion und Ihre Version sind nun unterschiedlich, sodass der Kontakt als aktualisiert markiert wird. Zu diesem Zeitpunkt sehen Sie die Meldung „Es gibt Kontakte mit zu überprüfenden Aktualisierungen“ auf der Startseite des Web Clients.
- Bevor Sie die Gelegenheit haben, Ihre Kontaktaktualisierungen zu überprüfen, ändert jemand den Kontakt zurück auf den ursprünglichen Wert. Ihre Version des Kontakts stimmt nun mit der Firmenversion überein, aber der Kontakt ist immer noch als aktualisiert markiert.
In diesem Szenario sehen Sie beim Überprüfen Ihrer Kontaktaktualisierungen eine Meldung, die darauf hinweist, dass es keine Unterschiede mehr für den Kontakt gibt. Sie müssen in diesem Dialogfeld nichts tun. InterAction überspringt den Kontakt automatisch und fährt mit dem nächsten fort.
Wenn Sie mit der Überprüfung Ihrer Aktualisierungen fertig sind oder das Dialogfeld vorzeitig schließen, zeigt InterAction eine Meldung an, die die Anzahl der übersprungenen Kontakte angibt.
Dies dient nur zu Ihrer Information; Sie müssen keine Maßnahmen ergreifen.
Wenn eine große Anzahl von Kontakten übersprungen werden muss, kann es sein, dass der Dialog anzeigt, dass Kontakte über einen längeren Zeitraum hinweg wiederholt übersprungen werden. Der Kontaktname und die Nummer des Kontakts, den Sie gerade ansehen, erhöhen sich, während diese übersprungenen Kontakte verarbeitet werden.