- Telefone und Adressen für Benutzerkontakte
- Telefone und Adressen für Firmenkontakte
- Postadressen
- Kopieren, Drucken und Versenden von Telefon- und Adressinformationen per E-Mail
Telefone und Adressen für Benutzerkontakte
Ihre Benutzerkontakte haben die folgenden Felder für Telefone und Adressen:
- Geschäftlich
- Adresse
- Direktwahl
- Firmentelefon
- Fax
- Mobil
- Pager
- Webseite
- Name des Assistenten
- Telefon des Assistenten
- Privat
- Adresse
- Telefon
- Fax
- Sonstige
- Adresse
- Telefon
Wenn ein Benutzerkontakt mit einem Firmenkontakt verbunden ist, können Sie Änderungen an den Feldern Geschäftlich und Privat zur Version des Kontakts der Firma beitragen. Ebenso können Sie Aktualisierungen an den Feldern Geschäftlich und Privat der Version des Kontakts der Firma akzeptieren. Beachten Sie, dass Sie keine Aktualisierungen zwischen verbundenen Kontakten für die Sonstigen Felder beitragen oder akzeptieren können.
Sie können Benutzerkontaktinformationen entweder mit dem InterAction Web Client oder Microsoft Outlook anzeigen und bearbeiten.
Telefone und Adressen für einen Benutzerkontakt im Web Client
Telefone und Adressen für Firmenkontakte
Firmenkontakte können eine unbegrenzte Anzahl von Adressen, Telefonen und elektronischen Adressen haben.
Der Web Client präsentiert Telefone und Adressen als Standorte. Ein Standort umfasst eine Adresse und mehrere Telefonnummern, die als eine einzige „Karte“ dargestellt werden.
Die meisten Personen haben einen geschäftlichen Standort und einen privaten Standort. Das untenstehende Beispiel zeigt den Kontakt Jane Tarnoff. Sie hat drei geschäftliche Standorte und einen privaten Standort. Unternehmen haben keine privaten Standorte, aber die Ansicht ist ähnlich.
Im Web Client können Sie Standorte für Personen und Unternehmen hinzufügen und bearbeiten. Beachten Sie, dass Telefone nicht Teil eines Standorts sein müssen – zum Beispiel hat TeleNorth eine gebührenfreie Nummer, die nicht zu einem der Büros gehört.
Standorte für eine Person anzeigen
[A] Diese Person hat Informationen für vier Standorte.
Die Standorte Chicago Office, Second Chicago Office und Western Suburban Office sind alle geschäftliche Standorte, während der Standort Aurora der private Standort der Person ist.
Standorte für ein Unternehmen anzeigen
[A] Standorte für dieses Unternehmen.
[B] Diese Telefonnummer ist nicht an einen bestimmten Bürostandort gebunden.
Postadressen
Jeder Kontakt kann eine Postadresse haben. Diese Adresse kann bei der Suche, der Erstellung von Berichten und dem Durchführen von Serienbriefen verwendet werden. Im InterAction Web Client wird die Postadresse eines Kontakts durch das Postadressen-Symbol angezeigt ().
Sowohl Ihre Benutzerkontakte als auch Firmenkontakte können Postadressen haben.
Postadressen für Firmen- und Benutzerkontakte
[A] Die Postadresse für die Benutzer-Version von Jane ist auf Janes Privatadresse gesetzt.
[B] Die Postadresse für die Firmen-Version von Jane ist auf die Chicago-Adresse gesetzt.
Sie können die Postadressen für Kontakte nach Bedarf festlegen.
Postadressen für Benutzerkontakte
Sie können die Postadresse für einen Benutzerkontakt festlegen, wenn Sie den Kontakt bearbeiten. Bearbeiten Sie die Adresse und wählen Sie das Kontrollkästchen An diese Adresse senden aus.
Festlegen der Postadresse für einen Benutzerkontakt
Wählen Sie das Kontrollkästchen An diese Adresse senden aus, um die Postadresse festzulegen.
In diesem Beispiel wird die Privatadresse für diesen Kontakt die Postadresse sein. Die Adresse wird dann mit dem Postadressen-Symbol angezeigt.
Postadressen für Firmenkontakte
Firmenkontakte können sowohl eine globale als auch eine ordnerspezifische Postadresse haben. Eine globale Postadresse ist von überall in InterAction verfügbar. Eine ordnerspezifische Postadresse ist spezifisch für nur eine einzelne Liste (wie eine Arbeitsliste oder Marketingliste).
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Im Web Client finden Sie den Kontakt, den Sie aktualisieren möchten. Wenn Sie eine ordnerspezifische Postadresse erstellen möchten, öffnen Sie den Ordner oder das Projekt (Angelegenheit, Gelegenheit oder Engagement), das den Kontakt enthält.
Sie müssen die Kontaktdetails im Kontext des Ordners anzeigen, um die Postadresse für diesen Ordner festzulegen. Sie müssen auch Zugriffsrechte haben, um die Postadresse für diesen Ordner oder dieses Projekt festzulegen.
- Wählen Sie den Kontakt in der Liste aus und wählen Sie Anzeigen > Kontakt.
- Wählen Sie Postadresse festlegen.
- Wählen Sie die Adresse aus der Liste und dann Speichern.
Festlegen einer ordnerspezifischen Postadresse
[A] Um eine ordnerspezifische Postadresse festzulegen, wählen Sie Postadresse festlegen.
[B] Wählen Sie die Adresse aus und dann Speichern.
Kopieren, Drucken und Versenden von Telefon- und Adressinformationen per E-Mail
Sie können den Namen, die Telefon- und Adressinformationen eines Kontakts kopieren, um sie in anderen Anwendungen zu verwenden. Sie können auch eine E-Mail-Nachricht mit denselben Informationen senden.
Sie können auch einen Schnellbericht für einen Kontakt drucken, der alle Telefone und Adressen anzeigt.
Die obere rechte Ecke des Dialogfelds Kontakt anzeigen enthält Links für diese Verknüpfungen.
Links zum Kopieren, Drucken und Versenden von Kontaktinformationen per E-Mail
Sie können auch einen Kontakt kopieren oder per E-Mail versenden, indem Sie den Kontakt in einem Raster auswählen und eine der folgenden Optionen wählen:
- Aktionen > Kontaktinformationen kopieren
- Aktionen > Kontaktinformationen per E-Mail senden
Welche Informationen werden kopiert oder in einer E-Mail-Nachricht gesendet?
Beim Kopieren von Kontaktinformationen werden folgende Daten für einen Personenkontakt kopiert:
- Name
- Berufsbezeichnung
- Unternehmen
- Postadresse
- Telefon – die spezifische Telefonnummer, die verwendet wird, hängt davon ab, ob der Kontakt in Ihrer Liste oder in der Kanzleiliste ist:
- Für einen Kontakt in Ihrer Liste wird, falls verfügbar, das Direkttelefon kopiert. Wenn dies nicht verfügbar ist, wird stattdessen das Unternehmenstelefon verwendet.
- Für einen Kanzleikontakt wird das Geschäftstelefon verwendet. Wenn dies nicht verfügbar ist, wird das Geschäftstelefon2 verwendet.
- Mobiltelefon
- Fax (Geschäftsfax)
- E-Mail (Geschäfts-E-Mail-Adresse)
Beim Kopieren von Kontaktinformationen werden folgende Daten für einen Unternehmenskontakt kopiert:
- Unternehmensname
- Adresse - Geschäftsadresse
- Telefon
- Fax
- Webseite
Welche Informationen werden gedruckt?
Beim Drucken der Telefonnummer und Adressen eines einzelnen Kontakts werden alle Informationen gedruckt, die auf der Seite Kontakt anzeigen angezeigt werden – sowohl die Kanzleikontakt- als auch die Meine Kontakte-Abschnitte.
Weitere Informationen zum Drucken von Kontaktinformationen finden Sie unter Berichte für Kontakte anzeigen und drucken.