Die Synchronisation von Microsoft Outlook mit InterAction unterstützt die Synchronisierung von Kontakten und optional von Kalenderelementen (Terminen und Besprechungen). Die Synchronisierung von Kontakten erfolgt bidirektional zwischen Outlook und InterAction, während die Synchronisierung von Kalenderelementen nur von Outlook zu InterAction erfolgt.
Die Synchronisation von Microsoft Outlook mit InterAction erfolgt zwischen der InterAction-Datenbank und Ihrem Microsoft Exchange Server. Endbenutzer müssen nichts tun, damit die Synchronisierung stattfindet. Weitere Informationen finden Sie unter Wie funktioniert die Synchronisation von Microsoft Outlook mit InterAction?
Kontaktsynchronisation
Sowohl InterAction als auch Outlook ermöglichen es Benutzern, Listen ihrer Kontakte zu pflegen. Bei der Verwendung von InterAction für Microsoft Outlook werden die Outlook-Kontakte eines Benutzers mit einer entsprechenden Liste der Kontakte des Benutzers in InterAction synchronisiert.
Sie können nur die Outlook-Kontakte eines Benutzers mit den Kontakten in der Kontaktliste dieses Benutzers synchronisieren. Sie können keine öffentlichen Outlook-Ordner mit InterAction synchronisieren.
Wenn die Outlook-Kontakte eines Benutzers zum ersten Mal mit seiner Kontaktliste in InterAction synchronisiert werden, werden InterAction-Kontakte zu Outlook hinzugefügt und die Outlook-Kontakte zu InterAction. Die Synchronisation von Microsoft Outlook mit InterAction hält dann die beiden Listen synchron - wenn Sie einen Kontakt in Outlook aktualisieren, wird der entsprechende InterAction-Kontakt mit denselben Änderungen aktualisiert. Ebenso wird, wenn Sie einen Kontakt in InterAction aktualisieren, der entsprechende Outlook-Kontakt aktualisiert. Weitere Informationen zu Benutzerkontakten finden Sie im Leitfaden zum Laden von Daten in InterAction.
Die Synchronisation von Microsoft Outlook mit InterAction "gleicht" keine Kontakte ab. Wenn ein Benutzer beispielsweise Jane Tarnoff in Outlook und Jane Tarnoff in InterAction hat, werden beim ersten Ausführen der Synchronisation von Microsoft Outlook mit InterAction doppelte Kontakte erstellt.
Kalendersynchronisation
Benutzer, die Termine und Besprechungen in Microsoft Outlook erstellen, können diese direkt in InterAction hinzufügen, vorausgesetzt, sie sind zukunftsdatierte, nicht wiederkehrende und die Kalendersynchronisationsfunktion ist aktiviert. Informationen zu Teilnehmern werden ebenfalls mit dem Termin in InterAction aufgenommen, vorausgesetzt, die Teilnehmer sind InterAction-Kontakte.
Nachfolgende Änderungen am Kalenderelement in Outlook (z. B. Änderung von Uhrzeit, Datum, Ort, Teilnehmer) werden durch die Kalendersynchronisation in InterAction aktualisiert. Dies ist eine unidirektionale Synchronisation. Termininformationen, die in InterAction gespeichert sind, können nicht bearbeitet werden.
Die Synchronisation von Microsoft Outlook mit InterAction, mit aktivierter Kalendersynchronisation, muss einmal ausgeführt werden, bevor Benutzer Termine zu InterAction hinzufügen können.
Wenn Sie einen Termin zu InterAction hinzufügen, der Teilnehmer enthält, die keine InterAction-Kontakte sind, haben Sie die Möglichkeit, diese zu InterAction hinzuzufügen.
Hinweis: Warum sollte eine Organisation Termine zu InterAction hinzufügen?
Es gibt zwei Hauptgründe, warum das Hinzufügen von Terminen zu InterAction für Ihre Organisation äußerst vorteilhaft ist. Einer hat mit genauen Informationen zu tun und der andere mit der schnellen Abrufbarkeit von Informationen.
In der Regel werden Besprechungen in Outlook eingerichtet und Zeiten ändern sich, Teilnehmer werden hinzugefügt und gelöscht, und Besprechungen werden abgesagt. Wenn ein Benutzer einfach eine Aktivität in InterAction erstellt, dass eine Besprechung stattfinden soll, würden Änderungen oder Aktualisierungen in Outlook nicht genau in InterAction widergespiegelt. Durch das Hinzufügen des Termins zu InterAction werden alle Änderungen, die am Outlook-Kalenderelement vorgenommen werden, durch die Kalendersynchronisation in InterAction widergespiegelt.
Zweitens, denken Sie daran, wie viel einfacher es wäre, festzustellen, wie viele Ihrer Kollegen sich im nächsten Monat mit einem Top-Kunden treffen oder welcher Ihrer Vertriebsmitarbeiter die meisten Besprechungen im nächsten Monat hat, indem Sie einfach eine Suche in InterAction durchführen. Suchen Sie nach dem Kunden und sehen Sie schnell alle Termine, die für diesen Unternehmenskontakt relevant sind. Suchen Sie nach einem Vertriebsmitarbeiter und sehen Sie schnell, wie viele Besprechungen sie für den nächsten Monat geplant hat. Wenn dies in Outlook gemacht würde, müssten Sie zahlreiche Kalender von Kollegen durchgehen (eine sehr zeitaufwändige Übung), um dieselben Informationen zu erhalten.
Wie funktioniert die Synchronisation von Microsoft Outlook mit InterAction?
Die Synchronisation von Microsoft Outlook mit InterAction ist ein Prozess, den Sie regelmäßig planen können, um die Kontaktliste jedes Benutzers in InterAction mit seinen Kontakten in Outlook sowie InterAction-Termine mit Aktualisierungen aus Outlook zu synchronisieren. Dieser Prozess wird mit dem InterAction Process Manager ausgeführt. Der Process Manager ist eine Anwendung, die verwendet wird, um geplante Prozesse zur Durchführung verschiedener Funktionen auszuführen. Sie können Prozesse mit dem InterAction Administrator planen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zur Verwaltung von InterAction.
Für Kontakte erfolgt die Synchronisation automatisch zwischen dem Microsoft Exchange Server und InterAction; Benutzer müssen keine Maßnahmen ergreifen, damit ihre Kontakte synchronisiert werden. Ebenso sind sie nicht verpflichtet, ein benutzerdefiniertes Formular zu verwenden, um Kontakte oder Kalenderelemente aus Outlook hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.
Das Postfach jedes Benutzers in Exchange wird identifiziert und mit seiner Benutzerkontaktliste in InterAction abgeglichen. Nachdem das Postfach und die Benutzerkontaktliste abgeglichen wurden, werden sie regelmäßig durch den Synchronisationsprozess von Microsoft Outlook mit InterAction synchronisiert. Alle Ergänzungen oder Änderungen an Daten in Outlook werden den Kontakten in InterAction hinzugefügt. Ebenso werden alle Änderungen an Kontaktdaten in InterAction dem Benutzerpostfach in Exchange hinzugefügt.
Für Kalenderelemente muss ein Benutzer ausdrücklich angeben, dass das Microsoft Outlook-Kalenderelement mit InterAction synchronisiert werden soll. Das Kalenderelement muss auch zukunftsdatierte und nicht wiederkehrend sein.
Kalenderelemente aus dem Postfach jedes Benutzers, die zu InterAction hinzugefügt wurden, werden als Termine auf Kanzleiebene in InterAction gespeichert. Änderungen können an Terminen in InterAction nicht vorgenommen werden. Die Synchronisation zwischen den beiden Versionen erfolgt regelmäßig durch den Synchronisationsprozess von Microsoft Outlook mit InterAction. Alle Ergänzungen oder Änderungen an Kalenderelementen in Outlook werden den Terminen in InterAction hinzugefügt. Änderungen können an den Terminen innerhalb von InterAction nicht vorgenommen werden.
Welche Informationen werden synchronisiert?
InterAction synchronisiert Informationen zwischen Outlook und InterAction. Diese Synchronisation macht die Kontakte des Benutzers in Outlook zu einem Spiegelbild der Kontakte des Benutzers in seiner InterAction-Kontaktliste sowie die Kalenderelemente eines Benutzers in Outlook mit den entsprechenden InterAction-Terminen. Aus der Kontaktliste ihres Benutzers in InterAction können Benutzer bestimmen, welche Kontaktinformationen sie an die Kanzlei senden möchten. Ein weiterer Prozess namens Benutzer-zu-Kanzlei-Kontaktsynchronisation übernimmt dann den Prozess des Sendens der Kontaktinformationen von der Benutzerkontaktliste an die Kanzleiliste. InterAction-Termine sind zunächst Teil der Kanzleidaten.
InterAction bietet Ihnen die Möglichkeit, die Synchronisierung von Microsoft Outlook zu InterAction für Kontakte für jeden Benutzer ein- oder auszuschalten. Zum Beispiel, nehmen wir an, Ed Roberts und Lisa Short sind beide InterAction-Nutzer und haben daher Benutzerkontaktlisten. Sie können die Kontakte von Ed Roberts zwischen Outlook und InterAction synchronisieren, aber nicht die Kontakte von Lisa Short.
Abhängig davon, wie der Benutzer den Zugriff auf seine Benutzerkontaktliste eingerichtet hat, kann das Markieren eines Kontakts als Privat möglicherweise nicht verhindern, dass der Stellvertreter des Benutzers den Kontakt in Outlook sieht. Für Informationen zu dieser Einstellung in Outlook, siehe Ihre Microsoft Outlook-Dokumentation.
Sie können jedoch die Synchronisierung nicht für einzelne Kontakte innerhalb der Sammlungen der Benutzer ein- und ausschalten. Zum Beispiel kann Ed Roberts nicht fünf Kontakte angeben, die er nur in Outlook haben möchte. Benutzer, die sich um ihre Privatsphäre sorgen, haben die Möglichkeit zu kontrollieren, wer ihre Kontakte sehen kann.
Ein Benutzer kann einen Kontakt nur zu seiner Kontaktliste in InterAction hinzufügen. Dadurch ist der Kontakt nur für den Benutzer und seine Stellvertreter verfügbar. Ein Benutzer kann einen Kontakt auch als Privat markieren, was verhindert, dass selbst die Stellvertreter des Benutzers auf den Kontakt in InterAction zugreifen können. Zum Beispiel, wenn Ed einen Kontakt hat, den nicht einmal seine Sekretärin sehen soll, kann er diesen Kontakt als Privat kennzeichnen, sodass nur er diesen Kontakt sehen kann, wenn er im InterAction Web Client angemeldet ist.
Wenn die Kontaktliste eines Benutzers nicht für die Synchronisierung eingerichtet ist, kann dieser Benutzer auch keine Kalendereinträge synchronisieren.
Für die Kalendersynchronisierung gilt, dass sie entweder für alle aktiviert oder für alle deaktiviert ist. Zum Beispiel können Sie die Kalendersynchronisierung nicht auf Gruppen- oder Benutzerebene einrichten. Wenn die Kalendersynchronisierung aktiviert ist, hat jeder die Möglichkeit, Besprechungen und Termine von Microsoft Outlook zu InterAction hinzuzufügen. Ähnlich wie bei der Auswahl des Typs der PIM-Synchronisierung, den Sie verwenden, kann die Kalendersynchronisierung, sobald sie aktiviert ist, nicht mehr deaktiviert werden. Im Gegensatz zu Kontakten können Benutzer auswählen, welche Elemente in ihrem Kalender synchronisiert werden.
Für weitere Informationen siehe Aktivieren und Deaktivieren der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung für Benutzerkontaktlisten.
Ebenso können Benutzer nicht festlegen, welche Felder zwischen Outlook und InterAction für Kontakte und Kalendereinträge synchronisiert werden, mit Ausnahme des Outlook-Notizfelds für Kontakte, wie in Feldzuordnung besprochen. Für eine Liste der synchronisierten Felder siehe Feldzuordnung.
Kann ich Outlook-Kontakte wiederverwenden?
Nein. Nehmen Sie keinen vorhandenen Kontakt in Outlook und ändern Sie den Namen, um einen neuen Kontakt zu erstellen. Zum Beispiel haben Sie in Outlook einen Kontakt namens Joe Smith bei der Firma XYZ, den Sie nicht mehr benötigen. Sie müssen jedoch Jane Rogers als Kontakt hinzufügen, die ebenfalls bei der Firma XYZ arbeitet. Um Zeit zu sparen, nehmen Sie Joes Kontakt und benennen ihn in Jane um.
Nun synchronisiert Outlook mit Ihren Benutzerkontakten in InterAction. Schließlich wird Jane mit den Kanzleikontakten synchronisiert und zurück zu den Outlook-Listen anderer Benutzer. InterAction erkennt nicht, dass dies eine neue Person ist, da die ContactID dieselbe ist. Joes Name hat sich nun in Jane Rogers in der InterAction-Kanzleiliste geändert und alle Aktivitäten, Beziehungen usw. von Joe werden nun Jane zugeschrieben.
Um all diese Probleme zu vermeiden, löschen Sie einfach den Kontakt von Joe Smith in Ihrem Outlook-Client und erstellen Sie einen neuen Kontakt für Jane.