Los recordatorios de InterAction son una excelente manera de obtener valor rápido y sencillo de InterAction. Con solo un poco de configuración, puedes empezar a recibir recordatorios periódicos que incluyen el contenido de tu organización y usar esa información para mantenerte en contacto con tus clientes y prospectos.
Los recordatorios son útiles porque:
- Identifican a las personas clave con las que debes mantener el contacto
- Permiten programar mensajes regulares que te recuerdan cuándo volver a comunicarte con estos contactos
- Proporcionan detalles clave para mostrar a los clientes/prospectos lo importantes que son para ti
- Ofrecen acceso fácil a información más detallada para ayudar a fortalecer las relaciones
¿Qué son los recordatorios?
Los recordatorios te permiten configurar mensajes de correo electrónico para ti mismo, para que recuerdes comunicarte con contactos clave.
Los gestores de equipos de clientes también pueden configurar mensajes de correo electrónico para los miembros del equipo, asegurando que los clientes importantes sean contactados por las personas adecuadas sin saturarlos de llamadas.
Los recordatorios constan de dos partes: tanto un recordatorio como un mensaje de recordatorio.
Recordatorios
Un recordatorio es donde configuras el mensaje de recordatorio que deseas recibir. Puedes configurar recordatorios para ti mismo desde el Web Client o Microsoft Outlook. En el Web Client, también puedes crear y gestionar recordatorios para tu equipo de clientes si tienes permiso para crear recordatorios para otros como Gestor de Equipo de Clientes. Tu administrador de InterAction puede otorgarte este permiso.
Un Gestor de Equipo de Clientes gestiona equipos de clientes o grupos de profesionales dedicados a construir relaciones y obtener más negocio de clientes específicos. Estas personas pueden asignar y gestionar recordatorios para clientes a los miembros del equipo.
Un recordatorio es una configuración de:
- Usuario - tú o alguien a quien gestionas en un equipo de clientes
- Contacto - la persona o empresa sobre la que deseas recibir el recordatorio
- Frecuencia - la periodicidad con la que deseas recibir el recordatorio (diaria o semanal) o si debe ser solo una vez
- Fecha - el día en que se enviará el próximo mensaje
- Descripción - notas que se muestran en el recordatorio y explican por qué te estás poniendo en contacto con el contacto
Los recordatorios se rigen por estas reglas:
-
Cada recordatorio solo puede tener un contacto.
No se pueden poner varios contactos en el mismo recordatorio.
-
Los recordatorios están limitados a un usuario.
Varios usuarios no pueden compartir el mismo recordatorio. Sin embargo, diferentes usuarios pueden tener sus propios recordatorios individuales para los mismos contactos.
- Solo los usuarios, sus apoderados o un Gestor de Equipo de Clientes pueden ver un recordatorio.
No hay límites en la cantidad de recordatorios que puedes tener en general o para un contacto en particular.
Mensajes de recordatorio
Un mensaje es el correo electrónico real que se te envía. Tú decides cómo y cuándo actuar sobre el mensaje. El mensaje incluye:
- La información necesaria para decidir si es necesario una reunión o llamada
- Información de contacto para realizar la comunicación
- Enlaces para agregar una actividad
- Un resumen de tu última actividad relacionada con este contacto
- Una forma de ver un informe o enviarlo
- Posibilidad de editar el próximo recordatorio
El formato y contenido del mensaje está definido por las plantillas del sitio diseñadas por tu organización.
¿Dónde están disponibles los recordatorios?
Puedes trabajar con los recordatorios tanto en el Web Client como en Microsoft Outlook.
Qué no están diseñados para hacer los recordatorios
Los recordatorios están pensados para ayudarte a construir y fortalecer tus relaciones. No están diseñados para:
- Gestión avanzada de tareas
- Calendarios avanzados
- Acciones de gestión de oportunidades
- Flujos de trabajo avanzados
Configurar las preferencias de recordatorio en el Web Client
Antes de crear recordatorios, deberías configurar tus preferencias para los nuevos recordatorios. Estas preferencias son ajustes predeterminados, que puedes modificar para cada recordatorio si lo necesitas. Es recomendable establecer tus preferencias de recordatorio antes de empezar a crear nuevos recordatorios para tus contactos.
Para información general sobre cómo configurar preferencias en InterAction, consulta Mis ajustes de InterAction.
La siguiente tabla define las preferencias disponibles:
Preferencias de recordatorio
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Formato de correo electrónico | |
| Selecciona el formato de visualización para los mensajes de recordatorio |
Determina el formato de los mensajes de recordatorio: HTML o texto. Para más información sobre cuál elegir, consulta ¿Por qué elegir texto en lugar de HTML para tus mensajes de recordatorio? |
| Opciones de entrega | |
| Entregar |
La frecuencia con la que se entregan los mensajes de recordatorio. Las opciones son: • Diario en días laborables • Semanal en cualquier día laborable Para más detalles, consulta ¿Cuál es la diferencia entre entregas diarias y semanales? |
| Informe |
Cómo se entregan los informes. Las opciones son: • Se muestra el selector de informes • Un informe específico que seleccionas desde el selector de informes Nota: Si seleccionas un informe específico para mostrar, ese informe se usará en los futuros mensajes de recordatorio. Cambiar esta preferencia no modifica los enlaces en los mensajes de recordatorio que ya has recibido. |
| Nuevos recordatorios | |
| Repetir cada... | La frecuencia inicial para los nuevos recordatorios en incrementos de 1 a 12 semanas o meses. |
Si trabajas principalmente desde Microsoft Outlook, puedes configurar tus preferencias de recordatorio desde esa aplicación.
Configura tus preferencias de recordatorio
- Selecciona el enlace Mi InterAction en la esquina superior derecha del Web Client. El cuadro de diálogo Mi InterAction se abrirá en una ventana aparte.
- Selecciona Preferencias de recordatorio.
- Revisa la configuración y haz los cambios necesarios, luego elige Guardar.
¿Por qué elegir texto en lugar de HTML para tus mensajes de recordatorio?
La preferencia de formato para los mensajes de recordatorio, ya sea en HTML o texto, se aplica a todos los mensajes de recordatorio, no a cada recordatorio individualmente. Puedes optar por recibir los mensajes en texto en lugar de HTML si revisas tus correos en un PDA o desde clientes de correo que tienen limitaciones para mostrar HTML.
Sin embargo, si eliges HTML, los mensajes de recordatorio son mensajes MIME multipart/alternative. Esto significa que el mismo contenido se proporciona en ambos formatos:
- Texto plano (text/plain) - para clientes de correo que no pueden ver HTML
- HTML (text/HTML) - para permitir el uso de formato y enlaces
Los mensajes de recordatorio en formato texto pueden incluir toda la misma información que los formateados en HTML. Sin embargo, hay algunas diferencias en cómo puedes usar esta información:
- En los mensajes de texto, el nombre y correo electrónico del contacto son solo de lectura; en HTML, el nombre y correo electrónico del contacto son enlaces.
- En los mensajes de texto, los detalles del contacto, ver un informe, recibir el informe como adjunto, editar el recordatorio y agregar una actividad se presentan como URLs; en HTML, son enlaces.
¿Cuál es la diferencia entre entregas diarias y semanales?
Los mensajes de recordatorio solo se entregan en días laborables, ya sea diariamente o semanalmente. Sin embargo, aún puedes programar recordatorios para sábado o domingo.
Si eliges una entrega diaria, recibirás tus mensajes de lunes a jueves en el día correspondiente. El viernes recibirás los mensajes de recordatorio para viernes, sábado y domingo.
Si eliges una entrega semanal, recibirás tus mensajes de recordatorio para el día que especifiques más los siguientes seis días. Por ejemplo, si eliges la entrega semanal los lunes, recibirás todos los mensajes para lunes a domingo ese mismo lunes.