Puedes agregar empresas o personas a InterAction® usando el Asistente para Nuevo Contacto del Web Client de InterAction. Al agregar un contacto, puedes elegir la información que deseas aportar a la Lista de la Firma.
Si quieres crear un nuevo contacto específicamente para una lista de trabajo, puedes seleccionar el enlace Nuevo contacto para esta lista desde la lista de trabajo deseada. Para más detalles sobre este tema, consulta Contactos específicos de la lista de trabajo.
En muchos casos, es posible que otro usuario ya haya agregado la persona o empresa que deseas añadir. Por eso, InterAction verifica automáticamente si existen contactos que coincidan con el que estás creando.
Consulta los siguientes temas:
- Crear un contacto de empresa
- Crear un contacto de persona
- Cómo encontrar duplicados al crear nuevos contactos
Crear un contacto de empresa
Cuando creas una nueva empresa, ingresas la información en un asistente. Completa los campos de cada panel y selecciona Siguiente para avanzar al siguiente paso.
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Haz clic en el botón Nuevo contacto en el menú de la izquierda.
InterAction muestra el primer panel del asistente para Nuevo Contacto.
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En el panel Crear, selecciona la opción Empresa, ingresa el nombre de la empresa y haz clic en Siguiente.
Por defecto, InterAction agrega la nueva empresa tanto a tu lista de contactos como a la Lista de la Firma. Puedes cambiar esto desmarcando las casillas Lista de la Firma o Mis contactos.
Si eliges agregar la empresa solo a tu lista, se mostrará la opción No permitir que mi proxy vea este contacto. Selecciona esta opción para crear un contacto de empresa privado.
- Si existen empresas que coinciden con el nombre que ingresaste, se mostrarán en el panel Coincidencias. Determina si el contacto que estás creando está en la lista.
- Si una de las empresas listadas es la que estás creando, selecciónala y haz clic en Siguiente. El cuadro de diálogo muestra la dirección postal de cada posible coincidencia para que sea más fácil identificar el contacto correcto.
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Si ninguna de las empresas listadas coincide con la que estás creando, selecciona Ninguna de estas y haz clic en Siguiente.
Cuando seleccionas otro contacto como coincidencia, InterAction fusiona la información que ingresas con la información del contacto existente. Si hay conflictos (por ejemplo, si ingresas un nuevo número de teléfono de empresa para un contacto de firma que ya tenía uno), la información que ingresas reemplaza la anterior.
Para ver más información sobre un contacto de empresa, haz clic en el enlace Perfil.
Si no existen coincidencias, InterAction omite el panel Coincidencias y muestra el panel Detalles.
Para más información sobre cómo InterAction encuentra coincidencias, consulta Cómo encontrar duplicados al crear nuevos contactos.
- InterAction muestra el panel Detalles. Ingresa la dirección y el teléfono de la empresa en el panel Detalles.
- InterAction incluye casillas de verificación Mantener confidencial junto a todos los campos de dirección comercial, teléfono y dirección electrónica. Marca estas casillas si no deseas aportar esa información.
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En Actualizaciones de contacto, indica cómo deseas gestionar las actualizaciones del contacto.
Si ... Selecciona esta opción... Quieres que te notifiquen cuando alguien más cambie la versión del contacto de la Firma. Quiero revisar las actualizaciones de este contacto antes de que se apliquen. Quieres que el contacto se mantenga actualizado con información de otros en tu organización. Mantener este contacto actualizado automáticamente (la información confidencial no se actualiza automáticamente). - Haz clic en Siguiente para continuar al panel Administrar.
- En el panel Administrar, selecciona si conoces o no la empresa e indica cualquier detalle sobre tu relación con la empresa.
- Si seleccionas la opción Mantener mi relación privada, InterAction crea una relación “anónima” y oculta tu nombre cuando otro usuario ve la lista de personas que conocen el contacto. Sin embargo, si otro usuario envía una consulta por correo electrónico a los compañeros que conocen este contacto, tú igual recibirás el correo. Así tendrás la oportunidad de revelar tu relación si lo consideras apropiado.
- Ten en cuenta que cualquier mensaje de correo enviado a personas que han indicado una relación anónima nunca será “devuelto” al remitente de la consulta. Tu relación anónima no se revela a menos que decidas responder a la consulta.
- Selecciona para agregar esta empresa a cualquier tipo de contacto, lista de trabajo o lista de marketing.
Cuando hayas terminado de ingresar la información en el panel Revisar, haz clic en Finalizar.
InterAction crea la empresa y muestra un mensaje de éxito, que también te permite elegir realizar una acción de Siguiente paso. Después de hacer tu selección, InterAction muestra la página correspondiente para la acción elegida.
Nueva empresa - Panel Crear
[A] Selecciona Nuevo contacto en el menú de la izquierda para iniciar el asistente para Nuevo Contacto.
[B] Selecciona Empresa e ingresa el nombre de la empresa.
[C] Estas opciones determinan si el contacto es un Contacto de la Firma o un contacto de usuario.
Selecciona ambas opciones para crear un contacto de usuario vinculado a un Contacto de la Firma correspondiente.
Nueva empresa - Paneles Coincidencias y Detalles
[A] Panel Coincidencias – Esta lista muestra los contactos que coinciden con el contacto que estás creando. La dirección postal de cada posible coincidencia se muestra en la columna. También puedes seleccionar Contacto o Perfiles para ver más información sobre el contacto y determinar si es el mismo que estás creando.
[B] Si ninguno de los contactos listados coincide con el contacto que estás creando, selecciona esta casilla.
[C] Panel Detalles – Ingresa aquí la información de teléfono y dirección. Selecciona las casillas de candado para mantener la información confidencial.
[D] Consejo – selecciona el estado o provincia desde la lista desplegable. Ten en cuenta que los elementos disponibles en la lista dependen del país seleccionado. Para algunos países, el campo de estado/provincia no aplica y no se mostrará.
Nueva empresa - Panel Administrar:
Crear un contacto de persona
Cuando creas una nueva persona, ingresas la información en un asistente. Completa los campos de cada panel y selecciona Siguiente para avanzar al siguiente paso.
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Elige el botón Nuevo contacto en el menú de la izquierda.
InterAction muestra el primer panel del asistente para nuevo contacto.
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En el panel Crear, selecciona la opción Persona, ingresa la información del nombre de la persona y haz clic en Siguiente.
Por defecto, esta persona se agrega tanto a tu colección de contactos como a la Lista de la Firma. Puedes cambiar esto desmarcando las casillas La Lista de la Firma o Mis contactos.
Si eliges agregar la persona solo a tu lista, la opción No permitir que mi apoderado vea este contacto estará habilitada. Esta opción te permite crear un contacto privado de persona.
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Si existen personas que coinciden con el nombre que ingresaste, se mostrarán en el panel Coincidencias. Determina si el contacto que estás creando aparece en la lista.
- Si una de las personas listadas es la que estás creando, selecciona ese contacto y haz clic en Siguiente. Ten en cuenta que el cuadro de diálogo muestra la dirección postal de cada posible coincidencia para facilitar la identificación del contacto correcto.
- Si ninguna de las personas listadas coincide con la que estás creando, selecciona Ninguna de estas y haz clic en Siguiente.
Para ver más información sobre los contactos coincidentes, haz clic en el enlace Perfil.
Cuando seleccionas otro contacto como coincidencia, InterAction fusiona la información que ingresas con la información del contacto existente. Si hay conflictos (por ejemplo, si ingresas un nuevo número de teléfono de trabajo para un contacto de la firma que ya tenía uno), la información que ingresas reemplaza la anterior.
Para más información sobre cómo InterAction encuentra coincidencias, consulta Buscar duplicados al crear nuevos contactos.
- Si existen empresas que coinciden con el nombre de la empresa que ingresaste para esta persona, se mostrarán en el panel Coincidencias. Determina si la persona que estás creando trabaja en alguna de las empresas listadas.
- Si una de las empresas listadas es el empleador de la persona, selecciona esa empresa y haz clic en Siguiente. Esto asocia a la nueva persona con la empresa especificada. Ten en cuenta que el cuadro de diálogo muestra la dirección postal de cada posible coincidencia para facilitar la identificación de la empresa correcta.
- Si ninguna de las empresas listadas coincide con el empleador de la persona, selecciona Ninguna de estas y haz clic en Siguiente.
- InterAction muestra el panel Detalles. Ingresa la dirección y el teléfono de la persona en el panel Detalles.
- Si la persona está asociada a una empresa existente, InterAction muestra la dirección principal de esa empresa como la Dirección de trabajo de la persona.
- Si la dirección mostrada no es la correcta para la persona, elige una ubicación diferente seleccionando el enlace Cambiar ubicación de trabajo junto a la Dirección de trabajo. Si la dirección es correcta, haz clic en OK.
- Si ninguna de las direcciones listadas es correcta, haz clic en Cancelar y edita la Dirección de trabajo.
- InterAction incluye casillas de verificación Mantener confidencial junto a todos los campos de dirección de trabajo, teléfono y dirección electrónica. Marca estas casillas si no deseas compartir la información que estás ingresando con la Firma. Si tu firma requiere al menos una dirección de correo electrónico o un número de teléfono, o ambos, no podrás mantener todos estos campos como confidenciales.
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En Actualizaciones de contacto, indica cómo deseas gestionar las actualizaciones del contacto.
Si ... Selecciona esta opción ... Quieres que te notifiquen cuando alguien más cambie la versión del contacto de la Firma. Quiero revisar las actualizaciones de este contacto antes de que se apliquen. Quieres que el contacto se mantenga actualizado con información de otros en tu organización. Mantener este contacto actualizado automáticamente (la información confidencial no se actualiza automáticamente). - Haz clic en Siguiente para continuar al panel Administrar.
- En el panel Administrar, selecciona si conoces o no a la persona e indica cualquier detalle sobre tu relación con ella.
- Si eliges la opción Mantener mi relación privada, InterAction crea una relación “anónima” y oculta tu nombre cuando otro usuario ve la lista de personas que conocen al contacto. Sin embargo, si otro usuario envía una consulta por correo electrónico a compañeros que conocen a este contacto, igual recibirás el correo. Así tendrás la oportunidad de revelar tu relación si lo consideras apropiado.
- Ten en cuenta que cualquier mensaje de correo electrónico enviado a personas que han indicado una relación anónima nunca será “devuelto” al remitente de la consulta. Tu relación anónima no se revela a menos que decidas responder a la consulta.
- Selecciona para agregar a esta persona a cualquier tipo de contacto, lista de trabajo o lista de marketing.
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Cuando hayas terminado de ingresar la información en el panel Revisar, haz clic en Finalizar.
Al finalizar, InterAction muestra un mensaje de éxito, que también te permite elegir realizar una acción de Siguiente paso. InterAction mostrará la página correspondiente a la acción después de que hayas hecho tu selección.
Nueva persona - Paneles Crear y Coincidencias
[A] Selecciona Persona e ingresa la información del nombre de la persona.
[B] InterAction busca contactos que coincidan con la nueva persona y empresas que coincidan con la empresa de la persona. En este ejemplo, la empresa de John Hamilton – Shabbona Enterprises – ya está en la base de datos.
El cuadro de diálogo muestra las direcciones postales de las coincidencias para ayudarte a identificar el contacto correcto.
Nueva persona - Paneles Detalles y Administrar
Buscar duplicados al crear nuevos contactos
En muchos casos, el contacto que deseas crear puede que ya exista en InterAction. Por eso, cuando creas un nuevo contacto, InterAction revisa automáticamente si existen contactos que coincidan con el que estás creando y muestra los contactos coincidentes en una lista. Si una de las coincidencias es el contacto que querías crear, puedes seleccionarlo y agregarle información adicional según sea necesario. Esto ayuda a evitar duplicados en InterAction y te ahorra tiempo al crear nuevos contactos.
Las siguientes secciones describen cómo InterAction busca duplicados al crear nuevos contactos. Ten en cuenta que la misma verificación de duplicados también se realiza cuando agregas un contacto que solo está en tu lista a la Lista de la Firma.
Buscar duplicados al agregar una persona
Cuando creas un nuevo contacto de persona en InterAction, el asistente de nuevo contacto utiliza el apellido y el nombre de la empresa ingresados en el primer panel para buscar contactos coincidentes.
Los resultados que ves en el panel Coincidencias dependen de cómo tu organización haya configurado InterAction. La búsqueda realiza una de las siguientes acciones:
- Encuentra contactos cuyos apellidos coinciden exactamente con el apellido que ingresaste. En este caso, al ingresar “Smith” como apellido del nuevo contacto, se encontrarán April Smith, Jane Smith y John Smith, pero no Jane Smith-Reynolds ni Jane Smithton.
- Encuentra contactos cuyos apellidos contienen el apellido que ingresaste. En este caso, al ingresar “Smith” como apellido del nuevo contacto, se encontrarán April Smith, Jane Smith, John Smith, Jane Smith-Reynolds y Jane Smithton.
Buscar duplicados al agregar una empresa
Cuando creas una nueva empresa en InterAction, el asistente de nuevo contacto utiliza el nombre de la empresa ingresado en el primer panel para buscar empresas coincidentes. Esta búsqueda encuentra empresas cuyo nombre comienza con el nombre de empresa que ingresaste.
Por ejemplo, al ingresar “Telenorth” como nombre de empresa, se encontrarán tanto Telenorth Communications como Telenorth Financial Services. En cambio, si ingresas “Financial Services”, no se encontrará Telenorth Financial Services.