Los contactos que están tanto en tu lista como en la Lista de la Firma pueden ser actualizados por otros usuarios de tu organización. Puedes elegir revisar estas actualizaciones y decidir si quieres actualizar tus contactos con la información del Contacto de la Firma.
Esto te da control sobre tus propios contactos y, al mismo tiempo, te brinda información potencialmente valiosa de otros miembros de tu organización.
Puedes elegir aceptar las actualizaciones automáticamente o revisarlas caso por caso. Si prefieres no revisar estos cambios, puedes aceptar automáticamente los cambios de la organización. Consulta Configuración de Actualización de Contactos.
Puedes revisar las actualizaciones de todos los contactos con cambios pendientes de una sola vez. Siempre que tengas contactos en este estado, InterAction muestra un enlace en el área del Centro de Mensajes en la página de Inicio, así como en la parte superior de la página Mis Contactos. Al seleccionar este enlace, se muestra el cuadro de diálogo Revisar Actualizaciones de Mis Contactos. Puedes elegir entre las siguientes opciones:
- Omitir la revisión y actualizar automáticamente los contactos. En este caso, todos tus contactos con actualizaciones pendientes se actualizan para coincidir con los Contactos de la Firma. Para más detalles, consulta Aceptar Actualizaciones Automáticamente.
- Aceptar automáticamente las actualizaciones de los contactos que son altamente gestionados por tu Firma y revisar las actualizaciones de los demás contactos. Esta es una buena manera de ahorrar tiempo al revisar actualizaciones. Para más detalles, consulta Aceptar Actualizaciones Automáticamente para Contactos Altamente Gestionados.
- Revisar todas las actualizaciones de contactos. En este caso, revisas las actualizaciones de cada contacto de manera individual. Puedes aceptar las actualizaciones a nivel de campo individual; por ejemplo, podrías aceptar un número de teléfono cambiado y rechazar una dirección de correo electrónico modificada. Para más detalles, consulta Revisar Todas las Actualizaciones de Contactos.
También puedes revisar las actualizaciones de un contacto individual. Consulta Revisar Actualizaciones de un Solo Contacto.
Acceder a Revisar Actualizaciones de Mis Contactos
[A] Este enlace aparece en la página de Inicio.
[B] Este enlace aparece en la página de Mis Contactos.
Selecciona cualquiera de estos enlaces para revisar las actualizaciones de contactos y decidir cuáles deseas aceptar.
Consejos para Revisar Actualizaciones de tus Contactos
Hay varias formas de reducir el tiempo necesario para revisar las actualizaciones de contactos, asegurando al mismo tiempo que tus contactos más importantes estén correctos.
• Al revisar todas las actualizaciones, elige la opción de aceptar automáticamente las actualizaciones para los contactos altamente gestionados. Estos son contactos que tu organización mantiene activamente, por lo que lo más probable es que los datos en las versiones de la organización estén actualizados. Consulta Aceptar Actualizaciones Automáticamente para Contactos Altamente Gestionados.
• Al avanzar por las actualizaciones, puedes omitir un contacto y revisarlo más tarde si lo deseas. Puede que prefieras saltar los contactos menos importantes y enfocarte en los más relevantes.
• Para cualquier contacto, puedes seleccionar la opción Aceptar automáticamente todas las futuras actualizaciones para este contacto. A medida que confíes más en la calidad de los datos de la organización para ciertos contactos, puedes seleccionar esto para evitar tener que revisar el contacto en el futuro.
• No necesitas revisar todos los contactos de una vez; puedes salir del proceso de revisión en cualquier momento y continuarlo después.
• Una técnica útil es revisar las actualizaciones de tus contactos más importantes (omitiendo el resto) y luego aceptar todas las actualizaciones para los contactos restantes.
Aceptar Actualizaciones Automáticamente
Cuando aceptas todas las actualizaciones automáticamente, tus contactos se actualizan con los cambios realizados en los Contactos de la Firma correspondientes. Por ejemplo, si otro usuario cambió un número de teléfono de uno de los contactos, ese número actualizado también se copia en tu versión del contacto.
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Abre el cuadro de diálogo Revisar Actualizaciones de Mis Contactos.
Haz una de las siguientes acciones:
- Desde la página Mis Contactos, selecciona el enlace Revisar Actualizaciones de Mis Contactos.
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Desde la página de Inicio, selecciona el enlace Hay contactos con actualizaciones para revisar.
Si estos enlaces no aparecen, actualmente no tienes actualizaciones para revisar.
- Selecciona Omitir la revisión y actualizar automáticamente mis contactos.
- Haz clic en el botón OK.
- Después de aplicar todas las actualizaciones, se muestra un mensaje de éxito. En la ventana del mensaje, puedes elegir Sí/No para actualizar la Configuración de Actualización de Contactos para todos los contactos cuyas actualizaciones se aplicaron automáticamente. Si eliges Sí, la configuración de actualización para estos contactos se establece en ‘Mantener automáticamente el contacto actualizado’.
Aceptar Actualizaciones Automáticamente para Contactos Altamente Gestionados
Para ayudarte a ahorrar tiempo, puedes aceptar automáticamente las actualizaciones de ciertos contactos, mientras sigues revisando las actualizaciones de otros contactos en tu lista. Esto lo haces aceptando automáticamente las actualizaciones de contactos altamente gestionados.
Estos son contactos en colecciones que son gestionadas por responsables de datos y están “certificadas” para contener buena información. Al certificar los contactos de esta manera, tu organización indica que estos contactos siempre estarán actualizados. Normalmente puedes aceptar las actualizaciones de estos contactos sin revisarlas.
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Abre el cuadro de diálogo Revisar Actualizaciones de Mis Contactos.
Haz una de las siguientes acciones:
- Desde la página Mis Contactos, selecciona el enlace Revisar Actualizaciones de Mis Contactos.
- Desde la página de Inicio, selecciona el enlace Hay contactos con actualizaciones para revisar.
Si estos enlaces no aparecen, actualmente no tienes actualizaciones para revisar.
- Selecciona la opción Quiero revisar las actualizaciones de mis contactos.
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Selecciona la opción Sí - Aceptar automáticamente las actualizaciones de estos contactos altamente gestionados y dejarme revisar el resto.
Si esta opción no aparece, tu organización no ha certificado ninguna colección de contactos como altamente gestionada.
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Cada colección certificada de contactos aparece en la lista. Marca la casilla junto a cada una para la que quieras omitir las actualizaciones.
En el ejemplo, hay dos colecciones: Principales Clientes y Nuestro Personal. Si seleccionas solo Nuestro Personal, ocurre lo siguiente:
- Cualquier contacto con actualizaciones que se considere Nuestro Personal se actualiza automáticamente con los cambios.
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Cualquier contacto con actualizaciones que se considere Principales Clientes no se actualiza automáticamente. Puedes revisar estos contactos caso por caso.
- Haz clic en el botón OK. InterAction actualiza los contactos altamente gestionados y muestra un mensaje de éxito/confirmación.
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Decide si quieres aceptar automáticamente futuras actualizaciones para los contactos altamente gestionados.
- Si hay otros contactos con actualizaciones, tendrás que revisarlos por separado. Para más detalles, consulta Revisar Todas las Actualizaciones de Contactos.
Revisar Todas las Actualizaciones de Contactos
Cuando revisas todas las actualizaciones de contactos, InterAction muestra un cuadro de diálogo para cada contacto. Se muestran todas las diferencias entre tu contacto y el Contacto de la Firma. Puedes aceptar o rechazar las actualizaciones a nivel de campo individual; por ejemplo, podrías aceptar un número de teléfono cambiado y rechazar una dirección de correo electrónico modificada.
Cuando aceptas una actualización, el cambio se copia en tu versión del contacto. Cuando rechazas un cambio, tu contacto permanece igual.
Rechazar un cambio hace que tu versión del contacto y la versión de la firma sean diferentes. Puedes ver estas diferencias más adelante si es necesario; consulta Comparar tus Contactos con los de la Firma.
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Abre el cuadro de diálogo Revisar Actualizaciones de Mis Contactos.
Haz una de las siguientes acciones:
- Desde la página Mis Contactos, selecciona el enlace Revisar Actualizaciones de Mis Contactos.
- Desde la página de Inicio, selecciona el enlace Hay contactos con actualizaciones para revisar.
Si estos enlaces no aparecen, actualmente no tienes actualizaciones para revisar.
- Selecciona la opción Quiero revisar las actualizaciones de mis contactos.
- Selecciona la opción No - Quiero revisar todas las actualizaciones.
- Haz clic en el botón OK. InterAction muestra el cuadro de diálogo Revisar Actualizaciones de Mis Contactos.
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Revisa y acepta o rechaza las actualizaciones.
Para Haz esto Aceptar una actualización Marca la casilla junto a la actualización en la columna Aceptar Actualización Pendiente. Rechazar una actualización Desmarca la casilla junto a la actualización. Aceptar automáticamente todas las futuras actualizaciones para este contacto Marca la casilla Aceptar automáticamente todas las futuras actualizaciones para este contacto. Para algunos contactos, puede que veas una nota indicando que el contacto se está omitiendo. En este caso, no necesitas hacer nada; InterAction pasa al siguiente contacto. Para más información, consulta ¿Por qué se omiten automáticamente algunos contactos al revisar actualizaciones?
- Haz clic en Guardar para aplicar las actualizaciones al contacto. Si quieres volver a estas actualizaciones más tarde, selecciona Omitir.
- Repite este procedimiento para cada contacto que necesite revisión.
Revisar Actualizaciones para un Contacto
[A] Para rechazar un cambio, desmarca la casilla.
[B] Para aceptar un cambio, marca la casilla.
[C] Haz clic en Guardar para aplicar las actualizaciones a este contacto y mostrar el siguiente contacto que necesita revisión.
[D] Haz clic en Omitir si no estás seguro. El contacto no se actualiza; puedes revisar los cambios más adelante.
[E] Marca esta casilla y haz clic en Ir para actualizar automáticamente todos los contactos restantes sin revisión.
[F] Haz clic en Cerrar para salir del proceso de revisión sin completarlo. Puedes continuar la revisión más tarde.
Revisar Actualizaciones de un Solo Contacto
Siempre que un contacto individual tenga actualizaciones para revisar, InterAction muestra un enlace Revisar Actualizaciones de Mis Contactos en las páginas de Resumen y Ver Contacto. El ícono del contacto también se muestra de forma diferente en cualquier lista que contenga el contacto ().
Selecciona este enlace desde cualquiera de estas ubicaciones para abrir el cuadro de diálogo Revisar Actualizaciones de Mis Contactos para el contacto.
También puedes seleccionar el contacto en tu lista de Mis Contactos y elegir Acciones > Revisar Actualizaciones de Mis Contactos.
Cómo Saber Cuándo un Contacto Tiene Actualizaciones
[A] El ícono del contacto indica que hay actualizaciones pendientes para revisar.
[B] El enlace Revisar Actualizaciones de Mis Contactos aparece en la página de Resumen.
[C] El enlace también aparece en la parte superior del cuadro de diálogo Ver Contacto.
Elija cualquiera de estos enlaces para revisar las actualizaciones de este contacto.
¿Por qué algunos contactos se omiten automáticamente al revisar actualizaciones?
Al revisar todas las actualizaciones de tus contactos de una vez, es posible que veas un mensaje indicando que se está omitiendo automáticamente la actualización de un contacto. Esto puede ocurrir si la información del contacto se ha revertido, de modo que tu versión y la versión de la empresa ya no son diferentes.
Esto ocurre en el siguiente escenario:
- Tienes un contacto específico en tu lista de contactos.
- Otro usuario realiza un cambio en la versión de la empresa del contacto. La versión de la empresa y la tuya ahora son diferentes, por lo que el contacto se marca como que tiene una actualización. En este momento, ves el mensaje “Hay contactos con actualizaciones para revisar” en la página principal de Web Client.
- En algún momento, antes de que tengas la oportunidad de revisar las actualizaciones de tus contactos, alguien cambia el contacto de nuevo al valor original. Tu versión del contacto ahora coincide con la versión de la empresa, pero el contacto sigue marcado como que tiene una actualización.
En este caso, cuando revisas las actualizaciones de tus contactos, verás un mensaje indicando que ya no hay diferencias para ese contacto. No necesitas hacer nada en este cuadro de diálogo. InterAction omite automáticamente el contacto y pasa al siguiente.
Cuando terminas de revisar tus actualizaciones o si cierras el cuadro de diálogo antes de terminar, InterAction muestra un mensaje indicando la cantidad de contactos que se omitieron.
Esto es solo para tu información; no necesitas realizar ninguna acción.
Si hay una gran cantidad de contactos que deben omitirse, es posible que veas el cuadro de diálogo indicando que se están omitiendo contactos repetidamente durante un buen rato. El nombre del contacto y el número del contacto que estás viendo aumentan a medida que se procesan estos contactos omitidos.