- Preparar las carpetas de tarjetas navideñas
- Validar los contactos vinculados a las carpetas de tarjetas navideñas
- Buscar contactos duplicados
- Configurar la gestión de cambios de datos para tarjetas navideñas
- Imprimir etiquetas para tarjetas que no requieren firma
- Identificar contactos cuya tarjeta requiere una firma
- Imprimir etiquetas para tarjetas con una firma
- Identificar contactos cuya tarjeta requiere al menos dos firmas
- Imprimir etiquetas para tarjetas que requieren al menos dos firmas
- Gestionar tarjetas navideñas de patrocinadores que han dejado la organización
- Verificar que las tarjetas tengan las firmas adecuadas y enviar las tarjetas
- Registrar actividades para todos los contactos que recibieron una tarjeta
Preparar las carpetas de tarjetas navideñas
El Departamento de Marketing debe crear dos carpetas como Listas de Marketing para las tarjetas navideñas:
- Holiday Cards - No Signature para los contactos que recibirán una tarjeta navideña sin firmar
- Holiday Cards - Signed by Sponsors para los contactos que recibirán una tarjeta navideña firmada por uno o más patrocinadores
InterAction proporciona una carpeta Holiday Card de forma predeterminada. Esta carpeta está configurada como una lista de marketing con patrocinio. Puedes usar esta carpeta para parte de este proceso, aunque quizás quieras cambiarle el nombre.
Estas carpetas deben crearse a principios de año para que se puedan agregar nuevos clientes y otros contactos relevantes a lo largo del año.
Nueva lista de marketing:
Opcionalmente, puedes “empujar” una lista de marketing a las listas de uso frecuente de los usuarios de Web Client desde el Windows Client. Para hacerlo, establece los campos de Uso Frecuente por en el usuario(s) o grupo(s) correspondiente(s).
No se requieren configuraciones de gestión de cambios de datos en este momento. Después de validar los contactos, deberás establecer el campo Add Request Action en Review. Consulta Configurar la gestión de cambios de datos para tarjetas navideñas.
Informa a los usuarios que las listas de marketing han sido creadas y cómo se usará cada una. Indícales que ya pueden agregar los contactos correspondientes a las listas. Debe establecerse una fecha límite para que todos los contactos sean agregados.
Validar los contactos vinculados a las carpetas de tarjetas navideñas
Antes de preparar el envío, debes validar los contactos que están vinculados a las carpetas de tarjetas navideñas. Este proceso implica realizar varias búsquedas para asegurarte de que los registros de contacto estén completos y que los contactos vinculados a las carpetas sean realmente quienes deben recibir las tarjetas.
Consulta Búsquedas para instrucciones sobre cómo configurar cada una de estas búsquedas.
- Ejecuta la búsqueda guardada Mailing Lists - Recipients with No Mailing Address. Si se encuentran contactos, notifica al/los patrocinador(es) que no se puede enviar una tarjeta a ese contacto a menos que proporcionen una dirección postal válida. Elimina el contacto de la lista de marketing de tarjetas navideñas si no hay dirección disponible.
- Ejecuta la búsqueda guardada Marketing Lists - Deceased Contacts. Elimina cualquier contacto encontrado de la carpeta de tarjetas navideñas. Si se encuentran contactos, notifica al/los patrocinador(es) que el destinatario ha fallecido.
- Ejecuta la búsqueda guardada Mailing Lists - Recipients Requesting No Marketing Mail. Si se encuentran contactos, notifica al/los patrocinador(es) que el destinatario ha solicitado no recibir correspondencia de tu organización. La política sobre envíos de marketing varía según la organización, y las tarjetas navideñas pueden no considerarse “correo de marketing”. Si la política indica que las tarjetas navideñas están incluidas en esta categoría, elimina el contacto de la lista de marketing de tarjetas navideñas.
Buscar contactos duplicados
Realiza una búsqueda para encontrar contactos vinculados en ambas carpetas y elimina cualquier contacto duplicado que se encuentre en la carpeta Holiday Cards - No Signature.
- Ejecuta la búsqueda guardada Contacts Linked Into Both Holiday Card Folders (consulta Contactos vinculados en ambas carpetas de tarjetas navideñas para instrucciones sobre cómo configurar esta búsqueda).
- Si se encuentran contactos, elimínalos de la carpeta Holiday Cards - No Signature, ya que el profesional que agregó el contacto a esa carpeta solo quería asegurarse de que recibiera una tarjeta, pero no estaba interesado en firmarla. Deja el contacto en la carpeta Holiday Cards - Signed by Sponsors para que los patrocinadores correspondientes tengan la oportunidad de firmar la tarjeta.
Configurar la gestión de cambios de datos para tarjetas navideñas
Después de validar los contactos, configura la gestión de cambios de datos para revisar cualquier nuevo contacto agregado a las carpetas de tarjetas navideñas.
Para más detalles sobre este proceso, consulta el tema “Configuración de gestión de cambios de datos” en la Guía de InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing.
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Establece el campo Add Request Action en Review.
Si algún usuario agrega nuevos contactos a cualquiera de las listas, se enviará un ticket de gestión de cambios de datos al responsable de datos encargado de los envíos de tarjetas navideñas.
- El responsable de datos debe revisar periódicamente la bandeja de entrada de gestión de cambios de datos para ver los contactos agregados a cualquiera de las listas.
- Aprueba los tickets después de que se hayan impreso las etiquetas.
Configurar la gestión de cambios de datos:
Imprimir etiquetas para tarjetas que no requieren firma
Imprime las etiquetas para las tarjetas que no requieren firma. Ensambla y envía las tarjetas.
- Abre la carpeta Holiday Cards - No Signature.
- Imprime etiquetas para todos los contactos en la carpeta. Las etiquetas deben ordenarse por nombre de contacto.
Identificar contactos cuya tarjeta requiere una firma
Ejecuta la búsqueda Holiday Cards Needing One Signature para identificar contactos con un patrocinador. Consulta Tarjetas navideñas que requieren una firma para instrucciones sobre cómo configurar esta búsqueda.
- Ejecuta la búsqueda guardada Holiday Cards Needing One Signature.
- Selecciona Herramientas > Informes.
- Selecciona e imprime el informe Contacts by Sponsor.
Seleccionar informe Contacts by Sponsor:
Imprimir etiquetas para tarjetas con una firma
Ensambla las tarjetas y los sobres etiquetados, luego distribuye el informe Contacts by Sponsor y las tarjetas correspondientes a los patrocinadores adecuados.
- Con los resultados de la búsqueda Holiday Cards Needing One Signature aún visibles, selecciona Servicios > Exportación automatizada.
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Selecciona el formato de combinación Mailing Labels Sorted by Primary Sponsor (consulta Etiquetas de envío ordenadas por patrocinador principal). Asegúrate de que esté seleccionada la opción Todos los contactos en la carpeta actual.
Esta combinación de correspondencia se detiene antes de completarse, permitiendo que los registros se ordenen por el campo adicional de Patrocinador Principal.
- Una vez impresas las etiquetas, empareja las etiquetas con el informe Contacts by Sponsor, separando las etiquetas y las páginas del informe por patrocinador. Coloca las etiquetas en los sobres, inserta las tarjetas y luego distribuye las tarjetas al patrocinador correspondiente para que las firme. Indica a los empleados que devuelvan las tarjetas firmadas al departamento de Marketing.
Identificar contactos cuya tarjeta requiere al menos dos firmas
Ejecuta la búsqueda Holiday Cards Needing Two or More Signatures para identificar contactos con al menos dos patrocinadores. Consulta Tarjetas navideñas que requieren dos o más firmas para instrucciones sobre cómo configurar esta búsqueda.
- Ejecuta la búsqueda guardada Holiday Cards Needing Two or More Signatures.
- Selecciona Herramientas > Informes.
- Selecciona e imprime el informe Contacts by Sponsor.
Imprimir etiquetas para tarjetas que requieren al menos dos firmas
Ensambla las tarjetas y los sobres etiquetados, luego distribuye el informe Contacts by Sponsor y las tarjetas correspondientes a los patrocinadores adecuados.
- Mientras los resultados de la búsqueda Holiday Cards Needing Two or More Signatures sigan visibles, selecciona Servicios > Exportación automatizada.
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Selecciona el formato de combinación Mailing Labels Sorted by Primary Sponsor e imprime las etiquetas. Consulta Etiquetas de envío ordenadas por patrocinador principal para instrucciones sobre cómo configurar este formato de combinación. Asegúrate de que esté seleccionada la opción Todos los contactos en la carpeta actual.
Esta combinación de correspondencia se detiene antes de completarse, permitiendo que los registros se ordenen por el campo adicional de Patrocinador Principal.
- Una vez impresas las etiquetas, empareja las etiquetas con el informe Contacts by Sponsor, separando las etiquetas y las páginas del informe por patrocinador. Coloca las etiquetas en los sobres, inserta las tarjetas y luego distribuye las tarjetas a los patrocinadores correspondientes para que las firmen. Indica a los empleados que firmen cada tarjeta, tachen su nombre de la lista de distribución y pasen la tarjeta a la siguiente persona de la lista. La última persona en firmar debe devolver la tarjeta al departamento de Marketing.
Gestionar tarjetas navideñas de patrocinadores que han dejado la organización
Durante el año, los usuarios pueden haber agregado contactos a las carpetas de tarjetas navideñas, y ahora esos usuarios han dejado la organización. Deberás decidir qué hacer con sus listas.
Puedes gestionar de forma proactiva a los usuarios que han dejado la organización buscando todos los contactos que hayan patrocinado inmediatamente después de su salida. Para más detalles, consulta el documento de mejores prácticas Employee Leaves Organization en el sitio web del Centro de Soporte de InterAction.
Al separar el informe Contacts by Sponsor por patrocinadores, puedes encontrarte con dos tipos de listas: tarjetas navideñas donde el exempleado era el único patrocinador, y tarjetas donde el exempleado era el patrocinador principal pero hay otros patrocinadores que desean firmar la tarjeta.
- Para las tarjetas donde el exempleado era el único patrocinador, determina quién debe revisar la lista y/o firmar las tarjetas. Distribuye según corresponda.
- Para las tarjetas donde hay patrocinadores adicionales, tacha el nombre del exempleado de la lista y distribuye las tarjetas para que sean firmadas por los demás patrocinadores.
Verificar que las tarjetas tengan las firmas adecuadas y enviar las tarjetas
Cuando las tarjetas sean devueltas tras ser firmadas, asegúrate de que cada tarjeta tenga el número correcto de firmas. Sella los sobres y envía las tarjetas.
Registrar actividades para todos los contactos que recibieron una tarjeta
Las actividades aparecen en las Alertas de los usuarios en Outlook y en InterAction Web Client, y por lo tanto notifican al usuario final sobre el punto de contacto con el contacto. Además, las actividades se almacenan en el registro de la empresa asociada al contacto y ofrecen un historial completo de las interacciones con toda la empresa.
- Para cada una de las carpetas de tarjetas de felicitación, selecciona todos los contactos y elige Marcar > Agregar actividad.
- Agrega una actividad global del tipo Envío de marketing y escribe Tarjeta de felicitación de [Organización] enviada en (año) en el resumen de la actividad.