Le Web Client vous permet de visualiser et de gérer les rappels à travers diverses listes dédiées, y compris vos rappels personnels, les rappels pour des contacts spécifiques, et les rappels pour d'autres utilisateurs. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des rappels, et ajouter des activités ou consulter des rapports. De plus, les rappels peuvent être envoyés par email avec des liens qui renvoient au Web Client pour un accès rapide.
Voir les sections suivantes :
- Visualiser une liste de rappels
- Modifier, supprimer et effectuer d'autres actions à partir d'une liste de rappels
- Examiner et mettre à jour les rappels pour les contacts sur une activité
- Visualiser les rappels pour d'autres utilisateurs
- Utiliser un message email de rappel
Visualiser une liste de rappels
- [A] Choisissez ce lien pour ajouter un nouveau rappel. Vous devrez trouver le contact pour le nouveau rappel.
- [B] Choisissez l'icône de contact pour voir le contact.
- [C] Faites un clic droit sur un rappel pour plus d'options. Choisissez Ajouter un rappel ici pour ajouter un nouveau rappel pour le contact sélectionné.
- [D] Utilisez ces liens pour modifier ou supprimer le rappel.
- [E] Choisissez ceci pour ajouter une activité au contact sélectionné.
Visualiser une liste de rappels
Il existe plusieurs façons d'ouvrir ces différentes listes de rappels dans le Web Client.
Où vous pouvez voir les rappels dans le Web Client
| Liste de rappels | Ouvrir cette liste |
|---|---|
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Mes rappels - d'ici vous pouvez voir et modifier les rappels : • Que vous avez créés • Qu'un mandataire a créés en votre nom (dans le Web Client ou depuis un PIM) • Qu'un gestionnaire d'équipe client a créés pour vous |
• Depuis la page d'accueil du Web Client, choisissez Mes rappels. • En visualisant vos rappels pour un contact spécifique, choisissez le lien Voir tous mes rappels. |
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Mes rappels pour ce contact - d'ici vous pouvez voir et modifier les rappels pour un contact spécifique. Cette vue inclut les rappels qui : • Vous avez créés • Qu'un mandataire a créés en votre nom (dans le Web Client ou depuis Outlook) • Qu'un gestionnaire d'équipe client a créés pour vous |
• Depuis la page Aperçu du contact pour un contact, choisissez le lien Rappels. • En modifiant une Activité ou un Rendez-vous, sélectionnez la case Examiner/mettre à jour mes rappels pour les contacts sur cette activité. Voir Examiner et mettre à jour les rappels pour les contacts sur une activité. • En modifiant une activité, faites un clic droit sur le contact dans la liste et choisissez Voir mes rappels. |
| Tous les rappels pour ce contact - cette vue est destinée aux gestionnaires d'équipe client. Elle montre tous les rappels pour un contact spécifique. Son but est de s'assurer qu'il y a une couverture complète pour un contact, pas de gérer le travail d'un utilisateur. | Voir Visualiser les rappels pour d'autres utilisateurs. |
| Rappels pour d'autres utilisateurs - cette vue est également destinée aux gestionnaires d'équipe client, pour voir les rappels que vous, en tant que gestionnaire ou d'autres gestionnaires d'équipe client, avez créés pour d'autres utilisateurs ; c'est un bon outil pour intégrer de nouveaux membres de l'équipe. | Voir Visualiser les rappels pour d'autres utilisateurs. |
Une fois que vous avez une liste de rappels, vous pouvez les modifier ou les supprimer selon vos besoins.
Modifier, supprimer et effectuer d'autres actions à partir d'une liste de rappels
Depuis n'importe quelle vue de rappels, vous pouvez effectuer les tâches suivantes. Pour voir une liste de rappels, voir Visualiser une liste de rappels.
Actions disponibles depuis une vue de rappels
| Action | Vue du rappel et où vous effectuez l'action |
|---|---|
| Modifier un rappel | Choisissez le lien Modifier pour le rappel. Apportez vos modifications au rappel, puis choisissez Enregistrer. |
| Supprimer un rappel | Choisissez le lien Supprimer pour le rappel à supprimer. |
| Ajouter un autre rappel |
• Choisissez le lien Ajouter un rappel. Si vous consultez une liste de rappels de plusieurs contacts, vous devrez alors choisir un contact pour le nouveau rappel. • Faites un clic droit sur un rappel dans la liste et choisissez Ajouter un rappel. Cela crée un nouveau rappel pour le contact sélectionné. |
| Ajouter une activité |
Choisissez le bouton Ajouter une activité. Notez que cela est disponible lorsque vous consultez vos propres rappels, mais n'est pas disponible lorsque vous consultez les rappels d'autres utilisateurs. |
| Voir un contact | Choisissez l'icône de contact à côté du nom du contact. Notez que cette option est uniquement disponible lors de la consultation de Mes rappels ou Rappels pour d'autres utilisateurs. |
| Voir un rapport | Faites un clic droit sur le rappel dans la liste et choisissez Voir le rapport. |
Révision et mise à jour des rappels pour les contacts sur une activité
Les activités sont souvent utilisées pour enregistrer des informations sur la prise de contact avec le contact, telles que des réunions, des appels, des messages électroniques et d'autres correspondances. Par conséquent, il est souvent utile de revoir vos rappels pour un contact sur une activité lorsque vous créez ou modifiez l'activité.
Vous pouvez également le faire pour ajouter un rappel au contact de l'activité.
- Modifiez l'activité existante dans le Web Client ou créez une nouvelle activité.
- Les activités pour un contact s'affichent sur la page d'aperçu du contact et sur la version pleine page.
-
Vous pouvez également rechercher une activité.
Pour plus de détails, voir Création et modification d'activités.
- En dessous de la zone de texte Description, sélectionnez la case à cocher Réviser/mettre à jour mes rappels pour les contacts sur cette activité.
- Modifiez l'activité normalement et choisissez OK lorsque vous avez terminé. Après avoir enregistré l'activité, le Web Client ouvre une boîte de dialogue pour afficher les rappels.
- Examinez les rappels selon vos besoins.
- Si l'activité avait plusieurs contacts, chaque contact est affiché dans la boîte de dialogue. Choisissez Voir mes rappels pour voir les rappels pour le contact.
- Si l'activité n'avait qu'un seul contact, la boîte de dialogue affiche uniquement les rappels pour ce contact.
Voir les rappels pour d'autres utilisateurs
Si vous êtes un utilisateur ayant la capacité d'ajouter des rappels pour d'autres utilisateurs, vous pouvez voir ces rappels ainsi que vos propres rappels.
Voir les rappels pour d'autres utilisateurs
Pour examiner tous les rappels pour d'autres utilisateurs :
- Choisissez le lien Rappels pour d'autres utilisateurs depuis la page d'accueil du Web Client.
- Sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez examiner les rappels dans la liste déroulante.
Pour examiner tous les rappels pour un contact spécifique :
- Depuis la page d'aperçu du contact pour un contact, choisissez le lien Rappels.
- Dans la boîte de dialogue Mes rappels, choisissez le lien Voir tous les rappels pour ce contact.
Ces deux listes vous montrent les rappels créés par les gestionnaires d'équipe client. Elles n'affichent pas les rappels que les utilisateurs ont créés pour eux-mêmes.
Utilisation d'un message de rappel par email
Vos rappels vous sont envoyés sous forme de messages électroniques. Chaque message peut inclure des liens que vous pouvez utiliser pour obtenir plus d'informations depuis le Web Client. La mise en forme, les informations et les liens inclus dans le message sont déterminés par votre organisation.
La figure ci-dessous illustre un message de rappel typique par email. À partir de ce message, vous pouvez choisir les liens pour ouvrir des pages dans le Web Client. Par exemple, choisissez le lien Voir le rapport pour voir un rapport pour le contact. Selon la façon dont votre organisation a configuré les rappels, le lien affiche soit un rapport spécifique, soit le sélecteur de rapport pour vous permettre de choisir le rapport à afficher.
Certains de ces liens peuvent s'afficher sous forme de boîtes de dialogue dans le Web Client. Dans ce cas, une fois que vous fermez la boîte de dialogue, la fenêtre du Web Client se ferme.