Les rappels InterAction sont un excellent moyen de tirer rapidement et facilement parti d'InterAction. Avec un peu de configuration, vous pouvez commencer à recevoir des rappels réguliers incluant le contenu de votre organisation, et vous pouvez utiliser ces informations pour rester en contact avec vos clients et prospects.
Les rappels sont utiles car ils :
- Identifient les personnes clés avec qui rester en contact
- Programment des messages réguliers qui vous rappellent quand communiquer à nouveau avec ces contacts
- Fournissent des détails clés pour montrer aux clients/prospects à quel point ils sont valorisés
- Offrent un accès facile à des informations plus détaillées pour aider à renforcer les relations
Qu'est-ce que les rappels ?
Les rappels vous permettent de configurer des messages électroniques pour vous-même afin de vous souvenir de communiquer avec des contacts clés.
Les gestionnaires d'équipe client peuvent également configurer des messages électroniques pour les membres de l'équipe client afin de s'assurer que les clients importants sont contactés par les bonnes personnes sans être submergés d'appels.
Les rappels se composent de deux parties : à la fois un rappel et un message de rappel.
Rappels
Un rappel est l'endroit où vous configurez le message de rappel que vous souhaitez recevoir. Vous pouvez configurer des rappels pour vous-même depuis le Web Client ou Microsoft Outlook. Dans le Web Client, vous pouvez également créer et gérer des rappels pour votre équipe client si vous avez l'autorisation de créer des rappels pour d'autres en tant que gestionnaire d'équipe client. Votre administrateur InterAction peut vous accorder ce droit.
Un gestionnaire d'équipe client gère des équipes ou des groupes de professionnels dédiés à établir des relations avec et à obtenir plus d'affaires de clients spécifiques. Ces personnes peuvent attribuer et gérer des rappels pour les clients aux membres de l'équipe client.
Un rappel est une configuration de :
- Utilisateur - vous ou quelqu'un que vous gérez dans une équipe client
- Contact - la personne ou l'entreprise dont vous souhaitez être rappelé
- Fréquence - la fréquence de récurrence avec laquelle vous souhaitez être rappelé (quotidiennement ou hebdomadairement) ou si cela doit être ponctuel
- Date - le jour où le prochain message est envoyé
- Description - des notes qui s'affichent sur le rappel et expliquent pourquoi vous contactez le contact
Les rappels sont soumis à ces règles :
-
Chaque rappel ne peut avoir qu'un seul contact.
Les utilisateurs ne peuvent pas mettre plusieurs contacts sur le même rappel.
-
Les rappels sont limités à un utilisateur.
Plusieurs utilisateurs ne peuvent pas partager le même rappel. Cependant, différents utilisateurs peuvent avoir leurs propres rappels individuels pour les mêmes contacts.
- Seuls les utilisateurs, leurs mandataires ou un gestionnaire d'équipe client peuvent voir un rappel.
Il n'y a pas de limites au nombre de rappels que vous pouvez avoir en général ou pour un contact particulier.
Messages de rappel
Un message est le message électronique réel qui vous est envoyé. Vous pouvez choisir comment et quand agir sur le message. Le message inclut :
- Les informations nécessaires pour décider si une réunion ou un appel est nécessaire
- Les informations de contact pour effectuer la communication
- Des liens pour ajouter une activité
- Un résumé de votre dernière activité concernant ce contact
- Un moyen de visualiser un rapport ou de l'envoyer
- La possibilité de modifier le prochain rappel
La mise en forme et le contenu du message sont définis par des modèles de site conçus par votre organisation.
Où les rappels sont-ils disponibles ?
Vous pouvez travailler avec des rappels dans le Web Client ainsi que dans Microsoft Outlook.
Ce que les rappels ne sont pas conçus pour faire
Les rappels sont destinés à vous aider à construire et à améliorer vos relations. Ils ne sont pas conçus pour :
- Des tâches avancées
- Un calendrier avancé
- Des actions de gestion des affaires
- Un flux de travail avancé
Configurer les préférences de rappel dans le Web Client
Avant de créer des rappels, vous devez configurer vos préférences pour les nouveaux rappels. Ces préférences sont des paramètres par défaut, que vous pouvez remplacer pour chaque rappel. Vous devez définir vos préférences de rappel avant de commencer à créer de nouveaux rappels pour vos contacts.
Pour des informations générales sur la configuration des préférences dans InterAction, voir Paramètres de Mon InterAction.
Le tableau suivant définit les préférences disponibles :
Préférences de rappel
| Champ | Description |
|---|---|
| Format de l'email | |
| Sélectionnez le format d'affichage pour les messages de rappel |
Détermine le format des messages électroniques de rappel : soit HTML, soit texte. Pour savoir lequel choisir, voir Pourquoi choisir le texte plutôt que le HTML pour vos messages de rappel ?. |
| Options de livraison | |
| Livraison |
La fréquence à laquelle les messages de rappel sont livrés. Les options sont : • Quotidiennement en semaine • Hebdomadairement n'importe quel jour de la semaine Pour plus de détails, voir Quelle est la différence entre les livraisons quotidiennes et hebdomadaires ?. |
| Rapport |
Comment les rapports sont livrés. Les options sont : • Le sélecteur de rapport s'affiche • Un rapport spécifique que vous sélectionnez dans le sélecteur de rapport Remarque : Si vous sélectionnez un rapport spécifique à afficher, ce rapport est utilisé dans les futurs messages de rappel. Modifier cette préférence ne change pas les liens dans les messages de rappel que vous avez déjà reçus. |
| Nouveaux rappels | |
| Répéter tous les.. | La fréquence initiale pour les nouveaux rappels par incrément de 1 à 12 semaines ou mois. |
Si vous travaillez principalement avec Microsoft Outlook, vous pouvez définir vos préférences de rappel directement depuis cette application.
Définir vos Préférences de Rappel
- Sélectionnez le lien My InterAction dans le coin supérieur droit du Web Client. La boîte de dialogue My InterAction s'ouvre dans une fenêtre séparée.
- Sélectionnez Reminder Preferences.
- Examinez les paramètres et modifiez-les si nécessaire, puis choisissez Enregistrer.
Pourquoi Choisir le Texte au Lieu de l'HTML pour vos Messages de Rappel ?
La préférence de rappel pour savoir si les messages de rappel sont formatés en HTML ou en texte est définie pour tous les messages de rappel, et non sur une base individuelle. Vous pourriez choisir de recevoir vos messages de rappel en texte plutôt qu'en HTML si vous consultez vos emails sur un PDA ou depuis des clients de messagerie ayant des limitations pour afficher l'HTML.
Cependant, si vous choisissez l'HTML, les messages de rappel sont des messages MIME multipart/alternative. Cela signifie que le même contenu est fourni à la fois en :
- Texte brut (text/plain) - pour les clients de messagerie qui ne peuvent pas afficher l'HTML
- HTML (text/HTML) - pour permettre l'utilisation de la mise en forme et des hyperliens
Les messages de rappel formatés en texte peuvent inclure toutes les mêmes informations que ceux formatés en HTML. Il y a cependant quelques différences dans la manière dont vous pouvez utiliser ces informations :
- Dans les messages texte, le nom et l'adresse email du contact sont en lecture seule - en HTML, le nom et l'adresse email du contact sont des liens.
- Dans les messages texte, les détails du contact, la visualisation d'un rapport, la réception du rapport en pièce jointe, la modification du rappel et l'ajout d'une activité sont présentés sous forme d'URL - en HTML, ce sont des liens.
Quelle est la Différence entre les Livraisons Quotidiennes et Hebdomadaires ?
Les messages de rappel sont uniquement livrés en semaine, soit quotidiennement, soit hebdomadairement. Cependant, vous pouvez toujours programmer des rappels pour le samedi ou le dimanche.
Si vous choisissez une livraison quotidienne, vous recevez vos messages pour lundi à jeudi le jour respectif. Le vendredi, vous recevez vos messages de rappel pour vendredi, samedi et dimanche.
Si vous choisissez une livraison hebdomadaire, vous recevez vos messages de rappel pour le jour que vous spécifiez plus les six jours suivants. Par exemple, si vous choisissez une livraison hebdomadaire le lundi, vous recevrez tous les messages pour lundi à dimanche le lundi.