Microsoft® Word® offre des options pour effectuer des fusions et publipostages. Effectuer une fusion et publipostage dans Microsoft® Word® implique les étapes de base suivantes :
- Créer une source de données avec des informations sur chaque destinataire, telles que les noms et adresses.
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Créer un document principal. Ce document contient le texte statique que vous souhaitez pour tous les destinataires, ainsi que des espaces réservés représentant les données de la source de données.
Par exemple, le document pourrait inclure un espace réservé tel que <<MailingAdrFormatted>>, qui représente l'adresse postale d'un contact.
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Exécuter la fusion. Microsoft® Word® crée un nouveau document basé sur le document principal et remplace les espaces réservés par les valeurs de la source de données.
Par exemple, le champ <<MailingAdrFormatted>> serait remplacé par l'adresse postale réelle pour chaque contact dans la source de données.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement d'une fusion et publipostage, consultez l'aide de Microsoft® Word®.
Microsoft® Word® propose un assistant pour vous guider dans la configuration d'une fusion et publipostage. Vous pouvez rechercher un ensemble de contacts InterAction à utiliser comme source de données. Vous pouvez rechercher dans l'une des listes suivantes :
- Mes contacts (c'est-à-dire votre liste de contacts) et les listes de contacts de toute personne pour laquelle vous êtes un mandataire
- La Liste des entreprises
- Les Listes marketing
- Les Listes de travail
Si votre organisation a souscrit à des modules liés à InterAction – InterAction Questions, InterAction Opportunités, ou InterAction Engagements, vous pouvez également rechercher des contacts dans ces listes.
Cette section traite du lancement d'une fusion et publipostage depuis Microsoft® Word®. Vous pouvez également lancer une fusion et publipostage directement depuis le Web Client. Voir Créer des lettres, enveloppes ou étiquettes à partir d'une liste de contacts.
Le bouton Fusion et publipostage est disponible à la fois dans l'onglet Publipostage et dans l'onglet InterAction.
Voir les sujets suivants :
- Utiliser les contacts InterAction dans une fusion et publipostage Word
- Champs InterAction disponibles pour une fusion et publipostage Word
- Créer une liste de contacts pour une fusion et publipostage
- Utiliser une fusion et publipostage Word pour envoyer des messages électroniques
- Utiliser les contacts InterAction dans une fusion de liste de distribution
- Réutiliser un document de fusion
Utiliser les contacts InterAction dans une fusion et publipostage Microsoft® Word®
Cette section traite du lancement d'une fusion et publipostage depuis Microsoft® Word®. Vous pouvez également lancer une fusion et publipostage directement depuis le Web Client. Voir Créer des lettres, enveloppes ou étiquettes à partir d'une liste de contacts.
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Dans Microsoft® Word®, choisissez le bouton Assistant Fusion et publipostage du groupe InterAction dans l'onglet Publipostage.
InterAction affiche la boîte de dialogue Choisir les contacts pour la fusion et publipostage.
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Si vous travaillez au nom d'un autre utilisateur, sélectionnez le nom de cet utilisateur dans la liste Rechercher au nom de.
Si vous choisissez de travailler au nom d'un autre utilisateur, les listes que vous pouvez rechercher reflètent cet utilisateur. Par exemple, rechercher Mes contacts recherchera la liste de contacts de l'autre utilisateur plutôt que vos propres contacts.
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Choisissez l'onglet pour la ou les listes que vous souhaitez rechercher pour le contact.
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
- Mes contacts
- Liste des entreprises
- Listes marketing
- Listes de travail
- Tout module lié à InterAction sous licence (comme Questions)
- Si vous souhaitez changer la version des données à insérer (votre version ou celle de l'entreprise), choisissez Actions > Préférences et sélectionnez le bouton radio approprié.
- Entrez les critères de recherche pour les contacts et choisissez Rechercher.
- Dans de nombreux cas, vous pourriez sélectionner une liste complète, telle qu'une catégorie dans votre liste Mes contacts, ou une liste de travail ou marketing spécifique.
- Il existe différentes options disponibles selon l'onglet que vous avez choisi à l'étape précédente. Par exemple, lors de la recherche dans Mes contacts, vous pouvez sélectionner une catégorie spécifique, tandis que lors de la recherche dans la Liste des entreprises, vous pouvez sélectionner un type de contact. Pour plus de détails, voir Saisie des critères de recherche dans la boîte de dialogue Rechercher un contact.
- Vous pouvez définir une option pour déterminer quelle version de l'information est utilisée dans votre fusion et publipostage. Pour plus de détails, voir Sélection des données de contact à utiliser.
- Dans la grille Contacts, sélectionnez chaque contact que vous souhaitez inclure dans la fusion en cochant la case à côté du contact (Trouver des contacts pour une fusion et publipostage), puis choisissez OK.
- Pour sélectionner tous les contacts de la liste, choisissez Options > Tout cocher.
- Alternativement, vous pouvez créer une liste de contacts à partir de plusieurs recherches. Voir Créer une liste de contacts pour une fusion et publipostage.
- L'assistant Fusion et publipostage démarre. Complétez chaque étape de l'assistant pour créer le document principal pour la fusion.
- Si une source de données est demandée, acceptez la valeur par défaut. Cela devrait être le fichier d'exportation créé par InterAction.
- Pour insérer les données InterAction dans votre document principal, vous devez insérer des champs de fusion. Les étapes pour ce faire dépendent de votre version de Microsoft® Word®.
- En plus de créer des lettres types, vous pouvez utiliser la fonction de fusion et publipostage de Microsoft® Word® pour envoyer des messages électroniques à un groupe de destinataires. Voir Utiliser une fusion et publipostage Word pour envoyer des messages électroniques.
- Si vous souhaitez réutiliser le document principal (par exemple, pour un envoi que vous effectuez régulièrement), enregistrez le fichier. Pour en savoir plus sur la réutilisation du document, voir Réutiliser un document de fusion.
- Complétez la fusion.
Trouver des contacts pour une fusion et publipostage
[A] Choisissez le type de liste à rechercher.
[B] Souvent, vous effectuez une fusion et publipostage pour une liste entière dans InterAction. Selon l'onglet que vous utilisez, vous pouvez sélectionner une liste ici. Dans cet exemple, tous les contacts de la liste marketing de l'événement VIP Golf sont trouvés.
[C] Cochez les cases pour sélectionner les contacts à inclure dans votre fusion.
Créer le document principal dans Microsoft® Word®
[A] La boîte de dialogue pour sélectionner les champs de fusion à insérer. Les champs affichés sont ceux exportés depuis InterAction.
[B] Champs de fusion dans le document.
[C] Texte statique qui reste le même pour chaque lettre.
Champs InterAction disponibles pour une Fusion et publipostage Microsoft® Word®
Lorsque vous configurez votre document principal dans Microsoft® Word®, vous pouvez insérer les données exportées depuis InterAction. Les champs InterAction suivants sont disponibles :
Champs de nom
- FullName
- NameTitle
- FirstName
- MiddleName
- GoesByName
- LastName
- NameSuffix
- Salutation
- CompanyName
- CompanyAKAName
- JobTitle
- Department
- Assistant
- IALID
- IACID
- CompanyID
Champs de téléphone
- BusinessPhone
- BusinessFax
- BusinessPager
- BusinessMobile
- BusinessPhone2
- BusinessAsst
- BusinessEMail
- BusinessWeb
Adresses postales/professionnelles
- MailingAdrType
- MailingAdrGeneralType
- MailingAdrLine1
- MailingAdrLine2
- MailingAdrLine3
- MailingAdrCity
- MailingAdrState
- MailingAdrPostalCode
- MailingAdrCountry
- MailingAdrFormatted
- BusinessAdrLine1
- BusinessAdrLine2
- BusinessAdrLine3
- BusinessAdrCity
- BusinessAdrState
- BusinessAdrPostalCode
- BusinessAdrCountry
- BusinessAdrFormatted
Informations personnelles
- HomePhone
- HomeFax
- HomeAdrLine1
- HomeAdrLine2
- HomeAdrLine3
- HomeAdrCity
- HomeAdrState
- HomeAdrPostalCode
- HomeAdrCountry
- HomeAdrFormatted
- HomeEMail
Autre
- OtherPhone
- OtherPhone2
- OtherFax
- OtherAdrLine1
- OtherAdrLine2
- OtherAdrLine3
- OtherAdrCity
- OtherAdrState
- OtherAdrPostalCode
- OtherAdrCountry
- OtherAdrFormatted
- OtherEmail
- Custom1
- Custom2
- Custom3
- Custom4
- Roles
- Responsibility
Créer une liste de Contacts pour une Fusion et publipostage
Si nécessaire, vous pouvez créer une liste de contacts à partir de plusieurs recherches. Cela est utile si les contacts que vous souhaitez inclure dans la fusion ne peuvent pas être trouvés avec un seul ensemble de critères. Par exemple, supposons que vous souhaitiez envoyer un courrier à toutes les personnes travaillant dans deux entreprises différentes. Les deux ensembles de contacts ne figurent pas sur une liste commune, il n'y a donc pas de critère de recherche unique qui les trouverait tous en même temps.
- Démarrez l'assistant Fusion et publipostage InterAction comme décrit dans Utiliser les Contacts InterAction dans une Fusion et publipostage Word.
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Choisissez Options > Activer le constructeur de liste.
- Entrez les critères pour trouver le premier ensemble de contacts.
- Sélectionnez les contacts à inclure dans la liste en cochant les cases à côté des contacts, puis choisissez Ajouter pour les ajouter à la liste affichée en bas de la boîte de dialogue.
- Modifiez les critères de recherche si nécessaire pour trouver le prochain ensemble de contacts, puis répétez l'étape 4. Vous pouvez effectuer autant de recherches que nécessaire pour créer la liste.
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Lorsque vous avez terminé de créer la liste, choisissez OK pour exporter les contacts sélectionnés pour la fusion et publipostage.
[A] Entrez les critères de recherche pour trouver les contacts à inclure.
[B] Sélectionnez les contacts et choisissez Ajouter pour les ajouter à la liste en cours des contacts.
Utiliser une Fusion et publipostage Microsoft® Word® pour envoyer des messages électroniques
En plus de créer des lettres et des étiquettes, vous pouvez utiliser les capacités de Fusion et publipostage de Microsoft® Word® pour envoyer des messages électroniques à plusieurs destinataires. Lorsque vous faites cela, Word envoie un message individuel à chaque destinataire, ce qui est utile si vous devez envoyer un message à un groupe, mais ne voulez pas que les destinataires voient tous les autres destinataires.
Pour envoyer des messages électroniques en utilisant Microsoft® Word®, utilisez l'assistant Fusion et publipostage InterAction comme décrit dans Utiliser les Contacts InterAction dans une Fusion et publipostage Word. Après avoir trouvé et sélectionné les contacts à inclure dans la fusion, utilisez les outils pour créer votre message et l'envoyer aux destinataires. Les étapes spécifiques dépendent de votre version de Microsoft® Word®.
- Dans la première étape de l'assistant, sélectionnez Messages électroniques comme type de document.
- Complétez les étapes restantes de l'assistant. Lorsque vous terminez la dernière étape, Microsoft® Word® demande le champ contenant les adresses électroniques des destinataires. En général, il s'agit de BusinessEMail.
Fusionner vers des messages électroniques dans Microsoft® Word®
[A] Sélectionner pour fusionner vers des emails dans Microsoft® Word®.
[B] Suivez les étapes restantes de l'assistant pour rédiger et envoyer les messages.
Utiliser les Contacts InterAction dans une Fusion de liste de distribution
La section suivante s'applique uniquement si votre organisation a souscrit à l'un des modules associés InterAction (Opportunités, Engagements, ou Questions).
Les opportunités, engagements et questions peuvent avoir des listes de distribution. Parfois, les contacts dans ces listes doivent être organisés dans un ordre particulier. Lorsque vous choisissez d'utiliser une liste de distribution pour une fusion et publipostage, vous pouvez choisir d'utiliser cet ordre spécial plutôt que l'ordre alphabétique normal.
- Démarrez la fusion et publipostage comme décrit dans Utiliser les Contacts InterAction dans une Fusion et publipostage Word.
- Sélectionnez l'onglet approprié pour votre module associé (Opportunités, Questions, ou Engagements).
- Sélectionnez le nom de l'Opportunité, Question, ou Engagement dans la liste déroulante ou choisissez Find pour rechercher l'élément.
- Sélectionnez la liste de distribution dans la liste déroulante Afficher et choisissez Search.
- Les contacts de la liste sont affichés dans l'ordre personnalisé. Notez que la grille inclut une colonne Ordre à droite. Triez par cette colonne pour maintenir l'ordre personnalisé. Notez que la colonne Ordre n'apparaît pas si la liste n'est pas configurée pour utiliser un ordre personnalisé.
- Par défaut, tous les contacts de la liste sont déjà sélectionnés.
- Choisissez OK pour exporter les contacts sélectionnés et compléter la fusion.
Vous déterminez si une liste de distribution utilise un ordre personnalisé lors de la création ou de la modification de la liste de distribution elle-même.
Liste de distribution avec un ordre de tri personnalisé
[A] Sélectionnez la liste de distribution dans la liste déroulante Afficher.
[B] Comme cette liste a un ordre personnalisé, la colonne Ordre est incluse. Triez par cette colonne pour maintenir l'ordre personnalisé des contacts.
Cliquez sur l'en-tête de colonne pour inverser le tri.
Réutilisation d'un document de fusion
Lorsque vous enregistrez un document de fusion dans Microsoft® Word®, l'emplacement du fichier CSV exporté depuis InterAction est enregistré avec lui. Par conséquent, la prochaine fois que vous ouvrez le document, Microsoft® Word® recherche ce fichier. S'il existe toujours sur votre ordinateur, le document est « prêt à fusionner » avec les données déjà exportées. Si vous l'ouvrez sur une autre machine, l'emplacement n'est pas valide et le document ne pourra pas se connecter à la source de données.
Dans la plupart des cas, vous ne souhaitez pas relancer la fusion avec les données d'origine car elles peuvent être obsolètes. Alternativement, vous pouvez vouloir exécuter la fusion avec un ensemble différent de contacts. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Ouvrez le document enregistré dans Microsoft® Word®.
- Si un message indique que Microsoft® Word® ne trouve pas la source de données, choisissez Options, puis choisissez Supprimer la source de données/en-tête. Cela supprime les références à l'ancien fichier exporté sans rien changer d'autre dans le document.
- Choisissez le bouton Mail Merge Helper dans la barre d'outils InterAction.
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Suivez les étapes pour trouver les contacts et effectuer la fusion comme décrit dans Utiliser les Contacts InterAction dans une fusion et publipostage Word.
InterAction exporte le nouvel ensemble de contacts.
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Lors de la finalisation de l'Assistant Fusion et publipostage, sélectionnez d'utiliser le document actuel comme document principal/de départ dans la fusion.
Microsoft® Word® connecte alors les nouveaux contacts exportés au document existant en tant que source de données.