InterAction® fournit des outils que vous pouvez utiliser depuis Microsoft® Word®. Cela vous donne accès aux noms de contacts, numéros de téléphone et adresses stockés dans InterAction.
Dans Microsoft® Word®, ces boutons sont disponibles à plusieurs endroits sur le Ruban :
- Tous les boutons sont disponibles dans l'onglet InterAction.
- Les boutons Fusion et publipostage, Enveloppe et Étiquettes sont également dans l'onglet Publipostage.
- Le bouton Insérer un contact est également dans l'onglet Insérer.
Boutons InterAction sur les Rubans
[A] L'onglet InterAction avec tous les boutons InterAction disponibles dans les groupes Insérer, Publipostage et Général.
[B] Le bouton Insérer un contact est disponible dans le groupe InterAction de l'onglet Insérer.
[C] Les boutons Fusion et publipostage, Enveloppe et Étiquettes sont disponibles dans le groupe InterAction de l'onglet Publipostage.
Vous pouvez utiliser les outils InterAction pour effectuer les actions suivantes :
- Lancer le Web Client. Voir Lancer le Web Client depuis votre traitement de texte (Microsoft® Word®).
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Rechercher un contact dans InterAction et insérer des informations dans un document. Par exemple, lors de la rédaction d'une lettre, vous pouvez rechercher un contact par nom et insérer son adresse professionnelle.
Voir Insertion d'informations de contact dans un document Word.
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Rechercher un contact et créer une enveloppe avec l'adresse du contact.
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Rechercher un contact et créer des étiquettes avec l'adresse du contact.
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Trouver un ensemble de contacts et effectuer une fusion et publipostage pour créer des lettres, des étiquettes ou d'autres listes de contacts dans Microsoft® Word®.
Voir Utilisation des contacts InterAction dans une fusion et publipostage.
Pour des informations générales sur l'utilisation de ces outils, voir les sujets suivants :
- Comment votre Microsoft® Word® communique avec InterAction
- Saisie des critères de recherche dans la boîte de dialogue Trouver un contact
- Sélection des données de contact à utiliser
Comment Microsoft® Word® communique avec InterAction
Microsoft® Word® peut utiliser l'intégration de bureau InterAction pour communiquer avec InterAction. L'intégration de bureau InterAction se compose de plusieurs composants qui peuvent être utilisés pour intégrer InterAction avec des outils de bureau courants. Les composants disponibles incluent les suivants :
- Outils de bureau InterAction
- Module complémentaire InterAction pour Outlook
- Intégration Microsoft® Word®
Votre administrateur système peut installer ces composants sur votre ordinateur si nécessaire. Pour utiliser l'intégration avec Microsoft® Word® décrite ici, vous avez besoin du composant Intégration du traitement de texte. Cela installe la barre d'outils InterAction Tools.
Les composants d'intégration de bureau sont installés dans le cadre du composant Applications de bureau.
L'intégration est réalisée via l'utilisation des objets InterAction. Les programmeurs et développeurs de macros peuvent utiliser les objets InterAction pour accéder aux données InterAction de manière programmatique. Votre organisation peut fournir une intégration personnalisée supplémentaire en utilisant cette technologie.
Saisie des critères de recherche dans la boîte de dialogue Trouver un contact
La première étape pour utiliser les outils InterAction dans Microsoft® Word® est de trouver un contact ou un ensemble de contacts. La boîte de dialogue Trouver un contact comporte des onglets pour les différents types de listes de contacts que vous pouvez rechercher.
Les quatre onglets principaux (Mes contacts, Liste des entreprises, Listes marketing et Listes de travail) incluent chacun les champs de recherche Prénom, Nom et Société. Les options supplémentaires diffèrent pour chaque onglet. Les onglets disponibles pour les modules associés (Questions, Opportunités ou Engagements) sont complètement différents et n'incluent pas les champs de nom.
Mes contacts
Lorsque vous choisissez l'onglet Mes contacts, InterAction ne recherche que les contacts de votre liste de contacts.
Notez les points suivants :
- Vous pouvez laisser tous les champs de critères vides et choisir Rechercher pour voir votre liste entière. Cela est similaire à la visualisation de la page Mes contacts dans le Web Client.
- Cet onglet inclut une liste déroulante Catégorie. Celle-ci contient toutes les catégories que vous avez créées pour votre liste de contacts.
- Pour voir tous les contacts d'une catégorie, sélectionnez-la puis laissez les champs de nom vides.
Onglet Mes contacts
[A] Sélectionnez une catégorie. Cette liste déroulante inclut toutes les catégories que vous avez définies pour votre liste de contacts.
Liste des entreprises
Lorsque vous choisissez l'onglet Liste des entreprises, InterAction recherche dans l'ensemble d'InterAction. Notez les points suivants :
- Vous devez entrer des critères dans au moins un champ avant de choisir Rechercher.
-
Cet onglet inclut une liste déroulante Type de contact. Celle-ci contient tous vos types de contact fréquemment utilisés. Si vous souhaitez rechercher un type de contact non affiché dans la liste, choisissez Trouver pour rechercher le type de contact.
Pour plus de détails sur la définition de vos types de contact fréquemment utilisés dans le Web Client, voir Mes listes fréquemment utilisées.
- Pour voir tous les contacts assignés à un type de contact, sélectionnez-le puis laissez les champs de nom vides.
Onglet Liste des entreprises
[A] Sélectionnez un type de contact. Cette liste déroulante contient tous vos types de contact fréquemment utilisés.
[B] Choisissez Trouver pour rechercher un type de contact non affiché dans la liste déroulante.
Listes marketing
Lorsque vous choisissez l'onglet Listes marketing, InterAction recherche une seule liste marketing à la fois. Notez les points suivants :
- Vous devez sélectionner une liste dans le menu déroulant Liste marketing. Vous ne pouvez pas laisser ce champ vide.
-
La liste déroulante Liste marketing contient toutes vos listes marketing fréquemment utilisées. Si vous souhaitez rechercher une liste non affichée, choisissez Find pour rechercher la liste marketing.
Pour plus de détails sur la définition de vos listes marketing fréquemment utilisées dans le Web Client, consultez Mes listes fréquemment utilisées.
- Pour voir tous les contacts d'une liste, sélectionnez-la puis laissez les champs de nom vides.
Onglet Listes marketing
[A] Sélectionnez une liste marketing. Cette liste déroulante contient toutes vos listes marketing fréquemment utilisées.
[B] Choisissez Find pour rechercher une liste marketing non affichée dans le menu déroulant.
Listes de travail
Lorsque vous choisissez l'onglet Listes de travail, InterAction recherche une seule liste de travail à la fois. Notez les points suivants :
- Vous devez sélectionner une liste dans le menu déroulant Liste de travail. Vous ne pouvez pas laisser ce champ vide.
-
La liste déroulante Liste de travail contient toutes vos listes de travail fréquemment utilisées. Si vous souhaitez rechercher une liste non affichée, choisissez Find pour rechercher la liste marketing.
Pour plus de détails sur la définition de vos listes de travail fréquemment utilisées dans le Web Client, consultez Mes listes fréquemment utilisées.
- Pour voir tous les contacts d'une liste, sélectionnez-la puis laissez les champs de nom vides.
Onglet Listes de travail
[A] Sélectionnez une liste de travail. Cette liste déroulante contient toutes vos listes de travail fréquemment utilisées.
[B] Choisissez Find pour rechercher une liste de travail non affichée dans le menu déroulant.
Questions, Opportunités ou Engagements
Lorsque vous choisissez un onglet pour l'un des modules associés, InterAction recherche la liste de contacts pour une seule question, opportunité ou engagement. Notez les points suivants :
- Cet onglet n'inclut pas les champs de nom.
- Vous devez sélectionner la question, l'opportunité ou l'engagement dans la première liste déroulante. Vous ne pouvez pas laisser ce champ vide.
-
La première liste déroulante contient tous vos éléments fréquemment utilisés pour le module. Si vous souhaitez rechercher un élément non affiché, choisissez Find pour rechercher la question, l'opportunité ou l'engagement.
Pour plus de détails sur la définition de vos listes de travail fréquemment utilisées dans le Web Client, consultez Mes listes fréquemment utilisées.
- La liste déroulante Show contient les sous-ensembles de contacts suivants pour la question, l'opportunité ou l'engagement sélectionné :
- Contacts clés
- Chaque liste de distribution définie pour l'élément
- Rôles importants définis par votre organisation
- Contacts sans rôles
- Contacts non inclus dans une liste de distribution
- Si vous avez des droits d'accès suffisants, vous pouvez créer et modifier les listes de distribution pour l'élément. Choisissez Actions > Gérer <Module> Listes de distribution.
Onglet Questions / Opportunités / Engagements
[A] Sélectionnez la question, l'opportunité ou l'engagement. Cette liste déroulante contient tous vos éléments fréquemment utilisés pour le module.
[B] Sélectionnez la liste de contacts que vous souhaitez voir pour l'élément.
Modifier une liste de distribution
[A] Vous pouvez choisir si la liste de distribution s'affiche par ordre alphabétique ou personnalisé. Si vous sélectionnez Personnalisé, vous pouvez exécuter une fusion et publipostage dans l'ordre spécifié.
[B] Les contacts sur la question, l'opportunité ou l'engagement apparaissent ici. Sélectionnez un ou plusieurs contacts et choisissez Ajouter pour les inclure dans la liste. Vous pouvez également Tout ajouter et Tout supprimer.
[C] Cela affiche les contacts sur la liste de distribution.
Sélectionner les données de contact à utiliser
Les contacts dans InterAction peuvent avoir deux versions différentes de téléphones et d'adresses : les informations stockées avec votre version du contact et les informations stockées avec la version de l'entreprise. Ces informations peuvent être différentes ; par exemple, votre version d'un contact peut avoir une adresse personnelle, tandis que la version de l'entreprise n'a que l'adresse professionnelle.
Lorsque vous utilisez les outils pour insérer des données de contact ou exécuter une fusion et publipostage, InterAction doit choisir quelle version des informations utiliser. Vous pouvez définir une préférence pour désigner quelle version utiliser lorsque vous recherchez des contacts à partir des onglets Firm List, Marketing Lists et Working Lists. Il y a deux options :
- Toujours utiliser votre version. Dans ce cas, votre version des informations est utilisée pour tous les contacts qui sont dans votre liste de contacts. Pour les contacts qui ne sont pas dans votre liste, la version de l'entreprise est utilisée.
- Toujours utiliser la version de l'entreprise.
Lorsque vous recherchez à partir de l'onglet Mes contacts, vos informations sont toujours utilisées, quelle que soit la préférence sélectionnée ici. Notez également que les informations de l'entreprise peuvent être disponibles pour tous les utilisateurs ou uniquement pour les utilisateurs ayant accès à une liste particulière. Pour plus de détails sur les téléphones et adresses spécifiques à une liste, consultez Créer des téléphones et adresses spécifiques à une liste.
Sélectionner la version des données de contact à utiliser
Vous définissez cette option lors de la recherche de contacts. Vous pouvez la modifier chaque fois que nécessaire. Par exemple, pour une fusion et publipostage, vous pourriez vouloir utiliser votre propre version, tandis que pour une autre fusion, vous voudriez utiliser la version de l'entreprise.
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Dans Microsoft® Word®, choisissez d'insérer un contact ou de commencer votre Enveloppe, Étiquette, ou Fusion et publipostage.
Voir l'un des éléments suivants :
- Dans la boîte de dialogue pour trouver le contact ou les contacts à utiliser, choisissez Actions > Préférences.
- Dans la boîte de dialogue Préférences de recherche, sélectionnez soit Toujours utiliser ma version soit Toujours utiliser la version de l'entreprise.
- Choisissez OK.
- Remplissez vos critères de recherche et continuez à trouver le contact ou les contacts.