I promemoria di InterAction sono un ottimo modo per ottenere valore da InterAction in modo semplice e veloce. Con una semplice configurazione, puoi iniziare a ricevere promemoria regolari che includono i contenuti della tua organizzazione e utilizzare queste informazioni per restare in contatto con clienti e potenziali clienti.
I promemoria sono utili perché:
- Identificano le persone chiave con cui mantenere i contatti
- Permettono di impostare messaggi programmati che ti ricordano quando ricontattare questi contatti
- Forniscono dettagli importanti per mostrare a clienti e potenziali clienti quanto sono importanti per te
- Consentono un accesso facile a informazioni più dettagliate per aiutare a rafforzare le relazioni
Cosa sono i Promemoria?
I promemoria ti permettono di impostare messaggi email per te stesso, così da ricordarti di comunicare con i contatti chiave.
I Responsabili dei Team Cliente possono anche impostare messaggi email per i membri del team cliente, per assicurarsi che i clienti importanti vengano contattati dalle persone giuste senza essere sommersi di chiamate.
I promemoria sono composti da due parti: sia un promemoria che un messaggio di promemoria.
Promemoria
Un promemoria è dove imposti il messaggio di promemoria che vuoi ricevere. Puoi configurare i promemoria per te stesso dal Web Client o da Microsoft Outlook. Nel Web Client, puoi anche creare e gestire promemoria per il tuo team cliente se hai il permesso di creare promemoria per altri come Responsabile del Team Cliente. Il tuo amministratore InterAction può concederti questo diritto.
Un Responsabile del Team Cliente gestisce team cliente o gruppi di professionisti dedicati a costruire relazioni e ottenere più affari da clienti specifici. Queste persone possono assegnare e gestire promemoria per i clienti ai membri del team cliente.
Un promemoria è una configurazione di:
- Utente - tu o qualcuno che gestisci in un team cliente
- Contatto - la persona o azienda di cui vuoi ricevere il promemoria
- Frequenza - la frequenza con cui vuoi ricevere il promemoria (giornaliera o settimanale) oppure se deve essere una sola volta
- Data - il giorno in cui viene inviato il prossimo messaggio
- Descrizione - note che vengono visualizzate sul promemoria e spiegano perché stai contattando il contatto
I promemoria seguono queste regole:
-
Ogni promemoria può avere solo un contatto.
Gli utenti non possono inserire più contatti nello stesso promemoria.
-
I promemoria sono limitati a un solo utente.
Più utenti non possono condividere lo stesso promemoria. Tuttavia, utenti diversi possono avere i propri promemoria individuali per gli stessi contatti.
- Solo gli utenti, i loro delegati o un Responsabile del Team Cliente possono vedere un promemoria.
Non ci sono limiti al numero di promemoria che puoi avere in generale o per un determinato contatto.
Messaggi di Promemoria
Un messaggio è l'effettivo messaggio email che ti viene inviato. Puoi scegliere come e quando agire sul messaggio. Il messaggio include:
- Le informazioni necessarie per decidere se è necessario un incontro o una chiamata
- Le informazioni di contatto per effettuare la comunicazione
- Link per aggiungere un'attività
- Un riepilogo della tua ultima attività relativa a questo contatto
- Un modo per visualizzare un report o inviarlo
- Possibilità di modificare il prossimo promemoria
La formattazione e il contenuto del messaggio sono definiti dai modelli creati dalla tua organizzazione.
Dove sono disponibili i Promemoria?
Puoi lavorare con i promemoria sia nel Web Client che in Microsoft Outlook.
Cosa non sono pensati per fare i Promemoria
I promemoria sono pensati per aiutarti a costruire e rafforzare le tue relazioni. Non sono progettati per:
- Gestione avanzata delle attività
- Gestione avanzata del calendario
- Azioni di gestione delle trattative
- Workflow avanzato
Impostare le Preferenze dei Promemoria nel Web Client
Prima di creare i promemoria, dovresti configurare le tue preferenze per i nuovi promemoria. Queste preferenze sono impostazioni predefinite, che puoi modificare per ogni singolo promemoria. Ti consigliamo di impostare le preferenze dei promemoria prima di iniziare a crearne di nuovi per i tuoi contatti.
Per informazioni generali sull'impostazione delle preferenze in InterAction, consulta Le mie impostazioni InterAction.
La tabella seguente definisce le preferenze disponibili:
Preferenze dei Promemoria
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Formato Email | |
| Seleziona il formato di visualizzazione per i messaggi di promemoria |
Determina il formato dei messaggi email di promemoria: HTML o testo. Per informazioni su quale scegliere, consulta Perché scegliere il testo invece dell'HTML per i messaggi di promemoria?. |
| Opzioni di Consegna | |
| Consegna |
La frequenza con cui vengono consegnati i messaggi di promemoria. Le opzioni sono: • Giornaliera nei giorni feriali • Settimanale in un qualsiasi giorno feriale Per dettagli, consulta Qual è la differenza tra consegna giornaliera e settimanale? |
| Report |
Come vengono consegnati i report. Le opzioni sono: • Viene visualizzato il selettore di report • Un report specifico che selezioni dal selettore di report Nota: Se selezioni un report specifico da visualizzare, quel report verrà utilizzato nei futuri messaggi di promemoria. Cambiare questa preferenza non modifica i link nei messaggi di promemoria che hai già ricevuto. |
| Nuovi Promemoria | |
| Ripeti ogni... | La frequenza iniziale per i nuovi promemoria in un intervallo da 1 a 12 settimane o mesi. |
Se lavori principalmente da Microsoft Outlook, puoi impostare le preferenze dei promemoria direttamente da quell'applicazione.
Imposta le tue Preferenze dei Promemoria
- Seleziona il link My InterAction nell'angolo in alto a destra del Web Client. Si apre la finestra di dialogo My InterAction in una finestra separata.
- Seleziona Preferenze Promemoria.
- Rivedi le impostazioni e modificale se necessario, quindi scegli Salva.
Perché scegliere il testo invece dell'HTML per i messaggi di promemoria?
La preferenza per il formato dei messaggi di promemoria, HTML o testo, viene impostata per tutti i messaggi di promemoria, non per ogni singolo promemoria. Potresti scegliere di ricevere i messaggi di promemoria in formato testo invece che HTML se leggi le email su un PDA o da client di posta che hanno limitazioni nella visualizzazione dell'HTML.
Tuttavia, se scegli HTML, i messaggi di promemoria sono email multipart/alternative MIME. Questo significa che lo stesso contenuto viene fornito sia in:
- Testo semplice (text/plain) - per i client di posta che non possono visualizzare HTML
- HTML (text/HTML) - per consentire l'uso di formattazione e collegamenti
I messaggi di promemoria in formato testo possono includere tutte le stesse informazioni di quelli in HTML. Ci sono però alcune differenze su come puoi utilizzare queste informazioni:
- Nei messaggi di testo, il nome e l'indirizzo email del contatto sono solo in lettura - in HTML, il nome e l'indirizzo email del contatto sono link.
- Nei messaggi di testo, i dettagli del contatto, la visualizzazione di un report, la ricezione del report come allegato, la modifica del promemoria e l'aggiunta di un'attività sono presentati come URL - in HTML, sono link.
Qual è la differenza tra consegna giornaliera e settimanale?
I messaggi di promemoria vengono consegnati solo nei giorni feriali, sia giornalmente che settimanalmente. Tuttavia, puoi comunque programmare promemoria per sabato o domenica.
Se scegli una consegna giornaliera, ricevi i messaggi da lunedì a giovedì nel rispettivo giorno. Il venerdì ricevi i promemoria per venerdì, sabato e domenica.
Se scegli una consegna settimanale, ricevi i messaggi di promemoria per il giorno che specifichi più i sei giorni successivi. Ad esempio, se scegli la consegna settimanale il lunedì, riceverai tutti i messaggi da lunedì a domenica il lunedì.