Anche se questo può essere un vantaggio importante, ci possono essere anche degli svantaggi nel condividere i dati in questo modo:
- Non tutti gli utenti della tua organizzazione potrebbero inserire o modificare i dati correttamente. Potrebbero inserire informazioni incomplete o non accurate che, a volte, possono compromettere la qualità generale dei dati del sistema, riducendo la fiducia degli altri nell'utilità del database.
- Alcuni utenti della tua organizzazione potrebbero essere riluttanti a condividere i propri contatti per paura di perdere il controllo sulle informazioni. Potrebbero temere che altri apportino modifiche che preferirebbero non venissero fatte o che contattino i loro clienti in modo inappropriato.
InterAction offre due meccanismi per affrontare questi problemi:
- La tua organizzazione può stabilire delle regole che controllano quali modifiche possono essere fatte ai contatti dello Studio. I data steward possono poi revisionare e approvare le modifiche necessarie per mantenere pulita la lista dello Studio. Questo avviene tramite le regole di Gestione delle Modifiche ai Dati. Nell'esempio sopra, le regole di Gestione delle Modifiche ai Dati entrerebbero in vigore dopo che Ed modifica il numero di telefono.
- Puoi scegliere quali aggiornamenti dell'organizzazione vuoi accettare. Per ogni contatto puoi decidere se accettare automaticamente tutti gli aggiornamenti o se prima vuoi revisionarli. Revisionare gli aggiornamenti ti dà il massimo controllo su quali modifiche vengono applicate ai tuoi contatti.
Nell'esempio qui sotto, l'utente Matt ha accettato automaticamente gli aggiornamenti per il contatto Jane Tarnoff, mentre l'utente Lisa ha scelto di revisionare gli aggiornamenti prima di applicarli.
Gestione Base delle Modifiche ai Dati
Per ulteriori informazioni sulla revisione degli aggiornamenti, consulta i seguenti argomenti:
- Revisionare o Accettare Aggiornamenti per Singolo Contatto
- Accettare Automaticamente gli Aggiornamenti per Contatti Altamente Gestiti
Revisionare o Accettare Aggiornamenti per Singolo Contatto
Per ogni contatto nella tua lista, puoi scegliere se mantenerlo automaticamente aggiornato accettando tutti gli aggiornamenti dall'organizzazione, oppure revisionare gli aggiornamenti prima che vengano applicati.
Per i contatti che hai scelto di revisionare, il Web Client mostra un link nelle pagine I Miei Contatti e Home quando qualcuno apporta una modifica al contatto dello Studio. Puoi quindi revisionare le modifiche.
Durante la revisione degli aggiornamenti, InterAction mostra la versione dell'organizzazione e la tua versione, permettendoti di scegliere quali dati mantenere per ogni voce. Nell'esempio, altri utenti hanno modificato il numero di telefono e l'indirizzo email esistenti di Philip. L'utente (Ed Roberts) può decidere se accettare tutte queste modifiche o mantenere le sue informazioni attuali.
Revisionare gli Aggiornamenti per un Contatto
- Revisiona la tua versione e le modifiche e decidi quali mantenere.
- Quando acquisisci maggiore fiducia nella qualità dei dati dell'organizzazione, puoi risparmiare tempo scegliendo di accettare automaticamente i futuri aggiornamenti per quel contatto.
Puoi decidere se revisionare gli aggiornamenti per un determinato contatto quando lo crei o lo modifichi.
Perché le modifiche vengano salvate, gli aggiornamenti devono comunque rispettare i requisiti per un nuovo contatto. I campi obbligatori sono indicati nell'interfaccia web.
La tua organizzazione può impedirti di revisionare gli aggiornamenti dei contatti e richiederti di accettare sempre tutte le modifiche.
Accettare Automaticamente gli Aggiornamenti per Contatti Altamente Gestiti
Per aiutarti a risparmiare tempo, InterAction ti permette di accettare automaticamente gli aggiornamenti per determinati contatti. InterAction include il concetto di contatti “altamente gestiti”. Questi sono contatti presenti in raccolte gestite dai data steward e “certificate” per la qualità dei dati. Puoi scegliere di accettare automaticamente gli aggiornamenti per tutti i contatti presenti in una di queste raccolte.
Ad esempio, supponiamo che la tua organizzazione abbia dei data steward che gestiscono i tipi di contatto Clienti Top e Nostro Personale. Queste persone utilizzano le regole di Gestione delle Modifiche ai Dati per revisionare e approvare le varie modifiche apportate dagli utenti finali. Sono sicuri che questi tipi di contatto riflettano dati buoni e accurati, quindi contrassegnano le raccolte come “Certificato Qualità Dati”.
Quando Ed Roberts sceglie di revisionare i contatti con aggiornamenti, può selezionare di accettare automaticamente tutti gli aggiornamenti per i contatti identificati come Cliente o Cliente Top.