Puoi scegliere le impostazioni in My InterAction per determinare il comportamento predefinito per i nuovi contatti. Puoi anche decidere di applicare queste modifiche retroattivamente ai contatti già esistenti.
Puoi inoltre modificare le impostazioni predefinite per ogni singolo contatto. La tua organizzazione può configurare se ti è permesso o meno cambiare queste impostazioni predefinite.
Consulta i seguenti argomenti:
- Aggiunta e modifica dei contatti nel Web Client di InterAction
- Aggiunta e modifica dei contatti da un PIM
Aggiunta e modifica dei contatti nel Web Client di InterAction
Nel Web Client di InterAction, la procedura guidata per i nuovi contatti ti permette di scegliere una o entrambe le seguenti opzioni:
- Crea il nuovo contatto nell’Elenco dello Studio - questa opzione crea un Contatto dello Studio.
- Crea il nuovo contatto nei Miei Contatti - questa opzione crea un contatto utente.
Se selezioni entrambe le opzioni, vengono creati sia un contatto utente che un Contatto dello Studio. Il contatto utente viene condiviso con l'organizzazione e quindi collegato alla versione presente nell’Elenco dello Studio. Se scegli di aggiungere il contatto solo ai Miei Contatti, puoi anche decidere se i tuoi delegati possono vedere il contatto o meno.
Per un contatto collegato, hai anche il controllo su quali campi specifici condividere e quali mantenere riservati, purché tutti i campi obbligatori siano compilati:
- Numeri di telefono e indirizzi di lavoro
- Numeri di telefono e indirizzi di casa
- Nome e numero di telefono dell’assistente
- Cellulare, fax e indirizzi email
- Il fatto che conosci il contatto (Who Knows Whom™)
I requisiti minimi dello studio per i nuovi contatti possono includere un numero di telefono, un indirizzo email o entrambi, oltre al cognome. I campi obbligatori saranno visibili nell’interfaccia Web. Se scegli di mantenere riservati tutti questi dati, il nuovo contatto non potrà essere salvato.
Nel primo passaggio della procedura guidata Nuovo Contatto, l’utente ha scelto di condividere il contatto con l’Elenco dello Studio. In un passaggio successivo, l’utente può inserire le informazioni di telefono e indirizzo del contatto e scegliere quali dati mantenere riservati e quali condividere con l’organizzazione.
I campi condivisi sono disponibili nella versione del contatto dell’organizzazione. Gli aggiornamenti a questi campi vengono gestiti come descritto in Revisione e accettazione degli aggiornamenti.
Scegliere se condividere o mantenere riservate le informazioni
- [A] Queste opzioni determinano se il contatto viene condiviso con l’Elenco dello Studio o mantenuto solo nell’elenco Miei Contatti dell’utente.
- [B] I campi selezionati vengono mantenuti riservati. Solo questo utente può vedere questi dati.
Puoi impostare le opzioni in My InterAction per decidere quali campi saranno mantenuti riservati per impostazione predefinita.
Impostare i valori predefiniti per i nuovi contatti
[A] Quando crei nuovi contatti, questi campi sono preimpostati come Riservati.
Per ogni singolo contatto, puoi modificare quali campi verranno condivisi.
Aggiunta e modifica dei contatti da un PIM
Quando crei un contatto da Microsoft Outlook utilizzando la procedura guidata Nuovo Contatto di InterAction, il contatto viene aggiunto immediatamente a InterAction. Puoi scegliere se condividere il contatto con l’organizzazione al momento dell’inserimento, come quando crei il contatto dal Web Client.
Se crei un contatto senza utilizzare la procedura guidata Nuovo Contatto di InterAction (ad esempio tramite la sincronizzazione con un PDA), questi contatti non vengono aggiunti a InterAction finché non viene eseguito il processo di sincronizzazione appropriato. In quel momento, le tue impostazioni determinano se il nuovo contatto viene condiviso con l’Elenco dello Studio o meno. Nota che puoi anche indicare se il contatto deve essere condiviso utilizzando metodi specifici del PIM – ad esempio un menu a tendina in Outlook.
Se la “disponibilità” del contatto non viene specificata, InterAction utilizza una delle seguenti opzioni quando aggiunge i contatti PIM a InterAction:
- Aggiungilo all’Elenco dello Studio - aggiunge il contatto sia al tuo elenco che all’Elenco dello Studio, collegando la tua versione a quella presente nell’Elenco dello Studio.
- Mantieni i contatti solo nel mio elenco. Non aggiungerli all’Elenco dello Studio - aggiunge il contatto solo al tuo elenco.
- Chiedimi se i contatti devono essere aggiunti all’Elenco dello Studio - aggiunge il contatto al tuo elenco in uno stato “sconosciuto”. Successivamente puoi utilizzare il Web Client per indicare se vuoi condividere il contatto con l’Elenco dello Studio o meno.
Per i contatti importati in InterAction in stato sconosciuto, InterAction ti permette facilmente di decidere cosa fare in seguito. Link nella Home page, in Miei Contatti e in Miei Avvisi ti avvisano quando ci sono nuovi contatti che devono essere condivisi o mantenuti solo nel tuo elenco.
Link per condividere i contatti
- [A] Questo link appare nelle pagine Miei Contatti e Miei Avvisi.
- [B] Questo link appare nella Home page.
Seleziona uno di questi link per rivedere i contatti e decidere quali aggiungere all’Elenco dello Studio.
Quando modifichi successivamente le informazioni del contatto, le tue preferenze determinano quali campi verranno aggiornati nel Contatto dello Studio.