La possibilità di visualizzare, aggiungere, modificare o eliminare attività o documenti dipende dalle opzioni selezionate al momento della creazione dell’elemento e dal tipo di elemento con cui stai lavorando. Per maggiori dettagli, consulta i seguenti argomenti:
- Accesso per visualizzare un’attività o un documento
- Accesso per creare attività e allegare documenti
- Accesso per modificare ed eliminare attività e documenti
Accesso per visualizzare un’attività o un documento
Quando crei una nuova attività o alleghi un documento a un contatto, puoi specificare quali utenti possono visualizzare l’elemento selezionando un’opzione dal menu a tendina Chi può vedere questo elemento.
Nel contesto di questa sezione, “visualizzare un documento” significa sia vedere le informazioni sul documento (come nome e tipo) sia aprire il documento vero e proprio.
Le seguenti opzioni sono disponibili:
| Opzione | Significato |
|---|---|
| Solo io | Gli unici utenti che possono vedere l’attività sei tu e i tuoi delegati. |
| Tutti | Tutti gli utenti di InterAction possono visualizzare l’attività o il documento. |
| Gruppo specifico | Tutti i membri del gruppo possono visualizzare l’attività o il documento. Puoi scegliere tra tutti i gruppi di cui fai parte. |
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Determinato dalla lista marketing Determinato dalla lista di lavoro (disponibile solo per le attività) |
I diritti di accesso della lista di lavoro o della lista marketing vengono utilizzati per determinare chi può visualizzare l’attività. Solo gli utenti con accesso in sola lettura alla lista possono vedere l’attività. Questa opzione è disponibile solo per le attività relative a una lista specifica. Non è disponibile per i documenti allegati a un contatto. |
Opzioni simili sono disponibili quando aggiungi un appuntamento in Microsoft Outlook. Nota che l’opzione Chi può vedere questo elemento non si applica ai documenti allegati a un’attività. In questi casi, vengono utilizzate le impostazioni di sicurezza dell’attività stessa.
Se hai i permessi necessari per visualizzare un’attività, puoi vedere tutte le informazioni associate, indipendentemente da altri diritti di accesso.
Ad esempio, supponiamo che Ed Roberts non abbia accesso alla lista marketing Technology Newsletter. Normalmente non può vedere questa cartella né i contatti al suo interno. L’utente Lisa Short crea un’attività relativa a questa lista marketing e imposta l’opzione Chi può vedere questo elemento su Tutti. Ed può vedere questa attività. Questo significa che può vedere tutto quanto segue:
- I nomi dei contatti presenti nell’attività. Questo include anche i contatti specifici della cartella Technology Newsletter che normalmente Ed non potrebbe vedere. Tuttavia, può vedere solo le informazioni sul nome visualizzate nell’attività—non può vedere i dettagli di questi contatti.
- Il nome della cartella a cui si riferisce l’attività (Technology Newsletter).
- Tutte le informazioni e i documenti associati all’attività.
Accesso per creare attività e allegare documenti
L’accesso per aggiungere nuove attività in InterAction dipende dal tipo di attività e dalle tue impostazioni di accesso.
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Puoi sempre creare attività relative ai contatti.
Quando crei un’attività relativa ai contatti, puoi aggiungere qualsiasi contatto a cui hai accesso. Può trattarsi sia di contatti presenti nell’elenco aziendale sia di contatti archiviati nelle cartelle di InterAction.
- Per aggiungere un’attività relativa a una cartella specifica, devi avere i diritti di accesso Aggiungi attività per quella cartella. Per una lista di lavoro, questo significa che devi avere il ruolo di Editor.
- Puoi allegare un documento a qualsiasi contatto che puoi visualizzare (a condizione che la tua organizzazione abbia abilitato i riferimenti ai documenti in InterAction).
Accesso per modificare ed eliminare attività e documenti
L’accesso per modificare o eliminare un’attività o un documento esistente dipende dal tipo di elemento e dalle tue impostazioni di accesso.
Nel contesto di questa sezione, “modificare un documento” significa sia modificare le informazioni sul documento (ad esempio cambiando la descrizione) sia sostituire il documento con una nuova versione come descritto in Modifica e sostituzione dei documenti.
La persona che crea un’attività o allega un documento può selezionare la casella Consenti solo a me di modificare questo elemento. Se questa opzione è selezionata, solo il creatore e i suoi delegati possono modificare l’attività o il documento, indipendentemente da tutte le altre impostazioni. L’opzione Consenti solo a me di modificare questo elemento ha la precedenza su tutte le altre impostazioni di sicurezza per la modifica dell’elemento.
Per le attività e i documenti per cui la casella Consenti solo a me di modificare questo elemento non è selezionata, si applicano le seguenti regole:
- Per un’attività o un documento relativo ai contatti, puoi modificarlo o eliminarlo se puoi visualizzarlo.
- Per un’attività relativa a una lista marketing o a una lista di lavoro, puoi modificarla se hai i diritti di accesso Modifica attività per la lista. Puoi eliminarla se hai i diritti Elimina attività per la lista. Per le liste di lavoro, questo significa che devi avere il ruolo di Editor.
- Per le attività relative a una pratica, opportunità o incarico, si applicano le impostazioni di sicurezza configurate per il modulo.
Queste regole di sicurezza non si applicano ai documenti allegati a un’attività. In questi casi, vengono utilizzate le impostazioni di sicurezza dell’attività stessa.