I riferimenti ai documenti in InterAction ti permettono di collegare i clienti e i contatti della tua organizzazione ai materiali (documenti) prodotti a loro supporto. Ad esempio, puoi allegare documenti come contratti, proposte, lettere di incarico e altre informazioni ai tuoi clienti, contatti, pratiche, opportunità e incarichi in InterAction. Puoi facilmente tenere traccia di tutte le informazioni rilevanti relative al servizio offerto ai tuoi clienti.
Le funzionalità di riferimento ai documenti sono opzionali; la tua organizzazione potrebbe scegliere di non utilizzarle. Se la tua organizzazione ha già un processo per catalogare i documenti, come un sistema di gestione documentale, potresti non avere accesso a queste funzionalità nel Web Client.
Consulta i seguenti argomenti:
- Dove puoi allegare i documenti?
- Cosa succede ai tuoi documenti quando li alleghi agli elementi di InterAction?
- Requisiti per il tuo computer
- Allegare un documento a un'attività
- Allegare un documento a un contatto
- Visualizzare i documenti di un contatto
- Qual è la data di un documento?
- Come visualizzare l'attività o l'appuntamento a cui è allegato un documento
- Aprire o salvare un documento
- Modificare e sostituire documenti
- Rimuovere un documento
Dove puoi allegare i documenti?
Se la tua organizzazione ha attivato la funzione documenti, puoi allegare documenti ai seguenti elementi di InterAction:
File di due GB o più non possono essere aggiunti a InterAction.
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Attività. L'esempio più comune è un allegato email. Quando crei attività da messaggi email in Microsoft Outlook, tutti gli allegati presenti nell'email originale vengono automaticamente inclusi nell'attività in InterAction.
Puoi anche aggiungere manualmente documenti alle attività, sia dal Web Client che da Outlook.
- Appuntamenti. Se sincronizzi gli appuntamenti tra InterAction e Outlook, tutti gli allegati inclusi nell'appuntamento di Outlook vengono automaticamente allegati anche alla versione in InterAction durante la sincronizzazione.
- Contatti. Puoi allegare documenti direttamente a un contatto. Ad esempio, potresti aggiungere una copia del bilancio annuale di un'azienda direttamente al contatto aziendale. Un curriculum o un profilo biografico dettagliato potrebbero essere utili da aggiungere a un contatto personale.
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Pratiche, opportunità o incarichi. Se la tua organizzazione ha acquistato uno di questi moduli, puoi includere documenti direttamente su questi elementi. Questo è utile per rendere disponibili ad altri in InterAction i vari documenti associati a queste attività. Ad esempio, potresti aggiungere RFP, proposte o contratti a una pratica, opportunità o incarico.
Per dettagli su come allegare documenti a pratiche, opportunità o incarichi, consulta la guida del tuo modulo.
Visualizzare e allegare documenti nel Web Client
Allegare documenti a un'attività nel Web Client.
[A] I documenti già allegati all'attività vengono visualizzati qui.
[B] Scegli Allega per aggiungere un altro documento
[C] Usa il pulsante Sfoglia per trovare il documento da allegare. Compila le altre informazioni sul documento.
Cosa succede ai tuoi documenti quando li alleghi agli elementi di InterAction?
Quando alleghi un documento a un elemento, InterAction crea una copia del tuo documento e la posiziona in una posizione designata dall'amministratore di sistema. Da questo momento, non c'è più alcun collegamento tra la copia originale del documento sul tuo computer e la versione in InterAction. Se vuoi apportare modifiche al documento in InterAction, segui le indicazioni riportate in Modificare e sostituire documenti.
Requisiti per il tuo computer
Allegare e visualizzare documenti richiede un componente speciale sul tuo computer per alcune operazioni:
- Allegare un documento a un elemento di InterAction.
- Aprire o salvare il documento.
Il componente non è necessario per visualizzare le proprietà del documento o l'elenco dei documenti su un elemento di InterAction.
Se i componenti di Integrazione Desktop di InterAction sono stati installati sul tuo computer, hai tutto il necessario per lavorare con i documenti.
Se questi componenti non sono installati, il Web Client ti chiederà di installare gli elementi necessari la prima volta che provi ad allegare o aprire un documento. Tuttavia, tieni presente che le impostazioni di sicurezza del tuo computer potrebbero bloccare il download del software. In tal caso, potrebbe essere necessario chiedere all'amministratore di sistema di modificare le impostazioni di sicurezza o di installare direttamente i componenti di Integrazione Desktop per te.
Download automatico dei componenti necessari per lavorare con i documenti
[A] Il primo avviso che segnala che i componenti non sono installati.
[B] Finestra di dialogo di avviso di sicurezza. Scegli Installa per installare i componenti necessari, poi scegli OK al primo avviso.
Le impostazioni di sicurezza Internet del tuo computer potrebbero bloccare la finestra di dialogo di installazione. In questo caso, contatta l'amministratore di sistema per modificare le impostazioni di sicurezza o installare direttamente i componenti di Integrazione Desktop (consigliato).
Allegare un documento a un'attività
Quando alleghi un documento, puoi scegliere qualsiasi documento presente sulla tua rete locale o sul tuo computer. Una volta che il documento è stato aggiunto a InterAction, non c'è più alcun collegamento tra la tua versione originale e quella archiviata in InterAction.
Un'attività può avere un numero illimitato di documenti.
- Aggiungi o modifica un'attività come descritto in Creazione e modifica delle attività.
- Scegli il link Documenti.
- Scegli il link Allega.
- Nella finestra di dialogo Allega documento, scegli Sfoglia e seleziona il file che vuoi allegare.
- Se necessario, modifica il Titolo del documento. Questo campo viene compilato automaticamente con il nome del file. Il titolo viene visualizzato nel Web Client quando consulti l'elenco dei documenti.
- Seleziona il Tipo appropriato. I tipi di documento sono utili per filtrare e cercare i documenti.
- Inserisci una Descrizione per il documento.
- Scegli OK. Il documento viene aggiunto all'elenco dei documenti per l'attività.
- Apporta eventuali altre modifiche all'attività, quindi scegli OK. L'attività viene salvata e il/i documento/i allegato/i vengono aggiunti a InterAction.
Allegare un documento a un contatto
Quando alleghi un documento, puoi scegliere qualsiasi documento presente sulla tua rete locale o sul tuo computer. Una volta che il documento è stato aggiunto a InterAction, non c'è più alcun collegamento tra la tua versione originale e quella archiviata in InterAction.
Puoi allegare documenti direttamente a un contatto. Questo viene solitamente fatto se il documento serve ad arricchire le informazioni del profilo del contatto, ma non è legato a una specifica azione come un'email o una telefonata. Ad esempio, a volte vengono allegati profili di marketing dettagliati ai contatti aziendali.
I documenti associati ad altre azioni (come un documento inviato via email a un cliente o un ordine del giorno di una riunione) sono normalmente inclusi nelle attività (vedi Allegare un documento a un'attività).
Inoltre, un documento può essere allegato solo a un singolo contatto. Se hai bisogno di associare lo stesso documento a più contatti, aggiungi un'attività per i contatti e includi il documento nell'attività.
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Vai al contatto e apri la finestra di dialogo Allega documento.
Puoi farlo da diverse posizioni:
- Visualizza la pagina panoramica del contatto e scegli Azioni > Allega documento.
- Visualizza la pagina Documenti di un contatto e scegli il link Allega.
- Da qualsiasi elenco di contatti, seleziona il contatto e scegli Azioni > Allega documento.
- Nella finestra di dialogo Proprietà documento, scegli Sfoglia e seleziona il file che vuoi allegare.
- Se necessario, modifica il Titolo del documento. Questo campo viene compilato automaticamente con il nome del file. Il titolo viene visualizzato nel Web Client quando consulti l'elenco dei documenti.
- Seleziona il Tipo appropriato. I tipi di documento sono utili per filtrare e cercare i documenti.
- Inserisci una Descrizione per il documento.
- Scegli OK. Il documento viene aggiunto a InterAction.
Visualizzare i documenti di un contatto
La sezione Documenti della pagina panoramica mostra i documenti relativi al contatto. Da qui puoi anche aprire la pagina documenti a schermo intero.
Inoltre, puoi cercare documenti utilizzando diversi criteri. Per dettagli, vedi Ricerca dei documenti.
Quando visualizzi i documenti di un contatto, l'elenco include sia i documenti allegati direttamente al contatto sia quelli allegati ad attività e appuntamenti che includono il contatto.
Ad esempio, potresti aggiungere una nuova attività ai contatti Jane Tarnoff, Telenorth Financial Services ed Edward Roberts e includere il documento Telenorth Contract v.2.doc nell'attività. Questo documento viene visualizzato nella sezione Documenti, insieme ai documenti allegati direttamente al contatto.
La griglia nel Web Client non distingue tra documenti allegati a un'attività e quelli allegati direttamente al contatto. Puoi selezionare un documento e scegliere Visualizza > Attività correlata per quelli che si trovano su un'attività. Inoltre, puoi filtrare la visualizzazione per mostrare solo i documenti che ti servono, in modo simile a quanto avviene per attività e appuntamenti.
Filtrare la visualizzazione dei documenti
- Visualizza la pagina panoramica del contatto o la pagina documenti di un contatto.
- Scegli il link Cambia visualizzazione.
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Seleziona i criteri per i documenti che vuoi visualizzare.
Puoi filtrare i documenti in base a diversi criteri:
- Tipo.
- Riguardo a. Seleziona Elenchi per vedere i documenti allegati ad attività relative a elenchi di lavoro e di marketing. Se la tua organizzazione ha acquistato un modulo correlato, puoi anche includere documenti relativi a pratiche, opportunità o incarichi.
- Intervallo di date. Puoi selezionare un intervallo di date, ad esempio Da 90 giorni fa a 30 giorni dopo. Per dettagli su come il Web Client determina la data di un documento, vedi Qual è la data di un documento?
- Scegli OK. La visualizzazione viene filtrata in base alle tue opzioni.
Qual è la data di un documento?
Poiché i documenti possono essere allegati a diversi elementi di InterAction (attività, contatti, ecc.), la data di un documento varia a seconda di come è stato allegato.
- Per un documento allegato a un'attività, la data è la stessa della data dell'attività. Quindi, se crei un'attività il 1° febbraio 2019 e poi alleghi un documento una settimana dopo (8 febbraio), la data di quel documento sarà comunque il 1° febbraio 2019 (la data dell'attività).
- Per un documento allegato a un appuntamento, la data corrisponde alla Data di inizio dell'appuntamento.
- Per un documento allegato direttamente a un contatto, pratica, opportunità o incarico, la data si basa su quando il documento è stato allegato l'ultima volta. Quindi, se alleghi un documento a un contatto il 1° febbraio 2019, poi modifichi le proprietà del documento e lo rialleghi una settimana dopo (8 febbraio), la data di quel documento diventa l'8 febbraio 2019. Per dettagli sulla sostituzione di un documento, vedi Modifica e sostituzione dei documenti.
Come visualizzare l'attività o l'appuntamento a cui è allegato un documento
L'elenco dei documenti di un contatto include sia i documenti allegati direttamente al contatto sia quelli allegati ad attività e appuntamenti che includono il contatto. In alcuni casi, potresti voler vedere l'attività a cui è allegato il documento. Questo può essere utile per capire il contesto del documento.
- Visualizza la pagina panoramica del contatto o la pagina dei documenti di un contatto.
- Seleziona il documento e scegli Visualizza > Attività correlata oppure Visualizza > Appuntamento correlato.
Aprire o salvare un documento
Puoi aprire un documento da qualsiasi elenco di documenti in InterAction. L'apertura di un documento recupera una copia del file da InterAction. Puoi aprire direttamente il documento oppure salvarne una copia sul tuo computer.
Devi avere a disposizione l'applicazione con cui è stato creato il documento. Ad esempio, per aprire documenti Word archiviati in InterAction, devi avere Microsoft Word (o un'altra applicazione in grado di leggere file Word).
- Da qualsiasi elenco di documenti, seleziona il documento e scegli Visualizza > Documento.
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Quando richiesto, scegli se aprire o salvare il documento.
Per Fai così Aprire direttamente il documento Scegli Apri. Salvare prima una copia del documento sul tuo computer (consigliato). Scegli Salva. Quando richiesto, specifica una posizione per il documento e scegli Salva.
Dopo aver salvato il documento sul tuo computer, puoi aprirlo come qualsiasi altro file.
Salvare o aprire un documento da InterAction equivale a scaricare una copia del documento. Il file originale resta comunque archiviato in una posizione speciale all'interno di InterAction. Le modifiche apportate a una copia salvata sul tuo computer non influenzano la versione presente in InterAction, a meno che tu non scelga di riallegare la versione modificata (vedi Modifica e sostituzione dei documenti).
Modifica e sostituzione dei documenti
Se devi modificare un documento in InterAction, puoi salvarlo sul tuo computer, apportare le modifiche e poi aggiungere la versione aggiornata in InterAction. Ci sono due modi diversi per aggiungere un documento modificato in InterAction.
- Aggiungere il documento come nuovo documento. In questo modo il documento originale resta comunque disponibile.
- Modificare le proprietà del documento e scegliere di sostituire la versione esistente con una nuova versione.
Per dettagli su come salvare un documento sul tuo computer, vedi Aprire o salvare un documento.
Aggiungere il documento aggiornato come nuovo documento
Di solito si usa questo metodo quando si allegano documenti alle attività, poiché le revisioni dei documenti sono spesso legate a un'azione che dovrebbe essere registrata in un'attività.
Ad esempio, Ed Roberts invia un'email alla sua cliente Jane Tarnoff e allega una bozza del contratto. Crea un'attività per questa azione e allega il contratto all'attività (vedi Allegare un documento a un'attività).
Successivamente, deve aggiornare il contratto con alcune modifiche. Apre il contatto di Jane in InterAction e salva una copia del contratto originale sul suo computer. Dopo aver modificato il contratto, invia a Jane una nuova email con la versione aggiornata.
Poiché anche questa seconda email deve essere registrata in InterAction, questo è il modo più rapido e semplice per aggiungere il documento aggiornato in InterAction. Gli altri utenti che vogliono conoscere la cronologia della tua organizzazione con Jane possono vedere sia le comunicazioni sia le diverse versioni del contratto.
Quando usi questo metodo, inserisci informazioni sulla "versione" nei titoli dei documenti. Ad esempio:
- Contratto Telenorth v.1
- Contratto Telenorth v.2
Sostituire un documento esistente con una nuova versione
Questo metodo richiede qualche passaggio in più, ma è utile se vuoi essere sicuro che il documento in InterAction sia sempre l'ultima versione. Questo metodo viene usato più spesso per i documenti allegati direttamente ai contatti o direttamente a pratiche, opportunità o incarichi.
Sostituire un documento esistente è simile ad allegare un nuovo documento a un elemento di InterAction; devi cercare il file da aggiungere.
Per sostituire un documento esistente, procedi così:
- Da qualsiasi elenco di documenti, seleziona il documento e scegli Modifica > Proprietà documento.
- Scegli il pulsante Sfoglia.
- Seleziona la nuova versione del documento e scegli Apri.
- Modifica le altre informazioni nelle proprietà del documento, se necessario. Ad esempio, puoi usare il campo Descrizione per fornire informazioni sulla nuova versione e sul motivo della modifica.
- Scegli OK. La versione aggiornata del documento viene copiata in InterAction e la versione precedente viene rimossa.
Sostituire un documento
Nell'esempio, supponiamo che tu abbia già salvato una copia del Dossier Marketing Telenorth e l'abbia aggiornata con delle modifiche. Ora devi riallegarla al contatto Telenorth.
[A] Seleziona il documento dall'elenco.
[B] Scegli Modifica > Proprietà documento. La finestra Proprietà documento mostra le informazioni esistenti sul documento.
[C] Scegli Sfoglia e seleziona la versione aggiornata del documento da aggiungere.
Questo sostituisce effettivamente il documento esistente. Una volta aggiunta la versione aggiornata in InterAction, la versione precedente viene rimossa. InterAction non tiene traccia delle vecchie versioni dei documenti.
Rimuovere un documento
Se hai i diritti di accesso necessari, puoi rimuovere un documento da un'attività o da un contatto. Per dettagli sui diritti di accesso richiesti, vedi Accesso per modificare ed eliminare attività e documenti.
Non puoi rimuovere un documento allegato a un appuntamento dal Web Client. Se devi modificare i documenti di un appuntamento, modifica l'appuntamento tramite Outlook.
- Da qualsiasi elenco di documenti, seleziona il documento e scegli Azioni > Rimuovi.
- Leggi il messaggio e scegli Sì per continuare a eliminare il documento.
- Quando richiesto di confermare l'eliminazione, scegli Sì.