I contatti che si trovano sia nella tua lista che nella Lista dello Studio possono essere aggiornati da altri utenti della tua organizzazione. Puoi scegliere di esaminare questi aggiornamenti e decidere se vuoi aggiornare i tuoi contatti con le informazioni provenienti dal Contatto dello Studio.
In questo modo hai il controllo sui tuoi contatti, ma allo stesso tempo puoi ricevere informazioni potenzialmente utili dagli altri membri della tua organizzazione.
Puoi scegliere se accettare automaticamente gli aggiornamenti oppure esaminarli caso per caso. Se preferisci non esaminare questi cambiamenti, puoi accettare automaticamente le modifiche provenienti dall’organizzazione. Vedi Impostazioni aggiornamento contatti.
Puoi esaminare tutti gli aggiornamenti dei contatti con modifiche in sospeso in un’unica volta. Ogni volta che hai contatti in questo stato, InterAction mostra un link nell’area Message Center della pagina Home, così come in cima alla pagina I miei contatti. Selezionando questo link si apre la finestra di dialogo Rivedi aggiornamenti dei miei contatti. Puoi scegliere tra le seguenti opzioni:
- Salta la revisione e aggiorna automaticamente i contatti. In questo caso, tutti i tuoi contatti con aggiornamenti in sospeso vengono aggiornati per corrispondere ai Contatti dello Studio. Per dettagli, vedi Accetta automaticamente gli aggiornamenti.
- Accetta automaticamente gli aggiornamenti dei contatti gestiti attivamente dallo Studio ed esamina gli aggiornamenti degli altri contatti. Questo è un buon modo per risparmiare tempo durante la revisione degli aggiornamenti. Per dettagli, vedi Accetta automaticamente gli aggiornamenti dei contatti altamente gestiti.
- Esamina tutti gli aggiornamenti dei contatti. In questo caso, visualizzi gli aggiornamenti per ogni contatto singolarmente. Puoi accettare gli aggiornamenti a livello di singolo campo – ad esempio, puoi accettare un numero di telefono modificato ma rifiutare un indirizzo email cambiato. Per dettagli, vedi Esamina tutti gli aggiornamenti dei contatti.
Puoi anche esaminare gli aggiornamenti di un singolo contatto. Vedi Esamina gli aggiornamenti di un singolo contatto.
Accesso a Rivedi aggiornamenti dei miei contatti
[A] Questo link appare nella pagina Home.
[B] Questo link appare nella pagina I miei contatti.
Seleziona uno di questi link per esaminare gli aggiornamenti dei contatti e decidere quali accettare.
Consigli per la revisione degli aggiornamenti dei tuoi contatti
Ci sono diversi modi per ridurre il tempo necessario a rivedere gli aggiornamenti dei contatti, assicurandoti comunque che i tuoi contatti più importanti siano corretti.
• Quando esamini tutti gli aggiornamenti, scegli l’opzione per accettare automaticamente gli aggiornamenti dei contatti altamente gestiti. Questi sono contatti che la tua organizzazione mantiene attivamente, quindi molto probabilmente i dati nella versione dell’organizzazione saranno aggiornati. Vedi Accetta automaticamente gli aggiornamenti dei contatti altamente gestiti.
• Quando scorri gli aggiornamenti, puoi saltare un contatto e rivederlo più tardi se vuoi. Potresti voler saltare i contatti meno importanti e concentrarti su quelli più rilevanti.
• Per qualsiasi contatto, puoi selezionare l’opzione Accetta automaticamente tutti i futuri aggiornamenti per questo contatto. Quando avrai più fiducia nella qualità dei dati dell’organizzazione per certi contatti, puoi selezionare questa opzione per evitare di doverli rivedere in futuro.
• Non è necessario rivedere tutti i contatti in una sola volta – puoi uscire dal processo di revisione in qualsiasi momento e riprenderlo più tardi.
• Una tecnica utile è rivedere prima gli aggiornamenti dei tuoi contatti più importanti (saltando gli altri), poi scegliere di accettare tutti gli aggiornamenti per i contatti restanti.
Accetta automaticamente gli aggiornamenti
Quando accetti automaticamente tutti gli aggiornamenti, i tuoi contatti vengono aggiornati con le modifiche apportate ai corrispondenti Contatti dello Studio. Ad esempio, se un altro utente ha cambiato il numero di telefono di uno dei contatti, quel numero aggiornato viene copiato anche nella tua versione del contatto.
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Apri la finestra di dialogo Rivedi aggiornamenti dei miei contatti.
Fai una delle seguenti azioni:
- Dalla pagina I miei contatti, scegli il link Rivedi aggiornamenti dei miei contatti.
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Dalla pagina Home, scegli il link Ci sono contatti con aggiornamenti da rivedere.
Se questi link non compaiono, al momento non hai aggiornamenti da rivedere.
- Seleziona Salta la revisione e aggiorna automaticamente i miei contatti.
- Scegli il pulsante OK.
- Dopo che tutti gli aggiornamenti sono stati applicati, viene visualizzato un messaggio di successo. Nella finestra del messaggio, puoi scegliere Sì/No per aggiornare l’impostazione di aggiornamento dei contatti per tutti i contatti appena aggiornati automaticamente. Se scegli Sì, l’impostazione di aggiornamento per questi contatti sarà impostata su ‘Mantieni automaticamente il contatto aggiornato’.
Accetta automaticamente gli aggiornamenti dei contatti altamente gestiti
Per aiutarti a risparmiare tempo, puoi accettare automaticamente gli aggiornamenti per alcuni contatti, continuando comunque a rivedere gli aggiornamenti degli altri contatti nella tua lista. Puoi farlo accettando automaticamente gli aggiornamenti dei contatti altamente gestiti.
Questi sono contatti in raccolte gestite da data steward e “certificati” per contenere dati affidabili. Certificando i contatti in questo modo, la tua organizzazione indica che questi contatti saranno sempre mantenuti aggiornati. Normalmente puoi accettare gli aggiornamenti per questi contatti senza doverli rivedere.
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Apri la finestra di dialogo Rivedi aggiornamenti dei miei contatti.
Fai una delle seguenti azioni:
- Dalla pagina I miei contatti, scegli il link Rivedi aggiornamenti dei miei contatti.
- Dalla pagina Home, scegli il link Ci sono contatti con aggiornamenti da rivedere.
Se questi link non compaiono, al momento non hai aggiornamenti da rivedere.
- Seleziona l’opzione Voglio rivedere gli aggiornamenti dei miei contatti.
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Seleziona l’opzione Sì - Accetta automaticamente gli aggiornamenti di questi contatti altamente gestiti e fammi rivedere gli altri.
Se questa opzione non appare, la tua organizzazione non ha certificato nessuna raccolta di contatti come altamente gestita.
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Ogni raccolta certificata di contatti appare nell’elenco. Seleziona la casella accanto a ciascuna di quelle per cui vuoi saltare gli aggiornamenti.
Nell’esempio, ci sono due raccolte – Top Clienti e Il nostro personale. Se selezioni solo Il nostro personale, succede quanto segue:
- Tutti i contatti con aggiornamenti che fanno parte de Il nostro personale vengono aggiornati automaticamente con le modifiche.
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Tutti i contatti con aggiornamenti che fanno parte di Top Clienti non vengono aggiornati automaticamente. Puoi rivedere questi contatti caso per caso.
- Scegli il pulsante OK. InterAction aggiorna i contatti altamente gestiti e mostra un messaggio di conferma/successo.
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Decidi se vuoi accettare automaticamente anche i futuri aggiornamenti dei contatti altamente gestiti.
- Se ci sono altri contatti con aggiornamenti, dovrai rivederli separatamente. Per dettagli, vedi Esamina tutti gli aggiornamenti dei contatti.
Esamina tutti gli aggiornamenti dei contatti
Quando esamini tutti gli aggiornamenti dei contatti, InterAction mostra una finestra di dialogo per ogni contatto. Tutte le differenze tra il tuo contatto e il Contatto dello Studio vengono mostrate. Puoi accettare o rifiutare gli aggiornamenti a livello di singolo campo – ad esempio, puoi accettare un numero di telefono modificato ma rifiutare un indirizzo email cambiato.
Quando accetti un aggiornamento, la modifica viene copiata nella tua versione del contatto. Quando rifiuti una modifica, il tuo contatto rimane invariato.
Rifiutare una modifica fa sì che la tua versione del contatto e quella dello studio siano diverse. Puoi visualizzare queste differenze in seguito se necessario; vedi Confronto tra i tuoi contatti e quelli dello Studio.
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Apri la finestra di dialogo Rivedi aggiornamenti dei miei contatti.
Fai una delle seguenti azioni:
- Dalla pagina I miei contatti, scegli il link Rivedi aggiornamenti dei miei contatti.
- Dalla pagina Home, scegli il link Ci sono contatti con aggiornamenti da rivedere.
Se questi link non compaiono, al momento non hai aggiornamenti da rivedere.
- Seleziona l’opzione Voglio rivedere gli aggiornamenti dei miei contatti.
- Seleziona l’opzione No - Voglio rivedere tutti gli aggiornamenti.
- Scegli il pulsante OK. InterAction mostra la finestra di dialogo Rivedi aggiornamenti dei miei contatti.
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Rivedi e accetta o rifiuta gli aggiornamenti.
Per Fai così Accettare un aggiornamento Seleziona la casella accanto all’aggiornamento nella colonna Accetta aggiornamento in sospeso. Rifiutare un aggiornamento Deseleziona la casella accanto all’aggiornamento. Accettare automaticamente tutti i futuri aggiornamenti per questo contatto Seleziona la casella Accetta automaticamente tutti i futuri aggiornamenti per questo contatto. Per alcuni contatti, potresti vedere una nota che indica che il contatto viene saltato. In questo caso, non devi fare nulla; InterAction passa al contatto successivo. Per maggiori informazioni, vedi Perché alcuni contatti vengono saltati automaticamente durante la revisione degli aggiornamenti?
- Scegli Salva per applicare gli aggiornamenti al contatto. Se vuoi tornare su questi aggiornamenti più tardi, scegli Salta.
- Ripeti questa procedura per ogni contatto che necessita di revisione.
Revisione degli aggiornamenti per un contatto
[A] Per rifiutare una modifica, deseleziona la casella.
[B] Per accettare una modifica, seleziona la casella.
[C] Scegli Salva per applicare gli aggiornamenti a questo contatto e visualizzare il prossimo contatto da rivedere.
[D] Scegli Salta se non sei sicuro. Il contatto non viene aggiornato – potrai rivedere le modifiche più tardi.
[E] Seleziona questa casella e scegli Vai per aggiornare automaticamente tutti i contatti restanti senza revisione.
[F] Scegli Chiudi per uscire dal processo di revisione senza completarlo. Potrai continuare la revisione in seguito.
Esamina gli aggiornamenti di un singolo contatto
Ogni volta che un singolo contatto ha aggiornamenti da rivedere, InterAction mostra un link Rivedi aggiornamenti dei miei contatti nelle pagine Panoramica e Visualizza contatto. L’icona del contatto viene anche visualizzata in modo diverso in tutte le liste che contengono il contatto ().
Scegli questo link da una qualsiasi di queste posizioni per aprire la finestra di dialogo Rivedi aggiornamenti dei miei contatti per il contatto.
Puoi anche selezionare il contatto nella tua lista I miei contatti e scegliere Azioni > Rivedi aggiornamenti dei miei contatti.
Come sapere quando un contatto ha aggiornamenti
[A] L’icona del contatto indica che ci sono aggiornamenti in sospeso da rivedere.
[B] Il link Rivedi aggiornamenti dei miei contatti appare nella pagina Panoramica.
[C] Il link appare anche in cima alla finestra Visualizza contatto.
Scegli uno di questi link per visualizzare gli aggiornamenti di questo contatto.
Perché alcuni contatti vengono saltati automaticamente durante la revisione degli aggiornamenti?
Quando controlli tutti gli aggiornamenti dei tuoi contatti in una volta sola, potresti vedere un messaggio che indica che l’aggiornamento di un contatto viene saltato automaticamente. Questo può succedere se le informazioni del contatto sono state ripristinate, quindi la tua versione e quella dello studio non sono più diverse.
Questo accade nel seguente scenario:
- Hai un determinato contatto nella tua lista contatti.
- Un altro utente apporta una modifica alla versione dello studio del contatto. La versione dello studio e la tua versione ora sono diverse, quindi il contatto viene segnalato come aggiornato. A questo punto, vedi il messaggio “Ci sono contatti con aggiornamenti da revisionare” nella home page del Web Client.
- Prima che tu abbia la possibilità di controllare gli aggiornamenti del contatto, qualcuno riporta il contatto al valore originale. Ora la tua versione del contatto corrisponde a quella dello studio, ma il contatto è ancora segnalato come aggiornato.
In questo caso, quando controlli gli aggiornamenti dei tuoi contatti, vedrai un messaggio che indica che non ci sono più differenze per quel contatto. Non devi fare nulla in questa finestra di dialogo. InterAction salta automaticamente il contatto e passa al successivo.
Quando hai finito di controllare gli aggiornamenti o se chiudi la finestra di dialogo prima di terminare, InterAction mostra un messaggio che indica il numero di contatti che sono stati saltati.
Questo serve solo a titolo informativo; non è necessario che tu faccia nulla.
Se ci sono molti contatti da saltare, potresti vedere la finestra di dialogo che indica che i contatti vengono saltati ripetutamente per un po’ di tempo. Il nome del contatto e il numero del contatto che stai visualizzando aumentano man mano che questi contatti vengono processati.