- Preparazione delle cartelle per le cartoline di auguri
- Validazione dei contatti collegati alle cartelle delle cartoline di auguri
- Ricerca di contatti duplicati
- Configurazione della Gestione delle Modifiche ai Dati per le cartoline di auguri
- Stampa delle etichette per le cartoline che non richiedono firma
- Identificare i contatti la cui cartolina richiede una firma
- Stampa delle etichette per le cartoline con una firma
- Identificare i contatti la cui cartolina richiede almeno due firme
- Stampa delle etichette per le cartoline che richiedono almeno due firme
- Gestione delle cartoline di auguri da parte di sponsor che hanno lasciato l'organizzazione
- Verifica delle firme sulle cartoline e spedizione
- Registrazione delle attività per tutti i contatti che hanno ricevuto una cartolina
Preparazione delle cartelle per le cartoline di auguri
Il reparto Marketing dovrebbe creare due cartelle come Liste di Marketing per le cartoline di auguri:
- Cartoline di auguri - Senza firma per i contatti che riceveranno una cartolina di auguri senza firma
- Cartoline di auguri - Firmate dagli sponsor per i contatti che riceveranno una cartolina di auguri firmata da uno o più sponsor
InterAction fornisce di default una cartella Holiday Card. Questa cartella è configurata come lista di marketing con sponsorizzazione. Può essere utilizzata per parte di questo processo, anche se potresti volerla rinominare.
Queste cartelle dovrebbero essere create all'inizio dell'anno, così da poter aggiungere nuovi clienti e altri contatti idonei durante tutto l'anno.
Nuova lista di marketing:
Facoltativamente, puoi “spingere” una lista di marketing tra le liste più usate dagli utenti del Web Client tramite il Windows Client. Per farlo, imposta i campi Frequentemente usato da sugli utenti o gruppi appropriati.
Al momento non sono necessarie impostazioni di Gestione delle Modifiche ai Dati. Dopo la validazione dei contatti, imposterai il campo Azione richiesta aggiunta su Revisione. Vedi Configurazione della Gestione delle Modifiche ai Dati per le cartoline di auguri.
Informa gli utenti che le liste di marketing sono state create e spiega come verranno utilizzate. Comunica che ora è possibile aggiungere i contatti idonei alle liste. Dovrebbe essere fissata una scadenza entro cui tutti i contatti devono essere aggiunti.
Validazione dei contatti collegati alle cartelle delle cartoline di auguri
Prima di preparare la spedizione, è necessario validare i contatti collegati alle cartelle delle cartoline di auguri. Questo processo prevede l'esecuzione di diverse ricerche per assicurarsi che i dati dei contatti siano completi e che i contatti collegati alle cartelle siano effettivamente destinatari delle spedizioni.
Consulta Ricerche per le istruzioni su come impostare ciascuna di queste ricerche.
- Esegui la ricerca salvata Liste di spedizione - Destinatari senza indirizzo. Se vengono trovati contatti, avvisa lo/gli sponsor che il contatto non potrà ricevere la cartolina a meno che non venga fornito un indirizzo valido. Elimina il contatto dalla lista di marketing delle cartoline di auguri se non è disponibile un indirizzo.
- Esegui la ricerca salvata Liste di marketing - Contatti deceduti. Elimina eventuali contatti trovati dalla cartella delle cartoline di auguri. Se vengono trovati contatti, avvisa lo/gli sponsor che il destinatario è deceduto.
- Esegui la ricerca salvata Liste di spedizione - Destinatari che non desiderano ricevere posta di marketing. Se vengono trovati contatti, avvisa lo/gli sponsor che il destinatario ha richiesto di non ricevere comunicazioni dalla tua organizzazione. La politica sulle comunicazioni di marketing può variare da organizzazione a organizzazione e le cartoline di auguri potrebbero non essere considerate “posta di marketing”. Se la politica prevede che le cartoline di auguri rientrino in questa categoria, elimina il contatto dalla lista di marketing delle cartoline di auguri.
Ricerca di contatti duplicati
Esegui una ricerca per trovare eventuali contatti collegati a entrambe le cartelle ed elimina i duplicati trovati nella cartella Cartoline di auguri - Senza firma.
- Esegui la ricerca salvata Contatti collegati a entrambe le cartelle delle cartoline di auguri (vedi Contatti collegati a entrambe le cartelle delle cartoline di auguri per le istruzioni su come impostare questa ricerca).
- Se vengono trovati contatti, eliminali dalla cartella Cartoline di auguri - Senza firma, poiché il professionista che li ha aggiunti voleva solo assicurarsi che ricevessero una cartolina, ma non era interessato a firmarla. Lascia il contatto nella cartella Cartoline di auguri - Firmate dagli sponsor per garantire che gli sponsor possano firmare la cartolina.
Configurazione della Gestione delle Modifiche ai Dati per le cartoline di auguri
Dopo la validazione dei contatti, configura la Gestione delle Modifiche ai Dati per revisionare eventuali nuovi contatti aggiunti alle cartelle delle cartoline di auguri.
Per dettagli su questo processo, consulta l’argomento “Impostazioni della Gestione delle Modifiche ai Dati” nella Guida per Data Steward e utenti Marketing di InterAction.
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Imposta Azione richiesta aggiunta su Revisione.
Se un utente aggiunge nuovi contatti a una delle liste, verrà inviato un ticket di Gestione delle Modifiche ai Dati al data steward responsabile delle spedizioni delle cartoline di auguri.
- Il data steward responsabile deve controllare regolarmente la casella di posta della Gestione delle Modifiche ai Dati per i contatti aggiunti a una delle liste.
- Approva i ticket dopo che le etichette sono state stampate.
Configurazione della Gestione delle Modifiche ai Dati:
Stampa delle etichette per le cartoline che non richiedono firma
Stampa le etichette per le cartoline che non richiedono firma. Prepara e spedisci le cartoline.
- Apri la cartella Cartoline di auguri - Senza firma.
- Stampa le etichette per tutti i contatti nella cartella. Le etichette dovrebbero essere ordinate per nome del contatto.
Identificare i contatti la cui cartolina richiede una firma
Esegui la ricerca Cartoline di auguri che richiedono una firma per identificare i contatti con un solo sponsor. Consulta Cartoline di auguri che richiedono una firma per le istruzioni su come impostare questa ricerca.
- Esegui la ricerca salvata Cartoline di auguri che richiedono una firma.
- Seleziona Strumenti > Report.
- Seleziona e stampa il report Contatti per sponsor.
Seleziona il report Contatti per sponsor:
Stampa delle etichette per le cartoline con una firma
Prepara le cartoline e le buste etichettate, quindi distribuisci il report Contatti per sponsor e le cartoline corrispondenti agli sponsor appropriati.
- Con i risultati della ricerca Cartoline di auguri che richiedono una firma ancora visualizzati, seleziona Servizi > Esportazione automatica.
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Seleziona il modello di stampa unione Etichette di spedizione ordinate per sponsor principale (vedi Etichette di spedizione ordinate per sponsor principale). Assicurati che sia selezionato Tutti i contatti nella cartella corrente.
Questa stampa unione si interrompe prima di completare la fusione, consentendo di ordinare i record per il campo aggiuntivo Sponsor principale.
- Una volta stampate le etichette, abbinale al report Contatti per sponsor, separando etichette e pagine del report per sponsor. Applica le etichette alle buste, inserisci le cartoline e consegna le cartoline allo sponsor appropriato per la firma. I dipendenti dovranno restituire le cartoline firmate al reparto Marketing.
Identificare i contatti la cui cartolina richiede almeno due firme
Esegui la ricerca Cartoline di auguri che richiedono due o più firme per identificare i contatti con almeno due sponsor. Consulta Cartoline di auguri che richiedono due o più firme per le istruzioni su come impostare questa ricerca.
- Esegui la ricerca salvata Cartoline di auguri che richiedono due o più firme.
- Seleziona Strumenti > Report.
- Seleziona e stampa il report Contatti per sponsor.
Stampa delle etichette per le cartoline che richiedono almeno due firme
Prepara le cartoline e le buste etichettate, quindi distribuisci il report Contatti per sponsor e le cartoline corrispondenti agli sponsor appropriati.
- Con i risultati della ricerca Cartoline di auguri che richiedono due o più firme ancora visualizzati, seleziona Servizi > Esportazione automatica.
-
Seleziona il modello di stampa unione Etichette di spedizione ordinate per sponsor principale e stampa le etichette. Consulta Etichette di spedizione ordinate per sponsor principale per le istruzioni su come impostare questo modello. Assicurati che sia selezionato Tutti i contatti nella cartella corrente.
Questa stampa unione si interrompe prima di completare la fusione, consentendo di ordinare i record per il campo aggiuntivo Sponsor principale.
- Una volta stampate le etichette, abbinale al report Contatti per sponsor, separando etichette e pagine del report per sponsor. Applica le etichette alle buste, inserisci le cartoline e consegna le cartoline agli sponsor appropriati per la firma. I dipendenti dovranno firmare ogni cartolina, depennare il proprio nome dalla lista di distribuzione e passare la cartolina alla persona successiva. L'ultimo a firmare dovrà restituire la cartolina al reparto Marketing.
Gestione delle cartoline di auguri da parte di sponsor che hanno lasciato l'organizzazione
Durante l'anno, alcuni utenti potrebbero aver aggiunto contatti alle cartelle delle cartoline di auguri e ora questi utenti hanno lasciato l'organizzazione. Dovrai decidere cosa fare con le loro liste.
Puoi gestire in modo proattivo gli utenti che hanno lasciato l'organizzazione cercando tutti i contatti da loro sponsorizzati subito dopo la loro uscita. Per dettagli, consulta il documento di best practice Dipendente lascia l'organizzazione sul sito del Supporto InterAction.
Quando separi il report Contatti per sponsor per sponsor, potresti trovarti con due tipi di liste: cartoline di auguri in cui l'ex dipendente era l'unico sponsor e cartoline in cui era lo sponsor principale ma ci sono altri sponsor che vogliono firmare la cartolina.
- Per le cartoline in cui l'ex dipendente era l'unico sponsor, decidi chi dovrà revisionare la lista e/o firmare le cartoline. Distribuisci secondo necessità.
- Per le cartoline in cui ci sono altri sponsor, depenna il nome dell'ex dipendente dalla lista e fai firmare le cartoline agli altri sponsor presenti.
Verifica delle firme sulle cartoline e spedizione
Quando le cartoline vengono restituite dopo il giro delle firme, assicurati che ciascuna abbia il numero corretto di firme. Sigilla le buste e spedisci le cartoline.
Registrazione delle attività per tutti i contatti che hanno ricevuto una cartolina
Le attività compaiono negli Avvisi degli utenti in Outlook e in InterAction Web Client, avvisando così l’utente finale del punto di contatto con il contatto. Inoltre, le attività vengono memorizzate nella scheda aziendale associata al contatto e forniscono una ricca cronologia delle interazioni con l’intera azienda.
- Per ognuna delle cartelle delle cartoline di auguri, seleziona tutti i contatti e scegli Contrassegna > Aggiungi attività.
- Aggiungi un’attività globale di tipo Invio marketing e inserisci Cartolina di auguri (anno) inviata da [Organizzazione] nel riepilogo dell’attività.