La fréquence à laquelle vous synchronisez Outlook et InterAction varie en fonction du nombre d'utilisateurs, de contacts et de rendez-vous que vous avez, de la vitesse de vos réseaux et, dans une certaine mesure, de la façon dont vous configurez vos processus pour la synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction.
Selon l'environnement Exchange de votre organisation, vous devriez configurer différemment votre synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction.
Pour plus d'informations, consultez les sections suivantes :
- Choisir une Synchronisation Express ou Complète
- Sélectionner les Serveurs Exchange pour Chaque Synchronisation Planifiée
- Planifier la Synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction en Coordination avec la Synchronisation des Contacts Utilisateur à Entreprise
- Utiliser des Groupes de Serveurs
- Comment Configurer les Différents Paramètres pour Mes Environnements de Serveurs Exchange Multiples ?
- Gérer les Informations de Dernière Synchronisation
Que Dois-je Synchroniser ?
Lors de la configuration de vos paramètres de synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction, vous pouvez spécifier si vous souhaitez exécuter la synchronisation des contacts et du calendrier ensemble ou séparément. Si vous décidez de les exécuter séparément, vous devez créer des processus planifiés individuels pour chacun.
Choisir une Synchronisation Express ou Complète
La synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction propose deux modes que vous pouvez choisir lors de la configuration de la synchronisation.
Mode Express
Le mode express détecte simplement le nombre de modifications effectuées dans Outlook et la liste de contacts utilisateur dans InterAction pour la synchronisation des contacts. Lors du traitement de chaque liste de contacts utilisateur ou élément de calendrier, si une modification ou un ajout est trouvé, le processus passe en mode de synchronisation complète pour la collection de contacts ou le calendrier de cet utilisateur et synchronise toutes les modifications, ajouts ou suppressions. Le processus revient ensuite en mode express jusqu'à ce qu'il trouve une autre liste de contacts utilisateur ou un calendrier qui a une modification.
Ce mode est plus rapide qu'une synchronisation complète car il ne fait une comparaison contact par contact et calendrier par calendrier que si une modification est détectée. Utilisez ce mode pour synchroniser les contacts et les éléments de calendrier des utilisateurs tout au long de la journée.
Si seules des suppressions ou des modifications hors ligne sont effectuées dans le dossier Contacts d'un utilisateur dans Outlook, ces modifications ne sont pas reconnues et le processus ne passe pas en mode complet. Cependant, si d'autres ajouts ou modifications sont effectués dans Outlook ou InterAction (pour la synchronisation des contacts), le processus bascule. Pour cette raison, il est recommandé d'exécuter une synchronisation en mode complet une fois par jour.
Mode Complet
Le mode complet lit le dossier Contacts et le Calendrier de chaque utilisateur dans Outlook ainsi que sa liste de contacts et ses rendez-vous dans InterAction, en comparant les deux. Ce mode compare chaque contact et rendez-vous, un par un, à la recherche de différences.
Ce mode est plus lent que la synchronisation express, mais il garantit que les deux collections et calendriers sont identiques. Exécutez ce mode une fois par jour, de préférence en dehors des heures de bureau.
Sélectionner les Serveurs Exchange pour Chaque Synchronisation Planifiée
Selon la façon dont votre organisation a configuré vos serveurs Exchange, choisissez une méthode différente pour configurer votre synchronisation entre Outlook et InterAction.
Votre Organisation a un Serveur Exchange ou Tous Vos Serveurs Exchange sont au Même Endroit Central
Sur un poste de travail, installez InterAction Administrator - y compris la synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction
Ce poste de travail doit avoir la connexion la plus rapide possible à votre serveur Exchange. Ce poste de travail doit également pouvoir se connecter à la base de données InterAction via votre réseau.
Lorsque vous planifiez un processus pour la synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction, vous n'avez besoin de planifier qu'un seul processus pour synchroniser tous les serveurs Exchange.
Votre Organisation a Plusieurs Serveurs Exchange Répartis dans les Bureaux de Votre Organisation (Pas sur le Même Réseau Local)
Si votre organisation a plusieurs serveurs Exchange qui ne sont pas sur le même réseau local, votre configuration de la synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction nécessite plus d'étapes.
Pour chaque bureau qui a un serveur Exchange, configurez un poste de travail Process Manager avec les composants suivants :
- InterAction Administrator - y compris la synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction
- Microsoft Outlook
Vous n'avez pas besoin de configurer un poste de travail de synchronisation séparé pour chaque serveur Exchange, cependant, vous devrez peut-être en configurer un pour chaque emplacement avec un serveur Exchange. Par exemple, si vous avez deux serveurs Exchange à Londres et un à Chicago, vous pourriez configurer un poste de travail Process Manager à Londres et un à Chicago.
Chaque poste de travail doit avoir la connexion la plus rapide possible à vos serveurs Exchange pour améliorer les performances. Pour cette raison, vous devriez configurer un poste de travail pour exécuter la synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction depuis chaque bureau contenant un serveur Exchange.
Au lieu de créer un seul calendrier pour la synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction qui s'exécute depuis un poste de travail et synchronise tous les serveurs Exchange, vous devez planifier un processus pour la synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction à exécuter depuis chacun des postes de travail que vous avez configurés et ne synchroniser qu'un seul serveur Exchange avec InterAction.
Par exemple, supposons que vous ayez quatre serveurs Exchange - un à Los Angeles, un à New York et deux dans votre bureau de Londres. Vous configurez trois postes de travail pour exécuter la synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction
- un dans chaque bureau. Vous devez définir quatre processus pour la synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction - un pour chaque serveur Exchange. Ceux-ci seraient les suivants :
- Poste de travail de New York - synchroniser le serveur Exchange de New York avec InterAction
- Poste de travail de Los Angeles - synchroniser le serveur Exchange de Los Angeles avec InterAction
- Poste de travail de Londres - synchroniser le premier serveur Exchange de Londres avec InterAction
- Poste de travail de Londres - synchroniser le deuxième serveur Exchange de Londres avec InterAction
Vous pouvez planifier ces processus pour qu'ils se produisent en même temps ou vous pouvez échelonner les processus pour qu'ils se produisent à des moments différents. Avoir plusieurs processus de synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction en cours d'exécution en même temps peut affecter les performances d'Outlook pour vos utilisateurs.
Pour plus d'informations sur la configuration de la synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction dans un environnement de serveurs Exchange multiples comme celui-ci, consultez Comment Configurer les Différents Paramètres pour Mes Environnements de Serveurs Exchange Multiples ?
Planifier la Synchronisation de Microsoft Outlook à InterAction en Coordination avec la Synchronisation des Contacts Utilisateur à Entreprise
Lorsque vous planifiez des synchronisations, vous devriez planifier les éléments suivants :
Processus de Synchronisation à Planifier
| Processus | Paramètres | Raison |
| Synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction | Mode de synchronisation : Complet Purger les anciens fichiers journaux après 14 jours | Exécuter le mode complet une fois par jour. |
| Synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction (contacts uniquement) | Mode de synchronisation : Express Purger les anciens fichiers journaux après 14 jours | Étape 1 sur 4 : Importer les modifications des contacts Outlook. |
| Synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise | Purger les anciens fichiers journaux après 14 jours | Étape 2 sur 4 : Transférer les modifications d'Outlook des Contacts utilisateur vers les Contacts entreprise |
| Synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise | Purger les anciens fichiers journaux après 14 jours | Étape 3 sur 4 : Transférer les modifications ci-dessus des Contacts entreprise vers les Contacts utilisateur connectés d'autres utilisateurs |
| Synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction (contacts et éléments de calendrier) | Mode de synchronisation : Express Purger les anciens fichiers journaux après 14 jours | Étape 4 sur 4 : Pousser les modifications des Contacts utilisateur ci-dessus vers les contacts Outlook d'autres utilisateurs en temps opportun |
Les quatre dernières entrées doivent être programmées à une à cinq minutes d'intervalle tout au long de la journée. En fonction des performances de votre matériel et de votre environnement réseau, vous pouvez programmer ce cycle pour qu'il s'exécute toutes les 15 minutes à toutes les quatre heures ou plus.
Remarque : Comment configurer les différents paramètres pour mes environnements de serveurs Exchange multiples ?
Tout d'abord, si vous avez plusieurs serveurs, déterminez si vous devez programmer des processus distincts pour chaque serveur Exchange ou si vous pouvez programmer un processus pour synchroniser tous les serveurs. Essentiellement, si vous avez des serveurs Exchange répartis dans plusieurs bureaux de votre organisation, vous devriez probablement programmer des processus distincts pour chaque serveur Exchange. Pour plus de détails, voir Sélectionner les serveurs Exchange pour chaque synchronisation programmée.
Si vous décidez de programmer des processus distincts pour chaque serveur Exchange, alors, pour chaque serveur Exchange, programmez deux versions du processus de synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction local à ce bureau - une version s'exécute en mode Express et est programmée pour s'exécuter tout au long de la journée à des intervalles réguliers. Par exemple, vous pouvez choisir d'exécuter la synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction en mode Express toutes les deux heures. L'autre version s'exécute en mode Complet et est programmée pour s'exécuter une fois, de préférence en dehors des heures de travail et doit être programmée localement à ce bureau.
Enfin, programmez la synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise pour s'exécuter après la synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction. Dans des environnements de serveurs Exchange multiples où les serveurs sont répartis (au lieu d'être situés dans le même bureau), cela peut ne pas être possible. Dans cette situation, vous pouvez choisir d'exécuter la synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction toutes les deux heures, à partir de 8h00 et d'exécuter la synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise toutes les deux heures, à partir de 8h30.
Si les deux processus se retrouvent à s'exécuter en même temps (par exemple, la synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise a commencé avant que la synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction ne soit terminée), la liste de contacts d'un utilisateur peut ne pas être synchronisée avec la Firm List pendant cette synchronisation programmée car elle est actuellement en cours de synchronisation avec Outlook. Lors de la prochaine synchronisation programmée, la liste de contacts de l'utilisateur est correctement synchronisée. Aucune erreur ne se produit si les deux processus s'exécutent en même temps. Cependant, vous ne devriez pas programmer intentionnellement vos processus pour s'exécuter en même temps.
Plusieurs processus peuvent uniquement s'exécuter en même temps s'ils sont programmés sur différentes stations de travail du gestionnaire de processus. Si les processus sont programmés sur la même station de travail et que l'un est programmé pour démarrer avant que le processus précédent ne soit terminé, il est ajouté à la file d'attente des processus et est initié immédiatement après la fin du processus précédent.
Utilisation des groupes de serveurs
Vous pouvez utiliser des groupes de serveurs lors de la programmation du processus de synchronisation d'Outlook vers InterAction. Les groupes de serveurs sont des lots de listes de contacts utilisateur que vous définissez dans InterAction Administrator. En créant des groupes de serveurs, vous avez plus de flexibilité dans le choix des listes de contacts à synchroniser.
Par exemple, vous pouvez créer des groupes de serveurs comme les suivants :
- Un groupe de serveurs qui inclut uniquement de nouvelles listes de contacts utilisateur à synchroniser
- Des groupes séparés pour les utilisateurs de vos bureaux de New York et de Londres
- Un groupe dédié à des fins de dépannage
Quelle que soit la raison de la création de groupes de serveurs, il n'y a pas de limite au nombre d'utilisateurs que vous pouvez inclure dans un groupe ou au nombre de groupes que vous pouvez créer. Cependant, lors de la configuration d'un processus de synchronisation d'Outlook vers InterAction, vous pouvez spécifier jusqu'à cinq groupes de serveurs à synchroniser.
En spécifiant des groupes de serveurs, vous ne synchronisez que les listes de contacts utilisateur incluses dans ces groupes. Le processus de synchronisation d'Outlook vers InterAction ne synchronise que les listes de contacts utilisateur incluses dans les groupes de serveurs de Chicago et de New York.
Attribuer des utilisateurs à des groupes de serveurs
Utilisez l'entité Liste de Contacts Utilisateur dans InterAction Administrator pour attribuer des listes de contacts utilisateur à des groupes de serveurs. Cette option vous permet de marquer d'abord un ensemble d'utilisateurs afin d'ajouter plusieurs listes de contacts utilisateur à un groupe de serveurs en une seule fois.
Alternativement, vous pouvez attribuer des listes de contacts utilisateur à des groupes de serveurs individuellement en choisissant Modifier dans la boîte de dialogue Gérer la Liste de Contacts Utilisateur, puis en spécifiant un Nom de Groupe de Serveurs dans l'onglet Synchronisation.
Pour attribuer un ensemble de listes de contacts utilisateur à un groupe de serveurs :
- Connectez-vous à InterAction Administrator.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Liste de Contacts Utilisateur.
- Dans la boîte de dialogue Gérer la Liste de Contacts Utilisateur, marquez les listes de contacts utilisateur à ajouter à un groupe de serveurs.
- Sous Appliquer le Paramètre aux Listes Marquées, choisissez Définir le Nom du Groupe de Serveurs dans l'Action dans la liste déroulante.
-
Dans le champ Nom du Groupe de Serveurs, choisissez le groupe de serveurs dans la liste déroulante ou tapez un nouveau groupe de serveurs.
Les groupes de serveurs disponibles dans les listes déroulantes sont tous les groupes de serveurs actuellement attribués aux listes de contacts utilisateur. Vous ne maintenez pas une liste de groupes de serveurs.
- Choisissez Appliquer.
- Lorsque vous avez terminé, choisissez Fermer.
Gérer les Listes de Contacts Utilisateur - Définir les Groupes d'Utilisateurs
- A) Marquez les listes de contacts utilisateur à ajouter à un groupe de serveurs.
- B) Choisissez Définir le Nom du Groupe de Serveurs dans la liste déroulante Action.
- C) Tapez ou choisissez un nom de groupe de serveurs. Les groupes de serveurs disponibles dans les listes déroulantes sont tous les groupes de serveurs actuellement attribués aux listes de contacts utilisateur. (Vous ne maintenez pas une liste de groupes de serveurs.)
- D) Choisissez Appliquer.
- E) Le groupe de serveurs de chaque liste de contacts utilisateur s'affiche dans la colonne Groupe de Serveurs.
Gérer les Informations de Dernière Synchronisation
Lorsque vous synchronisez Outlook avec InterAction pour la première fois, un dossier est ajouté à la boîte aux lettres Outlook de chaque utilisateur. Ce dossier contient un élément de note qui identifie la dernière fois que les contacts Outlook ont été synchronisés avec les contacts InterAction et la dernière fois que les éléments de calendrier Outlook ont été synchronisés avec InterAction.
Dans la note, un champ caché contient un horodatage de la dernière exécution de la synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction. Cet horodatage est comparé à la dernière date de synchronisation stockée dans la base de données InterAction. Si les deux dates ne correspondent pas, la synchronisation n'a pas lieu pour garantir qu'aucune information ne soit perdue. Pour plus d'informations, voir Récupération après sinistre pour la synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction.