Prima di poter sincronizzare il Calendario di Outlook con InterAction, devi attivare l'opzione appuntamenti nell'InterAction Administrator. Questo mostra le opzioni di configurazione nelle finestre di dialogo utilizzate per configurare gli appuntamenti.
Per ulteriori informazioni sulla configurazione degli appuntamenti in InterAction, consulta le seguenti sezioni:
- Abilitare la sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction per gli elementi del calendario
- Rendere disponibili i tipi di attività per gli elementi del calendario
- Abilitare la sincronizzazione del calendario
- Specificare le impostazioni degli appuntamenti
Abilitare la sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction per gli elementi del calendario
In InterAction Administrator, puoi abilitare gli appuntamenti in InterAction. A differenza dei contatti utente, tuttavia, gli appuntamenti non possono essere abilitati per singoli account utente. Inoltre, una volta abilitati gli appuntamenti in InterAction, non possono essere disabilitati. L'opzione diventa automaticamente inattiva. Nota però che, se la lista contatti di un utente non è impostata per la sincronizzazione, anche l'utente non potrà sincronizzare gli elementi del calendario.
La sincronizzazione del calendario è unidirezionale da Outlook a InterAction. Aggiungendo le informazioni sugli appuntamenti in InterAction, gli utenti possono facilmente visualizzare gli appuntamenti in base a una determinata azienda o contatto, rivedere le riunioni passate e pianificare quelle future.
Quando crei un processo pianificato, devi anche specificare di sincronizzare gli elementi del calendario. Vedi Pianificazione della sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction.
Abilitare la sincronizzazione del calendario
Prima di abilitare la sincronizzazione del calendario, deve essere abilitata anche la sincronizzazione con le liste contatti degli utenti. Vedi Abilitare la sincronizzazione tra Microsoft Outlook e InterAction per le liste contatti degli utenti.
- Accedi a InterAction Administrator.
- Nell'elenco delle entità della finestra principale, fai doppio clic su Attività, Appuntamenti e Riferimenti a Documenti.
- Scegli Impostazioni.
- In Impostazioni appuntamenti, seleziona la casella Visualizza appuntamenti in InterAction....
- Specifica per quanto tempo gli elementi del calendario datati nel passato continuano a sincronizzarsi con Outlook. Una volta che un appuntamento si è verificato (è nel passato), diventa un'attività in InterAction. La sincronizzazione continua per il tempo specificato. Ad esempio, eventuali note aggiunte all'elemento del calendario in Outlook dopo la riunione verranno aggiunte all'attività di InterAction tramite la sincronizzazione.
- Decidi se inviare un messaggio email all'organizzatore dell'appuntamento in caso di problemi di sincronizzazione. Vedi Cosa sono i problemi di sincronizzazione? per ulteriori informazioni. Puoi anche specificare l'indirizzo email dal quale viene inviato il messaggio. Se è presente un valore specificato nella scheda Configurazione > Messaggistica, quel valore viene visualizzato qui.
Rendere disponibili i tipi di attività per gli elementi del calendario
Per informazioni su come creare e modificare i tipi di attività, consulta la guida Configurazione di InterAction.
- Accedi a InterAction Administrator.
- Nell'elenco delle entità della finestra principale, fai doppio clic su Attività, Appuntamenti e Riferimenti a Documenti.
- Seleziona il pulsante Tipi.
- Evidenzia un tipo di attività esistente e scegli Modifica oppure crea un nuovo tipo di attività scegliendo Nuovo.
- Seleziona Rendi questo tipo di attività disponibile per gli elementi del calendario.
Quando aggiungi riunioni e appuntamenti a InterAction da Outlook, sono disponibili solo i tipi con questa casella selezionata.
Specificare le impostazioni degli appuntamenti
- Accedi a InterAction Administrator.
- Dall'elenco delle entità della finestra principale, scegli Attività, Appuntamenti e Riferimenti a Documenti.
- Scegli il pulsante Impostazioni.
- Rivedi le impostazioni degli appuntamenti e modificale secondo necessità:
Impostazioni appuntamenti
| Campo | Descrizione |
| Valore predefinito "Chi può vedere questo" per attività/appuntamenti |
Questo valore determina il valore predefinito per questo campo quando si aggiunge un appuntamento a InterAction da Outlook. Le opzioni sono:
|
| Tipo predefinito, a meno che non sia specificato in Outlook, quando si crea un'attività |
Questo valore determina il tipo di appuntamento predefinito quando si crea un appuntamento in Outlook. Le opzioni sono:
|
| Aggiungi automaticamente anche l'azienda associata a ciascuna persona | Quando questa opzione è selezionata, tutte le aziende associate in InterAction sono incluse come contatti nell'appuntamento. |
| Aggiungi solo i contatti selezionati dall'utente | Quando questa opzione è selezionata, solo i contatti aggiunti all'appuntamento sono inclusi in InterAction. Le aziende associate alle persone non sono incluse. |
| Aggiungi tutte le persone presenti nell'elemento di Outlook all'attività/appuntamento | Quando questa opzione è selezionata, tutti i contatti aggiunti all'appuntamento sono inclusi in InterAction. |
| Escludi il nostro personale e i nostri consulenti dall'attività/appuntamento | Quando questa opzione è selezionata, tutti i contatti presenti nell'elemento che si trovano anche nella cartella Il nostro personale e I nostri consulenti vengono esclusi dall'appuntamento. |
| Quando visualizzi un elenco, mostra solo una riga per un'attività/appuntamento se il numero di contatti supera: | Questo campo ti permette di specificare la soglia oltre la quale un'attività o appuntamento con più contatti viene visualizzato in una sola riga. Questo influisce principalmente sull'elenco degli avvisi nel Web Client. |
| Visualizza la casella di controllo per rendere l'attività/appuntamento disponibile ai contatti esterni. | Quando questa casella è selezionata, la casella Rendi disponibile ai contatti esterni è disponibile nel Windows Client e nel Web Client di InterAction quando si creano nuove attività. |
| Etichetta: Rendi disponibile a | Inserisci il testo che vuoi venga visualizzato sulla casella di controllo. |
| Visualizza "Appuntamenti" in InterAction e consenti la configurazione della sincronizzazione con gli elementi del Calendario di Outlook | Seleziona questa opzione per abilitare la sincronizzazione del calendario. Nota che si tratta di una sincronizzazione unidirezionale da Outlook a InterAction. |
| Sincronizza gli elementi del Calendario di Outlook datati nel passato per: | Specifica per quanto tempo un appuntamento datato nel passato in InterAction (attività in sincronizzazione) continua a sincronizzarsi con l'elemento del calendario di Outlook corrispondente. |
| Se si verificano problemi di sincronizzazione, avvisa l'organizzatore dell'appuntamento tramite e-mail |
Seleziona questa opzione per inviare un'email alla persona che ha aggiunto l'appuntamento in InterAction se un contatto dell'appuntamento non può essere risolto o se un allegato documento viene escluso dall'appuntamento. Vedi Cosa sono i problemi di sincronizzazione? per ulteriori informazioni. |
| Invia il messaggio e-mail da: |
Specifica l'indirizzo email che appare nella riga Da dell'email generata a causa di problemi di sincronizzazione. Se è presente un valore specificato nella scheda Configurazione > Messaggistica, quel valore viene visualizzato qui come predefinito. |
| Registra automaticamente gli appuntamenti quando... |
Per InterAction per Microsoft Outlook, questa impostazione ti permette di selezionare quali tipi di contatto almeno uno dei partecipanti all'appuntamento deve avere per attivare la registrazione automatica dell'appuntamento in InterAction. Vedi Configurare InterAction per Microsoft Outlook per registrare automaticamente gli appuntamenti per ulteriori informazioni. |
| Seleziona i gruppi di tipi di attività visualizzati... |
Per InterAction per Microsoft Outlook, questa impostazione ti permette di scegliere i tipi di attività che vengono visualizzati in Interactions e Riunioni in programma. Vedi Selezionare i gruppi di tipi di attività per Interactions e Riunioni in programma per ulteriori informazioni. |
Cosa sono i problemi di sincronizzazione?
Puoi configurare InterAction per inviare un'email all'organizzatore dell'appuntamento se si verifica un problema di sincronizzazione sull'appuntamento. Per farlo, seleziona il campo Se si verificano problemi di sincronizzazione, avvisa l'organizzatore dell'appuntamento tramite e-mail nelle Impostazioni di Attività, Appuntamenti e Riferimenti a Documenti in InterAction Administrator.
I problemi di sincronizzazione includono i seguenti casi:
- Il processo di sincronizzazione non riesce a trovare una corrispondenza esatta tra un contatto dell'appuntamento e un contatto in InterAction. Questo può accadere se il contatto non viene trovato in InterAction o se vengono trovate più corrispondenze.
- Un appuntamento in sincronizzazione viene modificato per diventare ricorrente. In questo caso, la sincronizzazione viene interrotta, l'appuntamento viene eliminato da InterAction e viene inviata l'email di avviso.
- Un allegato documento viene escluso dall'appuntamento (se i documenti sono abilitati in InterAction Administrator). Un allegato documento viene escluso dall'appuntamento se il tipo di file è presente nell'elenco di esclusione dei documenti. L'amministratore può impostare un elenco di esclusione dei documenti per impedire che determinati tipi di file vengano inclusi in InterAction.
Per ulteriori informazioni sull'esclusione dei documenti o sul collegamento dei documenti, consulta la Guida alla configurazione di InterAction.