Avant de pouvoir synchroniser le calendrier Outlook avec InterAction, vous devez activer l'option des rendez-vous dans l'InterAction Administrator. Cela affiche les options de configuration dans les boîtes de dialogue utilisées pour configurer les rendez-vous.
Pour plus d'informations sur la configuration des rendez-vous InterAction, consultez les sections suivantes :
- Activer la synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction pour les éléments de calendrier
- Rendre les types d'activités disponibles pour les éléments de calendrier
- Activer la synchronisation du calendrier
- Spécifier les paramètres de rendez-vous
Activer la synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction pour les éléments de calendrier
Dans l'InterAction Administrator, vous pouvez activer les rendez-vous dans InterAction. Contrairement aux contacts des utilisateurs, les rendez-vous ne peuvent pas être activés pour des comptes d'utilisateurs individuels. De plus, une fois que les rendez-vous sont activés dans InterAction, ils ne peuvent pas être désactivés. L'option devient automatiquement inactive. Notez cependant que si la liste de contacts d'un utilisateur n'est pas configurée pour la synchronisation, l'utilisateur ne peut pas non plus synchroniser les éléments de calendrier.
La synchronisation du calendrier est une synchronisation unidirectionnelle d'Outlook vers InterAction. En ajoutant des informations de rendez-vous à InterAction, les utilisateurs peuvent facilement voir les rendez-vous en fonction d'une entreprise ou d'un contact particulier, revoir les réunions passées et planifier les futures.
Lors de la création d'un processus planifié, vous devez également spécifier de synchroniser les éléments de calendrier. Voir Planification de la synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction.
Activer la synchronisation du calendrier
Avant d'activer la synchronisation du calendrier, la synchronisation avec les listes de contacts des utilisateurs doit également être activée. Voir Activer la synchronisation de Microsoft Outlook vers InterAction pour les listes de contacts des utilisateurs.
- Connectez-vous à l'InterAction Administrator.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de documents.
- Choisissez Paramètres.
- Sous Paramètres de rendez-vous, cochez la case Afficher les rendez-vous dans InterAction....
- Spécifiez combien de temps les éléments de calendrier datés continuent de se synchroniser avec Outlook. Une fois qu'un rendez-vous a lieu (est passé), il devient une activité dans InterAction. La synchronisation continue de se produire pendant le temps spécifié. Par exemple, toute note ajoutée à l'élément de calendrier dans Outlook après la réunion serait ajoutée à l'activité InterAction via la synchronisation.
- Déterminez si vous souhaitez envoyer un message électronique à l'organisateur du rendez-vous en cas de problèmes de synchronisation. Voir Quels sont les problèmes de synchronisation ? pour plus d'informations. Vous pouvez également spécifier l'adresse e-mail à partir de laquelle le message est envoyé. Si une valeur est spécifiée dans l'onglet Configuration > Messagerie, cette valeur est affichée ici.
Rendre les types d'activités disponibles pour les éléments de calendrier
Pour des informations sur la création et la modification des types d'activités, consultez le guide de configuration d'InterAction.
- Connectez-vous à l'InterAction Administrator.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de documents.
- Sélectionnez le bouton Types.
-
Sélectionnez un type d'activité existant et choisissez Modifier ou créez un nouveau type d'activité en choisissant Nouveau.
.
- Sélectionnez Rendre ce type d'activité disponible pour les éléments de calendrier.
Lors de l'ajout de réunions et de rendez-vous à InterAction depuis Outlook, seuls les types avec cette case cochée sont disponibles.
Spécifier les paramètres de rendez-vous
- Connectez-vous à l'InterAction Administrator.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, choisissez Activités, Rendez-vous et Références de documents.
- Choisissez le bouton Paramètres.
- Examinez vos paramètres de rendez-vous et modifiez-les en conséquence :
Paramètres de rendez-vous
| Champ | Description |
| Valeur par défaut ‘Qui peut voir ceci’ pour les activités/rendez-vous |
Cette valeur détermine la valeur par défaut pour ce champ lors de l'ajout d'un rendez-vous à InterAction depuis Outlook. Les options sont :
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| Type par défaut, sauf spécifié dans Outlook, lors de la création d'une activité |
Cette valeur détermine le type de rendez-vous par défaut lors de la création d'un rendez-vous dans Outlook. Les options sont :
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| Ajouter automatiquement l'entreprise associée de chaque personne aussi | Lorsque cette option est sélectionnée, toutes les entreprises associées dans InterAction sont incluses comme contacts sur le rendez-vous. |
| Ajouter uniquement les contacts sélectionnés par l'utilisateur | Lorsque cette option est sélectionnée, seuls les contacts ajoutés au rendez-vous sont inclus dans InterAction. Les entreprises associées aux personnes ne sont pas incluses. |
| Ajouter toutes les personnes de l'élément Outlook à l'activité/rendez-vous | Lorsque cette option est sélectionnée, tous les contacts ajoutés au rendez-vous sont inclus dans InterAction. |
| Exclure notre personnel et nos consultants de l'activité/rendez-vous | Lorsque cette option est sélectionnée, tous les contacts de l'élément qui sont également dans le dossier Notre personnel et Nos consultants sont exclus du rendez-vous. |
| Lors de l'affichage d'une liste, afficher une seule ligne pour une activité/rendez-vous si le nombre de contacts dépasse : | Ce champ vous permet de spécifier le seuil après lequel une activité ou un rendez-vous avec plusieurs contacts est affiché sur une seule ligne. Cela affecte principalement la liste d'alertes dans le Web Client. |
| Afficher la case à cocher pour rendre l'activité/rendez-vous disponible aux contacts externes. | Lorsque cette case est cochée, la case Rendre disponible aux contacts externes est disponible dans le client Windows InterAction et le Web Client lors de la création de nouvelles activités. |
| Étiquette : Rendre disponible à | Entrez le texte que vous souhaitez afficher sur la case à cocher. |
| Afficher ‘Rendez-vous’ dans InterAction et permettre la configuration de la synchronisation avec les éléments de calendrier Outlook | Sélectionnez cette option pour activer la synchronisation du calendrier. Notez qu'il s'agit d'une synchronisation unidirectionnelle d'Outlook vers InterAction. |
| Synchroniser les éléments de calendrier Outlook datés dans le passé pour : | Spécifiez combien de temps un rendez-vous daté dans le passé dans InterAction (activité de synchronisation) continue de se synchroniser avec l'élément de calendrier Outlook applicable. |
| En cas de problèmes de synchronisation, alerter l'initiateur du rendez-vous par e-mail |
Sélectionnez cette option pour envoyer un e-mail à la personne qui a ajouté le rendez-vous dans InterAction si un contact sur le rendez-vous n'a pas pu être résolu ou si une pièce jointe de document est exclue du rendez-vous. Voir Quels sont les problèmes de synchronisation ? pour plus d'informations. |
| Envoyer un message e-mail de : |
Spécifiez l'adresse e-mail qui apparaît dans la ligne De de l'e-mail généré en raison de problèmes de synchronisation. Si une valeur est spécifiée dans l'onglet Configuration > Messagerie, cette valeur est affichée ici par défaut. |
| Enregistrer automatiquement les rendez-vous lorsque... |
Pour InterAction pour Microsoft Outlook, ce paramètre vous permet de sélectionner quels types de contacts au moins un des participants au rendez-vous doit avoir pour déclencher l'enregistrement automatique du rendez-vous dans InterAction. Voir Configurer InterAction pour Microsoft Outlook pour enregistrer automatiquement les rendez-vous pour plus d'informations. |
| Sélectionnez les groupes de types d'activité affichés... |
Pour InterAction pour Microsoft Outlook, ce paramètre vous permet de choisir les types d'activité qui s'affichent dans Interactions et Réunions à venir. Voir Sélection des groupes de types d'activité pour les interactions et les réunions à venir pour plus d'informations. |
Qu'est-ce que les problèmes de synchronisation ?
Vous pouvez configurer InterAction pour envoyer un e-mail à l'organisateur du rendez-vous si un problème de synchronisation survient sur le rendez-vous. Pour ce faire, sélectionnez le champ Si des problèmes de synchronisation surviennent, alerter l'organisateur du rendez-vous par e-mail dans les paramètres des Activités, Rendez-vous et Références de Documents dans l'Administrateur InterAction.
Les problèmes de synchronisation incluent les éléments suivants :
- Le processus de synchronisation ne peut pas établir une correspondance exacte entre un contact du rendez-vous et un contact dans InterAction. Cela peut se produire si le contact n'est pas trouvé dans InterAction ou si plusieurs correspondances sont trouvées.
- Un rendez-vous en cours de synchronisation est modifié pour devenir récurrent. Lorsque cela se produit, la synchronisation est arrêtée, le rendez-vous est supprimé d'InterAction, et l'e-mail d'alerte est envoyé.
- Une pièce jointe de document est exclue du rendez-vous (si les documents sont activés dans l'Administrateur InterAction). Une pièce jointe de document est exclue du rendez-vous si le type de fichier figure dans la liste d'exclusion de documents. Votre administrateur peut configurer une liste d'exclusion de documents pour empêcher certains types de fichiers d'être inclus dans InterAction.
Pour plus d'informations sur l'exclusion de documents ou le lien de documents, consultez le guide de configuration d'InterAction.