Le attività tengono traccia delle interazioni associate ai contatti, come telefonate, lettere, messaggi email e riunioni. Gli appuntamenti sono riunioni future inserite in Microsoft Outlook come elementi del calendario e sincronizzate con InterAction.
Puoi cercare sia attività che appuntamenti in diversi modi:
- Trova tutte le attività o gli appuntamenti per un contatto specifico.
- Trova attività e appuntamenti su più contatti. Ad esempio, puoi trovare tutti gli elementi recenti per i contatti a cui è assegnato il tipo di contatto Personale Cliente.
- Trova attività e appuntamenti relativi a pratiche, opportunità o incarichi (se la tua organizzazione ha acquistato uno dei Moduli Correlati: Pratiche, Opportunità o Incarichi).
- Trova tutte le attività e gli appuntamenti che soddisfano determinati criteri relativi all’attività/appuntamento, come data, tipo o la persona che ha creato l’elemento.
- Usa una ricerca predefinita per visualizzare un elenco di attività recenti o di attività e appuntamenti imminenti.
Quando scegli di cercare attività o appuntamenti, selezioni il tipo di ricerca che vuoi effettuare.
Scegliere il tipo di ricerca attività che vuoi effettuare:
Scegliere il tipo di ricerca appuntamenti che vuoi effettuare:
Consulta i seguenti argomenti:
- Trovare attività per un contatto specifico
- Trovare appuntamenti per un contatto specifico
- Trovare attività e appuntamenti per un gruppo di contatti
- Trovare attività e appuntamenti in base a criteri generali
- Visualizzare attività e appuntamenti recenti e imminenti
Queste ricerche trovano attività o appuntamenti. Se vuoi trovare contatti in base a criteri di attività/appuntamento (ad esempio tutti i contatti che hanno un’attività di cui sei l’autore), consulta la sezione Attività/Appuntamenti nelle ricerche di contatti.
Trovare attività per un contatto specifico
- Scegli Attività dal menu a tendina Cerca a sinistra nelle ricerche di contatti.
- Dalla pagina di selezione Ricerca attività, scegli il link Un contatto specifico.
- Seleziona Persona o Azienda, quindi inserisci il nome del contatto per cui vuoi trovare le attività.
- Seleziona il contatto nell’elenco e scegli OK. InterAction mostra le attività per il contatto selezionato.
- Se necessario, usa i filtri in alto nella pagina per modificare l’elenco delle attività visualizzate. Consulta Visualizzare le attività di un contatto.
Trovare attività per un contatto
[A] Inserisci i criteri per trovare il contatto e scegli Cerca.
[B] Seleziona il contatto nell’elenco e scegli OK. InterAction mostra le attività per il contatto selezionato.
[C] Usa i filtri per modificare l’elenco delle attività visualizzate.
Trovare appuntamenti per un contatto specifico
- Scegli Appuntamenti dal menu a tendina Cerca a sinistra nelle ricerche di contatti.
- Dalla pagina di selezione Ricerca appuntamenti, scegli il link Un contatto specifico.
- Seleziona Persona o Azienda, quindi inserisci il nome del contatto per cui vuoi trovare gli appuntamenti.
- Seleziona il contatto nell’elenco e scegli OK. InterAction mostra gli appuntamenti per il contatto selezionato.
- Se necessario, usa i filtri in alto nella pagina per modificare l’elenco degli appuntamenti visualizzati. Consulta Visualizzare gli appuntamenti di un contatto.
Trovare attività e appuntamenti per un gruppo di contatti
Puoi utilizzare il modulo generale di Ricerca attività o Ricerca appuntamenti per trovare attività e appuntamenti per un gruppo di contatti. Puoi trovare gli elementi per i contatti all’interno di un tipo di contatto, una lista marketing o una lista di lavoro.
Se la tua organizzazione ha acquistato uno dei moduli correlati, puoi anche cercare i contatti associati a una pratica, opportunità o incarico.
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Scegli Attività o Appuntamenti dal menu a tendina Cerca a sinistra nelle ricerche di contatti.
La ricerca appuntamenti mostra di default solo i tipi di appuntamento. Nota che sia le attività che gli appuntamenti possono usare tipi di appuntamento.
- Scegli il link Un gruppo di contatti. Il Web Client mostra il modulo di Ricerca attività.
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Sotto Cerca attività/appuntamenti che sono, inserisci i criteri per le attività o gli appuntamenti che vuoi trovare.
Devi selezionare almeno un’opzione in questa sezione per restringere la ricerca. Ad esempio, inserisci un intervallo di date nei campi Da data e A data.
Il campo Sommario trova gli elementi che contengono il testo specificato ovunque nel sommario. Ad esempio, inserendo “inviato” troverai sia “Inviata ultima versione” che “Presentata proposta”.
- Scorri il modulo di ricerca fino alla sezione Includi contatti da.
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Seleziona il tipo di Lista che vuoi cercare. Ad esempio, per trovare attività e appuntamenti per i contatti con un particolare tipo di contatto, seleziona Tipo di contatto.
Puoi scegliere tra:
- Tipo di contatto
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Lista marketing
Lista marketing (con sponsorizzazione)
- Lista di lavoro
- Pratiche, Opportunità o Incarichi (se la tua organizzazione ha acquistato uno di questi moduli).
- Seleziona la lista specifica che vuoi cercare. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di lista selezionato nel passaggio precedente.
- Ad esempio, se hai selezionato Tipo di contatto, puoi poi selezionare Personale Cliente. Questo trova attività e appuntamenti per tutti i contatti a cui è assegnato il tipo di contatto Personale Cliente.
- Se la lista che vuoi cercare non è visibile, scegli il link Trova per cercarla.
- Sotto Visualizza, seleziona l’opzione su come vuoi vedere i risultati. Puoi visualizzare una riga per ogni attività o appuntamento, oppure una riga per ogni contatto.
- Scegli Cerca.
Trovare attività per un gruppo di contatti
[A] La parte superiore del modulo di Ricerca attività. Devi inserire alcuni criteri per restringere la ricerca.
[B] In questo esempio, sono stati inseriti criteri di data per limitare l’insieme delle attività trovate.
[C] La parte inferiore del modulo di ricerca. Usa questa sezione per scegliere il gruppo di contatti per cui vuoi trovare le attività.
In questo esempio, la ricerca trova tutte le attività e gli appuntamenti dopo il 2 gennaio 2006 per i contatti nella lista di lavoro chiamata Lista chiamate di Lisa.
Trovare attività e appuntamenti in base a criteri generali
Puoi utilizzare il modulo generale di Ricerca attività o Ricerca appuntamenti per trovare attività e appuntamenti in base alle informazioni sulle attività o sugli appuntamenti. Ad esempio, puoi trovare tutte le attività email in un determinato intervallo di date, oppure tutti gli elementi che contengono determinate parole nel sommario.
-
Scegli Attività o Appuntamenti dal menu a tendina Cerca a sinistra nelle ricerche di contatti.
La ricerca appuntamenti mostra di default solo i tipi di appuntamento. Nota che sia le attività che gli appuntamenti possono usare tipi di appuntamento.
- Scegli il link Ricerca generale attività/appuntamenti.
- Inserisci i criteri di ricerca per le attività o gli appuntamenti che vuoi trovare.
- Usa i campi sotto Cerca attività/appuntamenti che sono per inserire criteri sugli elementi.
- Usa i campi sotto Includi contatti da per scegliere un gruppo di contatti (vedi Trovare attività e appuntamenti per un gruppo di contatti).
- Seleziona Includi solo tipi 'appuntamento' per limitare la ricerca agli elementi assegnati ai tipi usati per gli appuntamenti. Nota che i risultati possono comunque includere attività, perché gli stessi tipi possono essere usati sia per appuntamenti che per attività.
- Seleziona Includi solo tipi selezionati per trovare elementi con tipi specifici. I tipi sono organizzati in gruppi.
- Compila i campi Da data e A data per trovare elementi in un intervallo di date.
- Il campo Sommario trova gli elementi che contengono il testo specificato ovunque nel sommario. Ad esempio, inserendo “inviato” troverai sia “Inviata ultima versione” che “Presentata proposta”.
- Seleziona le caselle Riguardante per includere elementi relativi a contatti, liste e/o pratiche, opportunità o incarichi.
- L’autore di un’attività o appuntamento è la persona che l’ha creata. Seleziona le opzioni Autore per trovare attività e appuntamenti creati da chiunque, da te stesso o da un gruppo specifico di utenti.
- Scegli Cerca.
Ricerca attività per criteri generali:
Visualizzare attività e appuntamenti recenti e imminenti
La sezione Visualizza elenchi della pagina di Ricerca attività include tre ricerche “predefinite”. Queste sono già impostate con i criteri appropriati per trovare attività recenti o appuntamenti imminenti. Scegli il link per visualizzare l’elenco corrispondente di attività.
Visualizzazione elenchi ricerca attività e appuntamenti
| Elenco | Trova |
|---|---|
| La mia attività recente |
Attività relative ai contatti che soddisfano i seguenti criteri: • Sei l'autore o un contatto incluso nell'attività • La data è negli ultimi 90 giorni • Riguarda i contatti |
| Le mie attività in programma |
Attività e appuntamenti relativi ai contatti che soddisfano i seguenti criteri: • Sei l'autore o un contatto incluso nell'attività o nell'appuntamento. • La data è oggi o successiva • Riguarda i contatti |
| I miei appuntamenti in programma |
Attività e appuntamenti relativi ai contatti che soddisfano i seguenti criteri: • Sei l'autore o un contatto incluso nell'attività o nell'appuntamento. • L'elemento utilizza uno dei tipi di appuntamento, come “Riunione”. Nota che sia le attività che gli appuntamenti possono utilizzare questi tipi. • La data è oggi o successiva. |