Bevor Sie den Outlook-Kalender mit InterAction synchronisieren können, müssen Sie die Terminoption im InterAction Administrator aktivieren. Dadurch werden die Konfigurationsoptionen in den Dialogfeldern angezeigt, die zur Konfiguration von Terminen verwendet werden.
Weitere Informationen zur Konfiguration von InterAction-Terminen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Aktivieren der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung für Kalenderelemente
- Aktivitätstypen für Kalenderelemente verfügbar machen
- Kalendersynchronisierung aktivieren
- Termineinstellungen festlegen
Aktivieren der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung für Kalenderelemente
Im InterAction Administrator können Sie Termine in InterAction aktivieren. Im Gegensatz zu Benutzerkontakten können Termine jedoch nicht für einzelne Benutzerkonten aktiviert werden. Sobald Termine in InterAction aktiviert sind, können sie nicht mehr deaktiviert werden. Die Option wird automatisch inaktiv. Beachten Sie jedoch, dass ein Benutzer, dessen Kontaktliste nicht für die Synchronisierung eingerichtet ist, auch keine Kalenderelemente synchronisieren kann.
Die Kalendersynchronisierung ist eine Einweg-Synchronisierung von Outlook zu InterAction. Durch das Hinzufügen von Termininformationen zu InterAction können Benutzer Termine basierend auf einem bestimmten Unternehmen oder Kontakt leicht einsehen, vergangene Besprechungen überprüfen und zukünftige planen.
Beim Erstellen eines geplanten Prozesses müssen Sie auch angeben, dass Kalenderelemente synchronisiert werden sollen. Siehe Planen der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung.
Kalendersynchronisierung aktivieren
Bevor die Kalendersynchronisierung aktiviert wird, muss auch die Synchronisierung mit Benutzerkontaktlisten aktiviert sein. Siehe Aktivieren der Microsoft Outlook zu InterAction-Synchronisierung für Benutzerkontaktlisten.
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Aktivitäten, Termine und Dokumentreferenzen.
- Wählen Sie Einstellungen.
- Wählen Sie unter Termineinstellungen das Kontrollkästchen Termine in InterAction anzeigen... aus.
- Geben Sie an, wie lange vergangene Kalenderelemente weiterhin mit Outlook synchronisiert werden. Sobald ein Termin stattgefunden hat (in der Vergangenheit liegt), wird er zu einer Aktivität in InterAction. Die Synchronisierung erfolgt weiterhin für die angegebene Zeit. Zum Beispiel würden alle Notizen, die nach dem Meeting im Kalenderelement in Outlook hinzugefügt werden, durch die Synchronisierung zur InterAction-Aktivität hinzugefügt.
- Entscheiden Sie, ob Sie eine E-Mail-Nachricht an den Terminorganisator senden möchten, wenn Synchronisierungsprobleme auftreten. Siehe Was sind Synchronisierungsprobleme? für weitere Informationen. Sie können auch die E-Mail-Adresse angeben, von der die Nachricht gesendet wird. Wenn auf der Registerkarte Konfiguration > Messaging ein Wert angegeben ist, wird dieser hier angezeigt.
Aktivitätstypen für Kalenderelemente verfügbar machen
Informationen zum Erstellen und Bearbeiten von Aktivitätstypen finden Sie im Konfigurationshandbuch für InterAction.
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Aktivitäten, Termine und Dokumentreferenzen.
- Wählen Sie die Schaltfläche Typen.
-
Markieren Sie einen vorhandenen Aktivitätstyp und wählen Sie Bearbeiten oder erstellen Sie einen neuen Aktivitätstyp, indem Sie Neu wählen.
.
- Wählen Sie Diesen Aktivitätstyp für Kalenderelemente verfügbar machen.
Beim Hinzufügen von Besprechungen und Terminen zu InterAction aus Outlook sind nur die Typen verfügbar, bei denen dieses Kontrollkästchen ausgewählt ist.
Termineinstellungen festlegen
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Wählen Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters Aktivitäten, Termine und Dokumentreferenzen.
- Wählen Sie die Schaltfläche Einstellungen.
- Überprüfen Sie Ihre Termineinstellungen und passen Sie sie entsprechend an:
Termineinstellungen
| Feld | Beschreibung |
| Standard „Wer kann das sehen“ für Aktivitäten/Termine |
Dieser Wert bestimmt den Standardwert für dieses Feld, wenn ein Termin von Outlook zu InterAction hinzugefügt wird. Die Optionen sind:
|
| Standardtyp, sofern nicht in Outlook angegeben, beim Erstellen einer Aktivität |
Dieser Wert bestimmt den Standardtermin-Typ, wenn ein Termin in Outlook erstellt wird. Die Optionen sind:
|
| Automatisch auch das zugehörige Unternehmen jeder Person hinzufügen | Wenn diese Option ausgewählt ist, werden alle zugehörigen Unternehmen in InterAction als Kontakte zum Termin hinzugefügt. |
| Nur die vom Benutzer ausgewählten Kontakte hinzufügen | Wenn diese Option ausgewählt ist, werden nur die zum Termin hinzugefügten Kontakte in InterAction aufgenommen. Zugehörige Unternehmen der Personen werden nicht hinzugefügt. |
| Alle Personen im Outlook-Element zur Aktivität/zum Termin hinzufügen | Wenn diese Option ausgewählt ist, werden alle Kontakte, die zum Termin hinzugefügt werden, in InterAction aufgenommen. |
| Unser Personal und unsere Berater von der Aktivität/dem Termin ausschließen | Wenn diese Option ausgewählt ist, werden alle Kontakte im Element, die sich auch im Ordner Unser Personal und Unsere Berater befinden, vom Termin ausgeschlossen. |
| Beim Anzeigen einer Liste nur eine Zeile für eine Aktivität/einen Termin anzeigen, wenn die Anzahl der Kontakte darauf überschreitet: | Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, die Schwelle festzulegen, ab der eine Aktivität oder ein Termin mit mehreren Kontakten in einer einzigen Zeile angezeigt wird. Dies betrifft hauptsächlich die Alarmliste im Web Client. |
| Das Kontrollkästchen anzeigen, um die Aktivität/den Termin für externe Kontakte verfügbar zu machen. | Wenn dieses Kontrollkästchen ausgewählt ist, ist das Kontrollkästchen Für externe Kontakte verfügbar machen im InterAction Windows Client und Web Client verfügbar, wenn neue Aktivitäten erstellt werden. |
| Beschriftung: Verfügbar machen für | Geben Sie den Text ein, der auf dem Kontrollkästchen angezeigt werden soll. |
| „Termine“ in InterAction anzeigen und Konfiguration der Synchronisation mit Outlook-Kalenderelementen erlauben | Wählen Sie diese Option, um die Kalendersynchronisation zu aktivieren. Beachten Sie, dass dies eine Einweg-Synchronisation von Outlook zu InterAction ist. |
| Vergangene Outlook-Kalenderelemente synchronisieren für: | Geben Sie an, wie lange ein vergangener Termin in InterAction (synchronisierende Aktivität) weiterhin mit dem entsprechenden Outlook-Kalenderelement synchronisiert wird. |
| Bei Synchronisationsproblemen den Termin-Ersteller per E-Mail benachrichtigen |
Wählen Sie diese Option, um eine E-Mail an die Person zu senden, die den Termin in InterAction hinzugefügt hat, falls ein Kontakt im Termin nicht aufgelöst werden konnte oder ein Dokumentanhang vom Termin ausgeschlossen ist. Siehe Was sind Synchronisationsprobleme? für weitere Informationen. |
| E-Mail-Nachricht senden von: |
Geben Sie die E-Mail-Adresse an, die in der Von-Zeile der E-Mail erscheint, die aufgrund von Synchronisierungsproblemen generiert wird. Wenn ein Wert auf der Registerkarte Konfiguration > Messaging angegeben ist, wird dieser Wert hier standardmäßig angezeigt. |
| Termine automatisch protokollieren, wenn... |
Für InterAction für Microsoft Outlook ermöglicht diese Einstellung Ihnen, auszuwählen, welche Kontaktarten mindestens einer der Teilnehmer des Termins haben muss, um das automatische Protokollieren des Termins in InterAction auszulösen. Siehe Konfigurieren von InterAction für Microsoft Outlook zur automatischen Protokollierung von Terminen für weitere Informationen. |
| Wählen Sie die angezeigten Aktivitätstypgruppen aus... |
Für InterAction für Microsoft Outlook ermöglicht diese Einstellung Ihnen, die Aktivitätstypen auszuwählen, die in Interaktionen und bevorstehenden Meetings angezeigt werden. Siehe Auswahl von Aktivitätstypgruppen für Interaktionen und bevorstehende Meetings für weitere Informationen. |
Was sind Synchronisierungsprobleme?
Sie können InterAction so konfigurieren, dass eine E-Mail an den Terminorganisator gesendet wird, wenn ein Synchronisierungsproblem bei einem Termin auftritt. Wählen Sie dazu das Feld Bei Synchronisierungsproblemen den Terminorganisator per E-Mail benachrichtigen in den Einstellungen für Aktivitäten, Termine und Dokumentenreferenzen im InterAction Administrator.
Zu den Synchronisierungsproblemen gehören folgende:
- Der Synchronisierungsprozess kann keine genaue Übereinstimmung zwischen einem Kontakt im Termin und einem Kontakt in InterAction herstellen. Dies kann passieren, wenn der Kontakt in InterAction nicht gefunden wird oder wenn mehrere Übereinstimmungen gefunden werden.
- Ein synchronisierter Termin wird in einen wiederkehrenden Termin geändert. In diesem Fall wird die Synchronisierung gestoppt, der Termin aus InterAction gelöscht und die Benachrichtigungs-E-Mail gesendet.
- Ein Dokumentanhang wird vom Termin ausgeschlossen (wenn Dokumente im InterAction Administrator aktiviert sind). Ein Dokumentanhang wird vom Termin ausgeschlossen, wenn der Dateityp in der Ausschlussliste für Dokumente enthalten ist. Ihr Administrator kann eine Ausschlussliste für Dokumente einrichten, um zu verhindern, dass bestimmte Dateitypen in InterAction aufgenommen werden.
Weitere Informationen zum Ausschließen von Dokumenten oder zur Dokumentenverknüpfung finden Sie im Konfigurationshandbuch für InterAction.