InterAction propose trois types de listes—types de contacts, listes de travail et listes marketing—pour aider à organiser et gérer les contacts de différentes manières. Vous pouvez afficher, ajouter, rechercher et mettre à jour des contacts sur ces pages de listes en utilisant des actions communes, et chaque type de liste est conçu pour des tâches comme le suivi des relations, la gestion de projets ou l'envoi de publipostages.
InterAction propose trois types de listes pour organiser les contacts de différentes manières :
- Types de contacts identifient la relation entre votre organisation et le contact, l'objectif du contact dans la Liste des entreprises, ou le statut du contact.
- Listes de travail sont des collections temporaires de contacts associées à une tâche particulière, comme une liste de personnes qu'une personne dans un département particulier doit appeler dans une semaine, une liste de candidats au recrutement, ou un événement départemental. Vous pouvez créer des listes de travail dans le Web Client à ces fins et pour gérer des projets personnels.
- Listes marketing sont utilisées pour les publipostages et les événements. Les listes marketing peuvent être avec ou sans parrainage.
Vous pouvez créer des activités concernant les listes de travail et les listes marketing. Ces activités sont essentiellement des activités spécifiques à une liste. Pour plus de détails, voir Créer une Activité Concernant une Liste.
Votre organisation peut changer le terme utilisé pour chacun de ces types de listes.
Les listes sont disponibles depuis le menu de gauche du Web Client. Choisir l'une de ces options ouvre une "page d'accueil" pour le type de liste que vous avez choisi. Cette page affiche les listes disponibles et inclut les actions communes que vous pouvez effectuer. La figure ci-dessous illustre cette page pour la page d'accueil des Types de Contacts ; les pages des Listes de Travail et des Listes Marketing sont similaires.
Éléments de Menu pour les Listes
Page d'Accueil pour les Listes de Types de Contacts
[A] Cela filtre l'ensemble des listes affichées.
[B] Les listes apparaissent dans cette zone. Choisissez le lien pour afficher une liste ; alternativement, sélectionnez la liste et choisissez l'une des Actions en bas de la page.
[C] Choisissez ces liens pour voir les contacts qui sont ou ne sont pas sur la liste.
[D] Utilisez ces liens pour ajouter de nouveaux contacts à la liste.
[E] Choisissez ceci pour rechercher un contact spécifique dans la liste.
Bien que les types de contacts, les listes de travail et les listes marketing aient des objectifs différents, ils fonctionnent de manière similaire. Effectuer les actions suivantes est essentiellement le même pour ces trois types de listes :
- Afficher les contacts sur une liste. Voir Afficher une Liste.
- Ajouter des contacts à une liste. Voir Ajouter des Contacts à une Liste.
- Rechercher dans une liste. Voir Rechercher dans une Liste.
- Supprimer des contacts d'une liste. Voir Supprimer des Contacts d'une Liste.
- Afficher les listes sur lesquelles un contact est inclus. Voir Afficher les Listes qui Incluent un Contact.
- Créer des numéros de téléphone et adresses spécifiques à une liste. Voir Créer des Téléphones et Adresses Spécifiques à une Liste.
- Définir et effacer des indicateurs sur les contacts pour les listes configurées pour utiliser des indicateurs. Voir Indiquer des Contacts.
Pour plus de détails sur les trois différents types de listes, voir les éléments suivants :
Afficher une Liste
- Dans le menu de gauche, choisissez le type de liste que vous souhaitez afficher—Types de Contacts, Listes Marketing, Listes Marketing (avec parrainage) ou Listes de Travail.
- Si nécessaire, filtrez l'ensemble des listes affichées en sélectionnant une option dans la liste Afficher.
- Par défaut, la page affiche Mes Listes Fréquemment Utilisées. Les listes que vous utilisez le plus souvent devraient être dans cet ensemble. Pour plus d'informations sur les listes fréquemment utilisées, voir Mes Listes Fréquemment Utilisées.
- Pour voir toutes les listes disponibles, choisissez Toutes les Listes.
- Pour voir tous les types de listes au sein d'un groupe ou type spécifique, sélectionnez le groupe.
- Sélectionnez la liste. Pour afficher la liste, choisissez le lien pour le nom de la liste. Alternativement, sélectionnez la liste et choisissez l'une des Actions en bas de la page.
- Les actions Afficher offrent des options pour afficher les contacts qui sont et ne sont pas sur la liste. Cela est utile pour trouver des contacts dans votre propre liste qui devraient être ajoutés.
- Les actions Ajouter offrent des options pour ajouter des contacts à la liste.
- Pour certaines listes de travail, vous pouvez également voir une section Gérer. Cela offre des options pour changer les propriétés de la liste. Voir Gérer une Liste de Travail pour plus de détails.
Lors de l'affichage des contacts sur une liste, vous pouvez imprimer des rapports pour tous les contacts ou juste un ensemble sélectionné de contacts. Pour plus de détails, voir Afficher et Imprimer des Rapports pour les Contacts.
Ajouter des Contacts à une Liste
Vous pouvez ajouter des contacts aux listes de travail, listes marketing et listes de types de contacts depuis plusieurs emplacements différents dans le Web Client :
- Vous pouvez naviguer vers la page d'accueil d'une liste et choisir les options en bas de la page pour ajouter des contacts.
- Vous pouvez naviguer vers la page d'une liste individuelle et choisir le lien Ajouter un Contact à la Liste dans le coin supérieur droit.
-
Vous pouvez sélectionner un contact dans n'importe quelle liste de contacts ou résultat de recherche et choisir Actions > Ajouter aux Listes Marketing, ou Actions > Ajouter aux Listes de Travail, puis choisir la liste. Pour les types de contacts, vous pouvez choisir Modifier > Types de Contacts.
Pour plus d'informations sur les types de contacts, voir Appliquer et Supprimer des Types de Contacts.
- Lors de la création d'un nouveau contact, vous pouvez choisir de l'ajouter immédiatement aux types de contacts, listes de travail et/ou listes marketing. Voir Créer des Contacts.
Ajouter des Contacts à une Liste depuis la Page d'Accueil de la Liste
- Dans le menu de gauche, choisissez le type de liste avec lequel vous souhaitez travailler—Types de contacts, Listes marketing, Listes marketing (avec parrainage), ou Listes de travail.
- Sélectionnez la liste à laquelle vous souhaitez ajouter des contacts.
-
Dans la section Actions, sélectionnez la méthode que vous souhaitez utiliser pour ajouter les contacts.
Pour Faites ceci Rechercher dans la liste des entreprises les contacts à ajouter Sous la section Ajouter, entrez le nom du contact à trouver et choisissez Go. Ajouter des contacts de votre propre liste de contacts Sous la section Afficher, choisissez le lien Mes contacts non sur la liste sélectionnée.
Si la liste est une liste marketing qui utilise le parrainage, les options sont différentes. Voir Ajout de contacts et définition des informations de parrainage pour une liste marketing.
Créer un nouveau contact pour la liste Sous la section Ajouter, choisissez Nouveau contact pour cette liste. Sélectionner le contact d'une autre liste Sous la section Ajouter, choisissez Contacts d'une autre liste. - Sélectionnez les cases à cocher à côté de chaque contact à ajouter à la liste.
- Une fois la sélection des contacts terminée, choisissez Enregistrer.
Choisir une option pour ajouter des contacts à une liste
[A] Entrez le nom du contact à ajouter et choisissez Go.
[B] Sélectionnez ceci pour trouver des contacts dans votre liste qui ne sont pas déjà sur la liste.
[C] Sélectionnez ceci pour ajouter un nouveau contact à la liste.
[D] Sélectionnez ceci pour rechercher un contact dans une autre liste à ajouter.
Ajouter des contacts à une liste depuis la page de la liste
- Accédez à la page de la liste avec laquelle vous souhaitez travailler.
- Dans le menu de gauche, choisissez le type de liste avec lequel vous souhaitez travailler [Types de contacts, Listes marketing, Listes marketing (avec parrainage), ou Listes de travail].
- Double-cliquez sur la liste. Sinon, sélectionnez la liste et choisissez Contacts de la liste sélectionnée.
- Dans le coin supérieur droit de la page, choisissez Ajouter un contact à la liste.
-
Sélectionnez la méthode que vous souhaitez utiliser pour ajouter les contacts.
Pour Faites ceci Rechercher dans la liste des entreprises les contacts à ajouter Choisissez Find Contact. Ajouter des contacts de votre propre liste de contacts Choisissez Sélectionner parmi Mes contacts. Créer un nouveau contact pour la liste Choisissez Créer un nouveau contact. Sélectionner le contact d'une autre liste Choisissez Copier le contact d'une autre liste. - Sélectionnez les cases à cocher à côté de chaque contact à ajouter à la liste.
- Une fois la sélection des contacts terminée, choisissez Enregistrer.
Ajouter des contacts à une liste
[A] Sélectionnez le lien Ajouter un contact à la liste.
[B] Sélectionnez le lien pour la méthode que vous souhaitez utiliser pour ajouter des contacts à la liste.
Rechercher dans une liste
- Dans le menu de gauche, choisissez le type de liste que vous souhaitez rechercher : Types de contacts, Listes marketing, Listes marketing (avec parrainage), ou Listes de travail).
- Sélectionnez la liste à rechercher.
- Choisissez Rechercher dans cette liste.
- Entrez les critères pour rechercher dans la liste.
- Vous pouvez rechercher par nom et informations d'adresse.
- Vous pouvez également rechercher sur tous les champs supplémentaires spécifiques à la liste. Ceux-ci apparaissent en bas du formulaire de recherche.
- Choisissez Search pour voir les contacts dans la liste qui répondent aux critères spécifiés.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des recherches dans les listes, voir Recherches dans les listes et Conseils de recherche.
Rechercher dans une liste
[A] Choisissez ce lien.
[B] Entrez les critères dans la boîte de dialogue de recherche de contacts.
[C] Vous pouvez rechercher dans toutes les listes par nom et informations d'adresse.
[D] Le cas échéant, des champs supplémentaires pour la liste apparaissent ici. Entrez les valeurs à utiliser comme critères.
Supprimer des contacts d'une liste
Si vous avez des droits d'accès suffisants, vous pouvez supprimer des contacts d'une liste.
Les listes de travail peuvent contenir des contacts spécifiques à la liste. Ces contacts existent uniquement au sein de la liste de travail, pas dans la liste des entreprises. Supprimer un de ces contacts de la liste le retire complètement d'InterAction. Pour en savoir plus sur les contacts spécifiques à la liste de travail, voir Contacts spécifiques à la liste de travail.
- Accédez à la page de la liste avec laquelle vous souhaitez travailler.
- Dans le menu de gauche, choisissez le type de liste avec lequel vous souhaitez travailler : Types de contacts, Listes marketing, Listes marketing (avec parrainage), ou Listes de travail.
- Double-cliquez sur la liste. Vous pouvez également sélectionner la liste et choisir Contacts de la liste sélectionnée.
- Sélectionnez le contact à supprimer. Pour supprimer plusieurs contacts à la fois, cochez la case pour chaque contact.
-
Choisissez Actions > Supprimer de cette liste.
Si l'option Supprimer de cette liste dans le menu Actions est désactivée, cela signifie que vous n'avez pas les droits d'accès nécessaires pour supprimer des contacts de la liste. Ces droits d'accès sont spécifiques à la liste en question. Contactez l'utilisateur qui gère la liste ou votre administrateur système.
- Lorsque vous êtes invité à confirmer la suppression, choisissez Oui.
- InterAction retire les contacts de l'entreprise de la liste. Les contacts restent dans la liste des entreprises.
- InterAction supprime complètement tous les contacts spécifiques à la liste de travail.
Voir les listes qui incluent un contact
Il est parfois utile de voir une liste dans le contexte d'un contact individuel. Par exemple, vous pourriez vouloir voir quels publipostages un contact donné reçoit. Plutôt que de vérifier chaque liste marketing que votre organisation maintient, vous pouvez voir cette information directement depuis le contact.
Voir les listes qui contiennent un contact
- Trouvez le contact et ouvrez la page d'Aperçu du contact.
-
Développez la section Profils et Listes de la page.
Pour en savoir plus sur la page d'Aperçu, voir Utilisation des pages d'Aperçu du contact.
-
Choisissez soit Listes marketing soit Listes de travail.
Les listes qui contiennent le contact s'affichent sur le côté gauche de la zone. Vous pouvez voir tous les champs ou notes associés à la liste en choisissant la liste.
Cette procédure n'est pas nécessaire pour les types de contacts, car les types de contacts qui s'appliquent à un contact apparaissent toujours à côté du nom du contact.
Listes qui contiennent un contact
[A] Choisissez le type de liste que vous souhaitez voir. Listes marketing a été choisi dans cet exemple.
[B] Cette zone affiche les listes qui contiennent le contact.
[C] Choisissez ces liens pour modifier les informations spécifiques à la liste, voir la liste entière, ou retirer le contact de la liste.
Créer des téléphones et adresses spécifiques à la liste
Vous pouvez créer des téléphones et adresses spécifiques à la liste pour les listes de travail, les listes marketing, et les listes de types de contacts.
Ceci est utile si vous avez des informations qui ne sont pertinentes pour le contact que dans le contexte de la liste. Par exemple, la liste de travail pour un projet temporaire pourrait inclure des personnes travaillant à un emplacement temporaire. Vous pouvez utiliser des téléphones ou adresses spécifiques à la liste pour enregistrer ces éléments temporaires.
Les téléphones et adresses spécifiques à la liste fonctionnent de la même manière pour les trois types de listes.
Vous pouvez ajouter et voir des téléphones et adresses spécifiques à la liste uniquement depuis le contexte de la liste. Cela signifie que vous devez ouvrir la page Voir le contact depuis la liste elle-même, pas depuis la page d'Aperçu ou tout autre emplacement.
Effectuez les étapes suivantes :
- Dans une liste de travail, une liste marketing, ou une liste de type de contact, choisissez l'icône pour le contact ou sélectionnez le contact et choisissez Voir > Contact.
- Choisissez le lien approprié pour ajouter le téléphone ou l'adresse (Ajouter un emplacement, Ajouter un téléphone, ou Ajouter un e-mail ou un site Web.)
- Cochez la case Ce <élément> est uniquement visible par les utilisateurs ayant accès à <nom de la liste> .
-
Entrez les informations de téléphone ou d'adresse dans les champs appropriés et choisissez Enregistrer.
Les informations spécifiques à la liste s'affichent dans la page Voir le contact avec une icône de dossier (
).
Ajouter des téléphones et adresses spécifiques à la liste
Ceci montre la création d'un emplacement spécifique à la liste pour une liste de travail. Le processus est le même pour les listes de types de contacts et les listes marketing.
[A] Sélectionnez cette case pour rendre les informations de téléphone ou d'adresse spécifiques à la liste.
[B] Entrez un nom ou une description. Ceci est utile pour distinguer pourquoi l'élément est spécifique à la liste.
[C] Les informations spécifiques à la liste apparaissent comme d'autres téléphones et adresses. L'icône de dossier () indique qu'il est spécifique à la liste.
[D] Ceci est une adresse normale pour ce contact. Notez qu'elle n'a pas l'icône de dossier.
Marquer des contacts
Une liste peut être configurée pour utiliser des drapeaux. Cela vous permet de marquer des contacts individuels sur la liste avec différentes couleurs. Cela peut être utile comme rappel pour suivre un contact. La signification de chaque couleur peut être configurée pour la liste.
Lorsque vous créez vos propres listes de travail, vous pouvez choisir d'activer le marquage pour la liste et définir la signification de chaque couleur de drapeau. Par exemple, dans une liste de personnes à appeler, le drapeau rouge pourrait signifier "Pas encore appelé", tandis que le drapeau bleu pourrait signifier que vous avez laissé un message et devez rappeler. Dans une liste pour un événement personnel comme une fête, vous pourriez définir une couleur de drapeau comme "Invitation pas encore envoyée" et une autre couleur de drapeau comme "ne participe pas".
Pour plus de détails sur la configuration des options pour une liste de travail, voir Gérer une liste de travail.
Lorsque vous travaillez avec une liste créée par quelqu'un d'autre, vous pouvez être en mesure de définir et de supprimer les drapeaux, selon vos droits d'accès à la liste. Si la liste a été configurée pour utiliser des drapeaux, elle a une colonne de drapeaux que vous pouvez voir dans la grille. Si la colonne de drapeaux n'est pas visible, alors la liste n'a pas été configurée pour utiliser des drapeaux.
Lorsque vous consultez une liste qui utilise des drapeaux, vous pouvez trier par la colonne de drapeaux. Dans ce cas, les drapeaux sont triés dans l'ordre défini. C'est le même ordre que vous pouvez voir lors de l'attribution des drapeaux aux contacts. Par exemple, les contacts marqués avec le drapeau rouge seraient triés avant ceux marqués avec le drapeau orange. Cet ordre n'est pas configurable.
Colonne de drapeau pour une liste
[A] Cette liste n'est pas configurée pour utiliser des drapeaux, donc il n'y a pas de colonne de drapeau affichée dans la grille.
[B] Cette liste utilise des drapeaux, donc la deuxième colonne dans la grille est la colonne de drapeau.
Contacts marqués dans une Liste de travail
[A] Ce contact est marqué avec le drapeau de couleur noire. Cela a été configuré pour signifier "ne participe pas", comme indiqué dans l'infobulle du drapeau.
[B] Exemples de marquage de contacts avec des drapeaux de différentes couleurs (noir, rouge et orange dans cet exemple)
La signification attribuée à chaque couleur dépend de la configuration de la liste.
Marquer un contact ou un ensemble de contacts
Un contact ne peut avoir qu'un seul drapeau pour une liste particulière. Par exemple, vous ne pouvez pas marquer un contact avec à la fois les drapeaux rouge et bleu. Si un contact est déjà marqué et que vous sélectionnez une nouvelle couleur, l'ancien drapeau est retiré et le contact est mis à jour avec la nouvelle couleur.
- Dans une liste de travail, une liste marketing ou une liste de type de contact, sélectionnez soit un seul contact, soit cochez les cases pour plusieurs contacts.
-
Choisissez Actions > Définir le drapeau.
Si cette option n'est pas disponible, cela signifie que la liste n'est pas configurée pour utiliser des drapeaux.
-
Dans la liste des drapeaux disponibles, sélectionnez la couleur que vous souhaitez utiliser pour les contacts sélectionnés, puis choisissez Enregistrer.
Le contact ou les contacts sont mis à jour avec la couleur de drapeau sélectionnée.
Vous devez avoir des droits d'accès suffisants à la liste pour définir ou effacer des drapeaux sur les contacts. Si vous n'avez pas accès, InterAction affiche un message d'erreur au lieu de la boîte de dialogue Définir le drapeau.
Effacer le drapeau pour un contact ou un ensemble de contacts
-
Dans une liste de travail, une liste marketing ou une liste de type de contact, sélectionnez soit un seul contact, soit cochez les cases pour plusieurs contacts.
Vous pouvez effacer plusieurs couleurs à la fois.
-
Choisissez Actions > Effacer le drapeau.
Vous devez avoir des droits d'accès suffisants à la liste pour définir ou effacer des drapeaux sur les contacts. Si vous n'avez pas accès, InterAction affiche un message d'erreur.