Uso de listas

InterAction ofrece tres tipos de listas—tipos de contacto, listas de trabajo y listas de marketing—para ayudar a organizar y gestionar los contactos de diferentes maneras. Puedes ver, agregar, buscar y actualizar contactos en estas páginas de listas usando acciones comunes, y cada tipo de lista está diseñada para tareas como seguimiento de relaciones, gestión de proyectos o envío de correspondencia.

InterAction proporciona tres tipos de listas para organizar los contactos de distintas formas:

• Tipos de contacto identifican la relación entre tu organización y el contacto, el propósito del contacto en la Lista de la Firma o el estado del contacto.
• Listas de trabajo son colecciones temporales de contactos asociadas a una tarea en particular, como una lista de personas a las que alguien de un departamento específico debe llamar en una semana, una lista de candidatos para reclutamiento o un evento departamental. Puedes crear listas de trabajo en el Web Client para estos fines y para gestionar proyectos personales.
• Listas de marketing se utilizan para envíos y eventos. Las listas de marketing pueden tener o no patrocinio.

Puedes crear actividades relacionadas con listas de trabajo y listas de marketing. Estas actividades son específicas de cada lista. Para más detalles, consulta Crear una actividad relacionada con una lista.

Tu organización puede cambiar el término utilizado para cada uno de estos tipos de listas.

Las listas están disponibles desde el menú lateral izquierdo del Web Client. Al elegir una de estas opciones se abre una “Página de inicio” para el tipo de lista seleccionado. Esta página muestra las listas disponibles e incluye acciones comunes que puedes realizar. La figura a continuación ilustra esta página para la página de inicio de Tipos de Contacto; las páginas de Listas de Trabajo y Listas de Marketing son similares.

Elementos del menú para listas

Página de inicio para listas de tipos de contacto

[A] Esto filtra el conjunto de listas que se muestran.

[B] Las listas aparecen en esta área. Elige el enlace para mostrar una lista; alternativamente, selecciona la lista y elige una de las Acciones en la parte inferior de la página.

[C] Elige estos enlaces para ver los contactos que están o no en la lista.

[D] Usa estos enlaces para agregar nuevos contactos a la lista.

[E] Elige esto para buscar un contacto específico en la lista.

Aunque los tipos de contacto, las listas de trabajo y las listas de marketing tienen propósitos diferentes, funcionan de manera similar. Realizar las siguientes acciones es básicamente igual para los tres tipos de listas:

• Ver los contactos en una lista. Consulta Ver una lista.
• Agregar contactos a una lista. Consulta Agregar contactos a una lista.
• Buscar en una lista. Consulta Buscar en una lista.
• Eliminar contactos de una lista. Consulta Eliminar contactos de una lista.
• Ver las listas en las que está incluido un contacto. Consulta Ver las listas que incluyen un contacto.
• Crear teléfonos y direcciones específicos de la lista. Consulta Crear teléfonos y direcciones específicos de la lista.
• Marcar y desmarcar contactos en listas configuradas para usar banderas. Consulta Marcar contactos.

Para más detalles sobre los tres tipos de listas, consulta lo siguiente:

• Listas de tipos de contacto
• Listas de trabajo
• Listas de marketing

Ver una lista

1. Desde el menú lateral izquierdo, elige el tipo de lista que deseas ver—Tipos de contacto, Listas de marketing, Listas de marketing (con patrocinio) o Listas de trabajo.
2. Si es necesario, filtra el conjunto de listas mostradas seleccionando una opción en la lista Mostrar.
   • Por defecto, la página muestra Mis listas usadas frecuentemente. Las listas que usas la mayoría del tiempo deberían estar en este conjunto. Para más información sobre listas usadas frecuentemente, consulta Mis listas usadas frecuentemente.
   • Para ver todas las listas disponibles, elige Todas las listas.
   • Para ver todos los tipos de listas dentro de un grupo o tipo específico, selecciona el grupo.
3. Selecciona la lista. Para ver la lista, elige el enlace con el nombre de la lista. Alternativamente, selecciona la lista y elige una de las Acciones en la parte inferior de la página.
   • Las acciones de Mostrar ofrecen opciones para mostrar los contactos que están y los que no están en la lista. Esto es útil para encontrar contactos en tu propia lista que deberían ser añadidos.
   • Las acciones de Agregar ofrecen opciones para añadir contactos a la lista.
   • Para algunas listas de trabajo, también puedes ver una sección Gestionar. Esto ofrece opciones para cambiar las propiedades de la lista. Consulta Gestionar una lista de trabajo para más detalles.

Al ver los contactos en cualquier lista, puedes imprimir informes de todos los contactos o solo de un conjunto seleccionado. Para más detalles, consulta Ver e imprimir informes de contactos.

Agregar contactos a una lista

Puedes agregar contactos a listas de trabajo, listas de marketing y listas de tipos de contacto desde varios lugares en el Web Client:

• Puedes ir a la página de inicio de una lista y elegir las opciones en la parte inferior de la página para agregar contactos.
• Puedes ir a la página de una lista individual y elegir el enlace Agregar contacto a la lista en la esquina superior derecha.

• Puedes seleccionar un contacto en cualquier lista de contactos o resultado de búsqueda y elegir Acciones > Agregar a listas de marketing o Acciones > Agregar a listas de trabajo, luego elegir la lista. Para tipos de contacto, puedes elegir Editar > Tipos de contacto.

  Para más información sobre tipos de contacto, consulta Aplicar y eliminar tipos de contacto.

• Al crear un nuevo contacto, puedes elegir agregarlo inmediatamente a tipos de contacto, listas de trabajo y/o listas de marketing. Consulta Crear contactos.

Agregar contactos a una lista desde la página de inicio de la lista

1. Desde el menú lateral izquierdo, elige el tipo de lista con la que deseas trabajar—Tipos de contacto, Listas de marketing, Listas de marketing (con patrocinio) o Listas de trabajo.
2. Selecciona la lista a la que deseas agregar contactos.

3. En la sección Acciones selecciona el método que deseas usar para agregar los contactos.

   Para	Haz esto
   Buscar en la lista de la firma los contactos a agregar	En la sección Agregar, escribe el nombre del contacto que deseas encontrar y elige Ir.
   Agregar contactos desde tu propia lista de contactos	En la sección Mostrar, elige el enlace Mis contactos que no están en la lista seleccionada. Si la lista es una lista de marketing que utiliza patrocinio, las opciones son diferentes. Consulta Agregar contactos y establecer información de patrocinio para una lista de marketing.
   Crear un nuevo contacto para la lista	En la sección Agregar, elige Nuevo contacto para esta lista.
   Seleccionar el contacto desde otra lista	En la sección Agregar, elige Contactos de otra lista.

4. Marca las casillas junto a cada contacto que deseas agregar a la lista.
5. Cuando termines de seleccionar los contactos, elige Guardar.

Elegir una opción para agregar contactos a una lista

[A] Escribe el nombre del contacto que deseas agregar y elige Ir.

[B] Selecciona esto para encontrar contactos en tu lista que aún no están en la lista.

[C] Selecciona esto para agregar un nuevo contacto a la lista.

[D] Selecciona esto para buscar en otra lista los contactos a agregar.

Agregar contactos a una lista desde la página de la lista

1. Ve a la página de la lista con la que deseas trabajar.
   • Desde el menú lateral izquierdo, elige el tipo de lista con la que deseas trabajar [Tipos de contacto, Listas de marketing, Listas de marketing (con patrocinio) o Listas de trabajo].
   • Haz doble clic en la lista. Alternativamente, selecciona la lista y elige Contactos de la lista seleccionada.
2. En la esquina superior derecha de la página, elige Agregar contacto a la lista.

3. Selecciona el método que deseas usar para agregar los contactos.

   Para	Haz esto
   Buscar en la lista de la firma los contactos a agregar	Elige Buscar contacto.
   Agregar contactos desde tu propia lista de contactos	Elige Seleccionar de mis contactos.
   Crear un nuevo contacto para la lista	Elige Crear nuevo contacto.
   Seleccionar el contacto desde otra lista	Elige Copiar contacto de otra lista.

4. Marca las casillas junto a cada contacto que deseas agregar a la lista.
5. Cuando termines de seleccionar los contactos, elige Guardar.

Agregar contactos a una lista

[A] Seleccione el enlace Agregar contacto a la lista.

[B] Seleccione el enlace para el método que desea usar para agregar contactos a la lista.

Buscar en una lista

1. En el menú de la izquierda, elija el tipo de lista que desea buscar: Tipos de contacto, Listas de marketing, Listas de marketing (con patrocinio) o Listas de trabajo.
2. Seleccione la lista que desea buscar.
3. Elija Buscar en esta lista.
4. Ingrese los criterios para buscar en la lista.
   • Puede buscar por nombre y dirección.
   • También puede buscar por cualquier campo adicional específico de la lista. Estos aparecen al final del formulario de búsqueda.
5. Elija Buscar para ver los contactos en la lista que cumplen con los criterios especificados.

Para más información sobre cómo usar las búsquedas en listas, consulte Búsquedas en listas y Consejos de búsqueda.

Buscar en una lista

[A] Elija este enlace.

[B] Ingrese los criterios en el cuadro de diálogo de búsqueda de contactos.

[C] Puede buscar en todas las listas por nombre y dirección.

[D] Si corresponde, los campos adicionales de la lista aparecen aquí. Ingrese los valores que desea usar como criterio.

Eliminar contactos de una lista

Si tiene los permisos necesarios, puede eliminar contactos de una lista.

Las listas de trabajo pueden contener contactos específicos de la lista. Estos contactos existen solo dentro de la lista de trabajo, no en la lista general de la empresa. Eliminar uno de estos contactos de la lista lo elimina completamente de InterAction. Para más información sobre los contactos específicos de listas de trabajo, consulte Contactos específicos de listas de trabajo.

1. Vaya a la página de la lista con la que desea trabajar.
   • En el menú de la izquierda, elija el tipo de lista con la que desea trabajar: Tipos de contacto, Listas de marketing, Listas de marketing (con patrocinio) o Listas de trabajo.
   • Haga doble clic en la lista. Alternativamente, seleccione la lista y elija Contactos de la lista seleccionada.
2. Seleccione el contacto que desea eliminar. Para eliminar varios contactos a la vez, marque la casilla de cada contacto.

3. Elija Acciones > Eliminar de esta lista.

   Si la opción Eliminar de esta lista en el menú Acciones está deshabilitada, significa que no tiene los permisos necesarios para eliminar contactos de la lista. Estos permisos son específicos de cada lista. Contacte al usuario que administra la lista o a su administrador del sistema.

4. Cuando se le pida confirmar la eliminación, elija Sí.
   • InterAction elimina los contactos de la empresa de la lista. Los contactos permanecen en la lista general de la empresa.
   • InterAction elimina completamente cualquier contacto específico de la lista de trabajo.

Ver las listas que incluyen un contacto

A veces es útil ver una lista desde el contexto de un contacto individual. Por ejemplo, puede que quiera ver a qué envíos está suscrito un contacto. En lugar de revisar cada lista de marketing que mantiene su organización, puede ver esta información directamente desde el contacto.

Ver las listas que contienen un contacto

1. Busque el contacto y abra la página de resumen del contacto.

2. Expanda la sección Perfiles y listas de la página.

   Para más información sobre la página de resumen, consulte Uso de las páginas de resumen de contactos.

3. Elija Listas de marketing o Listas de trabajo.

   Las listas que contienen el contacto se muestran en el lado izquierdo del área. Puede ver cualquier campo o nota asociada con la lista seleccionando la lista.

Este procedimiento no es necesario para los tipos de contacto, ya que los tipos de contacto que aplican a un contacto siempre aparecen junto al nombre del contacto.

Listas que contienen un contacto

[A] Elija el tipo de lista que desea ver. En este ejemplo se ha elegido Listas de marketing.

[B] En esta área se muestran las listas que contienen el contacto.

[C] Elija estos enlaces para editar la información específica de la lista, ver la lista completa o eliminar el contacto de la lista.

Crear teléfonos y direcciones específicos de la lista

Puede crear teléfonos y direcciones específicos de la lista para listas de trabajo, listas de marketing y listas de tipo de contacto.

Esto es útil si tiene información que solo es relevante para el contacto dentro del contexto de la lista. Por ejemplo, la lista de trabajo para un proyecto temporal podría incluir personas que trabajan en una ubicación temporal. Puede usar teléfonos o direcciones específicos de la lista para registrar estos datos temporales.

Los teléfonos y direcciones específicos de la lista funcionan igual para los tres tipos de listas.

Solo puede agregar y ver teléfonos y direcciones específicos de la lista desde el contexto de la lista. Esto significa que debe abrir la página Ver contacto desde la propia lista, no desde la página de resumen ni desde ningún otro lugar.

Siga estos pasos:

1. Dentro de una lista de trabajo, lista de marketing o lista de tipo de contacto, elija el ícono del contacto o seleccione el contacto y elija Ver > Contacto.
2. Elija el enlace correspondiente para agregar el teléfono o la dirección (Agregar ubicación, Agregar teléfono o Agregar correo electrónico o sitio web).
3. Marque la casilla Este <elemento> solo es visible para los usuarios con acceso a <nombre de la lista>.

4. Ingrese la información del teléfono o dirección en los campos correspondientes y elija Guardar.

   La información específica de la lista se muestra en la página Ver contacto con un ícono de carpeta ().

Agregar teléfonos y direcciones específicos de la lista

Esto muestra cómo crear una ubicación específica de la lista para una lista de trabajo. El proceso es el mismo para listas de tipo de contacto y listas de marketing.

[A] Marque esta casilla para que la información del teléfono o dirección sea específica de la lista.

[B] Ingrese un nombre o descripción. Esto es útil para distinguir por qué el elemento es específico de la lista.

[C] La información específica de la lista aparece como otros teléfonos y direcciones. El ícono de carpeta () indica que es específica de la lista.

[D] Esta es una dirección normal para este contacto. Note que no tiene el ícono de carpeta.

Marcar contactos

Una lista se puede configurar para usar banderas. Esto le permite marcar contactos individuales en la lista con diferentes colores. Esto puede ser útil como recordatorio para hacer seguimiento a un contacto. El significado de cada color se puede configurar para la lista.

Cuando crea sus propias listas de trabajo, puede elegir activar el uso de banderas para la lista y definir el significado de cada color. Por ejemplo, en una lista de personas a las que debe llamar, la bandera roja podría significar “Aún no llamado”, mientras que la azul podría indicar que dejó un mensaje y debe volver a llamar. En una lista para un evento personal como una fiesta, podría definir un color como “Invitación no enviada” y otro como “no asiste”.

Para más detalles sobre cómo configurar opciones para una lista de trabajo, consulte Administrar una lista de trabajo.

Al trabajar con una lista creada por otra persona, es posible que pueda establecer y quitar banderas, dependiendo de sus permisos de acceso a la lista. Si la lista está configurada para usar banderas, tendrá una columna de bandera visible en la cuadrícula. Si la columna de bandera no es visible, entonces la lista no está configurada para usar banderas.

Al ver una lista que usa banderas, puede ordenar por la columna de bandera. En este caso, las banderas se ordenan según el orden establecido. Este es el mismo orden que puede ver al asignar banderas a los contactos. Por ejemplo, los contactos marcados con la bandera roja se ordenarán antes que los marcados con la naranja. Este orden no se puede modificar.

Columna de bandera en una lista

[A] Esta lista no está configurada para usar banderas, por lo que no se muestra la columna de bandera en la cuadrícula.

[B] Esta lista usa banderas, por lo que la segunda columna en la cuadrícula es la columna de bandera.

Contactos marcados en una lista de trabajo

[A] Este contacto está marcado con la bandera de color negro. Esto se ha configurado para significar “no asiste”, como se muestra en la descripción emergente de la bandera.

[B] Ejemplos de contactos marcados con diferentes colores de bandera (negro, rojo y naranja en este ejemplo)

El significado asignado a cada color depende de cómo se haya configurado la lista.

Marcar un contacto o un grupo de contactos

Un contacto solo puede tener una bandera en una lista determinada. Por ejemplo, no puede marcar un contacto con la bandera roja y azul al mismo tiempo. Si un contacto ya está marcado y selecciona un nuevo color, la bandera anterior se elimina y el contacto se actualiza con el nuevo color.

1. Dentro de una lista de trabajo, lista de marketing o lista de tipo de contacto, seleccione un solo contacto o marque las casillas de varios contactos.

2. Elija Acciones > Establecer bandera.

   Si esta opción no está disponible, significa que la lista no está configurada para usar banderas.

3. En la lista de banderas disponibles, seleccione el color que desea usar para los contactos seleccionados y luego elija Guardar.

   El contacto o los contactos se actualizan con el color de bandera seleccionado.

   Debe tener los permisos necesarios en la lista para establecer o quitar banderas en los contactos. Si no tiene acceso, InterAction muestra un mensaje de error en lugar del cuadro de diálogo Establecer bandera.

Quitar la bandera de un contacto o grupo de contactos

1. Dentro de una lista de trabajo, lista de marketing o lista de tipo de contacto, seleccione un solo contacto o marque las casillas de varios contactos.

   Puede quitar varios colores a la vez.

2. Elija Acciones > Quitar bandera.

   Debe tener los permisos necesarios en la lista para establecer o quitar banderas en los contactos. Si no tiene acceso, InterAction muestra un mensaje de error.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tiene dudas sobre alguna información, consulte la versión original en inglés."